公司记录控制程序.doc

1.1. 目的目的为了建立健全管理体系记录,使记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保存期限和处置处于受控状态,以提供符合要求和管理体系有效运行的客观证据，公司制定记录控制程序 。2.2. 适用范围适用范围本程序适用于公司各职能部门、项目经理部(分公司)对管理体系记录的实施控制； 本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系。3.3. 相关文件相关文件公司管理手册文件和资料控制程序施工合同控制程序施工技术控制程序4.4.术语和定义术语和定义5.5. 职责职责5.1 标准化管理部负责制定并监督实施本程序。负责记录的标识及对公司各单位记录控制工作进行监督检查。5.2 经理办公室综合档案室按综合档案管理办法负责记录的存档和管理。5.3 公司各职能部门和项目经理部(分公司)负责本部门、本单位记录的控制工作。6.6. 工作程序工作程序工作流程图：6.1 记录的类别公司各职能部门和项目经理部(分公司)在管理体系运行过程中形成的各种书面、图片、录音等证据均为记录。记录包括:a)管理体系运行记录；b)产品实现过程记录。记录名称详见公司记录总清单 。6.2 记录的编制6.2.1 公司标准化管理部负责编制公司记录总清单6.2.2 公司各职能部门、项目经理部(分公司)根据公司记录总清单,编制本部门、本单位的记录清单,明确各项记录的责任人。6.2.3 记录须按规定要求填写,内容完整、真实、及时、字迹清晰，不得任意涂改。6.3 记录的收集6.3.1 记录形式可以是纸张、光盘、照片、磁带、样件等各种媒体形式。 6.3.2 公司各职能部门、项目经理部(分公司)按照本部门、本单位记录清单,由责任人收集、保管各项记录,保证记录及时、完整、真实。6.3.3 公司各职能部门、项目经理部(分公司)指定专人每月检查记录的编制、收集情况，每半年要至少一次覆盖体系运行的各个环节，保证记录处于受控状态。检查填写体系自检记录表 ，每月报公司标准化管理部。具体执行公司质量、环境、职业安全健康管理体系自检、抽检制度 。6.4 记录的编号6.4.1 国家、地方、行业标准要求的记录编号按原有编号；6.4.2 产品实现过程记录的编号具体执行公司文件和资料编号方法 ；记录的编制记录的收集记录的标识记录的保管、贮存记录的借阅记录的存档记录的处置6.4.3 管理体系运行记录的编号执行公司记录总清单 。6.5 记录的保管、贮存公司各单位所有记录应有专人保管，放置在干燥之处,防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项易于查找,便于存取,为查阅提供方便。记录的保存期限在公司记录总清单中明确。其中工程资料的保存具体执行公司施工技术控制程序 。6.6 记录的借阅记录的借阅要经保管部门主管领导批准，按规定办理借阅手续,借阅后及时收回并填写发放回收（借阅）登记表 。6.7 工程分包方的记录工程分包方的记录是公司体系记录的组成部分。工程分包方按照分包合同要求在工程竣工前提供规定的记录和资料,由项目经理部(分公司)指定专人收集、审核。具体执行施工合同控制程序和施工技术控制程序 。6.8 记录的存档6.8.1 工程资料的归档具体执行的公司施工技术控制程序 。6.8.2 除工程资料以外记录的存档具体执行公司记录归档办法 。7.7. 附件及标准表格附件及标准表格附件:（1）公司质量、环境、职业安全管理体系自检、抽检制度（2）公司记录归档办法（3）公司记录总清单（4）公司文件和资料编号方法（5）公司工程资料移交管理制度 标准表格：（1）记录清单记记 录录 总总 清清 单单程序文件名称程序文件名称序序 号号记录编号记录编号记录名称记录名称责任部门责任部门保存保存 期限期限 各部门、分公司随时更新01JL01-01-01发放回收(借阅)登记表项目部项目解体 02JL01-01-02文件销毁(留用)审批表各部门一 年 03JL01-01-03文件修改记录各部门随时更新 各部门、分公司随时更新04JL01-01-04_清单项目部项目解体 05JL01-01-05文件评审表各部门一 年 各部门、分公司随时更新文件和资料控制程序 QB/CJY G01.0106JL01-01-06收文登记簿项目部项目解体07JL02-02-01法律法规获取(更新)确认登 记表各部门、分公司随时更新各部门、分公司随时更新法律法规控制程序 QB/CJY G02.0208JL01-01-04法律法规清单项目部项目解体 相关部门一 年09JL03-01-01北京市施工现场检查评分记 录表（8 张）项目部项目竣工 施工部一 年10JL03-01-02北京市文明安全工地和达标 考评检查评分汇总表项目部项目竣工 施工部一 年11JL03-01-03施工现场管理检查记录反馈 单项目部项目竣工12JL03-01-04建设工程回访卡施工部长 期施工过程控制程序 QB/CJY G03.0113JL03-01-05建设单位(用户)来人来函(电) 登记施工部长 期14JL03-02-01环境因素识别排查表各部门一年 相关部门、分公司随时更新15JL03-02-02资源、能源消耗统计表（水） 项目部项目竣工 相关部门、分公司随时更新16JL03-02-03资源、能源消耗统计表（电） 项目部项目竣工 17JL03-02-04环境因素汇总统计表施工部一 年 18JL03-02-05环境因素评价表（一）相关部门一 年 19JL03-02-06环境因素评价表（二）相关部门一 年环境因素识别与评价 控制程序 QB/CJY G03.0220JL03-02-07重要环境因素统计表施工部一 年 21JL03-03-01施工现场噪声测定报告项目部项目竣工 22JL03-03-02施工场界噪声测定原始记录项目部项目竣工 23JL03-03-03环境管理检查记录相关部门项目竣工环境保护监控程序 QB/CJY G03.03 24JL03-03-04环保检查记录项目部项目竣工 25JL04-01-01安全检查、复查记录项目部项目竣工 26JL04-01-02安全检查隐患通知书项目部项目竣工 安全部一 年27JL04-01-03隐患整改反馈书项目部项目竣工 28JL04-01-04现场安全检查汇总表项目部项目竣工 29JL04-01-05卸料平台验收表项目部项目竣工30JL04-01-06扣件式单（双）排脚手架验 收单项目部项目竣工31JL04-01-07井字架、龙门架验收表项目部项目竣工 32JL04-01-08吊篮、外挂架子验收表项目部项目竣工 33JL04-01-09防护设施验收单项目部项目竣工 安全部一 年34JL04-01-10特种劳动防护用品统计表项目部项目竣工 安全部一 年施工现场安全监控 程序 QB/CJY G04.0135JL04-01-11特种劳动防护用品备案登记 表项目部项目竣工记记 录录 总总 清清 单单程序文件名称程序文件名称序序 号号记录编号记录编号记录名称记录名称责任部门责任部门保存保存 期限期限36JL04-01-12临时用电施工组织设计变更 记录表项目部项目竣工37JL04-01-13临时用电安全技术交底记录 表项目部项目竣工38JL04-01-14临时用电检查验收表项目部项目竣工39JL04-01-15临时用电接地电阻测试记录 表项目部项目竣工40JL04-01-16临时用电绝缘电阻测试记录 表项目部项目竣工41JL04-01-17临时用电检查、复查表项目部项目竣工42JL04-01-18临时用电漏电保护器运行检 测记录表项目部项目竣工43JL04-01-19临时用电接地装置隐检与平 面示意图表项目部项目竣工施工现场安全监控 程序 QB/CJY G04.0144JL04-01-20临时用电电气设备试验、检 验、调试记录表项目部项目竣工相关部门长 期45JL04-02-01轻伤事故报告、结案表项目部项目竣工事故应急援与调查处 理控制程序 QB/CJY G04.0246JL04-02-02企业职工因工伤亡事故调查 报告书安全部长 期相关部门、分公司随时更新危险源辩识和风险评 价控制程序 QB/CJY G04.0347JL04-03-01重大风险因素清单项目部项目竣工48JL05-01-01施工组织设计(施工方案)会 签记录表项目部长 期49JL05-01-02施工组织设计或施工方案审 批表技术部长 期50JL05-01-03施工组织设计会审记录表相关部门长 期51JL05-01-04施工组织设计、方案修改记 录表项目部项目解体52JL05-01-05施工组织设计中间检查记录项目部项目解体 53JL05-01-06施工方案会审记录相关部门长 期54JL05-01-07施工组织设计（施工方案） 审核意见技术部长 期55JL05-01-08技术管理检查记录技术部长 期施工技术控制程序 QB/CJY G05.0156JL05-01-09技术问题整改记录项目部项目解体 技术部随时更新57JL05-02-01计量器具登记卡片项目部项目解体 技术部随时更新58JL05-02-02检验、测量和试验设备管理 目录项目部项目解体 技术部随时更新59JL05-02-03检验、测量和试验设备购置 申请表项目部项目解体 技术部随时更新60JL05-02-04检验、测量和试验设备封存 申请表项目部项目解体 技术部随时更新61JL-05-02-05检验、测量和试验设备（报 废）降级申请表项目部项目解体 技术部长 期62JL-05-02-06测试结果复核记录表项目部项目解体 技术部随时更新监视和测量装置控制 程序 QB/CJY G05.0263JL-05-02-07检验、测量和试验设备领用、 发放登记表项目部项目解体记记 录录 总总 清清 单单程序文件名称程序文件名称序序 号号记录编号记录编号记录名称记录名称责任部门责任部门保存保存 期限期限64JL06-01-01合同会签单经营部永 久 65JL06-01-02施工合同台帐经营部永 久 66JL06-01-03设计变更、洽商记录评审表项目部项目竣工施工合同控制程序 QB/CJY G06.01 67JL06-01-04施工合同履约情况评审表项目部项目竣工 68JL06-02-01工程分包申请表项目部项目解体 69JL06-02-02工程分包投标资格预审表经营部项目竣工 71JL06-02-03工程投标资格评审表经营部项目竣工工程分包控制程序 QB/CJY G06.02 72JL06-02-04工程分包开标评审表经营部项目竣工 73表 A.0.1施工现场质量管理检查记录项目部长 期 74表 D.0.1检验批质量验收记录项目部长 期 75表 E.0.1分项工程质量验收记录表项目部长 期 76表 F.0.1分部（子分部）工程验收记 录项目部长 期质量部长 期77表 G.0.1-1单位（子单位）工程质量竣 工验收记录项目部长 期78表 G.0.1-2单位（子单位）工程质量控 制资料核查记录项目部长 期79表 G.0.1.3单位（子单位）工程安全和 功能检验资料核查及主要功 能抽查记录项目部长 期80表 C.0.1-4单位（子单位）工程观感质 量检查记录项目部长 期质量部长 期81JL07-01-01质量分析会记录项目部、分公司长 期 质量部长 期82JL07-01-02工程质量检查记录项目部、分公司长 期质量监控程序 QB/CJY G07.0183JL07-01-03工程质量检验评定表项目部项目竣工 相关部门、分公司长 期目标、指标和管理方 案控制程序 QB/CJY G08.0884JL08-08-01体系运行检查记录项目部项目解体85JL08-03-01内部审核检查表标准化部三 年内部审核控制程序 QB/CJY G08.0386JL08-03-02不合格纠正和预防措施表各单位三 年 87JL08-04-01统计技术应用审批表项目部、分公司项目解体数据分析和运用控制 程序 QB/CJY G08.0488JL08-04-02统计技术应用效果鉴定表标准化部三 年各部门、分公司三 年纠正和预防措施控制 程序 QB/CJY G08.0589JL08-05-01体系自检记录表项目部项目竣工各部门、分公司随时更新记录控制程序 QB/CJY G08.0690JL08-06-01记录清单项目部项目解体 管理评审控制程序 QB/CJY G08.0791JL08-07-01管理评审改进措施实施记录标准化部三 年92JL10-01-01工程招投标文件评审表投标部三 年 93JL10-01-02中标工程资料移交表投标部三 年工程投标控制程序 QB/CJY G10.0194JL10-01-03工程投标信息调查审批表投标部三 年 95JL11-01-01培训需求计划表各部门、分公司一 年96JL11-01-02职工外送培训学习人员情况 登记表培训中心永 久各部门、分公司永 久人力资源控制程序 QB/CJY G11.01 97JL11-01-03岗位证书情况登记表经理部项目解体记记 录录 总总 清清 单单程序文件名称程序文件名称序序 号号记录编号记录编号记录名称记录名称责任部门责任部门保存保存 期限期限 培训中心永 久98JL11-01-04特殊工种技术工人证书情况 登记表项目部项目解体 各部门、分公司一 年99JL11-01-05培训记录项目部项目解体 100JL11-01-06培训情况检查表人力资源部三 年 101JL11-01-07业务系统工作人员调动表人力资源部随时更新 人力资源部三 年人力资源控制程序 QB/CJY G11.01102JL11-01-08系统业务人员考核汇总表各系统一 年103JL12-01-01外地建筑（劳务型）企业市 场信誉评价表劳务部三 年劳务部、分公司三 年104JL12-01-02外地施工队伍年、季检查、 考核、评价记录项目部三 年105JL12-01-03劳务分承包方职业安全卫生 评价表项目部项目解体劳务部三 年劳务分包方控制程序 QB/CJY G12.01106JL12-01-04城建集团 年 月份使用外地 施工队伍统计表项目部项目解体107JL13-01-01物资采购月计划表项目部、分公司三 年 108JL13-01-02物资进料验收登记台帐项目部、分公司三 年 109JL13-01-03分供方评定记录项目部、分公司项目竣工 110JL13-01-04物资分供方业绩评价表项目部、分公司项目竣工 111JL13-01-05物资采购（加工定货）合同 一览表项目部、分公司五 年112JL13-01-06不合格物资记录、评审、处 置、验收表项目部、分公司三 年113JL13-01-07紧急放行物资登记表项目部、分公司项目竣工 114JL13-01-08业主提供物资不合格报告单项目部、分公司项目竣工 115JL13-01-09让步接收或降级使用物资记 录项目部、分公司项目竣工物资采购控制程序 QB/CJY G13.01116JL13-01-10进场材料通知单项目部、分公司项目竣工 117JL13-02-01点验材料单项目部、分公司五 年 118JL13-02-02发料单项目部、分公司五 年 119JL13-02-03合格证发放台帐项目部、分公司项目竣工 120JL13-02-04物资盘点清查统计表项目部、分公司项目竣工 121JL13-02-05使用化学品情况登记表项目部、分公司项目竣工物资管理控制程序 QB/CJY G13.02122JL13-02-06油料、油漆及化学品收发台 帐项目部、分公司项目竣工123JL14-01-01机械设备购置计划申请表设备部三 年 124JL14-01-02机械设备购置审定表设备部三 年 125JL14-01-03机械设备使用计划项目部项目解体 126JL14-01-04机械设备调拨单设备部、分公司三 年 127JL14-01-05机械设备管理台帐设备部、分公司三 年 128JL14-01-06机械设备租赁台帐项目部项目解体 129JL14-01-07机械设备出入场技术验收单项目部、分公司项目解体 130JL14-01-08混凝土搅拌机安装使用验收 单项目部项目解体131JL14-01-09工地卷扬机验收（复检）单项目部项目解体 132JL14-01-10工地钢筋加工（木加工）机 械验收（复验）单项目部项目解体133JL14-01-11工地电焊机验收（复检）单项目部项目解体机械设备控制程序 QB/CJY G14.01134JL14-01-12现场设备检查、整改记录项目部、分公司项目解体记记 录录 总总 清清 单单程序文件名称程序文件名称序序 号号记录编号记录编号记录名称记录名称责任部门责任部门保存保存 期限期限135JL14-01-13机械设备修保计划设备部、分公司三 年 设备部三 年136JL14-01-14机械设备修保记录项目部、分公司项目解体 137JL14-01-15机械报废鉴定申请表设备部、分公司三 年 138JL14-01-16小型机具购置计划项目部、分公司项目解体机械设备控制程序 QB/CJY G14.01139JL14-01-17自购小型机具管理台帐项目部、分公司项目解体 140JL18-01-01义务消防队活动记录项目部、分公司项目竣工 141JL18-01-02消防检查问题反馈单项目部、分公司项目竣工 142JL18-01-03应急情况（事故）处理记录项目部、分公司项目竣工应急准备与响应控制 程序 QB/CJY G18.01143JL18-01-04事故报告项目部、分公司项目竣工 144JL18-02-01能源检查表项目部、分公司项目竣工 145JL18-02-02水量消耗节超情况报表项目部、分公司项目竣工 146JL18-02-03电量消耗节超情况报表项目部、分公司项目竣工 147JL18-02-04水量消耗节超统计台帐项目部、分公司项目竣工节水节电及生活区、 办公区控制程序 QB/CJY G18.02 148JL18-02-05电量消耗节超统计台帐项目部、分公司项目竣工 149试验委托单试验中心五 年 试验中心五 年150试验记录项目部、分公司五 年 151试验报告试验中心五 年 152试验不合格通知单试验中心五 年 153来样登记台帐试验中心五 年 154试验台帐试验中心五 年试验控制程序 QB/CJY G23.01155不合格台帐试验中心五 年156JL27-01-01公司劳动保护监督检查委员 会花名册公司工会一 年157JL27-01-02项目经理部（分公司）劳动 保护监督检查小组花名册项目部、分公司一 年158JL27-01-03职工因工伤（亡）事故登记 卡公司工会永 久159JL27-01-04公司劳动争议调解委员会花 名册公司工会五 年160JL27-01-05城建一公司劳动争议调解表公司工会五 年161JL27-01-06公司工会劳动保护监督检查 委员会监督检查登记卡公司工会一 年工会监督和维权工作 程序 QB/CJY G27.01 162JL27-01-07项目部（分公司）工会劳动 保护监督检查小组监督检查 登记卡项目部、分公司项目解体