秘书实务之秘书电话礼仪课件.ppt

关于秘书实务之秘书电话礼仪现在学习的是第1页，共69页 第一章第一章 日常办公基本行为规范日常办公基本行为规范 第一节第一节 遵守办公规范遵守办公规范一、服饰整洁大方一、服饰整洁大方二、保持良好的工作态度二、保持良好的工作态度构成良好工作态度的障碍主要有几个方面的因素：敬业精神、工作责任心、虚荣攀比心理敬业精神、工作责任心、虚荣攀比心理现在学习的是第2页，共69页三、基本行为要求三、基本行为要求1 1、严格遵守作息时间、严格遵守作息时间 2 2、处理好一切事务、处理好一切事务 3 3、有事要提前请假。、有事要提前请假。4 4、取送文件要注意保密和礼貌。、取送文件要注意保密和礼貌。现在学习的是第3页，共69页 第二节第二节 合作相处合作相处 一、尊重领导一、尊重领导 1、注意敬重领导的几种表现、注意敬重领导的几种表现 2、服从上级领导、服从上级领导 服从上级命令服从上级命令 认真完成布置的任务认真完成布置的任务 如实向上级反映和请示如实向上级反映和请示 现在学习的是第4页，共69页补充：请示规范补充：请示规范问题：问题：如何把握准确的请示规范，提升你与上司之间的如何把握准确的请示规范，提升你与上司之间的关系？关系？你能正确区分一般地询问与正式的请示之你能正确区分一般地询问与正式的请示之间的差异吗？为什么？间的差异吗？为什么？那么你是否凡是都会请示？你如何把握请示那么你是否凡是都会请示？你如何把握请示与否的界限？做到准确无误？与否的界限？做到准确无误？现在学习的是第5页，共69页请示的技巧请示的技巧请示的目的明确，把决定权交给上司，自请示的目的明确，把决定权交给上司，自己仅仅是提些建议己仅仅是提些建议请示用词准确，在充分陈述之后，通常会用请示用词准确，在充分陈述之后，通常会用“请指示请指示”提出要求。提出要求。请示语气温和，秘书只能起提示作用，你不请示语气温和，秘书只能起提示作用，你不能用询问的口吻让上司感到压力，更不用用能用询问的口吻让上司感到压力，更不用用急迫的预期逼上司表态。急迫的预期逼上司表态。现在学习的是第6页，共69页 请示态度平静，但也不是胸有成竹。（崇拜上司，请示态度平静，但也不是胸有成竹。（崇拜上司，信赖上司）信赖上司）请示技巧高超，即使是一个别无选择的建议，也请示技巧高超，即使是一个别无选择的建议，也总是在最后加上一句总是在最后加上一句“您看呢您看呢”？让上司作出决？让上司作出决定。定。请示时间恰当，见机行事。请示时间恰当，见机行事。现在学习的是第7页，共69页请示时机的选择原则请示时机的选择原则察言观色察言观色。上司的神态是决定秘书做什么样请示的晴雨表。上司的神态是决定秘书做什么样请示的晴雨表。高兴是，老是打扰他，会扫兴。全神贯注，也不要影响他的思高兴是，老是打扰他，会扫兴。全神贯注，也不要影响他的思考。考。分门别类分门别类 急待定夺的急待定夺的不能耽搁，不带感情色彩。不能耽搁，不带感情色彩。突然发生的突然发生的权衡利弊，考虑什么方式、什么尺度请示，权衡利弊，考虑什么方式、什么尺度请示，冷静分析。冷静分析。例行公事的例行公事的无关紧要，完全可以根据上司的无关紧要，完全可以根据上司的当时的工作状态决定。当时的工作状态决定。现在学习的是第8页，共69页合适场合合适场合 请示可以随时随地，但一旦有第三者在旁边请示可以随时随地，但一旦有第三者在旁边，请示就多有顾忌。，请示就多有顾忌。主动提出主动提出 总是由秘书向上司主动提出，目的是由上总是由秘书向上司主动提出，目的是由上司作出正确的决定，以便你或有关人员可以司作出正确的决定，以便你或有关人员可以照此办事。照此办事。现在学习的是第9页，共69页3 3、学会创造性地完成任务并多提建设性意见、学会创造性地完成任务并多提建设性意见4 4、听取上级批评、听取上级批评5 5、规范汇报、规范汇报现在学习的是第10页，共69页补充：规范汇报的几点问题补充：规范汇报的几点问题秘书向上司汇报工作，可以分成三种情况：秘书向上司汇报工作，可以分成三种情况：一一 是上司交代办的事情完成后向上司汇报；是上司交代办的事情完成后向上司汇报；二二 是原定的日程安排作例行汇报；是原定的日程安排作例行汇报；三三 是突发状态需要紧急处置而作临时汇报。是突发状态需要紧急处置而作临时汇报。上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的，汇报的内容是否真实，汇报的数据是否准确，出来的，汇报的内容是否真实，汇报的数据是否准确，汇报的用语是否恰当，汇报的时机是否合适，都影响到汇报的用语是否恰当，汇报的时机是否合适，都影响到汇报所产生的结果。汇报所产生的结果。现在学习的是第11页，共69页汇报的几大原则汇报的几大原则1、信息的准确原则、信息的准确原则 秘书必须将最接近事实真相的信息提供给上秘书必须将最接近事实真相的信息提供给上司，以利于上司不折不扣地理解。司，以利于上司不折不扣地理解。2、材料熟悉原则、材料熟悉原则 材料能够证明内容的真实可靠，也能丰富内容材料能够证明内容的真实可靠，也能丰富内容的说服力。的说服力。现在学习的是第12页，共69页3、全面妥善原则、全面妥善原则 一个出色的秘书能够准确地把握上司的所一个出色的秘书能够准确地把握上司的所思所想，能够就关心的问题作出准确恰当的思所想，能够就关心的问题作出准确恰当的回应。一问三不知是尴尬的。回应。一问三不知是尴尬的。4、简明扼要原则、简明扼要原则 抓住重点把握全面是一个秘书的基本功，秘抓住重点把握全面是一个秘书的基本功，秘书应抓住重点，如实禀报。书应抓住重点，如实禀报。现在学习的是第13页，共69页5、郑重其事原则、郑重其事原则 可以使你的上司充分意识到重要性。可以使你的上司充分意识到重要性。6、结论建议原则、结论建议原则 负责人的汇报通常包括结论和建议的内容，这是秘负责人的汇报通常包括结论和建议的内容，这是秘书的职责之一。书的职责之一。7、有问必答原则、有问必答原则 对上司的询问，秘书应该采取积极的态度，一是弄明对上司的询问，秘书应该采取积极的态度，一是弄明白上司的真实意图；二是充分了解上司的问题与整个汇白上司的真实意图；二是充分了解上司的问题与整个汇报的关系及作用；三是坦率真诚地提出你的想法；四是报的关系及作用；三是坦率真诚地提出你的想法；四是直截了当地说出答案。直截了当地说出答案。现在学习的是第14页，共69页二、接受指示的基本礼仪二、接受指示的基本礼仪 1 1、接受指示的基本礼貌、接受指示的基本礼貌 2 2、不理解指示时的礼仪、不理解指示时的礼仪 3 3、指示不妥时，也要礼貌对待、指示不妥时，也要礼貌对待4 4、接受指示时的忌讳、接受指示时的忌讳 现在学习的是第15页，共69页三、协调好与同事的关系三、协调好与同事的关系1 1、和睦相处，平等对待、和睦相处，平等对待2 2、尊重同事，不干预他人事物、尊重同事，不干预他人事物3 3、避免嫉妒、避免嫉妒4 4、物质上的往来应一清二楚、物质上的往来应一清二楚5 5、不在背后议论同事的隐私、不在背后议论同事的隐私6 6、对自己的失误或同事间的误会，应主动道歉说明、对自己的失误或同事间的误会，应主动道歉说明现在学习的是第16页，共69页 四、协调好与下属的关系四、协调好与下属的关系1、尊重、尊重 尊重下级的人格尊重下级的人格 尊重下级的意见尊重下级的意见 尊重下级的职权尊重下级的职权 尊重下级的劳动成果尊重下级的劳动成果。2、信任、信任3、帮助、帮助4、赏罚分明、承担责任、赏罚分明、承担责任现在学习的是第17页，共69页第三节第三节 办公室个人形象礼仪办公室个人形象礼仪 一、使用敬语、谦语、雅语一、使用敬语、谦语、雅语 （一）敬语（一）敬语 敬语，亦称敬语，亦称“敬辞敬辞”，它与，它与“谦语谦语”相对，是表示相对，是表示尊敬礼貌的词语。除了礼尊敬礼貌的词语。除了礼 貌上的必须之外，能多使用貌上的必须之外，能多使用敬语，还可体现一个人的文化修养。敬语，还可体现一个人的文化修养。现在学习的是第18页，共69页、敬语的运用场合、敬语的运用场合第一，比较正规的第一，比较正规的社交社交场合。场合。第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈。第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈。第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人。第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人。第四，会议、谈判等公务场合等。第四，会议、谈判等公务场合等。现在学习的是第19页，共69页、常用敬语、常用敬语 我们日常使用的我们日常使用的“请请”字，第二人称中的字，第二人称中的“您您”字，字，代词代词“阁下阁下”、“尊夫尊夫 人人”、“贵方贵方”等，另外还有一些等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称常用的词语用法，如初次见面称“久仰久仰”，很，很 久不见称久不见称“久违久违”，请人批评称，请人批评称“请教请教”，请人原谅称，请人原谅称“包涵包涵”，麻，麻烦别人称烦别人称“打扰打扰”，托人办事称，托人办事称“拜托拜托”，赞人见解称，赞人见解称“高见高见”等等。等等。现在学习的是第20页，共69页（二）谦语（二）谦语 谦语亦称谦语亦称“谦辞谦辞”，它是与，它是与“敬语敬语”相对，是向相对，是向人表示谦恭和自谦的一种词人表示谦恭和自谦的一种词 语。谦语最常用的用法语。谦语最常用的用法是在别人面前谦称自己和自己的亲属。例如，称自己是在别人面前谦称自己和自己的亲属。例如，称自己为为“愚愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂家严、家慈、家兄、家嫂”等。等。自谦自谦和敬人，是一个不可分割的统一体。尽管日常生活中和敬人，是一个不可分割的统一体。尽管日常生活中谦语使用不多，但谦语使用不多，但 其精神无处不在。只要你在日常其精神无处不在。只要你在日常用语中表现出你的谦虚和恳切，人们自然会尊重用语中表现出你的谦虚和恳切，人们自然会尊重 你。你。现在学习的是第21页，共69页（三）雅语（三）雅语 雅语是指一些比较文雅的词语。雅语常常在一些正规雅语是指一些比较文雅的词语。雅语常常在一些正规的场合以及一些有长辈的场合以及一些有长辈 和女性在场的情况下，被用来替和女性在场的情况下，被用来替代那些比较随便，甚至粗俗的话语。多使用雅语，代那些比较随便，甚至粗俗的话语。多使用雅语，能体能体现出一个人的文化素养以及尊重他人的个人素质。现出一个人的文化素养以及尊重他人的个人素质。现在学习的是第22页，共69页 在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：说：“请用茶请用茶”。如果还用点心招待，可以用。如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点。请用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐，假如你先于别人结束用餐，你应该向其他人打招呼说：你应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。请大家慢用。”雅语的使用不是机械的、固定的。只要你的言谈举止彬雅语的使用不是机械的、固定的。只要你的言谈举止彬彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深的印象。只要大彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深的印象。只要大家注意使用雅语，必然会对形成文明、高尚的社会风气大有家注意使用雅语，必然会对形成文明、高尚的社会风气大有益处，并对我国整体民族素质的提高有所帮助。益处，并对我国整体民族素质的提高有所帮助。现在学习的是第23页，共69页电话礼仪电话礼仪一、专业电话沟通技巧之一一、专业电话沟通技巧之一 -声音和语言声音和语言 向电话微笑向电话微笑 我们打电话时第一件事，就是用声调，表我们打电话时第一件事，就是用声调，表达出你友谊的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你达出你友谊的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你的笑容，所以你的声调就要负起全部的责任来。的笑容，所以你的声调就要负起全部的责任来。现在学习的是第24页，共69页目的要明确目的要明确，主题要集中，观点要鲜明主题要集中，观点要鲜明陈述事实要简洁陈述事实要简洁，说明要点要有条理，说明要点要有条理用最少的语言交待清楚内容用最少的语言交待清楚内容5W1H5W1H法法特殊的音量变化特殊的音量变化你在电话中谈话，不能完全根据你在电话中谈话，不能完全根据你平时说话的习惯。你要有一种特殊的适合于你平时说话的习惯。你要有一种特殊的适合于打电话的节奏与速度，你的音量也要加以调整，打电话的节奏与速度，你的音量也要加以调整，太轻太重都使对方听起来不清晰。太轻太重都使对方听起来不清晰。现在学习的是第25页，共69页清晰的语言清晰的语言一般来说，你的嘴要正对着话筒，咬字要一般来说，你的嘴要正对着话筒，咬字要清楚，一个字、一个字地说。数目、时间、日期、清楚，一个字、一个字地说。数目、时间、日期、地点等等，要特别注意，最好能重复一遍，并且确地点等等，要特别注意，最好能重复一遍，并且确知对方已经完全听清楚了。知对方已经完全听清楚了。尽量使用尽量使用“魔术语魔术语”如：如：“请、请稍等、谢谢、对不起、再见请、请稍等、谢谢、对不起、再见”等。避免等。避免使用非正式或草率的语言。使用非正式或草率的语言。三分钟通话习惯三分钟通话习惯要努力养成做到一次通话在要努力养成做到一次通话在3 3分钟之内结束的习惯，分钟之内结束的习惯，并要对私人电话加以节制。一次电话的平均通话时并要对私人电话加以节制。一次电话的平均通话时间，也是衡量整个国家国民教养水平的尺度之一。间，也是衡量整个国家国民教养水平的尺度之一。现在学习的是第26页，共69页态势语：接电话时，即使看不见对方，也不要忘记自己的笑容。接电话时，只要姿势端正，声音自然会清晰明朗。即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉，对方也会感觉到你的诚意。现在学习的是第27页，共69页传话游戏传话游戏 有一天有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛山我与我的同事在出差的路上经过佛山,遇遇见有人抢劫见有人抢劫,四名匪徒冲进银行四名匪徒冲进银行,一人手里拿着枪一人手里拿着枪,一一人拿着匕首人拿着匕首,一人拿着炸药一人拿着炸药.他们头上套着丝袜他们头上套着丝袜,身上身上穿黑色衣服穿黑色衣服.在慌乱之中在慌乱之中,我把手袋丢了我把手袋丢了.我的同事我的同事也丢了一把雨伞也丢了一把雨伞.后来后来,公安局通知我们找到了公安局通知我们找到了.语音语调的变化会影响意义语音语调的变化会影响意义我没说是你偷了他的钱包。我没说是你偷了他的钱包。现在学习的是第28页，共69页二、接电话二、接电话 接电话的流程：接电话的流程：接听电话接听电话主动报出自己公司名称、姓名、职务主动报出自己公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见整理记录提出拟办意见呈送上司批阅呈送上司批阅现在学习的是第29页，共69页、接听电话原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！原则二：一次电话会谈应从问候语开始！现在学习的是第30页，共69页主动报出自己公司的名称、自己的姓名和职务公司部门个人（3）询问对方公司的名称、姓名、职务现在学习的是第31页，共69页怎样详细记录通话内容呢？时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注 现在学习的是第32页，共69页 复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项现在学习的是第33页，共69页 整理记录提出拟办意见整理记录提出拟办意见5W1H：Who（是谁）What（什么事）When（什么时候）Where（什么地方）Why（为什么）How（怎么样）现在学习的是第34页，共69页比较比较:电话记录表、电话留言电话记录表、电话留言电话记录表样例一（必备）电话记录表样例一（必备）时间：时间：年年 月月 日日 时时 分分公司名称：公司名称：姓名：姓名：电话号码：电话号码：来电内容：来电内容：1、2、处理情况：处理情况：1、请交、请交 处理处理2、请、请 回电话回电话3、约会、约会 再打电话来再打电话来 接话人：接话人：现在学习的是第35页，共69页 电话留言表一电话留言表一来电/来方记录单 紧急接受人姓名：留言人姓名：留言人单位：留言人电话 将再来电 请您回电 将来访 已来访留言内容：记录人：日期和时间：现在学习的是第36页，共69页下面是一份电话记录的范例下面是一份电话记录的范例：时间时间2002727地点地点办公室办公室对方单位对方单位方圆广告公司方圆广告公司对方姓名及对方姓名及职务职务张军（业务员张军（业务员)通话内容通话内容我我公公司司委委托托该该公公司司制制作作的的电电视视广广告告，已已经经制制作作完完毕毕。对对方方约我公司约我公司7/25日前去查看效果。日前去查看效果。备注备注该该事事由由公公司司宣宣传传部部负负责责，宜宜将将该该电电话话记记录录转转宣宣传传部部知；知；张军的联系电话是：张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx现在学习的是第37页，共69页 呈送上司将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行现在学习的是第38页，共69页拨打电话的流程管理：拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间在通话记录上注明接听人及时间现在学习的是第39页，共69页 提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前的思考提纲：我的电话要打给谁？我的电话要打给谁？我打电话的目的是什么？我打电话的目的是什么？我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？我应该选择怎样的表达方式？我应该选择怎样的表达方式？现在学习的是第40页，共69页 讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守六原则：时间、讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守六原则：时间、地点、人物、事件、原因、怎么做；地点、人物、事件、原因、怎么做；简单地重复一遍事由，即重复重点，也要听取对简单地重复一遍事由，即重复重点，也要听取对方所谈事情；方所谈事情；适可而止适可而止 一旦要传达的信息已经说完，就应当果断地一旦要传达的信息已经说完，就应当果断地终止通话。按照电话礼节，应该由打电话的人终止通终止通话。按照电话礼节，应该由打电话的人终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。否则，会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。否则，会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。现在学习的是第41页，共69页 十大电话情景应对技巧十大电话情景应对技巧 状况一：领导刚好不在位置看看自己可以解决吗？留下信息便条递进会议室状况二：接到领导不愿接的电话灵活、礼貌现在学习的是第42页，共69页状况三：接到一些令人困惑的电话询问清楚代为总结状况四：当对方怒气冲天时耐心聆听细心劝说承诺对方现在学习的是第43页，共69页状况五：当对方喋喋不休时总结状况六：线路中断主动打电话的一方负责重拨道歉现在学习的是第44页，共69页状况七：对方的谈话谈不到点子归纳总结状况八：拔错号抱歉状况九：通话时受到干扰不可同时交谈状况十：被问及公司机密问题婉言回避现在学习的是第45页，共69页 过滤及转接电话过滤及转接电话需要过滤的几种情况需要过滤的几种情况上司正在主持会议；上司正在参加会议；上司与访客会谈；上司有特别交代。现在学习的是第46页，共69页 1、在整个电话沟通过程中，克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情绪的影响。客人生气，是对情况生气，不要引伸到个人，不要想到对方对你个人有成见。你要成熟并显出你的专业性。2、要培养以下习惯：A、赞同对方；B、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言；C、多赞扬对方：如赞扬对方的判断力好等。电话聆听技巧：电话聆听技巧：现在学习的是第47页，共69页3 3、要机智，要成为一个好的倾听者，显示你对对方谈、要机智，要成为一个好的倾听者，显示你对对方谈话的兴趣：话的兴趣：A A、不要显出不耐烦；、不要显出不耐烦；B B、不要打断对方说话；、不要打断对方说话；C C、不要帮对方说完句子；、不要帮对方说完句子；D D、不要没有听完就匆忙下结论；、不要没有听完就匆忙下结论；E E、与对方相呼应，用、与对方相呼应，用“聆听间隔聆听间隔”来表示我们在专心来表示我们在专心聆听。聆听。现在学习的是第48页，共69页4、回答问题技巧：A、负责地回答所有问题，如遇不清楚的事情，或说其大意，或请了解情况的人接电话。回答问题不能含糊不清。B、自己不了解情况，无法转达对方的电话内容时，可跟对方说“我不了解具体情况，过后我再给您回电话，您看可以吗？”现在学习的是第49页，共69页案例分析案例分析:1、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：来电者：“是利达公司吗？是利达公司吗？”陈小姐：陈小姐：“是。是。”来电者：来电者：“你们经理在吗？你们经理在吗？”陈小姐：陈小姐：“不在。不在。”来电者：来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：陈小姐：“是。是。”现在学习的是第50页，共69页 来电者：来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：陈小姐：“1.81.8美元。美元。”来电者：来电者：“1.61.6美元一打行不行？美元一打行不行？”陈小姐：陈小姐：“对不起，不行的。对不起，不行的。”说完，说完，“啪啪”挂上了挂上了电话。电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.41.4美元一美元一打卖出了打卖出了100100万打。陈小姐突口而出：万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问啊呀，上星期有人问1.61.6美元一打行不行，我知道你的定价是美元一打行不行，我知道你的定价是1.81.8，就说不行的。，就说不行的。”上司当即脸色一变说：上司当即脸色一变说：“你被解雇了你被解雇了”陈小姐哭丧着陈小姐哭丧着脸说：脸说：“为什么？为什么？”上司说：上司说：“你犯了五个错。你犯了五个错。”现在学习的是第51页，共69页 2 2、秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情很、秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情很不好，恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿不好，恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿起话筒说，起话筒说，“喂，你找谁？喂，你找谁？”当得知对方打错电当得知对方打错电话时，她很不耐烦的说了声话时，她很不耐烦的说了声“您打错了。您打错了。”就将就将电话给挂了。她的做法对吗？电话给挂了。她的做法对吗？3.3.秘书小欧一次八点钟就给新疆的一位老板打电秘书小欧一次八点钟就给新疆的一位老板打电话，话，“喂，是张总吗？喂，是张总吗？”“”“你是谁？你是谁？”“”“我是杭我是杭州娃哈哈集团人力资源部的办公室秘书。州娃哈哈集团人力资源部的办公室秘书。”“”“对对不起，我在吃早餐，等会打过来好吗？不起，我在吃早餐，等会打过来好吗？”“”“噢，噢，好的。好的。”如果你是秘书小欧，你该如何做？如果你是秘书小欧，你该如何做？现在学习的是第52页，共69页4.4.秘书小董接到了一个投诉电话，对方态度还可秘书小董接到了一个投诉电话，对方态度还可以，她一边接电话，一边翻阅当天的文件。小董以，她一边接电话，一边翻阅当天的文件。小董做的对吗？做的对吗？5.5.秘书小张一次接到了一个恐吓电话，对方态度很秘书小张一次接到了一个恐吓电话，对方态度很恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板不在，让他过一会打过来，对方依然态度强硬，小不在，让他过一会打过来，对方依然态度强硬，小张就把电话筒放在一边，去做别的事情。小张的做张就把电话筒放在一边，去做别的事情。小张的做法对吗？法对吗？现在学习的是第53页，共69页实务训练实务训练:场景：你是杭州丝绸公司秘书场景：你是杭州丝绸公司秘书 A A，省外贸进出口，省外贸进出口公司业务处处长公司业务处处长B B，欲约你公司王总周五晚聚餐。，欲约你公司王总周五晚聚餐。B B拨通你的电话，拨通你的电话，A A接电话：接电话：A A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A A，请问，请问什么事？什么事？B B：你好，我是省外贸进出口公司业务处：你好，我是省外贸进出口公司业务处B B，我想，我想约你公司王总谈谈约你公司王总谈谈20042004年秋季丝绸出口中东的有关年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？现在学习的是第54页，共69页 A A：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？B B：是的。请你安排一下。：是的。请你安排一下。A A：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？周五？具体时间我们再联系，好吗？B B：（停顿）嗯：（停顿）嗯好的，我安排好后会通知你的。好的，我安排好后会通知你的。A A：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。现在学习的是第55页，共69页讨论问题：讨论问题：1.1.接约见电话时应注意什么问题？接约见电话时应注意什么问题？2.2.秘书秘书A A的电话回复中，体现了约会工作的什的电话回复中，体现了约会工作的什么原则？么原则？3.3.从上面电话片段中，可以看出秘书的哪些从上面电话片段中，可以看出秘书的哪些优点？优点？现在学习的是第56页，共69页 秘书办公效率与时间管理秘书办公效率与时间管理一、浪费时间的症状一、浪费时间的症状 办事拖拉办事拖拉 会议冗长会议冗长 不速之客闯入不速之客闯入 电话干扰电话干扰 经常加班加点经常加班加点 穷于应付突发事件上穷于应付突发事件上 上班漫谈、聊天上班漫谈、聊天 现在学习的是第57页，共69页 交待不清，事情做错交待不清，事情做错 不敢拍板，等指示不敢拍板，等指示不考虑事情过于复杂不考虑事情过于复杂主管事必亲躬主管事必亲躬 完美主义办事完美主义办事不考虑累重缓急不考虑累重缓急 凭记忆办事凭记忆办事 主办人员迟到主办人员迟到现在学习的是第58页，共69页二、时间管理方法二、时间管理方法1.要事第一要事第一n“大石头大石头”理论与理论与“二八二八”定律定律 nABCD法则法则 AA必须去做的必须去做的BB应该去做的应该去做的CC最好去做的最好去做的 现在学习的是第59页，共69页 ABCD分类法分类法 急迫急迫重要重要 A B C D现在学习的是第60页，共69页(1).1).将自己工作按轻重缓急分为：将自己工作按轻重缓急分为：A A（紧急、重要）、紧急、重要）、B B（重要不急）、重要不急）、C C（紧急不重要）三类；紧急不重要）三类；D D（次要、不紧急）次要、不紧急）(2).(2).安排各项工作优先顺序，粗略估计各项安排各项工作优先顺序，粗略估计各项 工作时间工作时间和占用百分比；和占用百分比；(3).(3).在工作中记载实际耗用时间；在工作中记载实际耗用时间；(4).(4).每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；率；(5).(5).重新调整自己的时间安排，更有效地工作。重新调整自己的时间安排，更有效地工作。现在学习的是第61页，共69页所以，我们要注意：所以，我们要注意：永远保持焦点永远保持焦点 保持焦点意思是一次只做一件事情，一个时期只有一个保持焦点意思是一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓重点，远离琐碎杂事。重点。聪明人要学会抓重点，远离琐碎杂事。善用善用80/20法则法则 你应该把精力用在最见成效的地方。你应该把精力用在最见成效的地方。现在学习的是第62页，共69页【案例】美国一名叫威廉美国一名叫威廉努尔的企业家，最初他在公司销努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他只赚了售油漆的时候，第一个月他只赚了160160美金。他仔细分美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%80%的收益来自的收益来自20%20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的样的时间。于是他把最不活跃的3636个客户重新分配给其个客户重新分配给其他的销售员，而自己把精力重点摆在那他的销售员，而自己把精力重点摆在那20%20%的顾客。不的顾客。不久，他一个月就赚到了久，他一个月就赚到了10001000美金。威廉美金。威廉努尔从未放弃努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道知道80/2080/20法则，法则，20%20%的顾客掌握了的顾客掌握了80%80%的业绩。的业绩。现在学习的是第63页，共69页 2.以终为始以终为始 n是必须要做的吗？是必须要做的吗？n不完成会怎样？不完成会怎样？n是自己想要的吗？是自己想要的吗？n和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？n回报及收益高吗？回报及收益高吗？现在学习的是第64页，共69页3.学会说学会说“NO!”1 1、耐心倾听、耐心倾听2 2、如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长、如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间点时间3 3、显示慎重、显示慎重4 4、表情应和颜悦色、表情应和颜悦色5 5、态度坚定、态度坚定现在学习的是第65页，共69页6.6.指出拒绝的理由指出拒绝的理由7.7.拒绝的是请托而不是他拒绝的是请托而不是他8.8.如有可能为他提供其他可行途径如有可能为他提供其他可行途径9.9.切忌透过第三者来拒绝切忌透过第三者来拒绝现在学习的是第66页，共69页4办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 n整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 n整理废纸篓的作用整理废纸篓的作用n文件存档系统文件存档系统n“各就各位各就各位”的摆置的摆置n集中精力做一件事集中精力做一件事n不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件n不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处n下班前的清理下班前的清理现在学习的是第67页，共69页5、有效、恰当地利用电话、有效、恰当地利用电话n选择打电话的时间选择打电话的时间n按照优先顺序打电话按照优先顺序打电话n清楚每个电话要讨论的要点清楚每个电话要讨论的要点n对于自己花在每个电话的时间，做到对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数心中有数现在学习的是第68页，共69页感感谢谢大大家家观观看看现在学习的是第69页，共69页