QPUSST-42.2 1.0 记录控制程序.doc

上 海 理 工 大 学记录控制程序编 号：QP/USST-42.2版本/版次：V1.0制订部门：科技处军工办审 核：批 准：发布日期：2014 年 01 月 20 日 实施日期：2014 年 01 月 20 日文件编号QP/USST-42.2版本/版次V1.0受控章页 码0/0 受控文件，不得复制文件修订一览表文件修订一览表修订日期修订 标记章 节页 次修订内容概要版 本修订者批准者文件编号QP/USST-42.2版本/版次V1.0受控章页 码1/3 受控文件，不得复制1.1.目的目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体系 有效运行的证据,并为制定纠正和预防措施及必要的追溯提供证据。2.2.范围范围适用于上海理工大学与质量管理体系相关的所有质量记录，包括供方产生和保持的记录。3.职责3.1 科技处军工办：负责监督、管理各部门的记录。 3.2 各部门：负责本部门相关记录的管理控制。4.4.定义定义质量记录是指为了证明质量管理体系运行的有效性提供客观证据的文件，记录也称为表单。5.5.流程图流程图6.6.程序程序6.16.1 记录格式的编制记录格式的编制6.1.1 记录内容制定 记录应能提供产品实现过程的完整质量证据，并能清楚地证明产品满足规定要求的程度。 记录的栏目内容由各职能部门根据据实际情况制定，确定后，交由科技处军工办进行版面调 整及编号。 6.1.2 记录格式规定 a.页面设置：左边距及上边距应留有装订位。 b.记录左上角为公司标志,图片大小：宽 2 cm，高 0.75cm； c.记录右上角为记录编号及版本/版次（分二行排列）,字体宋体，字号 9 号； d.记录标题格式：20 号宋体字，居中。 e.记录正文格式：12 号宋体字，居中 f.审批栏格式：12 号宋体字。 示例如下：版面、字号、字体根据实际情况可做适当调整。表单编制、编 号备案印购、发 放审批收集、编 目贮存、防 护填写销毁更改文件编号QP/USST-42.2版本/版次V1.0受控章页 码2/3 受控文件，不得复制6.26.2 表格的审批表格的审批表格的审批由与该记录相关的文件批准人批准。 （参照文件控制程序6.3 d）6.36.3 备案备案 经审批后的记录电子档及纸质档均送科技处军工办文管存档备案。6.46.4 印购、发放印购、发放a.经批准、备案后的记录表单，如果使用频率高数量多，可以委外印刷；如果使用频率低数 量不多，则电脑打印即可。 b.印刷后的表单由科技处军工办发放到相关部门。6.56.5 记录的填写记录的填写a.记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写 的项目，应用单杠划去,各相关栏目负责人签名不得空白。 b.如因某种原因需要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其适当位置写上更改后的数据， 签上更改人的姓名及日期。6.66.6 记录的收集、编目、贮存、防护记录的收集、编目、贮存、防护（1）收集、编目： a.科技处军工办编制质量记录清单及记录样式汇总簿 ， 质量记录清单的内容要涵 盖记录的名称、编号、保存期限，交管理者代表审批，并汇集备案记录的样本。各部门按照质 量记录清单的期限要求保存记录。记录的样式按文件控制程序予以控制 b.各部门按周、月或季、年将与之部门相关的记录收集分类存档，并清楚标识及建立相应的 目录，以利于迅速查找、取阅。 (2)贮存、防护 记录的保持时间满足顾客和法律法规的要求。民品质量记录的保存期限根据使用情况而确定， 一般为 2 年，如有特别追溯要求，可适当延长；军品主要质量记录的保存时间与产品寿命周期相 适应。 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保 存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。 外来的记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告等）由相关部门保存。6.76.7 记录借阅和复制记录借阅和复制可填写文件记录调（借）阅登记录进行调用、借阅；如需复印，则需填写文件复制登 记表 ，由记录管理人员执行。6.86.8 记录格式的更改及发放记录格式的更改及发放a.记录样式修改时填写的文件更改申请表由与该记录相关的文件批准人批准，改版后的 记录样式应附有经批准的文件更改申请表交科技处军工办文管留档。 b.各部门将更改后的记录样式交至科技处军工办文管，由科技处军工办对记录样式汇总簿 进行相应的修改，及时更换记录样式。 c.各部门需领用所需记录样式时，由科技处军工办根据记录样式汇总簿发放有效的记录 样式给所需部门。6.9.6.9.记录的销毁记录的销毁文件编号QP/USST-42.2版本/版次V1.0受控章页 码3/3 受控文件，不得复制记录如超过保存期或其他特殊情况需作废时，由各部门主管填写文件作废销毁、保留申请 表 ，经管理者代表审批后方可销毁，如需保留作废记录，应在该记录上加盖“作废留存”章， 并填写文件作废销毁、保留申请表 。7 7相关文件相关文件文件控制程序8.8.相关记录相关记录8.1 质量记录清单 8.2 文件记录调（借）阅登记录 8.3 文件作废销毁、保留申请表 8.4 文件更改申请表 8.5 文件复制记录表