应收帐款控制管理办法(.0版).pdf

-应收帐款控制管理办法 图 1：应收帐款全程控制管理 客 户接 触 谈判 签约 发货 收款 货 款拖 欠 交易过程 管 理环节 技术支持 控制过程 选择客户 信用条件 危机处理 履约保障 货款跟踪 早期催收 客户信息 管理 客户信用 分析 应收帐款 管理 拖欠帐款 追收 事前控制 事中控制 事后控制-据统计：实施事前控制 可以防止 70%的拖欠风险 实施事中控制 可以避免 35%的拖欠 实施事后控制 可以挽回 41%的拖欠损失 实施全面控制 可以减少 80%的呆帐、坏帐损失 因此，降低应收帐款风险的重要措施就是实施全程控制，即对销售的三个环节进行事前、事中、事后控制。*事前控制 一、责任管理 事前控制突出的是预防，集中体现在健全机制和制度约束两个方面。责任管理就是针对应收帐款经常出现的情形，以制度的形式将债权责任明确下来，规范有关人员的行为，实现事前控制。主要内容应有：1、明确划分责任范围，某一家客户的欠款应由业务经办人全程负责，公司全部的客户应全部落实到个人 2、明确规定应收帐款收回之前，责任人不得调离公司 3、明确规定相关人员对超越权限形成应收帐款和坏帐应负的各种责任 4、明确规定隐瞒、变更应收帐款事项应负的各种责任 5、明确规定不按程序办事形成应收帐款和坏帐应负的各种责任 6、明确规定责任的监督部门，防止责任管理流于形式 二、确定对每一客户的信用政策 1、业务部门从争取客户、扩大市场和加强竞争能力角度考虑，往往允许客户在收到货物后的一段时间内付款，而财务部门要根据客户的信用状况，分析其付款能力和按时付款的可靠性。向客户提供信用条件，必须由销售部和财务部经过信用分析，报总经理批准，销售部和销售员无权自行决定。同时要求采取抵押和担保等自我保护措施。2、销售部、财务部必须对每一信用客户建立主要情况档案表，定期跟踪记录收款情况，随时检查每次赊销与所欠帐款之和是否超过本单位确定的信用额度，记录不能按时收款的次数，向销售员提出预警报告，为今后评定客户信用等级和额度提供事实依据，以减少产生坏帐的风险。-（1）客户的资信状况 包括：企业发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等（2）客户的经营状况 包括：企业发展方向、负责人经营理念、主要业务情况、经验规模、上一年度经营利润、盈利能力等（3）负责人的个人资料 包括：社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等 三、加强对销售合同的控制 1、加强对销售合同的审查 销售合同的签订必须遵守国家法律和政策，贯彻平等互利、协商一致的原则。首先应审查合同双方签约者是否都是有权签订销售合同的法人代表，如由别人代签合同，必须取得有效的委托书或授权委托证明，才能根据授权范围以委托单位的名义签订合同；其次是销售合同条款的审查，主要是合同标的是否完整、正确，价格是否合理，违约责任是否明确；最后是销售合同履行的审查，主要是判断双方履行合同的能力。2、在销售合同中明确各项条款 在与客户签订销售合同时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与客户产生分歧而带来经营风险：（1）明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期、运输方式等；（2）明确双方的权利和违约责任；例如延期支付，客户应根据银行现行利息率支付利息（3）确定合同期限，合同结束后视情况再行签订（4）加盖客户的合同专用章（避免个体行为的私章或签字）四、制定合理有效的销售政策 从控制应收帐款的角度出发，公司的销售政策大致可以分为以下几种：对资信差的客户一律采取现款交易；（注意说服何总要转换观念，不要为了拿到合同，一味迁就客户，对客户也要有-所选择，不要怕丢掉客户）对资信一般或资信较好但尚未进一步证实的客户，在现款交易不被接受的情况下可以采用承兑汇票结算方式；对资信好、实力强、有前景的客户可以采用分期付款和赊销的方式，但在付款期限和累计金额上应有明确规定，并应坚持清旧款、发新货的原则；无论何种客户，当其提前付款或现金交易时，可考虑给予信用优惠如现金折扣等，以鼓励客户及时付款。通过对客户资信的评估，分别情况采用不同的销售政策，这一工作是在资信评定时完成的，而不能等到交易发生时匆忙决定或在各种干扰下决定，尤其是对弹性资信的客户，应从稳健原则出发，采用较为严格的销售政策*事中控制 一、过程管理 1、市场部在货权交割过程必须要有签收制度，其中一联必须是附在增值税发票记帐联后面作为会计凭证附件，以备今后查证 2、发货单由调度员开出，但必须经相关销售员签字确认才能发货 3、财务人员直接参与产品交割过程的监督。也就是每月都应对存货进行金额和数量的复合盘点。4、定期的财务对帐 财务要形成定期的对帐制度，每隔三个月或半年就必须同客户核对一次帐目，以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差，要尤为重视：（1）管桩产品结构为多品种、多规格时 （2）管桩的回款期限不同或因合同条件的不同而同种产品回款期限不同 （3）管桩出现退货、换货时（4）客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款时 以上情况会给应收帐款的管理带来困难，因此要制订一套规范的、定期的对帐制度，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。二、加强对销售人员的监管 1、加强销售人员的原则性：-在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助客户向公司索要更多的利益。销售人员如何处理公司与客户之间的关系是一个重要的课题。销售人员在同客户维持良好的客户关系的同时，也一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策（应收帐款管理）。2、加强销售人员的回款意识：我们应该监督销售人员培养成良好的习惯：货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期；期限前三天确定结款日期，如自己不能如约应通知对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约应建议对方授权其他人跟进此款；在结款日一定按时前往拜访。（1）因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低 拖欠时间（月）1 2 3 6 9 12 24 成功率（）（建议公司对过去两年的应收帐款回收情况做一个统计，完成上表）（2）最后收款期限 客户拖欠之日数，不应超过回款期限的 1/3；如超过，应马上采取行动追讨；如期限是 30 天，最后收款期限不能超过 40 天；如期限是 60 天，最后收款期限不能超过 80 天；如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。（回款期限也可根据公司过去两年应收帐款平均回收期来制定）三、建立预警机制 预警机制作为风险管理的一种新手段目前还处于萌芽阶段，但移植到企业管理中却有很高的实用价值。建议设定两项预警指标：1、最高欠款额。对主要客户分别设定最高欠款金额，超过这一额度不能发货，对事实上高于设定最高欠款额的客户坚持每月的收款大于供货，逐步压缩到最高欠款额以内；2、最长欠款期。在设定最高拖欠额的同时，设定最长的欠款期限，由业务人员在到期前跟单催收，如到期未收回欠款，则立即停止供货，组织追款；-作为系统的方法，对预警机制尚需进行以下的完善工作：1、根据公司业务和销售特点，规定每半年或一年对各客户的应收帐款预警指标进行修订，通常以适量减少欠款额和缩短欠款期为主。2、增设应收帐款总量预警指标和比例预警指标。总量预警指标即对公司应收帐款总额设定一个最高限额，不得突破，这一最高限额应低于公司各销售员欠款最高限额之和。比例预警指标即规定应收帐款总额不得突破流动资产总额的百分比，也可以是应收帐款总额对预付货款总额的百分比。3、确立预警指标报告制度，包括常规报告和紧急报告。常规报告按或季度进行，当某一客户突破或面临突破预警指标时，应紧急报告以采取措施；当总量预警指标和比例预警指标突破或面临突破时，也要紧急报告。预警指标报告制度应明确规定报告责任人和报告程序等要素。*事后控制 一、建立应收帐款催讨制度 1、要指定人员负责定期寄送对帐单和审查客户回函，防止应收帐款帐龄超过（二年？应收帐款具体时效期我不是很确定，还要请教鲁昌以后才能确定）时效期。催讨是为了及时收回货款，对发生合理的收帐费用，可给予列支企业成本费用。2、定期编报帐龄分析表，对到期应收的帐款及时催收 3、要学会使用法律手段。如催讨一切手段都难以奏效时，要及时与公司法律顾问商议对策，发挥律师的专业指导作用，直至提出诉讼。4、公司总经理可授权独立的部门或人员对应收帐款内控制度执行情况进行监督检查、评估 二、提高销售人员追款技巧：销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人员在这方面的培训：1、运用常识；2、追讨函件；3、丰富、完善的客户资料档案；4、让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章；5、与负责人直接接触；6、录音；7、向警方求助；8、丰富销售人员在财务、银行等方面的知识。如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等 *应付帐款的成功追讨-一、应收帐款的处理方法 1、销售资料（收货单据、发票等）是否齐备？内容是否准确无误？2、准时给予文件；其实越早给客户发票，货款回收可能越早，同时要确认客户收到发票；3、完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低；4、定期探访：如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收；即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理；5、建立形象：客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的；6、服务精神：认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的力量帮助客户解决困难；技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧；同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料。二、已被拖欠款项的处理方法 1、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；2、收集资料：要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性；3、追讨文件：建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师信，按情况及时发出；4、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含义；5、行动升级：将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升；6、假起诉：成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件，警告容忍已经到最后期限；7、调节：使用分期付款、罚息、停止数期等手段分期收回欠款；8、要求协助：使用法律维护自己的利益。三、对于呆/死帐的处理方法：折让收回货物处理抵押品寻求法律协助诉讼保全 *客户发生欠款的危险信号 在日常经营、管理中，客户出现的一些信息，对厂家货款的安全性是有警示作用的。如：1、办公地点由高档向低档搬迁；2、频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加；-3、受到其他公司的法律诉讼；4、公司财务人员经常性的回避；5、付款比过去延迟；经常超出最后期限；6、多次破坏付款承诺；7、经常找不到公司负责人；8、公司负责人发生意外；9、公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确。10、公司有其他的不明确赢利的投资（投机）如：股票、期货等；11、不正常的不回复电话；12、开出大量的期票；13、银行退票（理由：余款不足）；14、应收帐款过多，资金回笼困难；15、转换银行过于频繁；16、突然下过大的定单（远远大于其打桩进度）；当客户出现以上危险信息时，厂家采取果断、迅速的应变措施，可以降低应收帐款的回收风险。注：红字表示应重点关注