出生医学证明各种管理规章制度规范.doc

空白证件领发保管制度空白证件领发保管制度一、签发机构应明确出生医学证明空白证件管理责任人，配备空白证件储存室和储存柜，实行专人、专柜、专室管理，确保空白证件不遗失、不损毁、不失盗。二、签发机构应于每年 12 月 20 日前，按本单位本年度接生的活产婴儿数加 5%的损耗，将下年度的空白证件需要数量报告当地县级卫生行政部门及委托管理机构，临时需要增加计划时，应专题书面报告并祥细说明原因。三、建立出生医学证明空白管理台帐，祥细记录空白证件入库、出库数量、号段和首发、补发、换发、 废证数量，每个月月底对库存空白证件进行一次盘底，并核对空白证件编号。四、严格空白证件领发手续，空白证件入库、出库要有登记、签收、审核手续，祥细记录入库、出库时间、出入数量、起止编号和库存数量，经手人和审核人分别签字五、所有签发人员均应经过县级以上卫生行政部组织的培训，熟悉出生医学证明管理法规、规章、规范，签发人员调整岗位必须做好交接，并报县级卫生行政部门及委托管理机构备案。六、签发机构撤销、合并，或注销、停止助产技术服务项目的，应于 6 个月后清理盘底未签发完的出生医学证明空白证件，并上交县级卫生行政部门及委托管理机构。出生医学证明签发制度一、签发机构应设立出生医学证明签发窗口，并在签发窗口公示出生医学证明签发流程，需要提交的材料、签发责任人员、联系电话，方便群众办理出生医学证明 。二、签发机构在对孕妇进行产前保健和对待产孕进行保健过程中，应以书面的方式，向新生儿父母或监护人明确告知办理出生医学证明必要性及办理流程，需要提交资料和注意事项。三、签发人员应指导新生儿父母或监护人填写出生医学证明首次签发申请表 ，认真审查其提交的相关资料，发现疑问及时澄清，采取有效措施防止弄虚作假，确保信息真实、准确。四、采录、上传新生儿出生时间、性别、孕周、体重、身长等信息时，应严格依据产房或病房接生人员填写新生儿出生医学记录 ，新生儿姓名及父母信息应严格依据并查对出生医学证明首次签发申请表 。五、 出生医学证明必须采用电脑打印，一律不得手写出生医学证明 。六、证件打印后，应指导领证人反复核对出生医学证明的所有信息，并要求领证人在出生医学证明领发登记表上签名领取。出生医学证明专用章使用制度一、签发机构应安排专人分别负责出生医学证明签发和盖印，实现重点保护签发与印章使用分开。二、 出生医学证明专用章应做到专人管理，专柜储存，杜绝私自用印乱盖章。三、 出生医学证明专用章只能用于出生医学证明首次签发和换发，不得作为其他用途。四、 出生医学证明正页、副页和存根分别加盖出生医学证明专用章，使用红色印泥，清晰端正，不得涂抹，不得用其他印章代替或盖骑缝章，严禁在空白证件或其他纸张上盖章。五、设立印章使用登记簿，每次使用印章均应祥细记录用印时间，新生儿及其母亲性名， 出生医学证明编号、领证人姓名。六、使用印章时应认真审查打印的出生医学证明信息与新生儿出生医学记录和出生医学证明首次签发申请表的信息一致。七、 出生医学证明印章使用人员岗位调整应进行岗前培训，并做好印章交接工作。废证管理制度一、 出生医学证明废证是指在运输、储存、打印、发放过程中毁损、遗失的未签发的空白证件，签发机构应加强废证管理，严格控制废证率不超过 1%。二、签发机构应设立废证登记簿，祥细记录废证编号、作废原因、登记日期信息等，确保废证有据可查、有源可溯。三、作废的证件应在正页、副页和存根上分别加盖“废证”印章或书写“作废”字样，防止废证重新使用。四、所有废证均应将废证编号录入“云南省出生医学证明管理系统，予以销号。五、所有废证均应按照“打印错误” ， “ 遗失”和“其他原因”分类统计，并于每年年底前上报县级卫生行政部门及委托管理机构。六、换证后原出生医学证明正页、副页加盖“废证”印章或书写“作废”字样，与新证存根及相关换证资料一起存档，其他废证均应于每年年底上交县级卫生行政部门及委托管理机构，集中到市州销毁。档案管理及保密制度一、签发机构是出生医学证明相关档案资料管理归档的责任主体，应根据档案管理法规、规章的有关规定，负责对本单位产生的出生医学证明档案资料进行档案管理。二、签发机构应确定出生医学证明档案资料管理归档的责任人，设立出生医学证明档案室、档案柜，配备档案夹，卷宗盒及档案归档工用具，做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温。三、首次签发出生医学证明存档资料包括：（1）产房或病房接生人员填写的新生儿出生医学记录 ；（2）新生儿父母或监护人签字的出生医学证明首次签发申请表 ；（3）新生儿父母或监护人的居民身份证或护照复印件（含外籍人员护照翻译件） 。其他应按规定提交的资料应归档的。四、换发婴儿父母或监护人存档资料包括：（1）婴儿父母或监护人的居民身份证或护照、户口本原件及复印件；（2）婴儿父母或监护人出具亲子关系声明 ；（3）原签发的出生医学证明正页、副页原件。其他应按规定提交的资料应归档的。五、 出生医学证明归档资料按内容分为管理类资料和签发类资料，并按首次签发、换发分类归档，永久保存。六、签发机构及其工作人员对因管理、签发出生医学证明而掌握的新生儿父母和监护人提供的个人信息，应予以保密，未经当事人书面同意，不得向第三方披露或泄露。换发管理换发管理换发要求（一）换发情形原签发机构为因下列之一要求更改出生医学证明或因当事人或签发机构责任导致出生医学证明无效的换发新的出生医学证明。1、由户口登记机关提供相关证明不能进行户口登记而需变更新生儿姓名的；2、当事人提供法定鉴定机构有关亲子鉴定的证明，要求变更父亲或母亲信息的；3、出生医学证明被涂改的、填写字迹不清的、有关项目填写不真实的；4、私自拆切出生医学证明副页的；5、出生医学证明未盖出生医学证明专用章的；6、其他原因导致无效的。（二）换发机构出生医学证明的换发机构是原签发机构。原口腔病防治院的出生医学证明的换发由区人民医院负责换发；各镇卫生院的出生医学证明的换发由区中医院负责换发。（三）换发程序及要求1、各签发机构负责提供相关原始病案等资料；区妇幼保健所负责审核资料是否真实和齐全；区卫生局签署审核意见并加盖单位公章，区中医院负责换发新证。需提供的材料如下：新生儿父母双方有效身份证原件及复印件；新生儿父母提供的出生医学证明正页或正副页；原签发机构负责提供病案首页及新生儿记录的复印件并加盖单位公章；现场填写江苏省换发申请表（附件6）；2、换发申请由申请换发出生医学证明儿童的父母亲双方亲自办理，否则不予受理。3、换发后原证件由换发机构归档保存，并做好换发登记。4、在常住地以外跨省异地出出生以及在港、澳、台或境外出生的新生儿，不得以外地出生医学证明和出生地签署的出生证明换取申报户口登记地出生医学证明。