《秘书学实务》-第二、三章文秘与文秘部门(共44张).pptx

1秘书学实务秘书学实务课程导入v1.谈谈什么是秘书部门，你所了解的秘书部门都有哪些？以下部门（机构）是秘书部门吗？v（1）校学生会秘书部 （2）信访办公室v（3）督查办公室 （4）台湾事务办公室v2.案例分析：4第二章秘书部门五、秘书部门的职业特征三、公司企业的秘书部门四、秘书部门的地位 二、行政机关的秘书部门一、秘书部门的涵义六、秘书部门的职能5一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。6一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。官场病的故事：英国著名的行政学家诺斯古德帕金森在其著作官场病中对当时英国行政机关工作作风做了入木三分的剖析，揭露和嘲弄了英国官场的种种弊病，引起当时社会的强烈反响，使“帕金森定律”这个概念成了官僚主义的代名词。官场通病主要有以下几种：第一，职员人数与工作量毫不相关，不管工作量如何变化，职员人数总是成倍增加；第二，现代政府机构委员会之类的组织形式日益膨胀。在委员会内部必然出现非正式的核心委员会，过一段时间，这个核心组织又会扩张起来。如此周而复始，机构就越来越庞杂，人员越来越多，工作效率却越来越低。第三，组织的低效、无能根源于自发的嫉妒病。机关成立的年代愈长，人员的素质就愈低。8秘书机构的设置程序v确定组织架构：人数、机构数、岗位数v规定职权职责：权职相当v配备工作人员：结构合理v制定规章制度：标准化、规范化一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义9秘书机构的设置原则v一、效能最大化原则（1）科学分工（2）层次合理（3）结构优化（4）配置合理v二、适应工作需求的原则 (1)秘书机构的设置必须以管理职能的实际工作需要为最终原则 （2）在机构设置过程中应严格避免随意设置、因人设岗等腐败现象一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书机构的设置原则v三、分级管理，职、权、责分明统一原则 （1）在其位、谋其政、行其权、负其责 （2）既要避免权利的滥用，又要避免责任的逃避v四、机构统一、相对稳定的原则 （1）秘书机构的名称要统一，做到称谓一致，名副其实 （2）秘书机构的设置要统一（机构的层次、人员的编制、职责的划分要有科学合理统一的标准） （3）秘书机构的职能目标要统一11一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书机构图办公室（主任、副主任）办公室（主任、副主任）调研调研科室科室秘书科室秘书科室档案科室档案科室信访科室信访科室行政科室行政科室督查科室督查科室 机要科室机要科室12二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门 13二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。14三、公司企业的秘书部门三、公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如下表所示。15三、公司企业的秘书部门三、公司企业的秘书部门部门种类 称 谓 所在企业类型 职 能 综合性的秘书部门公司办公室或集团办公室 国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业 全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作 职能性的秘书部门 经理办公室或厂长办公室 公司企业作为行政办公室 担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系 专业性的秘书部门 文秘室或值班室 人员规模比较小的公司企业中 负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作 由一两名秘书承担的秘书办公室 前台 公司企业规模小不设秘书部门的单位 全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等 16四、秘书部门的地位四、秘书部门的地位下级组织下级组织职能部门职能部门秘书机关首脑机关秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽地位。17四、秘书部门的地位四、秘书部门的地位18五、秘书部门的基本特征五、秘书部门的基本特征从属性从属性秘书机构在整个机构体系中，不同于其他权力秘书机构在整个机构体系中，不同于其他权力机构，一般不具有决策权和指挥权，属于综合机构，一般不具有决策权和指挥权，属于综合性的辅助部门。性的辅助部门。中介性中介性秘书机构辅助决策、拟定计划、传达指令、组秘书机构辅助决策、拟定计划、传达指令、组织协调、督促检查等，经常起着沟通上下、联织协调、督促检查等，经常起着沟通上下、联通内外的枢纽作用。通内外的枢纽作用。秘书机构相对于整个机关和企事业单位而言，秘书机构相对于整个机关和企事业单位而言，是一个综合性的办事机构，不仅为领导和上级是一个综合性的办事机构，不仅为领导和上级服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务，服务性是秘书部门的本质特征。务，服务性是秘书部门的本质特征。19六、秘书部门的职能六、秘书部门的职能20212223第三章秘书职业认知与管理三、秘书工作的特点四、秘书工作的要求二、秘书工作的宗旨一、秘书的基本素质五、秘书工作的具体实务 24一、秘书的基本素质良好的政治素质良好的职业道德高度的纪律意识良好的工作态度良好的文化素质良好的群众基础办公自动化技能科学管理时间的能力251 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质传统道德的延伸传统道德的延伸中华民族的道德修养观中华民族的道德修养观修身、齐家、治国、平天下修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质关键的个人品质有社会责任感有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿对领导和团队忠心耿耿有敬业精神有敬业精神 有认真的工作态度有认真的工作态度有任劳任怨的胸怀有任劳任怨的胸怀26秘书人员的职业道德秘书人员的职业道德忠忠 于于职职 守守恪恪 守守信信 用用严严 守守秘秘 密密善善 于于合合 作作文文 明明礼礼 貌貌实实 事事求求 是是职职 业业道道 德德27 美国最著名的美国最著名的哈佛商业评论哈佛商业评论评出了评出了条条 职业人应该遵循的职业道德。职业人应该遵循的职业道德。（）诚实（）诚实 （）正直（）正直 （）守信（）守信 （）忠诚（）忠诚 （）公平（）公平 （）关心他人（）关心他人 （）尊重他人（）尊重他人 （）追求卓越（）追求卓越 （）承担责任（）承担责任 28在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。二、秘书工作的宗旨秘书工作“三服务”的指导思想29秘书工作的宗旨秘书工作的宗旨是为领导与上司的是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环彻实施创造和谐的环境。境。30秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。三、秘书工作的特点31 秘书工作的机要性秘书工作的机要性秘书的基本素质中，最重要的莫过于秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴嘴紧紧”了。我能把饭碗抱到今天，全靠了。我能把饭碗抱到今天，全靠“哑三年、哑三年、聋三年、瞎三年聋三年、瞎三年”。这个口诀本来是韩国女性。这个口诀本来是韩国女性出嫁当儿媳的训诫。作为秘书，即使是对一句出嫁当儿媳的训诫。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能看的决不看，做到守口如瓶、的决不说，不能看的决不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘书应该把滴水不漏。秘书应该把“秘密秘密”看得和自己的看得和自己的命一样重要。命一样重要。 -（韩）金圣姬（韩）金圣姬32四、秘书工作的作用33五、秘书工作的内容秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。3435n1文书撰写n2文书制作n3文书处理n4档案管理n5会议组织n6调查研究n7信息资料工作n8信访工作结合我国具体情况，可分为15种 n9接待工作n10协调工作n11督查工作n12日程安排n13日常事务n14办公室管理n15其他临时交办 事项。36知识点补充：秘书的角色认知特点特点作用作用角色认定角色认定职业素养职业素养职业道德职业道德机要性信息枢纽参谋严谨自制良好的职业作风保守机密辅助性傅作辅助助手谦虚谨慎明确的职业意识不越级越位综合性统筹协调组织、公关沟通合作正确的职业态度科学公正技术性高效优化管理技术人员精益求精卓越的职业理想敬业精业37案例案例1：办公室的故事：办公室的故事 某单位正在召开年终总结表彰大会，请来的某单位正在召开年终总结表彰大会，请来的上级领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先上级领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先进工作者的胸前，在场群众情绪高昂，掌声不断。进工作者的胸前，在场群众情绪高昂，掌声不断。 但料想不到的是，当单位领导把大红花戴在但料想不到的是，当单位领导把大红花戴在倒数第五人时，花篮里的红花只剩下三朵了，台上倒数第五人时，花篮里的红花只剩下三朵了，台上还有四位先进工作者没有受奖。要想赶制一朵红花还有四位先进工作者没有受奖。要想赶制一朵红花肯定是来不及了，为大会服务的工作人员急得团团肯定是来不及了，为大会服务的工作人员急得团团转。领导们兴致正浓，在热烈的气氛中给倒数第三转。领导们兴致正浓，在热烈的气氛中给倒数第三位的先进工作者戴花，难堪的局面马上就要发生位的先进工作者戴花，难堪的局面马上就要发生了了38办公室的故事办公室的故事 想象看看，如果遇到这样的情况，你会怎么做呢？39案例2：小于的难题 小于是某公司的秘书，今天她遇到了这样一小于是某公司的秘书，今天她遇到了这样一件事，该如何处理？件事，该如何处理？ 40 上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总让我马上上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。心里有到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。心里有些紧张。些紧张。 来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，聊了几句来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，聊了几句后，姜总问我：后，姜总问我：“小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况？你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况？” 王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公司不时流传一些他的风流韵事。原因，公司不时流传一些他的风流韵事。 41上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：“小于，我马上要去小于，我马上要去一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，我刚才已给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取我刚才已给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给我一张写着地址和乘车路线的说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理的人对我说：的人对我说：“你是打出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。你是打出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。”我我当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓层的三门。出来的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，西，她高兴得几乎跳了起来，“啊！王哥连我的生日都还记得，真是太好啊！王哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！” 姜总问的肯定是这件事。姜总问的肯定是这件事。42小于该如何回答呢A“前几天王总的老师过生日，王总要出差，让我帮前几天王总的老师过生日，王总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。他送了点礼物给他的老师。B“最近一个时期王总从未找过我，对王总的事我一最近一个时期王总从未找过我，对王总的事我一点也不知道！点也不知道！”C “上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。运村的一位年轻女性。”D“上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。小姐。”E“对王总我似乎不太了解。对王总我似乎不太了解。”43十条法则造就不凡人生十条法则造就不凡人生一表人才一表人才 二套西装二套西装三杯酒量三杯酒量 四圈麻将四圈麻将五方交游五方交游 六出祁山六出祁山七术打马七术打马 八口吹牛八口吹牛九分努力九分努力 十分忍耐十分忍耐曾仕强曾仕强中国式管理中国式管理n演讲完毕，谢谢观看！