企业财产清查盘点制度.doc

财产清查盘点制度财产清查盘点制度一、引言很多企业常常发现一些存货会不翼而飞，发生短少的现象；存货因产品设计变更变成呆滞存货；应收款项因帐务不清而无法回收；固定资产因没有良好的保管制度，以致固定资产失修而报废或遗失。诸如此类无形损失都是企业没有完整的会计数据进行会计管理及建立完善健全的财产清查制度，落实的执行财产清查工作所导致。 企业及早建立健全的财产清查制度，可以收到三个好处： 1.可以落实企业各项资产和负债的保全工作，减少人为的舞弊；2.可以发现企业会计信息系统运作上种种缺失，进行必要的改善工作，以确保会计信息的正确性与可信度； 3.会计电算化作业更正确。 第一节 财产清查的意义与种类 财产清查，也称为财产盘点，是企业要保证实际拥有的各项物质资产、货币资金以及债权、债务的数量、金额与会计帐簿记录相符，以确保会计资料的正确性与可靠性，以进行会计管理并保全企业资产的一种会计专门方法与手段。 财产清查的作法就是定期或不定期对企业各项物质财产、货币资金以及债权、债务进行实物的盘点与核对，将其盘点结果与会计帐簿记录逐一核对；两者或有差异时，一者将帐簿数据调整和实际清查数量相同，二者调查发生差异的原因与改善的方法，三者惩处失职人员，以达到企业财产保全的目标。 企业财产清查依据清查对象与清查范围，分为：全面(整体)清查与局部清查两种。 整体清查就是企业针对企业全部所拥有的物质或财产进行全面的盘点与核对。 企业在以下情况就要展开全面清查： 1.为确保年度会计报表的正确性与可靠性，在年度决算前进行财产全面清查。 2.企业为导入新的会计系统必须要有正确的开帐数据，在新制度实施前进行全面财产清查。 3.企业撤销、合并、分立或部门改变隶属关系，为了明确经营责任和确定资产、负债实际数量和金额，就要进行财产全面清查。 4.要核定企业资本金也要进行全面清查。 企业实施全面清查的主要内容，包括： a.现金、银行存款和有价证券等货币资金。 b.材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物、委托代销等存货资产。 c.各项业务往来产生的结算款项(应收帐款、应收票据、应付帐款与应付票据)和缴拨款项(预付货款等)。 d.自有的固定资产(房屋厂房、机器设备、运输设备、工具等)。 e.自有的无形资产(专利权、商标权、特殊生产技术等)。 f.各项其它递延资产(开办费、长期递延损失等)。 局部清查，依企业财务会计条例有重点抽查、轮流清查与定期清查，就是会计年度中间企业根据工作需要，只针对企业一部份物质或财产进行盘点和核对。企业能作好局部清查，则能增进全部清查的盘点作业质量。 企业进行局部清查的内容有： 1.每月月底时，针对银行存款与银行借款进行核对。 2.对于现金及应收票据，出纳人员自行清点外，应和会计帐相符。 3.针对价值较高的存货，进行轮流盘点。 4.应收帐款与应付票据月底时应列表核对。 按照清查的时间分，可分为：定期清查与不定期清查两种。 定期清查就是企业每到预定的确定时间，便对企业货币资金、存货资产、交易往来款项展开财产清查工作。通常年底决算前举行全面清查；月底时则进行局部清查。 不定期清查就是企业事先没有既定的清查时间表，而是根据实际工作的需要随时展开清查工作。通常遇到下列几种情况才进行不定期清查： 1.更换存货资产或货币资金保管人员，针对保管的资产进行清查，以理清保管人员的经管责任。 2.发生意外灾害或损失，对受损财产进行清查，以查明财物受损情况。 3.企业因进行购并改组，吸收外资等，对企业的财物资产进行清查。 不定期清查可以是全面清查，也可以是局部清查，完全视事实的需要而定。 企业进行财产清查的方法有二：一为实地盘存法；一为询证核对法。前者是针对有实体形态的资产，如固定资产、存货资产、有价证券、应收票据等项目，到保管或使用现场，采用计量方法以确定实物的数量。后者则对于交易往来应收款项、应付款项、银行存款、预付款项等无实体形态的资产，由财产清查人抄录往来清单或单据，以信函查询交易往来对方，进行确定清点盘存金额。通常全面清查是实地盘存法与询证核对法两种方法并用。本文重点放在企业年度全面清查制度建立与实施。 第二节 企业落实执行年度全面清查工作的重要性正确的执行年度企业资产与负债的全面清查的重要性有下： 1.确实掌握企业之资产、负债及业主权益，进行必要的运用与保全措施。 2.经年度资产与负债的全面清查，确实了解企业营运制度上各种缺失，可以作为企业经营去芜存菁之效，进而提升企业营运效率。a.彻底的检查企业内部控制制度之严密性与周严性，以防止各种人为的舞弊。尤其是采用计算机处理会计事项之企业更可借助年度全面的机会对企业电算化内部控制制度作一番整体测试，发现存在的缺失，加以改善，可以防范企业内发生计算机舞弊之可能。 b.研究企业有限的经营资源是否作有效分配应用，例如当企业拥有过多的呆滞存货，它表示企业存货管理政策的执行有失之散漫之失，应着手加以改进。 c.各项资产保全，经过全面清查工作之后，方能了解企业资产数量及实际状况，对于各种呆滞资产作有效处置，进一步对既有资产作有效利用。 d.衡量企业理财政策与技巧有效性，例如企业拥有过多的资产与负债，不仅会增加企业营运成本之外，更代表企业在经营上会承受更大更多的风险。 e.适时处理与调整不当之资产，例如过时呆滞的存货、已过期呆帐等不当情况应列出明细，指派专人负责处理之外，会计人员也应准备必要的会计处理事宜，以免虚增企业资产。 f.财产清查后，一定要进行必要的会计帐务的转帐调整工作，使会计资讯更正确更可靠。例如坏帐之摊提，各项存货盘盈盘亏的调整、各项预付款之整理。 3.为企业未来的会计信息系统的整合与运作奠定良好的基础。 a.拥有各项会计科目正确清查数量与计价是新的会计年度会计开帐的基础。因此，正确财产清查工作一定要求作好。 b.因为有了正确的开帐记录，使会计人员日后工作能顺利的进行，不再为核对不确实的资料而耗时。 c.新年度开始就能以改善后的会计信息系统处理会计事项的处理，增加会计数据处理效果。 4.当为今年度的年度决算工作的前置作业。 5.尚未建立会计信息系统的企业可以借助此次完整的清查资料当作开帐资料，展开会计信息系统的运作。 随着经营资源成本逐渐提高之际，企业经营者必需以策略性观点来看企业年终全面财产清查工作，它所具有的经营价值是经营者应有的基本认识。 企业进行全面财产清查工作要依据国务院发布的企业财务会计报告条例第二十条到第二一条规定办理。本文就是融合企业财务会计报告条例规定与实际财产清查作业实务写成。第三节 电算化环境下作好年度全面财产清查工作应掌握关键成功因素很多企业都已经实施会计电算化，在电算化环境下进行年度全面清查工作应掌握关键成功因素如下： 1.了解电算化的会计帐簿组织特性。 各会计科目总分类帐金额 各会计科目明分类帐金额 各实物分类帐金额仓库实物数量。因此，由实物帐管理人员打印实物明细盘存表，让清查人员进行实物清查。同时打印存货金额跟会计人员对帐。要作到：1. 实物明细盘存表=仓库实物；2.实物明细帐金额=会计科目明分类帐金额。如果不相符，就代表实物有盘盈或盘亏情况发生。 2.要进行电算化内部稽核制度是否完整且认真被执行企业要进行电算化内部稽核制度最重要的工作有： a.各经营活动事项的实物帐数据处理人员是否依据电算化标准作业手册进行每天的交易数据处理工作，日结作业与月结作业是否落实的执行。 b.会计审计轨迹是否完整。 c.电算化内部稽核的一般控制与管理控制是否落实的执行。 在电算化环境下，企业能掌握进行年度全面财产清查工作的成功关键性因素并能确实的执行，表示企业电算化环境是健全的，进行年度全面财产清查工作不会产生重大的问题。第四节 执行年度全面财产清查之基本原则当企业执行年度全面财产清查时应掌握之几个基本原则： 1. 全面原则 企业拥有所有权的各项资产、企业负有偿还义务之负债及股东权益项下的科目均应列入清查的范围。 2.事权统一原则 年度清查工作总负责人、清查项目清查人及监盘人、资料打印人等之指定与工作分配，以利于清查工作的进行及保证清查工作的准时完成。 3.客观原则 进行财产清查工作时所持的客观原则定义有三： a.证物、实物必须能客观的评价。 b.清查实物价值的列帐应以客观价格认列，必要时可委托可信赖的第三者。 c.清查人选客观性，绝不能由清查保管人担任该项科目的清查人，也就是一般所说的裁判兼球员现象一定要避免。 4.正确原则 要求所有参与清查工作人员要秉持正确的清查质量，进行自己负责的清查工作。对于清查的各项项目之数量、质量、规格与金额一定要求正确。或有疑点之处应详注明说明，并做进一步追查，不可置之不理。 5.重点掌握原则 有时进行清查时，清查量或清查项目庞大时，清查人要充分利用以 80/20 原则，也就是先完成重要的项目清查之后，再陆续清查微少数量或量多值低的项目。例如低值易耗品可以重量法替代点数法，如螺丝之清查就可以重量进行清查工作。 6.争取时效原则 负责财产清查人员一定要在规定时间内完成所有的清查工作以及必要的覆查工作。 7.预防原则 a.勇于揭发各种财产管理上的缺失并提出落实的改善方法，决不可让资产保管人以各种理由搪塞了事。 b.发现错误就应有改进错误勇气，并避免错误再发生。 c.依照财产管理人员的工作表现优劣，进行必要的奖惩。 8.技巧讲究原则 清查前应作必要的清查教育，使参加清查人员知道各种有效清查技巧，以顺利完成清查任务。必要时也要要求相关工作单位的配合，以利清查工作进行。例如要求制造车间领足配件原料，制成配件组件，以利在产品之清查。 一般作法是由主办清查工作小组先准备完整的清查书面资料，作为清查参加工作人员的工作规范。 第五节 年度全面财产清查前置作业的完成企业进行年度全面财产清查要完成以下的前置作业： a.清查作业全程时间确定 ·清查计划完成时间 ·清查人员讲习时间说明清查要点及清查应注意事项。 ·清查实施时间 ·清查表完成时间 ·清查覆查完成时间 本工作之进行可以时程管控图掌握盘存日程进行。 b.执行人员之排定 ·策划人及主持人排定(通常由负责人指定企业高阶人士担任) ·主办单位由企业之管理部门主办，通常由会计部门主持，安排 1.清查人 2.被盘人(通常由保管人担任) 通常一位清查人也是被清查人。如存货保管人员负责固定资产的清点工作。 3.复盘人 ·清查人应被赋有所清查项目全部权责，酌情处理清查时衍生的各项事项。 c.使用书表设计与印制 依清查项目、特性与需要设计合用表格。 一般常用清查人之格式 财产负债清查表在电算化环境下，可以用实物管理员之电算机数据库实物帐打印所有实物盘存资料，作为清查资料，可以省时省力。 第六节 进行资产、负债的全面清查的执行在执行清查之际应依清查项目之特性予以掌握方能达成目的。依资产、负债项目分别列述： A.资产 1.流动资产 a.现金与银行存款(约当现金) 现金清查要点： 1.库存现金或有库存外币依货币别清查，并以盘点日之银行外币买入牌价换算。 2.备用金余额加上各项支出凭证的金额应等于当初设置备用金数额。又各项支出凭证不可以借支单据垫之。 3.会计单位应依此清查备用金资料做备用金冲转分录。 银行存款清查要点： 1.存款明细要依不同银行帐户分列明细，要区分人民币及外币。2.定期存款要提出银行出具之定期存款单。 3.各项存款应由银行出具证明文件。 4.外币存款应一外币别及银行别分列。 5.银行存款帐列有利息收入时应详加注明，以利制作会计之调整分录。 b.应收款项 应收帐款清查要点： 1.依客户别将客户签收联或送货凭证加以汇总。 2.客户签收手续是否齐全。 3.尚在收款员手上签收联应收回清查。 4.催收应收帐款以符合坏帐充销条件，应列表呈示充销。 5.国外应收款项应依顾客别分别列出及相关外销文件一一核对。应收票据清查要点： 1.委托银行代收票据应逐笔与银行签收之代收簿对之。 2.尚放置于财务部门之票据应一一点之。 3.客户签给企业作为附担保应收票据应和应收票据分开清查。 4.以应收票据为附担保向银行借款之应收票据于清查前财务人员应设法请银行将到期入帐之存款先偿还借款全部或部分借款。再将附担保应收票据银行票据代收簿与盘存表核对之。 5.待催收应收票据除清查外，应要求负责催收人写明未顺利收回原因并加强催收工作。 6.待催收应收票据以符合坏帐充销条件，应列表呈示冲销。 d.存货 存货清查要点： 1.材料管理应依重点作法，清查人可依重点项目逐一的展开清查。 2.过时或因设计变更导制无法使用之材料应列表专案处理。必要时要以净变现值计价。 3.瑕疵品、边角废料及寄存存货应详加分辨。 4.在产品应要求车间制成某阶在产品，以利清查人利于清查工作进行与会计部门日后计算成本单价。 5.委托加工材料应持单据到加工厂家清查或企业认为合理方法为之。 6.产成品应依产品规格、存放地点、数量依表盘点。 7.以 D/A,D/P 条件之外销在客户在建交单之前，此部份之货品应以在途中存货处理。 8.已装运货物所有权已经属于企业之国外采购。 9.堆积之存货不可只点算箱数，要随机抽点。有的要用比重换算。 10.收发货截止时间必须严格控制，不可有清查时还有存货之进进出出影响存货清查进行更影响存货数量之正确性。 11.各项存货应事先加以整理以方便清查人员之盘点。 12.存货管理缺失之发觉并寻求建立全面存货管理系统落实的付之执行。 13.采用永续盘存法所发生的盘盘盈亏应准备资料进行帐面调整的工作。 e.预付款项 预付款项清查要点： 1.将预付货款逐一列出之外，宜将付出款项方式列出。 2.各项待摊费用应将未到期的各项费用一一列出之外，应将计算方式注明。 3.在建工程所有支付金额不可列入预付货款款，应列入固定资产之在建工程科目之中清查。 4.各项待摊费用清查之后应进行必要的会计调整事宜。 其它流动资产存出保证金清查要点： 1.将存出保证金逐一列出并出示收取保证金单位所出具的相关收据。 员工借支清查要点： 1.将员工出据借据和以扣还金额逐一加以核算。 2.以离职但未能如期收回借支应转为催收款外并责专人催收。 暂付款清查要点： 1.属于费用性质但尚无单据冲帐之款项不可列入暂付款，应转为费用之外，更要求当事人提供凭证以利冲帐。 2.属于资产性质之暂付款参照存出保证金乙节。 3.存出保证票据宜列为或有资产，但是要进行必要的清查工作。其它依行业特性所产生之相关资产应依其资产特性作必要之清查。 2.长期投资长期投资清查要点： 1.分列出股票投资、债券投资及其它投资的明细与实物，由清查人员确定有实物存在。 2.股票投资以权益法出帐者，需等被投资者决算报告取得后再调整帐面价值。3.固定资产各项固定资产清查要点： 1.依房屋及建筑、机器设备、运输设备、办公设备、模具设备及杂项设备等固定资产别分别编制盘存表，指定人依项清查。固定资产盘存表通常由企业的财产目录编成。 2.呆滞不用之固定资产宜列出，以作必要处理。 3.很多企业对各项固定资产的计算机资料文件资料与实物不符，应借清查机会进行建文件工作，让固定资产数据库资料就是财产目录。 在建工程清查要点： 1.将已支付在建工程款项列表盘存。 2.在建工程金额不可列入暂付款而作流动资产处理，以虚增企业短期偿债能力。 3.工程应依建筑工程、设备安装工程、已完工程、待安装设备、工程用材料、预付工程价款及工程管理费分开列表，展开清查工作。4.无形资产无形资产清查要点： 1.场地使用权列表清查，并检查场地使用权摊提是否正确及进行未摊提场地使用权的摊提会计调整事宜。 2.工业产权及专有技术依商标权、专利权与专有技术分别列表清查，并检查工业产权及专有技术摊提是否正确及进行未摊提工业产权及专有技术摊提会计调整事宜。 3.其它无形资产依著作权、商誉列表清查，并检查其它无形资产摊提是否正确及进行未摊提其它无形资产摊提会计调整事宜。 B.负债 1.流动负债 各项短期借款清查要点： 1.检查各笔借款明细是否正确。 2.检查各笔借款手续是否经过企业主管单位正式核准。 一年内到期应偿还长期借款清查要点： 1.检查各笔明年度长期借款偿还明细计算是否正确。 2.偿还方式是否依据借款时既定方式偿债 应付票据清查要点： 1.应付票据明细是否正确。 2.应付票据之签发是否为正常营业行为所产生。 3.应付存出保证票据是或有负债，不可列入应付票据清查。 应付帐款清查要点： 1.供应厂商的应付帐款明细是否正确。 2.应付帐款之发生是否为正常营业行为所产生。 3.应付帐款是否有虚列情事产生。 应付与预提费用清查要点： 1.预提费用明细是否正确与完整，如有遗漏将虚增企业利益。 2.应缴税金是否全部而正确的列入。 3.预提费用是否有虚列情事产生及正常交易行为所产生。 4.此一工作可以延迟完成，在发生支付时才陆续加上。 其它应付款清查要点： 1.其它应付款明细是否正确 2.参酌上述要点 预收货款及暂收款清查要点： 1.预收货款明细与实际成交契约之对照，预收货款之收款情况是否正确。 预收收益清查要点： 1.各项预收收益到期变现的核对。 2. 是否有进行调整分录之进行 d.其它流动负债，如职工奖励及福利基金等清查要点： 1.依负债性质及应付状况是否正确。 2.长期负债 长期借款清查要点： 1.负债金额及偿还时间是否在一年以上，一年内应付长期借款是否转入短期负债 2.应付利息应进行调整分录。 第七节 财产清查后的后续工作之进行财产清查工作虽然完成，但是却有一连串后续工作必需完成，才算是大功告成。主要的后续工作有： 1.清查负责人应选择重要项目展开必要抽查，以增进清查可信度和了解清查人工作热忱及正确性。 2.各项资产管理缺失的检讨与改进企业主管一定要在清查工作完成后，邀集清查相关人员进行检讨会议，深入检讨资产管理上的各项缺失，更要寻求各项缺失的改进意见与作法，要求资产管理人员落实的付之行动。一般常见的缺失有： a.缺乏正确完整的总体资产管理体系，浪费人力、物力与时间。b.人员训练不足，没有确实作好日常经营活动产生的交易事项，导致资料不正确或不齐全，以致资产管理工作不能落实。 c.资产管理人员缺乏改善的决心或不知经营上的缺失，致使错误一再的发生。 3.会计人员进行各项会计帐务调整工作 清查完成后，会计人员接获各科目清查资料表只须检查所有资料表内容是否齐全后，加以留存。等待十二月份的所有的各项交易循环会计事项处理完成后，再将各会计科目明细帐金额与实物盘点表金额进行核对，两者或有差异时，就要进行必要的会计差异调整。会计差异调整工作可分为： a.帐面差异调整，是指某些会计科目明细帐金额与实物清查表打印金额发生差异，这是会计处理帐务处理与实务帐处理发生差异产生。这个情况下，会计人员要特别注意会计审计轨迹是否遭到破坏，如不幸会计审计轨迹遭到破坏，表示电算化内部控制制度发生问题，要从企业电算化内部控制制度面上着手改善工作。 b.实物打印数量与实际清查数量发生差异，则以实际清查数量为主，进行资产盘盈、盘亏的会计处理。电算化资产实物帐调整工作由实物交易资料处理人员依盘盈盘亏数量输入电算机后，打印调整的资料交给会计人员进行盘盈盘亏的会计处理工作。 c.预收预付款项的冲帐。 这些工作之完成，会计人员就可以进行年度决算工作。 第八节 财产清查盘盈盘亏的会计处理 财产清查后发现财产盘盈、盘亏和毁损后，接着进行下列两个步骤的会计帐务处理工作，年度财产清查就算大功告成。 第一步，将各部门发生的财产盘盈、盘亏和毁损情况，列表告知各部门主管人员，由该部门主管人员提出处理意见，经层报单位主管同意审批后，进行资产帐务处理，使帐面数字与财产实物相同。将其财产盘盈、盘亏和毁损差额，转入待处理财产损益帐户。 第二步，查明财产盘盈、盘亏和毁损原因后，经单位主管作出处理决定后，区别不同情况，从待处理财产损益帐户分别转入其它相关帐户。也就是盘盈的资产，冲减管理费用；盘亏或毁损的资产，扣除过失人员或保险公司赔款及残余价值后，列入管理费用。资产毁损属于非常损失的部份，扣除保险公司赔款及残余价值后，列入营业外支出。 举例说明如下： 1.在材料仓库进行材料盘点结果： a.因仓库材料保管人员人为疏忽，导致 A 材料短缺少 10 件，每件材料单价为人民币 10 元，应由保管人员负责赔偿。 b.B 材料清查多出 5 件，每件材料单价为人民币 8 元，多出原因，因供应厂商多送但不收款，决定减冲管理费用。 c.包装车间发现帐外包装机一部，估计现值人民币为 3,000 元，可使用期间 3 年。拟作营业外收入，列入本期损益。 会计处理步骤分别如下： 第一步，调整会计帐面数字与财产实物数字相等。 1.借：待处理财产损益 $100.00 贷：材料A 材料 $100.00 2.借：材料B 材料 $ 40.00 贷：待处理财产损益 $ 40.00 3. 借：固定资产 $ 3,000.00 贷：待处理财产损益 $ 3,000.00 第二步，冲销待处理财产损益科目。 1.借：其它应收款材料保管员 $100.00 贷：待处理财产损益 $100.00 2.借：待处理财产损益 $40.00 贷：管理费用 $40.00 3.借：待处理财产损益 $3,000.00 贷：营业外收入 $3,000.00 第九节 总结企业要以策略观点来进行资产清查工作，就是年度资产清查工作是企业进行一次企业经营营运体系的诊断工作，发现企业在营运上的缺失并能对症下药进行必要的改善措施。 企业作好年度清查工作，以正确的开帐数据配合企业展开各种经营活动，再加上： 1.流畅的业务流程管理体系。 2.严谨的内部审计(稽核)制度。 3.有效的会计电算化核算信息系统。 在未来新的一年中，企业的会计人员将在最有效的营运环境下，展开每天交易活动资料的会计处理工作，产生企业预期的会计管理成果。