销售与收款循环内部控制制度与流程.pdf

销售和收款循环的内部控制 一、销售及收款循环 文件类别作业项目编号页次 一、流程图销售及收款循环作业流程图 二、销 售 和 收 款 循 环 内 销售计划作业程序 控 作 业 程 客户授信作业程序 序 订单处理作业程序 预收货款及签证押汇作业程序 交货作业程序 开立销货发票作业程序 应收帐款作业程序 客诉处理及销货退回作业 客诉处理及销货折让作业 收款作业程序 销售及收款循环作业流程图 销售计划作业 订单作业客户授信作业 预收账款交货作业 销售退回作业 是否发生客 是 投诉处理作业 收款作业 户投诉 否 开立销售发票销货折让作业 应收账款作业 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目作 业 程 序 及 控 制 重 点 销售计 划 一、控制的作业程序 配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变 作业 化情形。业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：以往年度销售情况。市场占有率及竞争者状况。国内外经济景气状况。产业状况。产品开发计划。售价政策及促销计划。其它可能影响销售预测之因素。依据上述之基础了解后拟定未来方向。未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预测目标。每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。参考文件使用窗体 一、参考信息：预算管理办法 营业会议议事录 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目作 业 程 序 及 控 制 重 点参考文件使用窗体 客户授 信 一、作业程序：新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行 作业程序 往来账户数据后填入客户基本资料表（业务部），并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务 一、参考文件：授信管理办法。二、使用窗体：客户基本数据表 部征信，征信人员依授信管理办法进行征信作业，再 将征信数据及意见汇总填入客户基本资料表（财务部），呈请权责主管核定其信用交易金额。权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入 营 业管理循环体系建立客户之信用交易额度。若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。信用交易额度变更时需重新填写客户基本数据表（业务部），再依授信管理办法规定办理。客户基本数据表 业务部、客户基本数据表财务部 及超出信用额度申请书 由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。二、控制重点：是否建立客户征信数据并随时更新。客户授信总额是否经适当核准。修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写超出向用 额度出货申请书并呈权责主管核准。对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。（业务部）。客户基本资料表 （财务部）。超出信用额度出 货申请书。【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单 【内部控制制度】文件类别 销售及收款循环 作业项目 作业程序及控 制 重 点 订单处理 一、作业程序：接单：作业程序 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理 售价 X 围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价 X 围内，则由主管确认后报价。业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。接获客户订单后，业务人员需进入库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依请购作业程序进行请购。业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。订单变更：受订后在未出货前才准予受理变更。内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、控制重点：订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列 入控管。参考文件使用窗体 一、使用窗体：内部订单 订单变更单