公司供应事务处理制度.doc

制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-1第一条 供应事务的方针1供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发，选择最合适的物品。2.必须认真制订并审查采购计划，努力掌握采购技巧与技术；并且经常能站在公司的全局立场上，冷静思考与判断，谋求最有利的采购机会。3与供应商协调好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小的代价与最佳的采购条件，达成每一笔交易。4避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排好物品的采购与供应工作。5加强成本意识，在不影响各部门事务工作正常开展的前提下，严格控制物品的收发领用量，杜绝一切浪费与不当消耗，保管好物品，使供应工作及时、准确。第二条 供应事务的机构1供应事务分别由订购、验收入库与保管出库三个组承担，不同事务不得由同一个人兼管。2为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、市场交易知识以及与供应商打交道的技能，可以按物品品种，如印刷制品、消耗品、杂品与器具等等，来划分各供应人员的职务工作。3主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使供应机构的工作能紧紧围绕方针展开。4为了经常地把握市场中合适且优良的物品，从各部科选拔合适的人选，组成“供应物品研究委员会”。5定期或不定期召开“恳谈会”，邀请相关行业的关系户，共同探讨有效的供应问题，收集有关物品的信息，把握购买市场的方向。6定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协作企业进行联络，把握动向。签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-2第三条 供应设置1订购、验收与保管三个组必须分开设置，但又不能完全割裂开来；分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。2订购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位置。有关接待业务尽可能规范化与程序化，包括应答、交涉与接洽的语言都尽可能规范化。3物品接受与检验或清点，尽可能设置在宽广的场所，并配置适当的设备，以便进行充分的检验与核对。验收环节不充分，后患无穷，质量不合格，或数量不足等等，都成为本企业的损失。4保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员，不得或不能随便进入物品保管场所与仓库。第四条 购买计划1供应物品的采购，原则上有计划，按批量统一进行。任何零星、分散的、无计划的采购，都会加大采购成本，并且不能确保获得最合适的物品。2订购组应该经常地对主要中间商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册。并且，由一线人员每天记录物品市场的价格变动情况，以及商品目录变动情况，使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性。3平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式，以及有关订购与接货事务等等。4如果分事业单位所在地的物品价格便宜，或者在当地采购合算，不必按总公司的采购计划进行，允许按下列程序进行当地采购：签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-3（1）填写“当地采购申请传票”（一式三份），其中两份交总公司供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。（2）供应科据此进行测算，包括考虑批量采购折扣、运输费与采购或订购费等等，作出决策，在申请传票上作出批示，返回分事业单位，指示其按供应科的决定行事。（3）返回分事业单位的“申请传票”，作为日后向总公司财务科结算的凭证。第五条 用品规格及采购基准1编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消耗品等主要物品作出规定，以作为制订供应计划与供应事务的基准。标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（1）名称，（2）格式，（3）纸张质地，（4）大小尺寸，（5）装订，（6）每册（本）页数，（7）单价，（8）色彩等等。2确定采购或订购规格与样品，在采购或订购时参照选购，或者提供给供应商，按规格与样品供货，并作为接货与验货的基准。3对特别重要的物品，必须从使用成本的角度审视，确定采购物品的规格及采购基准。4制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度，改善物品供应事务。第六条 供应事务的运行1供应事务的主管，应该经常检查部下在执行订购方针、计划以及处理事务过程中的情况，发现问题及时予以纠正。2任何一项订购或采购，都必须两人以上进行合议与商定后进行，以便使两个人的知识与见解相互补充，并且防止在选择供应商方面出现偏颇与舞弊行为。签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-43采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适与价格合理的物品。4在采购上既要注意“货比三家”，利用竞争竞价，谋求低成本购买上的好处；又要善于利用集中订购，以及长期订购的手段，提高交易地位，谋求有利的采购条件。5有组织地对供应商进行调查与选择，把握供应商的供货信誉、资信以及物品质量。6在选择新供货伙伴时，必须进行实地调查，按事先设计的调查用表进行填写，交给供应科长裁决。对一些重要的供应商，在确定供货关系前，双方的主管至少见面会谈一次。7原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单一式三份，一份用于订购，一份用于进货验收，一份上报主管备案。8供应科应该不断地改进工作，促进供应业务合理化。（1）设立订购台账，并依靠台账，对整个供应过程，包括申请、预算、订购、收发领用等过程，进行系统管理。（2）编制订购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出报告。（3）编制若干种标准的契约书格式，以提高供货或采购契约缔结的效率，避免签约时的失误。（4）对样品按各种规格、型号与形状，进行分类整理，便于采购计划的制订、预算的编制，以及订购与验收。（5）对交易伙伴前来参观，以及对本企业供应设施、机械和操作方法进行研究，应予以接待。（6）订购预算，以及与供应商有关的各种通报，必须尽可能转告相关部门。（7）运用订购管理板，对订购事务进行管理。另外，运用订购管理卡，对订购与接货责任人员进行管理。签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-5（8）对采购价格情况进行统计分析，按类别编制报表，以示明供应商的价格情况，以及各供应商订购成本降低的意义。第七条 物品的保管1对保管物品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造，提高物品存放领取的效率，提高仓库面积利用效率，并且对各种物品进行合理分类，便于取存与有规则地码放。2保管物品的分类，原则上按下列标准进行：（1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能进行细分）。（2）备品（按通用、特殊进行细分）。（3）低值易耗品（按使用频率细分，或按价格细分）。（4）其他(按容量、重量、体积以及放置场所细分）。3仓库中货架、货柜等，都得挂上现有物品领用登记卡，对收发领用量进行登记，并核算其余量，以防止丢失与被盗。4在物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各物品申请需用量、库存量及需要订购量。5保管物品组，必须经常清理仓库各货架与货柜，及时清理死货、无用物品及废品，移入统一存放这类物品的指定地点或场所。6保管物品组必须制作仓库物品放置平面图，并在货架货柜上贴上分类与编号标签。分类与编号可以用不同颜色标出，或依物品类别用不同色彩表示。7按所保管物品品种统计并编制“收发领用月报”，送报订购组，以及主管科长。在收发领用月报中，对各部科实际领用数量进行统计。在库存余量边上，注明各部科已经提出的申请订购量签发人责任人签名