工信版（中职）计算机应用基础（基础模块）第五章电子表格处理软件应用教学课件.ppt

Y CF（中职）计算机应用基础（基础模块）第五章 电子表格处理软件应用教学课件第五章 电子表格处理软件应用 第一节 电子表格的基本操作 第二节 电子表格的格式设置 第三节 数据处理 第四节 数据分析 第五节 打印输出返回第一节 电子表格的基本操作 一、Excel 2003 的界面 1.标题栏 标题栏位于窗口的顶端，包括应用程序信息和尺寸重置角标。在标题栏最左端为Exce12003 控制菜单图标、本窗口打开的应用程序名和当前编辑电子表格文件名，如图5-1 所示，标题栏显示“Microsoft Office Excel 2003 一Bookl”，表示当前窗口打开的是Microsoft Office Excel 2003 系统，工作簿文件名为“Bookl”。单击 控制菜单图标，会出现“窗口控制”下拉菜单，如图5-2 所示，菜单中包括“最大化”、“最小化”、“还原”、“关闭”等常用窗口控制命令。标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(1)Excel 工作簿 Excel 电子表格文件称为Excel 工作簿。每个Excel 工作簿中可以存入多个Excel 工作表。每个Excel 工作表都是一个二维表格，分别由行信息和列信息表示表格中的单元格或区域。当新建第一个电子表格文件时，系统默认文件名为“Bookl，扩展名为“.xls。当继续新建电子表格文件时，系统默认文件名为“BookX,X”为整数。(2)描述Excel 单元格和区域在Excel 2003 中描述一个单元格用“列数”加“行数”表示，如第4 行6 列单元格表示为“F4”。描述一个矩形区域用左上角第一个单元格加“:”符号加右下角最后一个单元格表示，如第2 行2 列至第10 行8 列区域描述为“B3:H10”。描述某个工作表中的区域或单元格用“工作表名!区域名”或“工作表名!单元格”表示，如“Sheet2 表的第3 行2 列至第10 行8 列区域”，描述为“Sheet2!B3:H10.上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 2.菜单栏 通常情况下，标题栏下面一行为菜单栏。如图5-3 所示，菜单栏中从左至右依次包括工作簿控制菜单图标、“文件”、“编辑”、“视图”等9 个菜单项和当前工作簿尺寸重置和关闭角标。单击攘工作簿窗口控制菜单图标，会出现“工作簿窗口控制”菜单，菜单中包括“还原”、“最小化”、“最大化”、“关闭”等常 用窗口控制命令。这个菜单与Excel“窗口控制”菜单所操作对象不同。Excel“窗口控制”菜单控制整个Excel 应用程序，当其关闭时整个Excel 应用程序(包括所有打开的工作簿)将关闭;而“工作簿窗口控制”菜单仅控制本工作簿窗口，当其关闭时仅关闭本工作簿。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 通常情况下，Microsoft Office 2003 各应用程序组件的菜单均为下拉式的。在主菜单中设置有快捷键(用括号括起来并带有下划线的大写英文字母)，同时按下Alt 键与该特定字母键，即可打开相应的菜单项。在其他级联菜单中的快捷键可直接按该特定字母键即可。Excel 2003操作也不例外，菜单栏的9 个主菜单项旁均有快捷键，键盘操作时可用Alt 键与其特定字母键组合使用。与工作簿控制菜单图标和Excel 窗口控制菜单图标一样，菜单栏中的尺寸重置角标 和标题栏中尺寸重置角标 的控制对象是不同的。标题栏中的尺寸重置角标用于控制整个Excel 2003应用程序;菜单栏中的尺寸重置角标仅用于控制当前工作簿(屏幕显示的处于编辑状态的工作簿)窗口。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 Excel 2003 支持个性化菜单设计，提供简捷风格和完整风格两种菜单显示形式，如图5-4 所示。图5-4 简捷风格菜单中列出操作者经常使用的菜单命令项，图5-4 完整风格菜单中则列出全部菜单项。Excel 2003 系统会根据使用情况智能化设置简捷风格菜单内容。两种菜单显示形式的切换，可以单击在简捷风格菜单下方的奢转换按钮，也可以双击主菜单中的菜单名或在打开级联菜单后停顿几秒钟，系统则自动进入完整风格菜单形式。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 3.工具栏 Excel 2003 的工具栏与Microsoft Office 2003 的其他应用程序组件的工具栏相近。Excel 2003 将常用的操作命令按照功能进行分类，设置多个工具栏，以图形按钮(快捷按钮)的形式进行管理，并根据使用频率把每类操作命令依次显示出来，以便于用户的使用。在默认状态下，Excel 2003 菜单栏下面依次显示“常用”工具栏和“格式”工具栏，如果需显示其他工具栏，则在菜单栏中“视图”菜单下，打开“工具栏”菜单，单击所需的工具栏，即可显示。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(1)“常用”工具栏通常情况下，“常用”工具栏位于菜单栏下方，如图5-5 所示。常用工具栏中包括有20 多个快捷命令按钮，这些命令是电子表格编辑和操作时经常使用的，主要包括对表格文件的操作命令(如“新建”、“打开”、“保存”等)、简单编辑命令(如“剪切”、“复制”、“粘贴”等)、常用计算命令(如“自动求和”、“升序排序”、“降序排序”等)以及图表操作命令。如果需要添加或删除常用工具栏上的快捷按钮，可单击常用工具栏最右侧的“工具栏选项”按钮，在打开的菜单中单击“添加或删除按钮”选项，可对“常用”子菜单进行添加或删除按钮操作。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(2)“格式”工具栏“格式”工具栏集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮，如图5-6 所示。主要包括快速设置文本格式命令(如“样式”、“字体”、“字号”等)、设置单元格对齐方式命令(如“左对齐”、“居中”、“合并及居中”等)、设置数字样式命令(如“货币样式”、“百分比样式，、“千位分隔样式”)以及效果设置命令(如“边框”、“填充颜色”、“字体颜色”等)。“格式”工具栏中决捷按钮的添加或删除与“常用”工具栏中快捷按钮的添加或删除操作类似。(3)其他工具栏标题栏下方至网格工作区之间的区域可以根据需要设置菜单栏和存放多个工具栏，这个区域称为工具栏区。(4)个性化工具栏为了提高窗口的利用率，可以将多个工具栏排在一行中。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 4.编辑栏 编辑栏用于对单元格内容进行编辑操作，包括“名称框”、“插入函数”按钮和“编辑栏”。“编辑栏”是输入、编辑单元格数据的地方。在“编辑栏”中可以直接输入数值，该数值直接被填入当前光标所在单元格内。也可以填入公式，将公式计算的结果值填入单元格。当选中某个单元格时，该单元格的数据或公式相应显示在“编辑栏”中，可以在“编辑栏”中进行修改。5.网格工作区 网格工作区是制作表格的主体工作区，由一组网格组成。在新建工作簿文件时系统会默认创建三个工作表，表名称为“Sheetl,Sheet2”和“Sheet3，在网格工作区以三个标签的形式显示。Excel 的每一个工作表可容纳65 536 x 256 个单元格。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 6.滚动条 网格工作区的右侧和下方各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条，可以滚动方式快速搜索屏幕以外的窗口信息。7.行标定位栏和列标定位栏 行标定位栏和列标定位栏分别位于Excel 2003 网格工作区的最左侧和上方，用来标识表格中单元格和区域位置，便于快速选择表格及表格元素。Excel 2003 允许的最大行数为65 536 行，行用165 536 表示。Excel 2003 允许的最大列数为256 列，列用英文字母AIV 表示。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 8.状态栏 状态栏位于Excel 2003 窗口的最底部，用来显示表格处理过程中的当前工作状态信息、当前操作提示信息和计算结果等，如图5-7(a)所示表示在表格中选定单元格或区域后，对当前选定操作显示的提示信息，图5-7(b)表示在表格文字编辑时处于“改写”状态。9.任务窗格 Excel 2003 将用户常做的一些工作归纳总结后设置为不同任务类别，并将这些任务集成于“任务窗格”窗口中，以便于用户的操作和使用。Excel 2003 启动时，默认在窗口界面的右侧显示“任务窗格”。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 10.智能标记 Excel 2003 的“智能标记”为电子表格的操作提供了一系列即时提示。针对不同的操作，该功能可以提供相应的智能标记。当单击“智能标记”时，打开相应快捷菜单，在快捷菜单中提供与当前操作相关的一组操作项目，从而达到快速操作的目的。例如，选择单元格进行复制、粘贴操作后，会出现如图5-8 所示“智能标记”快捷菜单。通常情况下，系统默认按照“保留源格式”进行粘贴，即粘贴时保留粘贴对象的格式信息。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 二、工作簿和工作表 1.建立工作簿 Excel 文件又称为工作簿，用来计算和存储数据。每个工作簿可包含多张工作表，可在单个文件中管理各种类型的相关信息。当启动Excel 时，工作簿就自动打开了，一个工作簿内最多可以包含255 个工作表，工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。默认情况下，每一个工作簿文件会打开3 个工作表文件，分别以Sheetl,Sheet2,Sheet3 来命名。在启动Excel 2003 时，Excel 就自动创建了一个空白的Excel 工作簿。这是新建工作簿的最为快捷的方法。当然，我们也可采取类似新建Word 文档的方法创建工作簿。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 选择菜单“文件”一“新建”命令，这时在工作区的右侧将弹出“新建工作簿”的任务窗格。用户可以选择“空白工作簿”、“根据现有工作簿”、“模板主页”、“本机上的模板”以及“网站上的模板”等选项。通常情况下选择“空白文档”即可满足用户要求。若需使用模板，则选择“本机上的模板”选项，在弹出的“模板”对话框中选择一种模板，单击“确定”完成新建工作簿的操作。若单击任务窗格中的“根据现有工作簿”，则可以打开“根据现有工作簿新建”对话框。通过该对话框，选择已存在的工作簿的名称和所在路径，再单击“创建”按钮，即可创建一个包含和所选择工作簿内容相同的工作簿。使用这种方法新建工作簿，一般都是要使用原有工作簿的数据、样式等内容。在新建之后还要对工作簿进行修改、编辑。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 打开工作簿和“根据现有文件新建”工作簿的操作类似，可选择菜单“文件”“打开”命令，或者单击常用工具栏上的“打开”按钮，这时将弹出“打开”对话框(和“根据现有工作簿新建”对话框相似)，在其中按路径和名称找到要打开的工作簿，然后单击“打开”即可。打开Excel 工作簿。单击“打开”按钮旁的“，”按钮，可弹出一个菜单，从中可以选择五种打开工作簿的方式。其中“打开并修复”命令能帮助用户对损坏的工作簿执行检测并尝试修复其检测到的任何故障，如果无法修复，则可以选择提取其中的数据，包括公式和值。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 2.保存和关闭工作簿 当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，或者由于数据量较大需要多次输入时，需要将文件保存起来，以防止数据丢失。保存工作簿可以选择菜单“文件”“保存”命令或者单击“常用工具栏”中的“保存”命令按钮。如果文件不是第一次保存，文件菜单内就会有“另存为”选项。单击后弹出“另存为”对话框。用户可将已有文件另外存一个副本。当完成了对工作簿的编辑并保存之后，就可以将其关闭了。关闭文件的方法简单、多样，但要注意不同方法之间的区别。若要关闭处于编辑状态的活动文档，选择菜单“文件”“关闭”即可，也可以单击工作区右上角的“x”按钮。如果关闭的文件在编辑之后没有保存的话，Excel 会有消息框弹出，询问是否要保存修改过的文件。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 3.自动保存设置 和Word 2003 一样，Excel 2003 也可以设置自动保存。这样，即使用户忘记保存工作簿，或工作簿在工作时意外出错时，Excel 也能帮助用户找回丢失的数据。选择菜单“工具”“选项”命令，选择“选项”对话框的“保存”选项卡。首先要选中“保存自动恢复信息”复选框，然后在这个对话框内设定自动保存的时间间隔，并在“自动恢复文件保存位置”一栏设置自动恢复文件保存的位置。自动保存的时间间隔越短，那么用户丢失数据的风险越小。但也不应将间隔时间设置得太短，因为这样会加重电脑负担，并且可能影响用户的编辑工作(在自动保存时，用户暂时无法编辑工作簿)。建议自动保存间隔时间为510 分钟。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 4.创建工作表 要创建一个Excel 表格，先要对所掌握数据进行分析，确定建表的最终目标是要体现什么规律、说明什么情况、反映什么结果，以此来设计表格。在本例中，需要创建一个计算机系的工资明细表。最终目标是要清楚地反映每位教师的工资明细，并能直观比较各位教师之间的工资项数据。在Excel 表格系统中，工作表为二维表。一般情况下，行称为记录，表示一组独立的信息;列称为字段，表示各组信息间都具有的属性。因此，设计时可将工资项名称作为一组描述信息，将教师个人信息作为另一组描述信息，利用这两组描述信息构成一个二维工作表。在两组信息中工资项名称在通常情况下是固定不变的，并且项目较少，将其设计为表格列字段，方便在一行内显示。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 教师信息会随人事调动而调整，信息是动态的，将其设计为行记录，这样每位教师个人的信息可以在一行显示，便于管理和分析。通常表格结构可分为抬头(标题及说明)区、正文区及落款区。在工资明细表中表格结构如图5-9 所示，抬头区包括工资明细表标题、部门名称和月份，正文区包括表头部分(横表头表示表格字段列表，竖表头标识记录数据)和记录数据部分，落款区包括制表人、审核人和日期等。在“A1”单元格中输入标题文字“工资明细表”。在第3 行、第1 列的“A3”单元格中输入“职工号”字段名。依次在第3 行后续单元格中继续输入“姓名”、“基本工资”、“交通补助”、“工龄”、“奖金”和“实发工资”等工资项。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 在第4 行“A4”单元格，输入第1 位教师的“职工号”信息“012。当直接输入该信息时系统默认为数值，自动将该信息前的“0”去掉。为确保正确输入，应在输入信息前加入半角英文的单引号“”，表示其后数字字符为数字字符串，而不是数值，即在“A4”单元格中输入012，如图5-10 所示。在第4 行“B4”单元格，输入第1 位教师的“姓名”信息。从第5 行以后依次输入其他教师信息，同上，教师信息输入完成后，如图5-11 所示。在如图5-11 的第2 行“A2”单元格中输入“部门名称:”，“B2”单元格中输入“计算机系”，“凡”单元格中输入“月份:”，“G2”单元格中输入“3“。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 在如图5-11 的第12 行“A12”单元格中输入“总计人数(人)”，在“D12”单元格中输入“合计金额(元)”。在如图5-11 的第13 行“A13”单元格中输入“制表人”，C13”单元格中输入“审核人”，F13”单元格中输入 旧期”。这样，工作表结构就输入完成了，如图5-12 所示。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 5.保存与关闭工作表 在进行Excel 电子表格处理时，随时保存是非常重要的。Excel 电子表格文件保存默认扩展名为“.xls。一个Excel 电子表格文件也称为一个Excel 工作簿，在一个Excel 工作簿中可以存放多个Excel 工作表，习惯上一个Excel 工作表中只存放一个二维表格。保存操作可以通过两种常用的方法进行:一种是直接使用命令保存;另一种是通过设置保存自动恢复信息由系统定时保存。下面就利用保存Bookl 工作簿操作，介绍数据保存的常用方法。在菜单栏的“文件”菜单中，如图5-13(a)所示，单击选择“保存”命令;或在“常用”工具栏中选择“保存”命令按钮，如图5-13(b)所示;还可以利用快捷健Ctrl+S 保存文件。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 如果是保存新文件，则系统自动打开“另存为”对话框，在其中的保存位置栏中选择文件的保存路径，如“D:Excel;如果保存路径不存在，可以利用保存位置栏右侧的“新建文件夹”按钮创建所需路径;在保存类型栏中系统默认文件保存为“Microsoft Excel 工作薄(*.xls”类型;在文件名栏中输入新文件名，如“工资明细表.xls 输入完成后，单击“保存”按钮确定保存。保存后Excel 标题栏上显示信息为“Microsoft Office Excel 2003一工资明细表.xls”。如果是保存已有文件，选择“保存”命令、“保存”命令按钮或利用快捷键Ctrl+S 后，稍等几秒钟，系统将自动保存文件。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 6.数据的输入 在电子表格操作中输入数据是一件既烦琐又容易出错的工作。为了方便进行数据的录入，分析数据产生的来源和数据间关系，可以将数据分为原始数据和加工数据。原始数据必须通过手工进行录入，而加工数据是以原始数据为基础在一定条件下进行采集和加工获得的数值，可以通过调用或公式计算等方法进行录入。(1)常规输入法常规输入法即手工录入，出错率较高，在数据输入时应尽量少用此方法。如在工资明细表中输入教师的基本工资、交通补助和工龄。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 单击选取输入单元格，如单击“C4”单元格输入张倩的基本工资“546，此时单元格中出现插入点光标，状态栏中就绪状态改为编辑插入状态，输入的数值“546”在单元格和编辑栏中同时显示，编辑栏名称框右侧出现了壤“取消”按钮和嫩“插入”按钮，如图5-14 所示;确认数据输入，可以单击撇“插入”按钮，当前光标保持在原编辑单元格;可以按Enter 健，当前光标进入本列下一个单元格;可以按Tab健，当前光标进入本行下一个单元格;单击选择需要录入数据的任意单元格，当前光标进入所选择单元格。简单工资明细表常规类型单元格数据输入完成后，如图5-15 所示。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(2)通过调用法输入数据调用法是指通过设置调用关系，将指定被调用单元格数值赋值给当前调用单元格。这种关系具有长期性，当指定单元格数值发生变化时，调用单元格中数值也随之发生变化。被调用的单元格可以是本工作表中任意单元格，也可以是本工作簿中某工作表中任意单元格，还可以是本工作簿以外的指定工作簿中指定工作表的任意单元格。具体操作方法如下:单击选中调用单元格;输入“=”及被调用单元格描述信息，如图5-16 所示;被调用单元格为本工作表中任意单元格，则直接用单元格名表示，如“B4 被调用单元格为本工作薄指定工作表中的任意单元格，则用“表名!单元格名”表示，如“Sheetl!C3;单击“插入”按钮，完成输入。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 三、数据保护 1.保护表格的作用和对象 Excel 电子表格最大的特点是表格管理的灵活性和易操作性。但是，这也就意味着数据安全性大大降低。在电子表格的处理和使用时，经常会遇到不同用户在使用同一表格的情况，因此，填写人对表格进行修改时很容易搞乱表格。为了解决这一问题，Excel 2003 中设计了保护功能，可以将关键单元格或单元格区域保护起来，实现表格的安全填写。一个完整的表格通常包括表头区、原始数据区和统计数据区。表头区表明了数据管理信息的名称，统计数据区蕴含了各种数据处理的手段、法则和规律，都必须加以保护，以免任意修改和误操作造成数据损失。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 2.设置工作表保护(1)设置单元格或单元格区域的锁定和解除锁定 锁定单元格区域:选择需要锁定的单元格或单元格区域。在菜单栏的“格式”主菜单中选择“单元格”菜单命令，弹出“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中选定“锁定”复选钮，一般情况下，系统默认单元格均为“锁定”状态。单击“确定”按钮，确认锁定设置。解除单元格区域锁定:选择需要解除锁定的单元格或单元格区域。在菜单栏的“格式”主菜单中选择“单元格”菜单命令，弹出的“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中取消“锁定”复选钮。单击“确定”按钮，确认取消锁定设置。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(2)设置工作表保护 在菜单栏的“工具”主菜单中，选择“保护”级联菜单下“保护工作表”菜单命令;在弹出的“保护工作表”对话框中，如图5-17 所示，在“取消工作表保护时使用的密码”文本输入框中输入自定义密码;在“允许此工作表的所有用户进行”框中，选中单击“确定”按钮确认工作表保护设置。弹出“确认密码”对话框，重新输入自定义密码，如图5-18 所示。单击“确定”按钮确认密码设置，工作表保护设置完成。刚试保护:单击工作表中单元格，无法选择锁定单元格，而未锁定单元格内可以继续进行选择、修改等操作。“选定未锁定的单元格”复选钮。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(3)撤销工作表保护 在菜单栏的“工具”主菜单中，选择“保护”级联菜单下“撤销工作表保护”菜单命令。在弹出的“撤销工作表保护”对话框中，在“密码”文本输入框中输入保护密码。单击“确定”按钮，工作表保护即被撤销。(4)指定用户访问受保护区域通过可编辑权限的设置允许用户编辑被保护表格的指定区域。如果有Windows 2000/XP 操作系统，则可允许特定的用户对特定的单元格或单元格区域进行编辑。即使单元格已被锁定，允许访问的用户仍可对其进行编辑。只有在工作表受到保护后，用户的访问限制才生效。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 在菜单栏的“工具”主菜单中，如图5-19 所示，选择“保护”级联菜单下“允许用户编辑区域”菜单命令，弹出“允许用户编辑区域”对话框，如图5-20 所示。“允许用户编辑区域”命令仅在工作表未受保护时才可用;.在“允许用户编辑区域”对话框中，单击“新建”按钮，弹出“新区域”对话框，在其中输入相关信息。单击“权限”按钮设置权限，在弹出的“区域1 的权限”对话框中，单击“添加”按钮，又打开“选择用户或组”对话框，如图5-21 所示，选择“高级”按钮，在弹出的对话框中单击“立即查找”按钮，在用户信息 栏中选择用户。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作 连续单击“确定”按钮，依次确定四个对话框的设置。接着，弹出“确认密码”对话框，在其中确认密码。返回“允许用户编辑区域”对话框，其中显示新设置的区域信息，单击“保护工作表”按钮，设置保护工作表。系统弹出“保护工作表”对话框，同前面介绍的设置工作表保护操作，设置并确认设置“取消工作表保护时使用的密码”，完成工作表保护设置。上一页 下一页 返回第一节 电子表格的基本操作(5)设置单元格公式的隐藏保护 选择需要隐藏的单元格或单元格区域;在菜单栏的“格式”主菜单中选择“单元格”菜单命令，弹出的“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中选定“隐藏”复选钮。单击“确定”按钮，确认隐藏设置。设置工作表保护后，可观察到被设置隐藏的单元格或单元格区域的公式在编辑栏中不显示。上一页 返回第二节 电子表格的格式设置 一、表格的简单编辑与调整 1.选取单元格(1)选择单元格和区域选择单一单元格非常简单，只需要利用鼠标单击指定单元格，或将光标键移动到指定单元格即可。选中单一单元格如图5-22(a)所示。选择单一区域即连续单元格，需要单击选择单一区域第1 个单元格，拖动到最后一个单元格后再松开鼠标，选中单一区域如图5-22(b)所示。(2)选择不规则区域选择不规则区域，即多个不连续单元格，先按单一区域选定方法选择一个区域，再按住“Ctrl 键选择下一个单元格或区域，依次类推。选中不规则区域如图5-23 所示。下一页 返回第二节 电子表格的格式设置(3)选择整列、整行或整张工作表选择整行:在行标号上单击鼠标即可，如图5-24(a)所示，在第2 行标号2 上单击选择;选择整列:在列标号上单击鼠标即可，如图5-24(b)所示，在第3 列标号C 上单击选择;选择整张工作表:如图5-24(c)所示，在行标号和列标号交叉点，即最左上角单元，单击鼠标，整张工作表即被选中。2.编辑对象的移动(1)单元格的移动在Excel 2003 中可以利用鼠标操作 移动单元格，如图5 一25 所示，在工作表上有三种格式，将其 中“格式二”单元格移动位置，操作如下:上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 单击选择“格式二”所在单元格，如图5-26(a)所示，此时，鼠标光标为“”空心十字光标。移动光标到选中单元格上边线，鼠标光标变为“”实心十字箭头光标，如图5-26(b)所示。拖动“”箭头光标到目标单元格，如图5-26(c)所示，目标单元格出现虚线框。松开鼠标，如图5-26(d)所示，目标单元格显示为“格式二”，但单元格宽度不随“格式二”单元格宽度变化;原“格式二”单元格内容为空，格式恢复为系统默认单元格格式，“格式二”单元格移动完成。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 在Excel 2003 中还可以利用“剪切”和“粘贴”操作移动单元格。如将上例中改为利用“剪切”和“粘贴”操作移动“格式二”单元格，操作如下:单击选择“格式二”所在单元格，如图5-27(a)所示，单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，“格式二”所在单元格边框变为动态虚线框，如图5-27(b)所示。单击选择目标单元格，如图5-27(c)所示。单击选择“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，将原“格式二”单元格内容和格式均复制到目标单元格，如图5-27(d)所示，原“格式二”单元格内容为空，格式恢复为系统默认单元格格式，“格式二”单元格移动完成。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置(2)移动行或列在Excel 2003 中行或列的移动操作较为复杂。方法是:先利用插入行(或列)命令在指定位置插入一个新行(或列);再利用复制行(或列)命令或剪切行(或列)命令将原行(或列)信息存入剪贴板;接下来，利用粘贴行(或列)命令将剪贴板中信息粘贴到新行(或列)中;最后，删除原行(或列)。3.编辑对象的复制(1)单元格的复制在Excel 2003 中，对单元格的复制可以通过“复制”和“粘贴”操作，也可以利用单元格填充柄操作。利用“复制”和“粘贴”操作复制单元格，如将图5 一25 所示工作表中“格式二”单元格复制到指定位置，操作如下:上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 选择“格式二”所在单元格，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，“格式二”所在单元格边框变为动态虚线框;选择目标单元格，单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，将原“格式二”单元格内容和格式均复制到目标单元格，原“格式二”单元格内容和格式不变;目标单元格下方出现智能标记 粘贴选项，按钮，单击该按钮，出现一个有助于确定在工作表方式中如何粘贴的列表，列表选项取决于填充的内容、填充内容所在的程序以及填充的文本或数据的格式。本操作中，系统默认粘贴为“保留源格式”，即单元格内容和格式同时复制。常用的“粘贴选项”还包括:“匹配目标区域格式”，即仅复制单元格内容，格式采用目标单元格源格式;“保留源列宽”，即同时复制单元格内容、格式和列宽;“链接单元格”，即自动设置公式，利用该公式调用原单元格内容，当源数据修改后，目标单元格数据也随之变化。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 利用单元格填充柄复制单元格，将上例图5 一25 所示工作表中“格式二”单元格复制到指定位置，操作如下:单击选中“格式二”单元格，单元格出现粗线框，将光标移动到填充柄上，鼠标光标从”变为十字光标“+”:在填充柄上按住鼠标左健，并拖动到适合位置，拖动区域显示虚线框，松开鼠标，如图5-28 所示，单元格中显示复制内容:上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 在目标单元格右下方出现智能标记“自动填充”按钮，单击该按钮，弹出一个用于确定工作表填充方式的列表，列表选项取决于填充的内容、填充内容所在的程序以及填充的文本或数据的格式。如图5-28 所示，本操作中系统默认自动填充方式为“复制单元格”，即单元格内容和格式同时复制。常用的自动填充方式还包括:“仅填充格式”，即仅将单元格格式复制到目标单元格，内容不复制;“不带格式填充”，即仅将单元格内容复制到目标单元格，格式保留目标单元格原有格式设置。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置(2)行与列的复制在Excel 2003 中，对行和列的复制可以通过“复制”和“粘贴”操作进行。单击选中需要复制的行(或列)的行标号(或列标号)，如图5-29(a)所示;单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，如图5-29(b)所示，出现动态虚线框，系统自动将需要复制的行(或列)信息存入剪贴板;选择复制的目标行(或列)的行标号(或列标号)，如图5-29(c)所示;单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，系统将剪贴板中信息粘贴到目标行(或列)中，如图5-29(d)所示，目标行(或列)中原有信息被覆盖。在目标行(或列)下方(或右侧)出现智能标记 粘贴选项，按钮，该“粘贴选项，按钮的说明及具体操作同“单元格的复制”。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 4.编辑对象的撤销与恢复 在编辑中经常出现误操作，解决的简单方法是利用城象 撤销，按钮和“恢复，按钮进行操作。5.编辑对象的删除与清除 在Excel 2003 中系统提供了两种编辑对象的删除操作，即删除和清除。(1)删除对象 选择被删除对象。在菜单栏的“编辑”主菜单中，选择“删除”菜单命令。系统弹出“删除”对话框。在“删除”对话框中选择是否删除整行或整列，如果删除对象为单元格或区域时，则选择删除后的填充方法。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置(2)清除对象 选择被清除对象。在菜单栏的“编辑”主菜单中，选择“清除”菜单命令。在打开的“清除”菜单的下级菜单中，选择清除命令的具体内容。选择“全部”命令，表示不但清除该清除对象的内容还清除格式设置，清除后格式为系统默认格式;选择“格式”命令，表示只清除该清除对象的格式设置，清除后格式为系统默认格式;选择“内容”命令，表示只清除该清除对象的内容，清除后格式不变;选择“批注”命令，表示只清除该清除对象的批注信息。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 6.编辑对象的插入(1)插入单元格 选择将要插入单元格对象的位置，如图5-30 所示。在菜单栏的“插入”主菜单中，如图5-31 所示，选择“单元格”菜单命令。打开“插入”对话框，在其中设置当前位置插入新单元格后，当前活动单元格的移动方式。系统允许活动单元格进行右移和下移操作，如果选择“活动单元格右移”，则插入新单元格后工作表如图5-32 所示。在新插入的单元格下方，如图5-32 所示，会出现智能标记“插入选项”按钮，单击选择该按钮，打开格式选项列表快捷菜单，可以选择新单元格的格式设置，系统默认为“与左边格式相同”，即与新单元格左边单元格的格式相同。常用格式还包括:“与右边格式相同”，即与新单元格右边单元格的格式相同;“清除格式”，即以系统默认格式设置为新单元格格式。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置(2)插入行或列 选择将要插入行对象(或列对象)的位置。在菜单栏的“插入”主菜单中，选择“行”(或“列”)菜单命令。系统自动在当前活动行(或列)上插入新行(或列)，如图5-33 所示。在新插入的行下方(或列右侧)，如图5-33 所示，出现智能标记“插入选项”按钮，单击选择该按钮，打开格式选项列表快捷菜单，可以选择新行(或列)的格式设置。行列操作不同选项列表项也不同，对于插入行(或列)操作系统默认为“与上面(或左边)格式相同”，即与新行的上面行(或列的左边列)的格式相同。插入行(或列)操作常用格式还包括:“与下面(或右边)格式相同”，即与新行下面行(或列的右边列)的格式相同;“清除格式”，即以系统默认格式设置为新行(或列)格式。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 二、表格的简单修饰 1.利用菜单进行单元格格式修饰 Excel 2003 提供了大量的格式修饰命令，其中主要的命令均集成在“单元格格式”对话框中。打开“单元格格式”对话框的方法为:在菜单栏的“格式”主菜单中，选择“单元格”菜单命令。系统弹出“单元格格式”对话框，其中包括六个选项卡。“数字”选项卡，可以设置各种类型的数值格式;“对齐”选项卡用于设置单元格文本对齐方式、文本控制及方向等;“字体”选项卡可用于设置文本字体、字号等;“边框”选项卡用来设置单元格有无边框、边框效果等;“图案”选项卡用于设置单元格背景效果;“保护”选项卡用于在工作表被保护时锁定单元格或隐藏公式等操作。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 2.利用工具栏进行单元格格式修饰 Excel 2003 将常用格式设置命令设计为图片按钮，打包为“格式”工具栏，如图5-34 所示，可快速进行格式设置。3.添加表格框线 添加表格框线是合理标识电子表格数据的一种简捷而有效的方法。一般可以通过菜单和工具栏按钮两种方法进行设置。利用菜单添加表格框线:在菜单栏的“格式”主菜单中选择“单元格”级联菜单命令;在打开的“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中，根据需要选择线条的样式和颜色，并设置边线位置。利用工具栏按钮添加表格框线:在“格式”工具栏中选择“边框”按钮打开“边框”工具栏，选择设置边框。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 三、表格数据的填充操作 1.有规律的数据 仔细观察待处理的数据，经常可以发现这些烦琐的数据其实是有规律可循的。例如，在教师工作情况表中，职工号字段基本上是连续分配的，性别字段只有“男”和“女”两个值，部门字段只有“中文系”、“经济系”和“计算机系”三个部门值等。在教师情况工作表中的记录和教师工资明细表中的记录是一一对应的，且其中职工号字段、姓名字段等都是相同的。Excel2003 充分考虑到这些类型数据的重复输入问题，提供多种数据输入的方法，因此，通过一些技巧可以更方便、快捷、准确地进行数据输入。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 2.自动完成 Excel 2003 在数据输入时设计了多种智能填充功能，自动完成功能就是其中的一种。每当进行数据输入时，总会遇到一些重复的数据需要录入，如在输入教师情况表工作表时总要输入“中文系”、“经济系”和“计算机系”三个值，当该字符串第二次录入时，只要输入了第一个字符，系统会默认自动填入以后的字符并以反白方式显示，如图5-35 所示。如果自动完成填入的数据正是需要的数据，则单击Enter 键确认或单击编辑工具栏中“输入”按钮即可。如果该数据不是所需数据，则可不必理会，继续手工输入。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 3.选择列表 输入相同数据项时，也可以利用选择列表功能。即单击选 中填充单元格，如图5-36(a)所示;右击打开快捷菜单，如图5-36(b)所示;在其中选择“从下拉列表中选择”命令，即可出现图5-36(c)所示的选择列表，从中直接选择数据值。Excel 2003 的选择列表功能是指利用同列中已经输入的连续字段数据进行选择填充。这里的连续字段是指当前填充单元格上部的连续单元格数据和其下部的连续单元格数据，如图5-36(a)所示，B4 为填充单元格，选择列表由图5-36(c)所示的“经济系、计算机系、数学系、法律系和电子系”构成。而“中文系”、“英语系”和“法语系”因为是不连续的(即中间出现空单元格)而不能出现在选择列表中。上一页 下一页 返回第二节 电子表格的格式设置 4.自动填充 Excel 2003 的自动填充功能可以根据已输入的数据(即种子数据)，按照Excel 的默认约定，对连续单元格进行数据填充。填充操作步骤如下:输入种子数据，并选中所有种子数据，如图5-37(a