公司企业行政管理01-快递收发管理办法.docx

快递收发管理办法第一条 目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约成本，确保公司快递、信件的收发工作能及时、准确、高效的完成，特制定本管理办法。第二条 适用范围本管理办法适用于公司全体员工。第三条 管理职能（一）公司综合管理中心负责本管理办法的实施和督促。（二）各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。第四条 快递公司的选择（一）A类：紧急件、贵重件（如增值税专用发票、证件、贵重物品等）选择顺丰快递。（二）B类：普通件（如资料、文件、普通配件等）选择申通快递。第五条 收发快递流程及注意事项（一）发件：1. 按寄件类别选择快递公司。2. 在前台领取快递单及外包装。3. 用正楷字用力清晰填写快递单收件方和寄件方详细资料（如收件人、收件人地址、联系电话，寄件人、寄件人地址等）。4. 检查填写是否正确，确保每页快递单内容都能清晰辨认。5. 选择顺丰快递的，请填写公司月结单号：010 433 5762。6. 月结单号由快递公司电脑识别，填写数字要分散，不可重叠以及写连笔数字。7. 认真填写快递件收发（签收）登记表（附件1），以便日后查询和部门费用核算。8. 快递件收发（签收）登记表需部门第一负责人签字确认后方可交给前台（除财务邮寄增值税专用发票以外）。 9. 公司统一发送快递时间：每日17:40，请务必在17:30前将快件放在前台桌子上。10. 因私发快递请自行找快递员结算费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处以双倍罚款并通报批评。11. 公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。（二）收件：1 因快递员通常都会联系收件人取件，所以公司原则上都由本人收取快递；2 由前台代收的快递将送交本人或放置在收件人工位，如有丢失或损坏代收人员将不承担任何责任；3 因公收取到付邮件，请务必到前台填写快递件收发（签收）登记表并将快递底单交给前台保管，以便月底结账和部门费用核算；4 因私收取到付邮件，请自行结清费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处以双倍罚款。第六条 相关人员职责（一） 寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。（二） 寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。（三） 行政部负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到保价额度的应提醒寄件人进行保价寄发）。第七条 费用管控（一） 所有发件费均挂到发件部门，每日前台根据快递底单按部门进行登记，月底前台提供快递单及快递件收发（签收）登记表，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。（二） 对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管副总经理、总经理确认后报综合管理中心。（三） 综合管理中心对公司整体快递费进行结算。1.顺丰快递：每月底核对快递底单，申请月结款；2.申通快递：单日使用备用金结算，月底统一开发票；3.每月底整理各部门快递费用分摊表，交至财务管理中心。第八条 遗损件索赔（一） 寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。（二） 前台须对每单索赔件记录在快递件遗失/损坏登记表（附件2）上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。第九条 附则（一）本规定由综合管理中心负责解释。（二）本规定自下发之日起开始实施。附件：1.快递件收发（签收）登记表2.快递件遗失/损坏登记表附件1： 部快递件收发（签收）登记表日期收/发快递公司快递单号联系人公司名称/地址寄件物品收/寄件人费用部门经理签字附件2：快递件遗失/损坏登记表收/发件日期快递公司快递单号遗失/损坏公司名称/地址物品收/寄件人处理结果