公司档案归档和文书材料归档制度.docx
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1、公司档案归档和文书材料归档制度公司档案归档和文书材料归档制度档案归档制度 为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来,建立起内容丰富,结构合理的室藏结构,更好地为单位业务工作和其他工作服务,制定本制度。第一章归档范围 凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料,均属归档之范围。1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。3、同级
2、单位和非隶属单位须要执行、业务或工作联系亲密以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。4、直属下级单位报送的重要的工作安排、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。5、本公司重要活动、重大事务以及特地业务形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。其次章归档时间 须要归档的文件材料,一般按年度进行整理归档,即须在当年上半内,将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料,根据规定先由文书部门或业务部门收集齐全,整理装订,再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。对于专业方面的特地文件、特别载体的文件,如基建档案
3、等,可以适当延长收集归档时间,但也要在办理完毕后刚好收集、整理、归档。第三章归档的基本要求 1 归档的文件材料须齐全、完整、精确,即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等,不得残缺不齐。2、归档的文件材料应系统、条理、规范,即符合文件的自然形成规律,保管期限区分精确,分类科学,组卷合理,卷盒内文件排列有序、条理清晰。3、归档进室的档案肯定符合要求,案卷题名简明准确,归档书目内容完整精确,统一装订整齐美观,案卷排列及编号符合规定。4、机关单位发文应建立两套制(打印正文保存两份),机关及撤消单位的档案都要根据国家规定,定期向档案馆移交。文书材料归档制度 第一章归档范围 1、党、政、工、团
4、各部门在工作中形成和处理的具有保存价值的各类文件材料。2、各业务部门在管理活动中形成和处理的具有保存价值非技术性文件材料。3、外出参观、学习、开会带回来的及向外单位索取的具有保存价值的非技术性文件材料。其次章归档时间 归档文件材料按要求整理后,于次年三月底前归档。第三章归档份数 公司的发文要求归档两套,一套定稿与印件,一套印件。第四章文书材料整理的质量要求 为了保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,对归档文件材料整理质量提出如下要求:1、为保证归档文件材料整理质量,文件制发一律采纳国家标准规定的用纸规格,左侧留有装订线,不在装订线之外修改文件或批留意见,起草、修改、签发、文件一
5、律用钢笔或毛笔,运用耐久性较好的书写材料,如墨汁、兰黑及碳素墨水,不准运用铅笔、园珠笔、红墨水和纯兰墨水。2、归档的文件材料肯定要齐全、完整。3、整理文件时,应保持文件的有机联系,以件为整理单位,进行文件级整理,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。4、将文件按年度分开,不同年度的文件一般不得放在一起整理归档;但跨年度的请示与批复应放在复文年整理归档;没有复文的放在请示年整理归档;对于安排、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,应按文件落款日
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