高级应用.ppt
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1、Office高级应用高级应用第1章 常用文档制作Office高级应用高级应用第2章 Word长文档的排版小李主要的学习任务是对毕业论文进行排版。项目描述项目描述目录目录2.1纲目结构12.2版心设置22.4多级列表42.3样式3 32.5脚注、尾注52.6题注及交叉引用62.8页码82.7分页与分节3 72.9页眉与页脚92.10目录102.11审阅与修订纲目结构可以让作者理清思路。建议:写纲目结构时,不要写编号。后期直接使用项目编号。2.1 纲目结构纲目结构图 2 1大纲工具 版心就是文字所占的位置的面积,即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。2.
2、2 版心设置版心设置版心就是文字所占的位置的面积,即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。2.2 版心设置版心设置普通对称页边距拼页书籍折页反向书籍折页【例2-1】打开素材文件中的“论文素材.docx”文档,并设置其页面的纸张大小为A4(21.029.7厘米);版芯位置(正文位置):上边界3.5厘米、下边界3.0厘米、左边界3.0厘米、右边界2.5厘米、装订线位置定义为0厘米,页眉距边界2厘米,页脚距边界2.2厘米,每页36行。2.2 版心设置版心设置利用样式可以批量的设置或修改文档的格式,并且样式是后续设置多级列表、题注、目录等内容的基础。2.3.1
3、 样式样式是一套预先定义好的文本、段落、边框和编号等的格式,包含字体、字号、字形、颜色、对齐方式、行距、边框等。2.3 样式样式【例2-2】将素材文件夹中的“word样式应用.docx”文档,所有红色的加粗的文字应用“标题1”样式,所有绿色的文字应用“标题2”样式。掌握利用样式选择文本的方法。2.3 样式样式2.3.2 新建样式新建样式2.3.3 修改或删除自定义样式修改或删除自定义样式2.3 样式样式2.3.4 复制样式复制样式 利用导入导出的方式将一个Word文档中的样式复制到另外一个Word文档中。2.3 样式样式【例2-3】素材文件夹中有“会计电算化.docx”书稿和“样式标准.doc
4、x”2个文档,进行如下操作:(1)将“标题3”样式的格式更改为:小四号、宋体、加粗、段前12磅、段后6磅、行距最小值12磅。(2)将“样式标准.docx”中的“标题1,标题样式一”和“标题2,标题样式二”复制到“会计电算化.docx”文档样式库中。(3)书稿中包含三个级别的标题,分别用“(一级标题)”、“(二级标题)”、“(三级标题)”字样标出。按要求对各级标题分别应用“标题1,标题样式一”和“标题2,标题样式二”和“标题3”样式。(4)样式应用结束后,将书稿中各级标题文字后面括号中的提示文字及括号“(一级标题)”、“(一级标题)”、“(三级标题)”全部删除。要点: (1)修改样式 (2)复制
5、样式 (3)利用替换快速应用样式2.3 样式样式文档内容较多时,通常都会将文档分为章、节、小节等多个层次,并为每一层次编号,可以使用Word的多级列表功能自动为各级标题编号,免去人工编号的麻烦,也避免了出错。前提:在使用多级列表前,先将各级标题设置对应的大纲级别或样式级别,如标题1、标题2、标题3等,然后使用多级列表比较方便。2.4多级列表多级列表2.4多级列表多级列表先选择要设置的1个级别设置该级别的编号样式设置该级别对应的标题样式。一般1级对应标题1,2级对应标题2。【例2-4】为素材文件夹中的“论文素材.docx”的各级标题和正文的格式,要求如下:正文标题采用阿拉伯数字标引(阿拉伯数字与
6、标题文字之间空一个汉字符,不加标点符号,如一级标题(1 ;二级标题(1.1 n.1 );三级标题(1.1.1 1.1.2 1.1.3 ),一级标题用小二号、二级标题用三号、三级标题用小四号,字体用黑体加粗、顶格排列、前后段间距0.5行或6磅;各级标题中的英文字母和阿拉伯数字采用半角Times New Roman字体。正文文本:宋体小四号、行间距为固定值22磅、所有标点符号采用宋体全角、英文字母和阿拉伯数字采用半角Times New Roman体的要求排版,每段首行缩进两个汉字。2.4多级列表多级列表脚注和尾注主要分为两个部分:一个是插入到文档中的引用标记;另一个就是注释文本。1.插入脚注和尾注
7、2.编辑脚注和尾注移动、复制或删除脚注或尾注时,所处理的实际上是注释标记,而非注释的文字。3.脚注和尾注的转换2.5 脚注、尾注脚注、尾注题注就是给图片、表格、公式、图表等项目添加的名称和编号。交叉引用可以将文档插图、表格、公式等内容与相关正文的说明内容建立对应关系,例如,可为标题、脚注、题注、编号段落等创建交叉引用。1.插入题注插入题注2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用2.自动插入题注自动插入题注通过设置“自动插入题注”,当每一次在文档中插入图形或其他项目对象时,Word能自动加入含有标签及编号的题注。2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用3.题注的交叉引用题注的交叉引用2.6 题注及交叉引
8、用题注及交叉引用整项题注:包含标签、编号和整项题注:包含标签、编号和题注文字。题注文字。只有标签和编号:包含标签、只有标签和编号:包含标签、编号。编号。只有题注文字:包含题注文字。只有题注文字:包含题注文字。【例2-5】为素材文件夹中的“论文素材_3.docx”文档做如下操作:(1)分别在前2个表格上方和前4张图片下方的说明文字左侧添加形如“表1-1”、“表2-1”、“图1-1”、“图2-1”的题注,其中连字符“-”前面的数字代表章号、“-”后面的数字代表图表的序号,各章节图和表分别连续编号。(2)将样式“题注”的格式修改为楷体、五号、加粗、居中。(3)在文档中用红色标出的文字的适当位置,为前
9、两个表格和前三个图片设置自动引用其题注号。2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用4.编号项的交叉引用编号项的交叉引用参考文献也可以通过交叉引用到编号项来实现5.更新编号和交叉引用更新编号和交叉引用2.6 题注及交叉引用题注及交叉引用1.分页分页分页符是word中的一种特殊的符号,在该符号的位置处将强制开始下一页。通过“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”下拉列表中“分页符”或使用Ctrl+Enter来插入分页符2.7 分页与分节分页与分节2. 分节分节Word是以节为单位来设置页面格式的。在默认情况下,Word文档都只有一节。什么时候需要分节?若文档前后页的纸张大小、纸张方向、页边距、页
10、面边框、页面的垂直对齐方式、页码样式、页眉等内容不同时,就需要分节。2.7 分页与分节分页与分节2.分节分节2.7 分页与分节分页与分节选项选项功能作用功能作用下一页下一页 光标当前位置之后的全部内容将移到下一页上。此时同时完成了分节和分页。在书稿和学位论文中,一般在每一章的末尾添加这样的分节符,使下一章从新页开始。连续连续在光标当前位置插入分节符,只是分节,不分页。分栏就是这种分节符。奇数页奇数页 新节从下一个奇数页开始。同时完成了分节和分页。光标当前位置之后的内容将转到下一个奇数页上。如果下一页刚好是偶数页,则会自动在插入一张空白页。默认情况下,各节默认的起始页码均为1。有些书稿每个章标题
11、总是打印在奇数页,就是使用的该分节符。偶数页偶数页 同能与“奇数页”类似,只是新节从一个偶数页开始。若要删除分节符,可以进入“大纲视图”或“草稿视图”,单击要删除的分节符,然后按“Delete”键即可。2.分节分节【例2-6】在例2-5的基础上,将素材文件夹中“封面.docx”和“摘要.docx”的内容复制到将“论文素材_3.docx”文档的标题前面,然后按照图 2 24所示的结构进行分页和分节操作。2.7 分页与分节分页与分节书籍一般在每页都印有页码,通过“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页码”按钮,从下拉列表中指定页码的位置和样式即可。分节后,在为“后一节”内容设置页码格式时,若页码的编
12、号不是接着上一节内容继续编号就必须选择“起始页码”,并在后面的文本框中输入1。2.8 页码页码只要输入一次页眉和页脚,Word就会自动在本节内的所有页中添加相同的页眉和页脚。3种情形:2.9 页眉与页脚页眉与页脚使用域在页眉中引用标题为奇偶页设置不同页眉为不同节设置不同的页眉页脚2.9 页眉与页脚页眉与页脚1.使用域在页眉中引用标题域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。要求以论文的一级标题作为各章节的页眉,可以采用分节然后逐节设置页眉,当一级标题内容发生变化,则又需要更改页眉,非常的繁琐。【例2-7】为素材文件夹中的“会计电算化.docx”设置页眉,要求用一级
13、标题作为各章节的页眉。练习:试着为例2-7中的文档设置奇偶页不同的页眉。奇数页的页眉是章节一级标题,偶数页页眉为“会计电算化”。2.9 页眉与页脚页眉与页脚2. 为奇偶页设置不同页眉2.9 页眉与页脚页眉与页脚3. 为不同节设置不同的页眉页脚单击“页眉和页脚工具”选项卡“导航”组中的“链接到前一条页眉”按钮,可以取消前后节页眉的链接关系。即便采用了分节,在默认情形下,各个节之间的页眉也是链接的,修改某一节的页眉,其他节页眉也会随之变化。只有在修改某一节的页眉前,取消与前一节的链接,新修改的页眉才不会影响前一节的页眉。2.9 页眉与页脚页眉与页脚3. 为不同节设置不同的页眉页脚【例2-8】在例2
14、-6的基础上,设置“论文素材.docx”的目录和页码,按要求完成如下操作:(1)页眉从正文开始,奇数页以各章一级标题作为页眉,偶数页以论文标题“学生党建基本数据管理系统”为页眉。(2)页码从目录页开始,目录与正文的页码分别独立编排,目录页码使用大写罗马数字(、),正文页码使用阿拉伯数字(1、2、3)且各章节间连续编码,所有页码居中对齐。2.10 目录目录根据内置标题样式或大纲级别编制目录自定义标题样式编制目录更新目录删除目录2.11审阅与修订审阅与修订论文的撰写和排版工作完成后,一般会将论文发给指导老师审阅。审阅者会将意见反馈给论文的作者,一般不会直接修改原稿,而是在“审阅”视图下进行更改。审
15、阅者可使用批注或修订进行修改,原稿中也出现相对应的符号或标记。待作者收到审阅者文档后,通过“审阅”选项卡对批注和修订进行操作,可“接受”或“拒绝”审稿者的修订。三种样式:内置样式、自定义样式和其他文档或模板中的样式。理解大纲级别和标题样式的内在联系和区别。样式是多级列表、题注、目录等内容的基础。分节符可以将文档分成若干个“节”,不同的节可以设置不同的页面格式。了解在什么场合应该使用“分节符” 。理解不同节创建不同的页眉、不同的页码格式的设置方法。使用域设置文档的页眉,减少正文部分的分节操作。自动创建目录。 小结小结16:28: 谢谢!16:28:小李主要的学习任务1、制作一份比赛邀请邀请函。2
16、、制作一份合格的公文。3、制作一份公司的采购合同项目描述项目描述目录目录1.1 邀请函的制作邀请函的制作11.2红头文件的制作红头文件的制作21.4 小结小结41.3贸易合同的制作贸易合同的制作3 1、什么是邮件合并邮件合并最初是在批量处理“邮件文档”时出现的。具体是在邮件主文档的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,大大提高工作的效率。1.1 邀请函的制作邀请函的制作2、邮件合并的三个步骤1.1 邀请函的制作邀请函的制作第一步 准备数据源第二步 制作主文档第三步 “邮件合并”生成所需文档1)准备数据源数据源是
17、指数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容如下图所示。如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库等。Excel数据源文件第一行必须是字段名,数据中间不允许有空行。 1.1 邀请函的制作邀请函的制作2)创建主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样,在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3)将数据源合并到主文档中新建立的主文档,单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮,选择文档类型为“信函”。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3)将
18、数据源合并到主文档中单击“选择收信人”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”。在弹出的对话框中选择新建的“邮件合并数据源.xlsx”,选择其中的Sheetl1工作表,导入Excel数据。1.1 邀请函的制作邀请函的制作3)将数据源合并到主文档中1.1 邀请函的制作邀请函的制作3)将数据源合并到主文档中1.1 邀请函的制作邀请函的制作3)完成合并邮件合并的相关内容已经合并完成,下面浏览并合并邀请函。1.1 邀请函的制作邀请函的制作红头文件是公文的俗称,红头文件是日常办公中很常见的一种文件形式,其种类主要有通知、意见、文件、条例、会议纪要等。红头文件多采用已经制作好的模板来制作1、什么是模板
19、任何的Word文档都是以模板为基础的。模板是一种预设的“文档框架”,在制作相同类型的文档时可以使用“模板”来保持同一类文档整体一致性。使用模板,可以省时省力生成一个实际需要的新文档。1.2 红头文件的制作红头文件的制作2、什么场合使用模板文件在某种场合需要经常使用某一种特定格式的文档时,快速有效的做法就是使用模板来制作该文档。例如:通过Word2010自带的简历模板创建简历,使用会议纪要模板创建一份会议纪要,同时也可以将某一个已经完成的文档另存为该类文档的模板,日后在有需要创建类似的文档时使用修改即可。1.2 红头文件的制作红头文件的制作3、制作模板文件模板文件的制作方法主要有两种。一种对Wo
20、rd已经提供的模板进行修改;例如:利用word提供的模板进行修改制作模板文件主要分以下几个步骤:(1)打开Word2010,单击“文件”选择“新建”按钮。(2)在打开的“新建”面板中,双击“会议纪要”等内置的模板,创建一个新的文档。(3)对该文档进行适当的编辑。(4)点击“文件”选择“另存为”,在弹出的窗口输入文件名,在保存类型选择“word模板”。1.2 红头文件的制作红头文件的制作4、红头文件的制作首先了解红头文件的结构,红头文件结构主要分为以下三个部分。版头:版头是指红头文件首页红色分隔线以上的部分。主要包括:份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。版头和主体之间用红色分
21、隔线分隔,其内容颜色基本为红色字体。主体:主体部分是指版头红色分隔线(不含)以下,红头文件最后一页首条红色分隔线(不含)以上的部分。主要包括:标题、主送机关、正文、附件、机关署名、日期、公章等。版记:红头文件最后一页首条红色分隔线以下的部分。主要包括:抄送机关、印发机关、印发日期等。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(1)页面设置红头文件有采用固定的页面设置必须为上边距:3.7厘米,下边距:3.5厘米,左边距:2.7厘米,右边距:2.7厘米。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(2)插入页码单击“插入”选项卡,选择“页码”按钮,设置页码格式为全角,使用“”分隔符,页面底端选项的第3种普通数字
22、3类型,字号设置为四号。 ( 3 )发文机关标识制作(表头制作)表头由发文机关全称或者规范化的简称加上“文件”两个字组成。发文机关标志居中,上边距35mm,一般使用小标的宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为基本原则,字号大小没有具体规定。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(4)红线制作单击“插入”选项卡,选择“形状”功能区的直线工具,按住SHIFT键的同时拖动鼠标,从左往右划出一条水平线,绘制出左边红线,然后右键直线,在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”,设置线条颜色为红色、实线、粗线设置为2.25磅。使用相同的方法绘制出右边的红线。单击“插入”选项卡,选择“形状”功能区的“星与旗帜”
23、工具中的五角星,按住SHIFT键的同时拖动鼠标,在两条红线的中间画出一个五角星,然后选中五角星,在“格式”选项卡中选择“形状填充”,将颜色设置为红色,“形状轮廓”也设置为红色。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(5)发文号制作发文字号排版一般在发文机关标志下两行位置,居中排布;如果文中有签发人,发文字号与签发人设置在同一行中,发文字号居左并且空一个字,签发人居右并且空一字,排在发文机关标志下空两行位置。(6)正文排版公文正文一般使用三号仿宋字体,字体为“三号”,选中“指定行和字符网格”;将每行设置成28个字符;每页设置成22行。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(7)电子公章制作在文件中添
24、加电子公章有两种方式,一种是相对简单的直接使用公章图片,只需要在印发机关下插入图片,单击“排列”功能组中的“自动换行”下拉按钮,设置为“浮于文字上方”即可;另一种是直接在Word中制作一枚。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(8)版记的制作版记主要包含分隔线、抄送机关、印发日期等。分割线主要有三条,前后的分隔线使用粗线,大约高度为0.35mm,中间的分隔线用细线,大约高度0.25mm。抄送机关一般采用四号仿宋字,在印发机关和印发日期之上一行。抄送后使用全角冒号和抄送机关名称。印发日期和印发机关采用四号仿宋字体,放置在最后一条分隔线之上,印发机关在左,印发日期在右,日期采用阿拉伯数字,如201
25、6年8月20日,后面加“印发”两个字,日期不能采用如“09”的字样。1.2 红头文件的制作红头文件的制作(9)保存成模板文件将该文档另存为word模板(*.dotx)文件。Word模板可以保存在Word模板默认保存目录下。如果再次制作公文文档,可以单击“文件”选项卡中“新建”“我的模板”,在打开的“个人模板”中选择相应的模板文件。1.2 红头文件的制作红头文件的制作1.3 贸易合同的制作贸易合同的制作在商务活动中,合同是最常见的商务文档之一,合同与普通Word文档的不同在于其中的大部分内容是不需要更改的,甚至不允许更改。还有另外一些内容,比如涉及到公司的名称、地址、账号等也是不允许出错,还包括
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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