江苏大学继续教育学院档案管理细则.doc
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1、附件一附件一: 文件材料归档范围一览表文件材料归档范围一览表一、党政文书类一、党政文书类存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续教育继续教育 学院学院学校档案馆学校档案馆函函 授授 站站 点点站点法人单位站点法人单位 档案机构档案机构学学 生生 个个 人人 档档 案案预立卷分工预立卷分工1上级关于继续教育工作的政策文件需要本校 长期贯彻执行的法律、规定、通知、批复、 结果等,重要来函及处理结果(包括参加上 级会议带回的、上级机关委托有关单位发放 或邮寄要本校贯彻落实的)永久 只存有关联只存有关联 的的2学校针对本院来文、来函、纪要及贯彻落实 情况10
2、年由校发文部门归 档只存有关联只存有关联 的的3社会各界重要来函及处理结果永久 只存有关联只存有关联 的的4学院党务、行政发文30 年 只存有关联只存有关联 的的5学院颁发的条例、办法、规章制度(含汇编、 手册)永久 只存有关联只存有关联 的的6院长办公会、学院党政联席会、支部委员会、 民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要永久 只存有关联只存有关联 的的7党代会及直属党支部召开重要会议材料永久 8组织发展材料10 年发展党员、预备党员转正名册等交组织部,由 组织部归档学院规划、总结、专项(题)报告,继续教 育改革发展材料永久 只存有关联只存有关联 的的继续教育检查评估材料,各类统计报表永久
3、只存有关联只存有关联 的的9党政档案继续教育学科、专业设置材料永久 行政秘书10重要公告;招生录取、学籍管理、收费等公 示或公告永久 只存有关联只存有关联 的的11重大活动、重大事件、重要会议、重大庆典、 重要的对外宣传报道等(纸质、同纸质电子 版、音像光盘、照片及文字说明及其他有价 值的实物、材料)永久 集体、个人荣誉扫描或拍照制成的电子版 (市级以上)永久 上述需纸质材料及同纸质电子版上述需纸质材料及同纸质电子版12党政档案用印(含院长签名章)登记表30 年 13学院内部考核、评先评优10 年 14评先评优推荐、考核结果等公示10 年 15学院各类档案归档移交交接单10 年 行政秘书16党
4、政档案 -其他资产清查登记10 年 资产管理17与外单位签订的学历继续教育联合办学、建 站、校企合作等合同、协议书永久 只存有关联只存有关联 的的18非学历继续教育培训投标书、协议书、任务 书永久 19党政档案-各 类合同、协议采购合同永久继续教育管理注:1.保管期限:永久、定期 30 年、定期 10 年。学院存的通常为复制件或备份,须移交学院档案室。 2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。二、教学类(高等学历继续教育)二、教学类(高等学历继续教育)存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续教育继续教育 学院学院学校档案馆学校档案馆函函 授授 站站
5、 点点站点法人单位站点法人单位 档案机构档案机构学学 生生 个个 人人 档档 案案预立卷分工预立卷分工1招生简章、专业介绍相关宣传材料、工作总 结永久 2招生计划申报、审批10 年批复批复3自主招生选拔办法、规则等永久 4自主招生报名表、汇总表30 年 招生录取名册(含自主招生录取名单)永久 招生录取5自主招生选拔(含面试)成绩登记表(纸质、 电子)30 年 成绩管理 /招生录取6录取通知书(样稿)10 年 7教学-招生录取通知书邮寄存根10 年 8注销新生(未报到)名单表永久 9新生报到登记表(考生签名)、建立学生档 案30 年 招生录取10学年未注册学生登记表30 年 11专升本学生入学资
6、格复查表及材料(复查表 只报资格复查不过的学生)永久 12新生复查未通过学生退学通知书(样张)及 邮寄存根、开除学籍名单及决定书(或告知 书样稿)及邮寄存根30 年 13学生证办理登记5 年 14学籍异动、奖惩等汇总表永久 15教学-学籍转学(跨校、跨站点)申请表永久 学籍管理16留级、降级学生名单及告知书永久 17休学、复学申请表永久 18学生受处分材料(包含开除学籍)永久 19教学-学籍学生评先评优材料:优秀学生审批表、优秀 毕业生审批表永久 学籍管理20毕业生电子注册名册永久 21毕业证明书注册名册永久 22学位授予审批表名单库(纸质、电子稿)永久 毕业审核23毕业证书发放到函授站登记表
7、30 年 24学位证书发放到函授站登记表30 年 25毕业证书发放到学生登记表30 年 26学位证书发放到学生登记表30 年 27学生学籍登记表永久 28教学- 学历/学位毕业生登记表永久毕业/学位证 书发放29专业教学计划永久 30教学大纲、教学改革方案、总结永久 31自编、主编教材的正本,出版合同永久 32教材采购合同、教材出入库账册10 年复印件复印件 33实习指导书、实习讲义30 年 34各专业教材使用目录30 年 35典型讲义及教案10 年 36教学任务书5 年 37教学日历5 年 38教学进度表10 年 39课程表10 年 40教学-管理自学进度表5 年 教学管理41学生手册30
8、年 42学生出勤情况统计表5 年 43函授学生面授签到表5 年 44聘用教师登记表5 年 45聘用教师汇总表5 年 46学生评教表5 年 47听课评议表5 年 48班主任考核表5 年 49教学-管理教师考核表5 年 教学管理50毕业设计安排表10 年 51毕业论文(设计)任务书5 年 52教学-论文 (设计) 学生毕业论文(设计)5 年 53毕业论文(设计)评分(评审)表学生毕业 后 2 年54毕业论文(设计)答辩(评审)成绩汇总表 (纸质、电子)学生毕业 后 2 年 论文(设计) 管理/成绩管 理55学位授予学生成绩汇总表(纸质、电子)永久 56学生学位外语成绩(库中输出纸质、下载的 电子数
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