职务管理.pptx
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1、东南大学远程教育第第 19 讲讲主讲教师:主讲教师: 孙孙 虹虹 第四章第四章 职务管理职务管理1 职务分析2 职务说明书3 职务评价4 职位分类1 职务分析一、职务分析的基本概念二、职务分析的步骤三、职务分析的方法例例 某公司秘书职务说明书某公司秘书职务说明书职位名称:秘书工作(职位名称:秘书工作(2) 职位代码:职位代码:217 所属部门全称:所属部门全称: 位置全称:位置全称: 向谁汇报:向谁汇报: 得得 分:分: 级级 别:别: 有效日期:有效日期: 工作概要为经理同时常常也为其他重要职能人员完成事务性和行政性职责。 工作性质 完成大量的办公室工作,主要内容如下: a能独立、熟练地对笔
2、记、录音和手写信件、报告、底稿、 图表等资料进行录入。 b接听电话,得体地接待来访客人,并高效率地处理来函 来件。 c起草常规信函、处理查询,并把非常规查询和信函转交 有关人员。 d建立并保存部门的文件和记录。e负责安排约见和会议、筛选所接电话,并为上级处理私人 及机密事务。f集中、组织、加工、评价资料和报告,对完成这些工作所 需的办公设备进行操作。g根据指示来履行管理职责和特殊任务,例如收集并编辑出 关于公司、分部或部门实际中和工作程序上的参考资料。 独立开展工作,在办公程序上无需接受更多的管理和指导;将管理者从琐碎的、不重要的管理事务中解脱出来;对本部门内其他人可给予适当的工作指导。资格条
3、件 高中学历或同等学历,并要求3年相关工作经验,其中包括1年公司工作经历,字处理速度为每分钟不低于60单词。精通英语 语法、标点、拼写和词的用法。必须能预见问题,具备良好的判断力,能灵活处理机密事务、筛选电话和来访者,恰当安排上司的工作时间。必须通晓组织中的政策、工作程序和人事关系,以减轻上司在具体管理事务上的负担。根据具体工作的特点可能要求具体基本的绘图能力及对某些文字处理软件的了解。 例例 某公司秘书职务说明书(续)某公司秘书职务说明书(续)东南大学远程教育第第 20 讲讲主讲教师:主讲教师: 孙孙 虹虹一、职务分析的基本概念一、职务分析的基本概念 1定义 职务分析又称为“工作分析”(Jo
4、b Analysis),是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析,以便对该职务的工作作出明确的规定,并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。 工作分析的成果是形成职务说明书。 2职务分析的作用职务分析的作用 职务分析是人力资源管理的基础职务分析是人力资源管理的基础性工作,人力资源管理的每一项工作,性工作,人力资源管理的每一项工作,几乎都需要用到职务分析的结果。几乎都需要用到职务分析的结果。工作分析工作分析任务任务工作规范工作规范员工和劳动关系员工和劳动关系绩绩 效效 评评 价价报酬和福利报酬和福利安全与健康安全与健康人力资
5、源研究人力资源研究均均 等等 就就 业业人力资源开发人力资源开发选选 择择招招 聘聘人力资源计划人力资源计划责任责任职责职责知识知识技能技能能力能力工作描述工作描述3职务分析专业术语职务分析专业术语1、工作要素。工作中不能再继续分解的最小工作动作。2、任务。为了达到某种目的所从事的一系列活动。3、职责。个体在工作中需要完成的大部分工作。4、职位。在一定时期内,组织要求个体完成的一项或多项责任。职位与个体一一匹配,又称为岗位。职位的数量称为编制。 5、职务。一组重要责任相似的职位。根据组织大小和工作性质,一种职务可以有多个职位。有时与职位混用。6、职业。在不同组织、不同时间从事相似活动的一系列工
6、作的总称。有时与行业混用。4职务分析需收集的信息职务分析需收集的信息工作的输出特征:即一项工作的最终结果表现形式,这是界工作的输出特征:即一项工作的最终结果表现形式,这是界 定工作任务和工作责任的基础,也是确定定工作任务和工作责任的基础,也是确定 工作绩效标准的必要前提。工作绩效标准的必要前提。 工作的输入特征:指为了获得上述结果应当输入什么内容,工作的输入特征:指为了获得上述结果应当输入什么内容, 包括物质、信息、规范、条件及人的体力、包括物质、信息、规范、条件及人的体力、 智力等,这是界定工作来源、工作条件和智力等,这是界定工作来源、工作条件和 任职资格的基础。任职资格的基础。工作的转换特
7、征:一项工作是如何从输入转换为输出的,即转工作的转换特征:一项工作是如何从输入转换为输出的,即转 化的程序、技术、方法和在转换过程中人的化的程序、技术、方法和在转换过程中人的 行为、活动,这是界定工作方式的基础。行为、活动,这是界定工作方式的基础。 工作的关联特征:企业的工作流程和组织结构是什么,工作的关联特征:企业的工作流程和组织结构是什么, 每个职务在组织中的位置是什么,职责每个职务在组织中的位置是什么,职责 职权是什么等,这是界定工作关系的基础。职权是什么等,这是界定工作关系的基础。 5职务分析的成果:职务说明书职务分析的成果:职务说明书 职务分析中需收集的资料类型一览职务分析中需收集的
8、资料类型一览1工作活动工作活动 a. 工作活动和过程工作活动和过程 b. 活动记录(例如以胶片形式)活动记录(例如以胶片形式) c所采用的程序所采用的程序 d个人责任个人责任2定位于工人活动定位于工人活动 a人的行为,如有关工作的身体人的行为,如有关工作的身体动作和沟通动作和沟通 b. 针对方法分析的基本动作针对方法分析的基本动作 c. 对身体的工作要求,如体力耗费对身体的工作要求,如体力耗费3所采用的机器、工具、设备和辅助工作所采用的机器、工具、设备和辅助工作4与工作相关的有形和无形内容与工作相关的有形和无形内容 a. 所涉及或应用的所涉及或应用的知识知识 b加工的原材料加工的原材料 c制造
9、的产品和提供制造的产品和提供的服务的服务5工作业绩工作业绩 a错误分析错误分析 b工作标准工作标准 c工作计量,如完成任务的时间工作计量,如完成任务的时间6. 工作环境工作环境 a工作日程表工作日程表 b财务和非财务奖励财务和非财务奖励 c工作条件工作条件 d组织和社会的环境组织和社会的环境7工作对个人的要求工作对个人的要求 a个人因素,如个性和个人兴个人因素,如个性和个人兴趣爱好趣爱好 b所需要的学历和培训程度所需要的学历和培训程度 c工作经验工作经验二、职务分析的步骤二、职务分析的步骤1明确目的明确目的 注意:职务分析的目的决定了需要收集信息的类别及注意:职务分析的目的决定了需要收集信息的
10、类别及 分析方法分析方法2确定参与人员确定参与人员 人力资源专家、工作的实际承担者及对工作熟悉的其人力资源专家、工作的实际承担者及对工作熟悉的其 他人(例如直接主管等)。他人(例如直接主管等)。3选择分析样本选择分析样本 为节约成本,提高效率,不必对每个职务都进行分析,为节约成本,提高效率,不必对每个职务都进行分析, 而应选择有代表性的职务进行分析。而应选择有代表性的职务进行分析。4收集信息收集信息 除前面提到的有关职务特征信息,还应了解企业组织除前面提到的有关职务特征信息,还应了解企业组织结构图和业务流程。结构图和业务流程。5编写职务说明书编写职务说明书东南大学远程教育第第 21 讲讲主讲教
11、师:主讲教师: 孙孙 虹虹三、职务分析的方法三、职务分析的方法定性方法:观察法定性方法:观察法 访谈法访谈法 工作日记法工作日记法 问卷法问卷法 关键事件记录法关键事件记录法 定量方法:职务分析问卷法(定量方法:职务分析问卷法(PAQ法)法) 职能工作分析法(职能工作分析法(FJA法)法) 1、观察法:、观察法: 适用于标准化、任务周期较短、以体力活动为主适用于标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作。的工作。 例:例: 工作分析观察提纲(部分)工作分析观察提纲(部分)被观察者姓名: 日 期:观察者姓名: 观察时间:工作类型: 工作时间:观察内容:1什么时候开始正式工作? 2上午工作几次?
12、3上午休息几次? 4休息时间从 到 。6上午完成产品多少件? 7平均多长时间完成一件产品? 8与同事交谈几次? 9每次交谈约多长时间? 10室内温度 度。11上午抽了几支香烟? 12上午喝了几次水? 13什么时候开始午休? 14出了多少次品? 2、访谈法:、访谈法: 适用于任务周期较长,工作行为不易直接观察的工作,富有成效的访谈应以一张结构合理,可以加以核准、对比的问卷来进行。 访谈法的典型提问方式:访谈法的典型提问方式: 你所做的是一种什么样的工作?你所做的是一种什么样的工作?你所做工作的主要职责工作是什么?你又是如何做的呢?你所做工作的主要职责工作是什么?你又是如何做的呢?你的工作环境与别
13、人的有什么不同呢?你的工作环境与别人的有什么不同呢?做这项工作所需具备的教育程度、工作经历、技能是怎做这项工作所需具备的教育程度、工作经历、技能是怎样的?它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证?样的?它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证?你都参与些什么活动?你都参与些什么活动?这种工作的职责和任务是什么?这种工作的职责和任务是什么? 你所从事的工作的基本职责是什么?说明你工作绩效的你所从事的工作的基本职责是什么?说明你工作绩效的标准哪些?标准哪些?你真正在参与的活动都包括哪些?你真正在参与的活动都包括哪些?你的责任是什么?你的工作环境和工作条件是怎样的?你的责任是什么?你的工作环境和工作
14、条件是怎样的?工作对身体的要求是怎样的?工作对情绪和脑力的要求工作对身体的要求是怎样的?工作对情绪和脑力的要求又是怎样的?又是怎样的? 3、工作日记法、工作日记法 例例 :5月月29日日 工作开始时间工作开始时间8:30 工作结束时工作结束时间间17:30序序号号工作活动工作活动名称名称工作活动工作活动内容内容工作活动工作活动结果结果时间时间消耗消耗备注备注1复印协议文件4页6min存档2起草公文贸易代理委托书8页1h15min报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次40min承办4布置工作对日出口业务1次20min指示5会议讨论东欧贸易1次1h30min参与 16请示贷款数额1次20min报批17计
15、算机录入经营数据2屏1h承办18接待参观3人35min承办4、问卷法:、问卷法: 问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次作出描述或打分评级,然后对结果进行统计与分析。问卷可以分成工作定向问卷和人员定向问卷。前者强调工作本身的条件和结果;后者则集中于了解员工的工作行为。例:员工调查问卷例:员工调查问卷 日期日期 公司名称公司名称 职位与职称职位与职称 所属部门所属部门 所属科室所属科室 主管主管 总公司总公司 分公司或地区办事处分公司或地区办事处 1说明工作的主要责任与任务说明工作的主要责任与任务 2其他较不重要的责任与任务其他较不重要的责任与任务
16、 3工作所需要的工具与仪器工作所需要的工具与仪器 大量使用大量使用 频繁使用频繁使用 适度使用适度使用 偶尔使用偶尔使用 极少极少/不使用不使用 A B C D 4工作所需的教育程度工作所需的教育程度高中以下高中以下 高中高中 大专大专 本科本科 硕士硕士 博士博士员工调查问卷(续上表)员工调查问卷(续上表)5此工作需要的相关工作经验此工作需要的相关工作经验 不用经验不用经验 3个月以下个月以下 3个月到个月到1年年 1年到年到3年年 3年到年到5年年 5年以上年以上6此工作之监督程序此工作之监督程序 经常性地监督。除去不重要之差异,其余一并交由主管处理。经常性地监督。除去不重要之差异,其余一
17、并交由主管处理。 每日几次即可,包括呈报,接受意见及指派工作。按照一定的每日几次即可,包括呈报,接受意见及指派工作。按照一定的 方式与程序进行。例外事项尤应注意。方式与程序进行。例外事项尤应注意。 偶尔。由于多数工作者皆重复且相互牵连,因此只以制定规则偶尔。由于多数工作者皆重复且相互牵连,因此只以制定规则 与标准指引进行管理即可。对于不寻常的问题亦要注意,并时与标准指引进行管理即可。对于不寻常的问题亦要注意,并时 而提供建议与采取行动。而提供建议与采取行动。 有限监督。工作一经指派后全权负责,虽有若干工作方法可供有限监督。工作一经指派后全权负责,虽有若干工作方法可供 采用,不过不妨有自己的一套
18、。采用,不过不妨有自己的一套。 确定了目标即可。评估工作,可用任何方式。主要着重在整体确定了目标即可。评估工作,可用任何方式。主要着重在整体 成效。经常发展一些可获得预期成果的方法。成效。经常发展一些可获得预期成果的方法。 少量或没有直接监督。工作方法之选择,发展与协调只要在一少量或没有直接监督。工作方法之选择,发展与协调只要在一 般政策之范围内皆可任意行之。般政策之范围内皆可任意行之。员工调查问卷(续上表)员工调查问卷(续上表)7你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何?你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何? 你认可的事项在生效前是否经常要复核?如果要,由谁复核?你认可的事项在生效前是否经常
19、要复核?如果要,由谁复核?你拒绝的事项在生效前是否经常要复核?如果要,由谁复核?你拒绝的事项在生效前是否经常要复核?如果要,由谁复核?8该工作的任职者在下列事项上具有权力该工作的任职者在下列事项上具有权力 完全可以决策完全可以决策 需与他人协商决定需与他人协商决定 建议建议 只允许被告知只允许被告知 不允不允许被告知许被告知指导指导 派工派工 核工核工 规划别人的工作规划别人的工作 制定工作标准制定工作标准 协调业务协调业务 解决员工问题解决员工问题 面试面试 东南大学远程教育第第 22 讲讲主讲教师:主讲教师: 孙孙 虹虹5关键事件记录法关键事件记录法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特征
20、或事件。关键事件记录法要求管理人员、员工或熟悉工作的其他员工,记录工作行为中的关键事件。 关键事件记录包括以下几个方面: 导致事件发生的原因和背景; 员工特别有效或多余的行为; 关键行为的后果; 员工自己能否支配或控制上述后果。例:有关销售的关键事件记录,例:有关销售的关键事件记录,对用户、定货和市场信息善于探索、追求;善于提前作出工作计划;善于与销售部门的管理人员交流信息;对用户和上级都忠诚老实,讲信用;能够说到做到;坚持为用户服务,了解和满足用户的要求;向用户宣传企业的其他产品;不断掌握新的销售技术和方法;在新的销售途径方面有创新精神;保护公司的形象; 结清帐目;工作态度积极主动。 在此基
21、础上,可以设计销售人员选拔方案、销售工作考评表、销售人员的薪资标准和销售人员的培训方案等。 6、职位分析问卷法、职位分析问卷法 ( Position Analysis Questionnaire,PAQ) 这是一种以人为中心的工作分析方法。是人员行为定向问卷方法。该方法共有187项工作元素,7个与薪资有关的问题。这些元素与问题共分为六个类别(如下表),对每个工作元素都要用六个标准之一进行衡量:使用程度、对工作的重要程度、工作所需的时间、发生的概率、适用性、其他。 通过这些衡量标准,可以决定一个职务在沟通、决策、社会责任、熟练工作的绩效、体能活动及相关条件五个方面的性质。根据这些性质,可在不同组
22、织的不同工作之间进行相互比较。类类 别别内内 容容例例 子子工作元素工作元素 数目数目信息输入员工在工作中从何处得到信息?如何得到?如何获得文字和视觉信息?35思考过程工作中如何推理、决策、规划?信息如何处理?解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体能活动?需要哪些工具,仪器设备?使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系?指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作中物理环境与社会环境是什么?是否在高温环境或与内部其他人员冲突的环境下工作19其他特征与工作相关的其他的活动、条件或特征是什么?工作时间安排、报酬方法、职务要求41 PAQ法工作元素的分类法工作元素的分类7、功
23、能性工作分析法、功能性工作分析法 (Functional Job Analysis,FJA) 此方法由美国劳工部提出,通过对工作中所涉及的信息、人、事三个维度的分析,确定职务的具体特征和工作要求。它以员工应发挥的功能与应尽的责任为核心,列举员工要从事的工作活动,确定工作活动的程度或结果,从而得到一份完整的工作分析文件。 员工的基本职能员工的基本职能 信息信息人人事事0综合0监控 0创建1配位1协商 1精密作业2分析2指示 2运行的监控3汇编3监督 3运行的启动4计算4引导 4操作5复制5劝说 5供应6比较6交流 6进料及取货 7服务 7处理 8接受指示 东南大学远程教育第第 23 讲讲主讲教师
24、:主讲教师: 孙孙 虹虹2 职务说明书职务说明书职务说明书是职务分析的成果,它包括两个部分:工作描述(又称工作说明,Job Description) 说明有关工作的特征工作规范(又称任职说明,Job Specification) 说明对从事工作的人的要求 职务说明书职务说明书工作描述:工作描述: 包括职务的输入、输出、转换特征及工作关系包括职务的输入、输出、转换特征及工作关系的界定。具体内容就包括:职务名称、工作概要、的界定。具体内容就包括:职务名称、工作概要、工作职责、工作方式等。工作职责、工作方式等。工作规范:工作规范: 对任职资格的具体规定。包括:对任职资格的具体规定。包括: (1)一般
25、要求:包括年龄、性别、学)一般要求:包括年龄、性别、学 历、工作经历、工作经验、职业技能等。验、职业技能等。(2)生理要求:包括健康状况、力量)生理要求:包括健康状况、力量 与体力、运与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度。动的灵活性、感觉器官的灵敏度。(3)心理要求:包括观察能力、集中能力、记忆)心理要求:包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、
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