物业公司档案管理规章制度.docx
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1、物业公司档案管理规章制度平常在寻找规章制度经过中,可能会需要到物业公司档案管理规章制度,希望能让您节省时间起到了帮助的作用。1、物业公司档案管理规章制度1.客户档案的管理工作由客务部负责。2.客户资料按单元号一户一档建立,按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成,退租客户的资料须及时装订另存。4.每个客户档案均按日期顺序排列,将最新的文件摆在最前面。5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6.客务部每年整理一次退租客户档案,对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7.客户档案查
2、阅可向客务主管借出,经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。8.原始客户档案一般不可修改,客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9.客务部档案应积极推行计算机管理,由客务主管设置客户档案管理系统,将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。2、物业公司档案管理规章制度1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注激作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,别人不得动用。3、物业
3、管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重影响及损害物业管
4、理公司公司利益的,公司将视情节轻重追查当事人责任,并保留追查其法律责任的权利。3、物业公司档案管理规章制度1.客户档案的管理工作由客务部负责。2.客户资料按单元号一户一档建立,按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成,退租客户的资料须及时装订另存。4.每个客户档案均按日期顺序排列,将最新的文件摆在最前面。5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6.客务部每年整理一次退租客户档案,对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7.客户档案查阅可向客务主管借出,经客务部经理批准后在客务部
5、办公室阅览。8.原始客户档案一般不可修改,客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9.客务部档案应积极推行计算机管理,由客务主管设置客户档案管理系统,将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。4、物业公司档案管理规章制度一、制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通,把握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案能够协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因而,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度。二、管理目的客户档案资料全面、准确、有效。三、适用范围客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用
6、四个环节。一般客户档案包括下面的.资料:1.收集客户单位资料2.客户缴费记录包括各样应付之押金3.客户装修工程文件4.客户迁入时填具之资料5.客户资料补充6.客户联络资料7.紧急事故联络人的资料8.客户与管理处往来文件9.客户违规事项与欠费记录10.客户维修记录11.客户投诉记录12.客户单位有关的工程档案与二次装修工程有关资料与工作程序四、注意事项1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。2.协调与客户之间的关系,加强横向沟通;3.做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;4.接听客户投诉,解决客户投诉;5
7、.接听客户工程报修电话,及时联络修复。5、物业公司档案管理规章制度1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息具体排列,以便查阅;3、客户信息档案的内容包括:业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更,保证信息的准确性;5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象;6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防
8、盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。6、物业公司各项管理规章制度为了贯彻“安全第一、预防为主、防治结合的方针,加强雷电灾祸防御工作,防止因雷击造成的人员伤亡和财产损失,结合公司实际制定下面制度。一、成立防雷安全领导小组,组长:工程采购总监,副组长:工程维修部经理,成员:工程维修部全体维修人员、物资供给部经理、工程材料采购员。二、由防雷安全领导小组制定雷电灾祸应急预案,并在发生雷电灾祸时启动预案,必须在最短时间内做到组织领导到位、技术指导到位、物资供给到位、救援人员到位,确保高效妥善处理灾情。三、建立健全雷电灾祸报告制度,在遭受雷电灾祸后由防
9、雷安全领导小组长及时向总经理、董事会和市气象局防雷办公室报告灾情,并协助防雷办公室组织做好雷电灾祸的调查、鉴定工作,分析雷电灾祸事故原因,提出解决方案和措施。四、由工程维修部电工班长负责关注气象部门发出的雷暴预报,并及时告知防雷安全领导小组组长和副组长。五、为确保防雷设施安全有效,工程维修部应加强对防雷设施的检查维护,如发现防雷设施损坏的,应及时告知防雷安全领导小组组长和市气象局防雷办公室,尽快排除防雷安全隐患。在检查报告,合格证失效前十五个工作日提早由工程维修部经理向市防雷办公室提出检测申请,并积极配合做好防雷设施定期检测工作。六、要加强防雷知识的宣传教育,提高公司员工防雷安全意识和自我保护
10、技能,制定相应的防备措施。七、对违法律法规导致雷击责任事故的,要依法追查有关责任人的法律责任。7、物业公司员工管理规章制度一、员工守则(一)管理人员必须保持服装整洁,仪表端庄、精神饱满。(二)对待住户、客、同事和各阶层人士,均应以礼相待,保持相互间良好关系。(三)必须严格遵守公司轮值时间,按时上下、班(交接班),不得无故迟到、早退。(四)管理人员不得在当值时间内为个别住户做职责范围以外及对私人服务的工作。(五)管理人员不得介入楼宇买卖或租赁事物,若业主、住户提出要求,应请其直接向公司咨询。(六)厦负责人应该执行公司之各项指标,并定期召开该厦各级员工的会议,向公司做定期工作汇报。厦员工应服从厦负
11、责人之工作调配及岗位编排。(七)不准损坏公司信誉和对公司有欺诈及不诚实行为。(八)不得假借公司名义或利用职权对外做有损公司声誉或利益之行为。(九)不得向业主、住户或与公司业务有关的.任何人收受或索取任何形式的礼物、赏钱。(十)所有公物不得用于私人方面,不得成心疏忽损坏公司财务,对各公物如有损坏,须负责赔偿。(十一)雨雪天气,各员工必须依时当值,监守岗位,并根据公司所公布之指示进行防风防雨工作。(十二)必须尊守和执行公司所发出的一切通告办事。二、管理公司(一)根据规定时间当值,不可擅离任守。(二)在当值时不得饮酒、吸烟、打瞌睡、阅报、看书、听收音机或与同事闲谈、开玩笑。(三)每日上班时间,必须穿
12、着公司规定的制服及佩带员职员工作证,完成本人的岗位职责。巡视各层楼宇及走火通道,巡视时需十分留意厦清洁及有否损坏、陈旧需要维修的地方,并进行登记,如遇有不寻常事件应立即处理、记录并及时向上级报告。(四)台风或暴雨期间,管理人员必须按公司所公布的员工共值程序上班,做好一切防风防雨工作,以保护公共财产。(五)服从上级指导,完成所指定工作。(六)留意各种公用设备有否被毁坏或涂污,并通知有关人员修理和去除,必要时须协助维修工作。(七)执行各项任务时,必需要有礼貌,谨记“服务至上,礼貌第一。(八)如有住户发生意外,例如:受伤、晕倒等,应立即协助其家人招呼救护车或代办报警。(九)热情接待来人员,具体记录住
13、户投诉,并迅速处理。不属于本人职责范围的,则立即通知有关人员处理解决。处理情况立即向上级报告。(十)管理处须设置急救药品,如绷带、药棉及抢救药品等。(十一)厦公共地方之钥匙,如:电机房、机房、泵房等,必须小心存放,以备紧急时使用。若有需要外接钥匙时,必须登记借用人姓名及身份证,用后及时归还。三、保安工作(一)必须明了和把握厦内各种保安设施之操作和效能。例如:对讲机、警钟、密码锁、闭路电视等。更须善用以有设施,以免减弱防盗效果,十分强调门必须紧闭,住户出入可自备防盗门钥匙或密码锁,客则可用对讲机。严禁门敞开,防止坏人有机可乘。(二)应熟悉厦内各住户、识记住户之姓名、年龄、家庭成员、职业及联络电话
14、。此等资料必须保密,不得泄露。(三)与住户保持密切联络,以便就保安问题,经常交换意见和互通消息。(四)各更管人员交接时应传达防盗信息,做好交接班记录,以备核查,务令保安人员高度警觉。(五)严禁借推销之人士进入厦。尤其是自称公务人员或公共机构人员,更应查验身份证、文件,如有疑问,应致电有关机构查询。(六)应有礼貌询问进入厦的来客人,登记身份证或工作牌照。如有怀疑,应用对讲机与有关住户联络。如客携带可疑物品时,更需提高警惕。(七)当值管理人员至少每两小时巡楼一次(但不固定时间),以免坏人乘隙而入。巡楼时必须有警惕性,十分注意楼梯、走廊、电表房及其他隐蔽地方、通道等,以确保无可疑人物匿藏厦内伺机作案
15、。留意公众地方之间边暗角,后巷水渠侧、水箱底能否预先暗藏盗窃工具等。(八)如听到住户呼救或发现可疑人物,须立即报警并封闭门及通道,以待警方人员到场处理。切勿采取鲁莽行动而不知会警方。(九)切架理人员只要一般市民之逮捕权,并无搜寻权。因而逮捕疑犯后,应尽快交部门处理。(十)具体记录各有关政府部门电话,以便需要时寻求协助。(十一)若发生罪案,应采取下列步骤协助破案。1、立即报案,并留在现场制人员到达,遇有伤员(被害人、案犯)应立即抢救和监护。2、切勿移动、也不许别人移动、触摸、践踏现场物品,协助部门保留证据,方便调查工作。3、切勿开动风扇、冷气机或其他电器用具,以免证据毁坏。4、禁止任何人在现场走
16、动,以方便部门到现场调查。5、向人员提供有关罪案详情,如案发经过,与本案有关人物之相貌、穿着、有关之车牌号及坏人逃走方向。四、公共卫生(一)清洁工人必须依时清洁堂、走廊、楼梯、电停车场及天台等公用地方。(二)劝喻各住户勿将垃圾桶或垃圾袋置于走廊、楼梯等公用地方,以免影响卫生和阻塞通道。(三)如发现有杂物弃置于走廊、天台或楼梯间,应劝喻住户自行搬往附近的垃圾收集站。如无法找到住户除清洁工人清理外,并登记在管理处记事簿内,向上级报告。(四)如发现天台、天井或公用地方积存污水,应立即清理,以免蚊虫滋生。(五)如发现属于本楼宇之污水渠及沙井等淤塞或破烂,应速安排处理。(六)劝喻住户淋花时要十分小心,勿
17、将水淋到阳台外面,以免影响下层和下面行人。(七)如发现空调滴水或发出量热气或噪音时,劝喻住户从速处理,以免影响邻居和市容卫生。并根据耻条例,影响市容者,处以罚款。(八)如有需要,通告或口头劝喻住户切勿抛垃圾出窗外,既影响卫生,又可能打到过往行人身上;也不得将可引致淤塞之杂物投入厕盆及污水渠内。(九)若上层住户之水喉或水管破烂而导致下层天花板渗水,则通知上层住户修理,如无结果,则应具体记录及请示上级处理。(十)如有不顾公共卫生的住户,经屡次劝告仍不改善,应做具体记录并报告上级和有关卫生部门。五、电梯(一)电梯发生故障停留空中时,乘客按响紧急呼救铃后,值班人员应立即通知保修人员迅速修理,同时用电梯
18、内对讲机善言安慰被困乘客,请其耐心等待,切勿自行开启电梯门,以免发生危险。(二)劝喻用电梯搬运物件者,不可超重,防止造成事故。(三)乘用电梯人数太多时,应维持秩序,指导分批搭乘,以免超载发生危险。(四)住户应留意,切勿让幼儿单搭乘或进入电梯,以免发生危险。(五)保安值班人员时刻注意闭路电视,警觉坏人恶意毁坏电梯或梯内设备。(六)经常去除电梯路径轨内经常积存的垃圾,以免影响梯门开关。(七)如发现电梯有震荡、不正常的声音或电梯有损坏时,应急时通知保修人员进行修理。当修理人员到达时,管理人员应详述电梯不妥之处,以便研究缺点,一切具体情况,必须具体记录送管理处。(八)狂风暴雨时,如发现机房顶或接近电梯
19、的门窗有渗水时,应即尽量阻止雨水进入电梯槽,暴风雨后,必须根治漏水情况。(九)电梯槽底有积水时,应及时报告上级处理,同时研究水的;,及早修理。(十)凡有水进入电梯,应即停止使用,以免触电,并设法将电梯升高至较安全的地方。(十一)电梯机房钥匙及电梯门钥匙,除修理人员或保安消防人员外任何人不得使用。(十二)电梯每年“年检一次,并获得年检合格证。(十三)冲洗走廊及楼梯时,勿让水流入电梯内,以免损坏电梯设备。(十四)火警发生时,劝喻住户切勿搭乘电梯,因电梯可能随时停在半途,将人困于电梯内,被困者可能因浓烟而致命。(十五)经常检查电梯机房能否有足够的通风,温度能否过高,气窗玻璃能否完好。机房门须十分上锁
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