菜籽采购流程与控制.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流菜籽采购流程与控制.精品文档.采购、储存、控制程序菜籽采购制度1、 目的 对工厂内外采购进行控制,确保采购菜籽符合规定的要求。2、 职责2.1贸易部负责菜籽采购,对采购计划、采购质量、采购成本负责。2.1.1业务员负责对供方的信誉、供货能力等进行综合评价;按照公司规定的货物质量、价格等负责采购合同的具体执行;每日将采购日报表传真公司,并对上报资料的真实、准确性负责;必须按照公司的规定管理、使用采购资金。2.1.2内勤人员负责信息的收集、整理、反馈;及时、准确地编制有关报表;做好公司与采购点及其他相关部门之间的沟通工作;2.2品管部负责菜籽采购
2、质量实施跟踪检测、监督,及时反馈检测信息,对样品的代表性和出具的化验检测结果真实性、准确性负责。2.3储运部门负责储存交付环节的质量监督、检斤验质、储存保管、组织装卸和运输,确保装卸和运输及时,计量准确,不霉不变,帐实相符。2.4财务部负责菜籽采购业务的资金筹措,参与合同评审;根据各片区的采购计划合理调配资金,保证采购资金及时到位;监督业务部门按要求报送有关报表、数据,并结合这些数据监督采购资金的安全、合理使用。负责菜籽经营业务的结算、相关报表的编制、信息反馈工作,对结算结果的正确性负责。2.5保安部对进出车辆全程跟踪负责。与相关部门沟通,制定奖惩制度和客户须知进行公示,设立收购专用意见(投诉
3、或建议)箱,对于实际奖惩案例进行公告。3、 收购方式3、1厂内采购:工厂提供资金,客户将菜籽送到工厂,按工厂收购制度和流程收购付款。3、1、1签订合同方式指工厂与客户签订合同,确定采购数量、单价、品质、品质差异扣减办法以及发运到工厂的时间,结算按合同规定办理的菜籽采购方式。此方式适合签订现货合同进行交易的供应商。 3、1、2签订定单方式 指工厂与供应商签订订单,工厂提出接受价格和品质,保证在一定时间内按接受的价格和品质以及在该期间内按供应商实际发运数量进行结算的菜籽采购方式。 此方式适用于对习惯阶段性发运、阶段性锁定利润的供货商。3、2厂外收购3、2、1自收自储:指工厂派人在外地租用仓库自已收
4、购自己储存的采购方式;3、2、2委托收购(代收代储):指工厂与粮库签订菜籽采购委托协议,工厂提供资金,粮站代购代储,我方负责监控,工厂支付粮站代理费的采购方式3、2、3发(到)货站台付款收购:与供应商签订合同,供应商将菜籽运至火车站,采购人员检斤验质后,凭铁路货票以合同约定的条款付款收购。菜籽采购、储存控制程序工厂内收购流程控制程序1、定价标准1 1菜籽收购前,贸易部对一、二、三级菜籽按不同地区采样检测,确定“基价质量标准定价标准”。1 2指定的贸易采购内勤每日上午8:00左右,必须以电话、传真、邮件等方式,讯问采购负责人,让其依据当日收购价格,拟定次日收购价格,并对短、中、长期市场价格进行预
5、测,必要时征询相应产品(油、粕)的销售价格,以便及时调整采购价格。1 3根据每日反馈的信息,公司贸易采购内勤填制菜籽收购区域价格审批表即报价单,报价单上同时具备收购质量指标及不合格扣量标准等因素,报采购负责人审批。批准人要有书面意见,若用电话请示批准,内勤应做好批准记录,并进行补签。价格审批表中需要同时注明收购的质量标准,同时将审批后的价格表转财务结算员一份。1 4公司贸易采购内勤于每日上午9:00点左右,通知各片区主管或负责人(含工厂内收购负责人),以批准后的最高限价向供货方报价,并在工厂大门外进行公示,确保价格上墙。1 5定价要有适当的弹性,充分体现灵活性,做到具体问题具体分析。价格变动需
6、经采购负责人批准。执行变动后的价格时间延后4个小时,具体由采购负责人定。1 6各采购片区负责人对定价中遇到的问题,应迅速反映给采购负责人,以便及时加以解决。2 车辆入厂门卫控制程序21菜籽车辆到厂,供方先到门卫室登记车号、车型和行驶证号码,门卫开具菜籽收购编号单,编号单上要注明到厂时间。收购编号单一式三份,门卫留存一份。门卫应定时巡视厂区附近的车辆,及时督促未到货不登记的车辆驾驶员到门卫领取编号单,若超过半小时仍未登记的车辆,门卫应及时将其清理出工厂的收购范围,减少收购场地占用。22门卫人员根据保管通知和厂内车辆现有情况安排车辆入厂,每辆车只能有一人进入工厂交货,若有多余人员由门卫安排至客户休
7、息室等候。2、3客户根据门卫人员的安排,按菜籽收购编号单上的号码依次进厂。24菜籽车辆入厂,必须向门卫出示菜籽收购编号单和初检单,接受门卫检车盘查,门卫留存行驶证照。25菜籽收购编号单上的信息不能有改动的痕迹,若确属错开应做废重开。 3 初步验级定价程序31初检员根据供方交来的菜籽收购编号单,进行初步验质定价。32初检前,须向客户讲明收购标准、定价原则、质量检验规程等,并征得供方得同意。33供方同意接受公司收购规程后,初检员应在车体四周多点取样,并采用手摸、目测等物理检测方法,初步检测菜籽质量。若初检不合格,则初检员应及时反馈至贸易部,由贸易部确定退回或降价收购后再进行处理。若确定需退回应在收
8、购编号单上注明不合格并签字后交驾驶员,驾驶员凭此单到门卫处领取行驶证退出收购程序。34初检结果征得供方同意后,由初检员开具菜籽收购初检单并签字,同时要求供方也在此单上签字,以证明其同意初检结果。初检单上的到厂时间应按收购编号单上的到厂时间填写,并注明拟卸车的仓号或货位。35菜籽收购初检单一式一联,填写后交客户凭此计量、复检、结算。初检单上的客户信息不能更改,如若错误应做废重开,若属代交,需注明双方信息。36客户凭菜籽收购初检单到公司采购内勤处开具“收购入库结算凭证”4地磅计量(毛重)程序41菜籽车辆经初检驶入地磅后,监磅员应检查车辆状况是否有异常物品并核对车号和车型,计量员必须核对客户交来的菜
9、籽收购编号单、收购入库结算凭证、菜籽收购初检单称重计量(毛重),并出具签字确认的过磅单。42计量结束后,填开过磅单,菜籽收购初检单上加盖“重车已过磅”印章。将菜籽收购编号单、菜籽收购初检单返交供方或其代理人,凭此复检后卸车。43过磅单一式五联,第一联由地磅房留存,第二联结算,第三联保管员,第四联贸易内勤,第五联客户留存。过磅单编号与收购凭证、初检单编号一致(以初检单上的号码为准)。5储存保管程序51菜籽卸车时,保管员应按照不同质量等级分堆存放,明牌标识质量等级、存储时间、责任人。52菜籽车辆按照初验员指定的货场,驶入卸车地点后,货场保管员对供方交来的过磅单结算联审核无误后,告知装卸工卸车,并通
10、知化验员进行现场检查和采样分析(并扦取综合样品)。53在卸车过程中保管员要进行第二次初检,取样后当场用快速测水仪进行化验并与初检单上的指标进行对比,若水杂差异过大或在对卸车过程中的菜籽质量由异议时,化验员或保管员或装卸队都有权随时通知停止卸车,由化验员对质量等级另行确认,并及时通知贸易部相关负责人和客户(客户进入现场时应有公司人员陪同),在征求供方或其代理人书面确认后,方可继续卸车。若客户不同意再继续出售,需做退货处理。由保管员开具不合格菜籽出门条由保安跟车护送出厂外,再由客户到财务结算室结算已卸部分的货款。54保管员要按照工厂有关规定,首先清点包装大致件数,然后组织卸车(最终清点包装物件数,
11、以便扣减包装重量)。55卸车完毕后,保管员对装卸质量进行检查验收。56验收后,保管员在菜籽收购初检单上详细填明实收包装等情况并签字确认,连同菜籽收购初检单、菜籽收购编号单等返交客户凭此计量皮重。57储运部按照公司要求,每日巡视测温,如出现温度变化异常,应及时上报储运负责人处理,防止菜籽霉变。6菜籽抽样检测程序61菜籽卸车,由取样员随机采取有代表性的样品(100%抽取),装袋、标识并密封,放入专门的样品箱,由专人送化验室检测所需指标。所有样品都必须当天送至品管部进行化验,并当天出具检验结果报告单。62化验室对所采样品按照产品测量和监督程序或有关规定,迅速化验检测。检测完毕后,开具检验结果报告单,
12、除自存外,其余联传至贸易部内勤,作为财务入帐的依据。检验结果报告单由送样员传送至结算室。63化验结果报告单先传至贸易内勤凭此结算,再由贸易内勤转交财务结算。64若客户对品管部出具的化验结果有异议,在征得贸易部负责人的同意下方可进行重检,重检时只检测保留样。对于重检后的结果若在合理范围内的以第一次检测为准,若超出合理范围需贸易部负责人和客户协商后再处理。65每日交接班前,化验室必须依据当日、当班收购的菜籽质量检测情况,计算加权平均质量指标,填制菜籽收购化验日报表,报公司相关人员。6、6品管部的化验单,绝对不允许有改动的痕迹,若属开具失误需要修改,应该作废原单据重开,化验单交贸易结算后转交财务部6
13、.7化验人员不允许与客户接触,上班期间解除通讯工具。取样、送样人员应随机调整。7地磅计量(净重)程序71菜籽车辆再次驶入地磅后,计量员必须凭供方交来的有保管员签字的菜籽收购编号单、菜籽收购初检单,并根据实情填制完整的过磅单。72计量员除留存过磅单存根外,计量员将“菜籽收购编号单”和“收购入库结算凭证”客户联及一联地磅单一并交客户或其代理人,“菜籽收购编号单”作为货车出门的凭证,“收购入库结算凭证”客户联和地磅单作为客户结算货款的依据。将过磅单其余联次、菜籽收购凭证、收购初检单、化验结果报告单一并通过送样员传给贸易结算内勤。 73保管员保留过磅单、入库单、收购凭证的保管联,用于登记菜籽收购保管帐
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