管理沟通 第五章-书面沟通.pptx
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1、,第5章 书面沟通,上章小节,会议的目的和类型(交流信息、给予指导、解决问题、作出决策)会议沟通中可能存在的问题( 立会过多、与会人员不明、与会人员准备不足、议题不明、议题优先级不明)会议组织(会前准备、进程控制、会后工作)明确与会者角色与职责(会议主席、会议记录员),第5章 书面沟通,4,是欠条还是还款证明,2000年4月黄先生承接某工程,总坐8.4万元,合同表明:甲方首先支付70%,即58,800元;甲方开始给3万,至2002年还未付清,不过给了张写有“还欠黄某工程款28,800元”的证明;(问:至此,你发现了什么问题?)黄先生随后将对方告上法庭;对方辩解说,上述证明为还款证明(因为“还”
2、字读huan,第三声);法庭认为没有证据支撑这一“还款证明”,所以支持原告黄先生,要求被告赔偿欠款,并支付1162元案件受理费。,书面沟通重要吗?现在缺少的是什么人才?你所在的组织中是否有一根“笔杆子”?例:高教培训培养未来人类的灵魂工程师!哪里有问题?改为:高教培训培养未来的人类灵魂工程师!大学尚缺“笔杆子”,何况其它地方。你见过只收手写简历的企业招聘吗?是否很多招聘过程中都要求填写应聘表格?,我们应充分认识企业管理活动中书面沟通的重要性!,书面沟通的定义及特点,书面沟通是指以书面或电子作为载体,运用文字、图式进行的信息传递的过程。书面沟通的特点较为严谨、正式平铺直叙读者针对性强一般应用第一
3、人称或第二人称负有一定的法律责任,“还欠款”,特别是合同条款。,课堂练习,尝试写一份建筑装修合同先看一份样本简单装修合同样本背景:张小姐2015年5月份购置一套90平米的住宅用房,已经确定将装修工程承包给W装修公司;装修工程总价120,000元人民币整价格由W公司报价单给出;一般装修之后至少要4个月才能入住考虑到装修材料的有害气体排放问题等;90平米房间一般装修时长为2.53个月;请以此草拟一份装修合同(协议)供张小姐及W公司使用。,书面沟通的特点,管理者89%的时间花在与沟通有关的事务上,其中59%的时间花在听和说上,19%的时间花在读上,22%的时间花在写上。美国管理学家克莱姆、史尼德,上
4、海某学校,将“一学期收费5000”,误写为“一学年收费5000”。后果很严重,书面沟通的特点,商务写作与一般写作,书面沟通应该遵守的原则,思维清晰写作目的明确全面了解主题进行换位思考,书面沟通的基本形式,合同(已完成)备忘录电子邮件商务信函报告(行业报告)摘要,书面沟通的基本形式,在项目管理中,沟通显得非常重要。一般来说,项目经理大约要花费75%-90%的时间用于沟通上。沟通按沟通的方式不同(书面、口头,正式、非正式)。在做项目过程中,需要用比较正式的书面沟通方式,否则项目很难进度下去书面沟通不但有项目组内部的,也有项目之间的,甚至还有公司与公司之间的,公司与上级主管部门之间的。正式书面沟通当
5、中是项目内部还好说,经常会涉及到公司与公司之间、公司与政府主管单位之间、公司各子公司之间、各相关独立事业部之间的正式,大约70%的事情是由“项目”的形式来完成的。,项目中公文式正式书面沟通的文种,沟通对象:其它供应商或合作单位,以及上线主管部门等等最好都采用正式书面沟通为妥用文规范(公文)国家机关公文一般有14种类型项目管理过程当中可能会遇到的8种类型,关于公文式的正式书面沟通的结构,一般包括三个部分: 一是开头部分主要用以说明公文的因由,具体内容就是简要说明行文的目的、意义、依据、背景等。开头要力求简捷明了、开门见山。 二是主体部分主要用以说明行文要说明的各种事项。 三是结尾部分。主要用以说
6、明有关结束全文的话。结尾应力求干净利索,不拖泥带水,可说可不说的,尽量不说;结尾要写得实在。,开头的常见写法:1、引据式: “根据、遵照、按照”2、原因式: “由于、鉴于、基于” 3、目的式:“为了、为” 4、概述式:先概括基本情况后再展开论述5、点题式:开头便把宗旨和结论先点出来6、表态式。即开头对转发、颁布的文件或来函表明态度或进行评价,然后再说明有关事项。 结尾的常见写法有:1、总结式:综上所述、由此可见、总之2、要求式:如希望、号召3、呼应式或呼应标题:响应开头4、自然收尾法: 叙述完情况意见后戛然而止,这种结尾目前常用5、专用词语式,如:“特此通知”、“当否,请示复”、“现予公告”、
7、“以上报告如无不妥,请批转有关部门参照执行”等等。,备忘录,备忘录是记录有关活动或事务,起揭示或提醒作用,以免忘却的一种记事性文书。备忘录的类型主要有个人备忘录、交往式备忘录、计划式备忘录。备忘录的特点: 事务性。记录的事项两类:一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺,一致或不一致的意见等;另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条;提醒性。提示当事人避免忘却的特性。,备忘录,备忘录的结构和写法 标题两种写法:直接写文种名称,即备忘录。由单位、事由和文种组成。如:公司与集团公司合作开发机电产品会谈备忘录。 正文商务谈判备忘录正文。个人备忘录和计划式备忘录的正文
8、写法自由,不拘一格,写下事项要点即可。,备忘录,商务谈判备忘录正文的一般写法: 导言。记录谈判的基本情况,包括:双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。 主体。记录双方的谈判情况,包括:讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法,通常采用分条列项式记录。 结尾。多数不另写结尾。 商务谈判备忘录落款。各方谈判的代表签字、标明时间。注意事项:内容详实、具体、完备。语言要朴实、准确,备忘录样例1,发给:秘书 发自:行政部经理 日期:2003年1月6日 内容:总经理来京行程安排 总经理将于2003年1月日8星期三到达北京,并将于1月10日下午
9、离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程。并经我确认后发到香港办公室。,点评,企业内部计划式备忘录,格式规范,包含的内容齐全正文首部写收、发对象、时间和内容提要主体部分内容是上司对下级近期工作的提示这种企业自印的工作计划备忘录稿笺,使用时只要填上收、发人和正文内容即可,很方便重点应放在明确正文的首部应撰写什么内容,备忘录样例2,股份有限公司(以下简称甲方)和公司(以下简称乙方)的代表,于年月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商,双方交换了意见,达到了了解,形成了以下初步意向:一、产品技术转让问题合资双方共同努力会加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判,若谈判成功,双方先签定合
10、同,编写可行性研究报告。二、乙方的合作意向l年月,乙方组织了一批考察团对中国生产企业进行了考查之后,经董事会决定,只选择甲方谈技术转让或合资。2.公司董事会认为,主要以技术转让为主,基本上不与国内客车厂谈合资,即使合资,也只是象征性地投入非常少的资金。三、甲方公司技术引进的意向1.甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判,则会失去许多国内外的市场,因此甲方希望尽快在合作上有所进展。2.甲方谈了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的优先权。,备忘录样例2(续),四、甲方与乙方公司合作方式:1.双方认为以引进技术的合作,则能生产国际性
11、的最有竞争力的产品。这种国际问资源组合是产品成本降低的最有效途径。2.双方均不赞成50%+50%股份的合作方式。3.认为开始合作时,最好以贸易方式进行。4.技术引进的主要产品为:(略)五、这次洽谈,虽未能解决主要的问题,但双方都表达了合作的愿望。期望在争后的两个月内再进行接触,以便进一步商洽合作亭宜,具体时间待双方磋商后再定。中国股份有限公司 国际股份有限公司代表(签字) 代表(签字)年月日,备忘录样例3,备忘录样例3(续),点评,商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望,内容实在、具体,可为下一次双方继续谈判起提示作
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