管理沟通 第四章 会议沟通.pptx
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1、第4章 会议沟通,上章小结,群体沟通(定义、群体的分类、群体的种类、群体的形成与发展、影响群体凝聚力的因素)团队与群体的区别(目标、参与度、决策)团队沟通(特征:一个理想的团队应该是:一个有着共同目标和远景,其成员之间相互依赖、相互信任,其领导高效能干,其信息沟通畅通和开放的团体。 团队沟通中的角色)团队决策的模式、成功团队的特征,第4章 会议沟通,P89 案例立昌农机制造有限公司问1:公司现有的问题是什么?答:主要是延期交货,产能不足;问2:会议是否达成一致?如果达成,是关于什么的?答:计划完成新的销售目标,从成本及产量上着手进行改进评:案例中的议题虽然讨论的只是销售端的问题,但会议内容涉及
2、到整个公司的生产流程及与之相关的各个部门。,第4章 会议沟通,会议沟通的定义: 是群体或组织中相互交流意见的一种形式, 是一种常见的群体活动。(其实会议就是为了某种目的让人们聚集起来进行交流) -集思广益的过程 -信息传递的方式 -交流思想的舞台 -提出对策的途径,会议概述,当然,也有些单位开会只是为了开会,而且管理者们并不知道他们“开会只是为了开会”,而是被一种形式主义的企业文化消极因素所同化。,会议的目的,会议的类型,公司内外都多少会有利益冲突,比较简单的会议形式,也可用其它方式代替,需要较多的讨论,会议的种类,会议频率,固定的部门会议:建议频率:至少每月一次注意事项:不能多与每周一次,否
3、则容易形成拖沓的不良习惯;将会议时间记录在笔记本上,以防因一时疏忽造成工作上的被动。,会议频率,全体会议建议频率:至少每两月一次注意事项:利用全体大会通报政策,但不能频繁,否则回给公司造成沉重的负担。,经常出现的会议问题,1、立会过多2、与会人员不明3、与会人员准备不足4、议题不明5、议题优先级不明,无需开会的五个如果,如果,已经按惯例每周聚会,会议成本太大,还有比开会更好的方法,没什么特别的事情要讨论,你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟),会议沟通模式,谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?,会议的组织,会前准备, 明确会议的必要
4、性(类型与规模) 明确会议的目标 会议议程 (日期、时间、地点、议题及参加对象等) 准备会议文件 发布预览资料 确定会议主持人 (老板或秘书) 确定与会人员(邀请嘉宾) 预定会议场所 补充最新信息 预算控制(住宿、餐饮等),会议准备的5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,确定与会者构成,同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡,会前准备,预定会议场所,会议室是否预定好?是否有足够的椅子?视听器材(如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等)是否准备就绪?分发的材料是否准备充分?休息时的供应(如茶水、水果和点心等)是否准备好?是否备好笔记本、纸张、铅笔
5、和名片等?,与会者的座次排列方式,会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料,2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,明确与会者角色职责,思考 根据你所了解的群体沟通性质,你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中,你若作为与会者,又有
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