沙溪镇档案业务培训资料.doc
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1、东升镇档案业务培训资料中山市东升镇人民政府党政办二一一年四月1目目 录录一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题 1二、文书档案整理 5三、声像档案整理 8四、实物档案整理 13五、会计档案整理 15六、基建档案整理 18七、规划建设档案归档整理办法 27八、婚姻登记档案归档整理办法 29九、计划生育档案归档整理办法 38十、房产契税档案归档整理办法 44十一、纪检案件档案归档整理办法 49十二、审计档案归档整理办法55附录:1、东升镇人民政府档案分类编号方案 652、东升镇下属单位全宗号分配表 743、镇区武装部档案管理办法 764、村(居)委会文件材料归档范围与类别设置 845、东升镇机关文书
2、档案保管期限表 952一、关于镇级综合档案馆建设的几个问题(一)适应档案事业发展趋势,实现各门类档案的集中统一管理1、一个、一个单单位的全部档案位的全部档案实实行集中行集中统统一管理是档案法律法一管理是档案法律法规规的要求的要求中华人民共和国档案法第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。 ”广东省档案条例第十六条规定:“机关、人民团体、国有企业事业单位和其他国有单位应当按照国家档案技术规范要求对本单位的档案整理归档,集中管理。 ”2、集中、集中统统一管理的一管理的优优点点集中人力、物力;确保档案和档案
3、信息安全;便于档案资源的整合与共享。3、 、镇镇档案档案馆馆接收档案接收档案时间时间要求要求镇委镇政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案,整理好后定期向镇综合档案馆移交:文书档案、声像档案、实物档案、婚姻登记档案:一般在其形成的第二年第二季度移交。特殊情况,如武装部形成的文书档案在武装部门保存三年后移交; 基建档案:在工程项目竣工验收后三个月内移交;会计档案及房地产契税档案:在会计部门保存一年后移交;审计档案:在审计项目结束后的次年 4 月底移交;计划生育档案:在计生部门保存两年后移交;纪检案件档案:在纪检部门保存三年后移交;死亡干部档案:在组织人事部门保存五年后移交;其他门类档案移交时
4、间由镇档案馆与相应部门商定。3(二)提高认识,高质量完成各门类档案整理工作 1、档案整理注意事、档案整理注意事项项(1)各部门、各单位要按照国家和省的有关规定,提高整理各自形成档案材料的自觉性和主动性。相关规定:国家行政机关公文处理办法(国发200023 号)、 中华人民共和国档案法实施办法、 广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法规定:应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构(即文件材料形成部门)负责完成。为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作:第一,能保证归档文件材料的齐全完整性、准确性,提高档案保存价值 。第二,能保证归档文件材料的有序性、系统性,提高
5、档案整理工作效率。(2) 镇委镇政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门档案的整理。各部门都有文书档案,有的部门还形成其他类别的档案,要注意区分开。例如:财会部门:形成文书档案、会计档案、房地产契税档案; 审计部门:形成文书档案、审计档案;纪检监察部门:形成文书档案、纪检案件档案;民政部门:形成文书档案、婚姻登记档案;计划生育部门:形成文书档案、计划生育档案;规划建设部门:形成文书档案、规划建设档案。注:组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。(3)村(居)委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如:文书档案中及4时收集整理:有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、
6、医疗保险、养老保险(包括农保转城保的材料)、五保户等方面的材料。各类专门档案注意及时补充。一般村(居)都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土地管理档案、声像档案、实物档案、人员档案(党员个人档案、农户档案、股民档案) 等专门档案。(4)中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如:有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。(5)做好档案信息的异质转换备份实行电子档案与纸质(实体)档案“双轨制”。(电子数据有不能直接识读、易消失、易被篡改等先天缺陷;纸质等实体档案信息不易传播、共享)(6)注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将
7、档案工作纳入岗位职责,纳入年终考核、绩效考核;加强监督指导,奖罚分明 。2、档案整理的要求与步、档案整理的要求与步骤骤( (1)档案整理的基本要求:科学)档案整理的基本要求:科学规规范范怎样理解科学规范:遵循规律,保持联系;分门别类,有目可查;手段先进,方便利用。怎样做到科学规范:自力更生,及时整理;社会力量,适时借助;加强联系,寻求指导。( (2)档案整理的一般步)档案整理的一般步骤骤分类鉴定编码电脑著录编制目录封装排架5二、文二、文书书档案整理档案整理(按(按单单件方法整理)件方法整理)(一)三分开1、分、分归归档与不档与不归归档档:参照中山市镇区机关文书档案保管期限表(附录5)执行。归档
8、部分:以本级文件为主;上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的;下级文件中主要是工作汇报、请示、统计报表等;2、分保管期限、分保管期限:归档文件按照中山市镇区机关文书档案保管期限表划分为永久(代号 1)、30 年(代号 4)、10 年(代号 5)三部分;3、分年度、分年度:以文件落款时间为准。(二)编页码只对文件材料的有效页面编页码,空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码;一份文件各部分(如收、发文处理单和定稿等)已有独立正确的页码时,也可以不用再编页码,合并计算其总页数即可。(三)排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由(同一次会议、同一个活动、同一件事
9、情等)的文件排列在一起 。(四)盖档号章档号章盖于文件首页左上方空白处。如文件首页上方空白处不够位置盖档号章,可另加一张白纸作封面,档号章盖在白纸封面左上方。档号章可手工填写,工整即可。(五)电脑著录全宗号全宗号类别类别期限期限年度年度件号件号页页数数*A0112010186在电子档案馆系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录 。完成著录后上传全文:永久和 30 年的档案,应将相应电子全文上传至电子档案馆系统,以符合“双套制”管理的要求。(六)装订拆除文件材料中的金属物后,采用衣车、白乳胶、三孔一线等方法装订。(七)装盒排架采用文书档案单件盒。注意不同保管期限的文件材料不能装在同一盒
10、内;同一保管期限的文件较少时,可跨年度装盒。排架:可按年度顺序上架排列。(八)编制目录采用归档文件目录(附后),打印一式三份,档案盒内放一份,装订两本汇总的档案目录。档案目录首页放置“年度归档说明”。 “年度归档说明”的主要内容:本单位本年度组织机构、人事变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作组织情况,归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等)。归 档 文 件 目 录7全宗号:全宗号:* 类别类别: :A01 期限:永久期限:永久 年度:年度:2009件件号号文文号号责任者责任者题题 名名日日期期页页数数备备注注001府 2010 5 号 镇政府关于印发镇管理制度 的通知2010 .0
11、2. 1215002镇政府 市国土资 源局会议纪要关于项目前期征 地工作的若干问题2010 .03. 073003府干 2010 18 号 镇政府关于等同志任职的通知张三2010 .04. 102名名词词解解释释: :全宗号全宗号:一个单位全部档案的代号,由市档案馆确定。类别类别:大类代字+机构代码(见附录 1)年度年度:文件形成年度。件号件号:同类同年度同保管期限内文件排列著录流水号。责责任者任者:落款单位名称或个人姓名。题题名名:文件标题,文件标题不能反映文件内容的,要附加说明。三、声像档案整理8声像档案大类代字为 F,分三个属类:F1:录像;F2:录音;F3:照片。凡列入归档范围的声像档
12、案的保管期限统一定为永久。(一)录像、录音档案的整理方法1、 、鉴鉴定定选择有保存价值的录像、录音归档。非本单位形成的电教片、宣传片等,不作为声像档案整理,只作为一般声像资料保存。2、分、分类类即区分录像、录音。区分时不管载体形式(磁带、光盘、其它),只看内容记录形式。如既有声音又有影像的,则为录像;如只有声音无影像的,则为录音。3、按内容分件、按内容分件一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件,按“件”拟写题名。如“2009 年全镇经济工作会议”4、排列、排列编编号号录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。编号方法:大类代字属类代号机构代码年度件号。例:录像 1.012008件号(第
13、 1 件录像)年度机构代码(党政办)属类代号(录像档案)大类代字(声像档案)5、 、载载体刻体刻录录9数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上(即分别按录像、录音刻录)。作为档案信息存储载体一般应选用只读型光盘。 6、 、载载体排列体排列编编号号编号方法:载体类别代码机构代码年度顺序号常见的载体类别代码为:录音带 TP、录像带 VTP、光盘 CD如:2009 年第 1 张光盘的编号为:CD.01200917、著、著录录及打印目及打印目录录在中山市电子档案馆系统进行著录,并打印档案目录,目录格式见下表:录录 音音 录录 像像 档档 案案 目目 录录全宗号:
14、全宗号:* 类别类别号:号:F1.01 年度:年度:2009件件号号题题 名名摄录摄录者者摄录摄录日期日期载载体体编编号号参参 见见 号号备备注注12009 年全镇经济工作会议张2009.08.06CD.01/2009/12广东省卫生厅副厅长到镇视察李2009.10.20CD.01/2009/2(二)照片档案的整理方法1、 、纸质纸质照片的整理照片的整理数码照应冲晒成 4R 或 4D 规格纸质照片归档。( (1) )鉴鉴定定:选择有代表性的数码照片冲晒后归档。( (2)分)分组组:一项工作或活动形成的照片作为一组。10( (3)排列)排列编编号号:排列:同一年度内各组照片按形成时间顺序排列;组
15、内照片按工作活动程序排列。编号结构模式为:分类号年度号组号张号 。分类号:大类代字+属类代号机构代码。组号:每个年度的组号均从 1 开始编流水号。张号:照片的组内序号,每组照片从 1 开始编张号。例: .012008张号(该组第 1 张)组号(第 1 组)年度机构代码(党政办)属类代号(照片档案)大类代字(声像档案)( (4)著)著录录:在电子档案馆系统中著录并将数码照片上传档案管理系统。( (5)打印)打印:打印照片组说明标签 、 照片张说明标签、 照片档案组目录。 例 1:照片组说明标签组 号F3.01/2008/005参见号A011200815起止日期2008 年 7 月 2-4 日拍
16、摄 者张照片张数10 张载体编号CD.01/2008/3组题名镇 2008 年“迎奥运”田径运动会组说明2008 年 7 月 2-4 日,在*体育场举行“迎奥运”田径运动 会,全镇共有 106 人参加了 10 个项目的比赛。镇领导以 及特邀嘉宾、出席了开幕式。例 2:照片张说明标签11张 号F3.01/2008/8/1载体编号CD.01/2008/5底片号拍摄者张拍摄日期2008.07.02参见号文字说明镇长李(左三),特邀嘉宾王(左二)、刘(右二)在开幕式主席台上。 例 3: 照 片 档 案 组 目 录全宗号: 类别号:F3.01 期限:永久 年度:2008组组号号组组 题题 名名拍拍摄摄者
17、者起止起止日期日期载载体体编编号号张张数数备备注注1镇 2007 年度总结表彰会 张2008.01.06CD.01/2009/358镇 2008 年“迎奥运”田径 运动会 张2008.07.02/ 2008.07.04CD.01/2009/38(6)入册入册每组照片前留一空位,放置组照片说明标签;放置组内照片;每张照片下面放置张照片说明标签;把打印的照片档案组目录粘贴于照片档案册内页上;填写照片册背脊标签。注:大张照片可统一编号、另行存放保管例:照片册背脊标签122、数、数码码照片的整理方法照片的整理方法(1)鉴定选择有保存价值、有代表性的数码照片归档保存。(2)分组、排列编号同纸质照片的整理
18、方法。(3)在计算机的非系统盘中选择一个分区设置一个文件夹,专门用来存储数码照片,每个年度建一个子文件夹,可用年度命名。(4)年度文件夹内每次活动建一个子文件夹,文件夹以该组照片档号+活动名称来命名。如:115-F3.01-2008-1(2007 年度工作总结会议)(5)活动文件夹内每张照片为一个文件,对每张照片进行说明,主要说明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置 。(6)刻录:数码照片应刻录光盘脱机保存。全宗号全宗号*类别类别号号F3.01年年 度度2008组组 号号1813四、实物档案整理实物档案是在工作活动中形成、获得的各种牌匾、锦旗、证书、印章、字画、礼品等实物性材料。实物档案整
19、理步骤:1、收集、收集2、排列、排列:按实物形成或获得时间顺序排列。3、 、编编号号:按“类目号机构代码年度件号”的编号方法对实物档案进行编号。例如:党政办 2009 年的第一件实物,其档号表示为 H01-2009-01;4、 、标识标识给每件实物档案制作一个标签,标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息,并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。例如:实实物档案物档案标签标签档号档号H01200901实实物物名称名称中山市文明中山市文明单单位位奖奖牌牌来源来源市政府市政府日期日期2009.02.005、 、编编制目制目录录使用档案管理软件,按照编号顺序在实物档案目录上依次进
20、行登记,并将目录打印出来装订成册。著著录项录项目:目:14档 号:该实物的完整档案编号;实物名称:实物文字内容 实物类型,如;先进单位锦旗来 源:该实物赠与或授予的单位或个人;日 期:获得该实物的具体时间;存放点:存放该实物档案的具体地点;备 注:其他需要特别说明的事项,如无则空。实 物 档 案 目 录档档 号号实物名称实物名称来源来源日期日期存放点存放点备注备注H01-2008-001中山市文明单位奖牌市政府2008 .02. 00荣誉室H01-2008-002XX 镇 2008 年度先进单位 锦旗XX 镇委、 镇政府2008 .03. 00档案室6、存放、存放实物档案可以存放于单位档案室或
21、陈列于单位荣誉室;存放单位档案室时,注意将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置。锦旗、字画等在收藏时,应卷放,外加封套,在封套上贴实物档案标签。珍贵字画应专柜存放。7、 、实实物的拍照物的拍照所有实物均应拍数码照片,并标识相关信息。实物拍数码照片,应注意拍摄角度和技巧,便于日后使用。实物数码照片可不冲晒纸质照片,但应上传档案管理系统中,数码照片积累到一定量时可集中刻录光盘保存。五、会计档案整理151、分、分类类会计档案大类代字为 D,分四个属类:D1:会计报表(永久或长期);D2:会计帐簿(25 年);D3:会计凭证(15 年);D4:其他(永久或长期)。2、 、组组卷卷报表、其他类:一年或一
22、套报表组一卷;帐簿、凭证类:一册或一本为一卷。3、排列、排列按时间顺序排列。4、 、编页编页号号凭证类不需编页码;报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同,如果原已有页码不用再编。5、装、装订订帐簿、凭证类一般保留原装订;报表、其他类如已有封面则保留,无封面时,可以白纸加封面,并拟定案卷标题。案卷标题格式为:单位名称时间会计材料名称6、盖档号章、填档号、盖档号章、填档号全宗号类 别年 度案卷号*D3.120091类别号大类代字+属类代号+帐套代号;案卷号:同类同年度案卷排列流水号。7、 、电脑电脑著著录录利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一,一般要求按“一卷一条”的方式著录(见附
23、表 1),由于会计凭证数量较多,著录时可按16“一月一条”的方式著录(见附表 2)。 “标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。8、 、编编制目制目录录会计帐簿、凭证类只需打印会计档案目录,会计报表和其他类需要另外打印卷内文件目录。9、装盒上架、装盒上架装盒:报表、帐簿、其他类装会计档案盒;凭证类装会计凭证盒。上架排列:一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架附表附表 1: : 会 计 档 案 目 录全宗号:全宗号: 类别类别: :D3.1 年度:年度:2009案案 卷卷 号号案案 卷卷 标标 题题起起 止止时时 间间保保 管管 期期 限限卷卷 内内 张张 数数备备考考001镇中
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