深圳市档案局.doc
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1、深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求1. 引言1.1 目的本需求分析旨在描述深圳市档案业务部门的管理架构和工作流程,让参与 该软件开发项目的承建单位了解实际业务需求,方便其设计和实施该系统。1.2 背景“深圳市综合档案业务管理辅助系统”是在政务内网环境下的基于 BS 的业 务应用系统,其用户对象包括深圳市档案局馆、档案列入进馆范围的市直机关 企事业单位。1.3 参考标准规范ISO15489 信息与文件文件管理 ISO23081 信息与文献文件管理流程文件元数据 ISO14721 空间数据和传输系统开放档案信息系统参考模型 ISO11179 信息技术元数据元素
2、的规范与标准化 DA/T 46 2009 文书类电子文件元数据规范 ISO 档案著录规则(总则)GB/T188942002电子文件归档与管理规范DA/T 222000 归档文件整理规则1.4 术语1.4.1 文件 RECORDSRECORDS 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的 作为凭证和具有查考作用的信息。(ISO 154891:2001, 3.15 ) 文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的 各种形式的信息记录。(档案工作基本术语 DA/T12000,2.12 ) 1.4.2 元数据 METADATAMETADATA 描述文件背景、内
3、容、结构及其整个管理过程的数据。 1.4.3 登记 REGISTRATIONREGISTRATION 赋予文件唯一标识符的过程。 1.4.3 分类 CLASSIFICATIONCLASSIFICATION 在文件管理中,依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按 照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和整理。 1.4.4 文件分类方案 RecordsRecords ClassificationClassification SchemeScheme 依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按照类目对业务活动或 者文件进行的系统标识和整理。 1.4.5 移交 TRANSFERTR
4、ANSFER保管过程中文件的保管权、所有权和/或责任权的变化。 1.4.6 迁移 MIGRATIONMIGRATION 在维护文件真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下,将文件从一个系 统转移到另一个系统的行动。 1.4.7 导出 EXPORTEXPORT 区别于移交,导出是为另一个系统产生副本的过程,但是文件仍然保留在 原来的系统中,在此过程并不删除它们。2. 任务概述2.1 目标深圳市档案局馆的主要业务职能包括对全市机关企事业单位的档案工作进 行指导,并接收市直机关、企事业单位形成的具有长久保存价值的各种载体的 档案资料。为规范业务流程、提高工作效率并解决在实际工作中档案业务指导 缺乏实时
5、性问题,迫切需要建立综合档案业务管理辅助系统。移交进馆业务流程档案管理人员指导业务主管指导人员立档单位档案员进馆前期工作审核制定分类方案制定分类方案制定接收计划制定接收计划方案审核方案审核计划审核计划审核档案检查、目录审核档案检查、目录审核申请进馆申请进馆在线指导在线指导入库确认入库确认批准进馆批准进馆Y在线指导在线指导整理著录编目整理著录编目YY通过?N通过?N通过?N通过?N(档案实体清点)(档案实体清点)图 1、综合档案业务管理流程图深圳市档案局业务活动目前主要使用的“深圳市数字档案馆集成平台(数 字档案馆二期)”是一个 2007 年开发完成的基于 CS 的业务系统,基本解决了 综合档案
6、的收、管、用问题,其中,对档案的前端数据采集管理是通过与“立 档单位档案管理系统”的接口导入的。现在正在实施“深圳市文件档案平台数 据库”项目,旨在电子政务体系下构筑完整的电子文件全生命周期的监管和利用,该项目已完成系统初步设计, 整体框架已经确立,即将进入实际开发阶段。本系统可看做是集成平台系统的前端延伸和补充,侧重于业务流程的管理 和控制,在确保“立档单位档案管理系统”中文件条目数据平顺迁移的同时为 平台数据库项目做铺垫和准备。因此,本系统需采用与平台数据库项目一致的 SOA 架构和元数据标准,保障后续集成的无缝对接。 本系是统针对接入政务内网的立档单位档案业务的在线指导, 并对进馆立 档
7、单位文书类档案的进馆流程进行规范,不涉及涉密数据处理。2.2 系统特点本系统属于业务办公辅助系统,总用户数不超过 500 人,同时在线用户数 在 100 以内,并发音视频用户在 20 以内。在本期建设中暂不考虑大规模的电子 文件管理,以处理文件条目和案卷信息记录为主。即使考虑即时通讯的音视频 传输,但由于基于政务内网,网络带宽可以保证。3. 假定和约束本项目计划经费不超过 20 万元人民币,开发时间为 4 个月(自合同签订之 日起)。4. 系统需求4.1 软件功能说明4.1.1系统登录本系统属于受控使用业务系统,禁止非授权用户访问。 IPO 编号:001输入:用户名,密码口令输出:验证 处理:
8、对连续输入 3 次以上密码且未通过验证的情况提供系统告警, 在日志中记录其 IP。4.1.2 组织机构管理IPO 编号:002输入:机构名称、代码、类型、 全宗号、全宗说明输出: 机构条目记录处理:授权用户对组织机构信息进行增、删、改。4.1.3 文件分类方案管理IPO 编号:003输入:分类号、类别名(归档范 围)、层级、保管期限、立档单 位、适用起始年度输出:分类方案表 处理:授权用户对未经核准的分类方案进行增、删、改。分类至少 支持三级并设置初始模板。支持立档单位多套分类方案。 除常规输入外,应支持 XML 格式分类方案数据导入和导出。4.1.4 进馆移交计划管理IPO 编号:004输入
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