行政采购流程图.docx
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1、行政采购流程图行政采购管理流程一、管理目的规行政采购行为,整合公司资源,统一调配公司行政用品,节约财务成本。二、适用围.适用部门行政采购管理流程适用于行政采购经过中所涉及的所有相关部门,这包括公司所有职能部门,其中商品部是采购施行部门。.适用对象行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公用品的采购。三、行政采购管理1.行政需求计划管理由公司各职能部门根据工作容需求,提交(行政办公用品需求单)至商品部,公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。要求:各部门的需求计划必须按月制定,在每月20日前完成并提交。对专业性办公用品的采购,由所需部门协助商品采购部门共同采购。2.(行政
2、办公用品需求单)的审批流程2.1(行政办公用品需求单)填写要求(行政办公用品需求单)用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下,但部门又确实需要使用时,填写该单据。(行政办公用品需求单)须填写完好、准确,涂改的(行政办公用品需求单)商品部有权退回不予受理;(行政办公用品需求单)须由部门负责人亲笔签署;(行政办公用品需求单)原件提交商品部。2.2(行政办公用品需求单)审核2.2.1商品部对各部门的(行政办公用品需求单)进行同类汇总,并在2个工作日完成评估,评估的根据是公司全年预算及库存状况。2.2.2审核后的(行政办公用品需求单)提交董事长审批。2.2.3审批通过的(行政办公用品需求单)由商品
3、部制订采购计划,未通过的,(行政办公用品需求单)退还申请部门。要求:各部门递交(行政办公用品需求单)时必须遵循节约的原则。3.行政采购计划制定3.1行政采购计划由商品部根据审批通过的(行政办公用品需求单)统一制定。3.2行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后施行。要求:行政采购计划须明确采购施行时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。4.行政采购4.1供给商评估4.1.1商品部负责根据审批后的行政采购计划对供给商进行考察、评估。除非临时急需,对任何办公用品的采购,都应是进行询价、比价、议价,并将最终议定价报相关部门和领导同意后,方可施行采购任务。4.1.2建立供给商基础信息档
4、案。供给商基础信息包括:三证、公司名称、具体地址、交货能力、交货方式、联络人、联络等。4.供给商会谈、签约经商品部考察、评估合格的供给商,双方就所要采购的产品进行询价和议价后,双发达成一致签订合同,在与公司签订合同包括生产管理合同、受权管理合同、产品定购单等后,建立产品供给关系。要求:(采购合同)按公司合同审核流程执行。4.(行政办公用品定购单)施行在合同有效期,根据(行政办公用品需求单)和商品的库存情况以及商品供给单位的生产能力和交货能力,制定(行政办公用品定购单),传真至商品供给单位,并经供给单位盖章确认后寄回。要求:按公司合同审核流程执行;与已签订的尚在有效期的合同一起存档备查;定购单一
5、式三份,供给商、商品部、法务部各执一份;定购单须为原件,不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的,可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产,由商品部负责跟踪双方签章经过。定购单容必须包括:产品名称、颜色、规格尺码、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等;分次分批交付的,须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。4.3.1(行政办公用品定购单)履约经过中的调整当原(行政办公用品定购单)要求的交货时间和数量不能知足销售部门的销售需求,应及时与商品供给单位沟通,在其交货能力允许的前提下,调整原(行政办公用品定购单)的交货时间和数量,以尽可能知足
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