接待工作(定稿).docx
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1、接待工作(定稿) 接待工作 接待工作是行政办公室的日常工作之一,也是最为重要的工作职能之一。以迎来送往为主要内容的接待工作不仅代表了组织的整体形象,也是组织行政管理绩效的重要体现。文章就如何提升行政办公室接待工作质量进行了具体的分析。 一、引言 无论是政府机关或是企事业单位、抑或是社会团体组织,都须要面对各种级别、各种目的的接待工作,这项工作是组织间开展沟通合作的纽带和结合点,是组织间第一印象形成的关键因素。因此,任何组织对行政接待工作的关注都会对组织发展起到非常主动的作用。 二、行政办公室的接待工作内容和特点 (一)行政办公室接待工作内容 行政办公室接待工作的主要内容包括以下几方面:第一,迎
2、接来访人员。迎接来访人员是接待工作的第一个环节,这一环节须要提前与对方接洽,知晓来访时间、人员,并依据来访人员的目的、规模支配相关行政工作人员做好欢迎活动的打算。其次,支配好来访人员的行程。在于对方充分沟通的前提下,为来访人员制定访问期间的行程支配,并在征求对方同意后,制定相应的接待方案。第三,做好食宿接待工作。依据来访人员数量、级别,支配相应的食宿接待项目,为来访人员在访问期间供应舒适的居住和饮食服务。第四,协调办理访问事项。就来访人员的访问目的,做好访问期间的详细事务协调工作,根据事先的接待方案,做好交通服务、看法传递工作,确保来访人员能够准时抵达访问地或刚好转场,并刚好解决来访人员提出的
3、要求和问题。第五,做好欢送工作。结束来访形成后,接待人员须要根据事先制定的方案,做好欢送活动,让来访人员满足而归。 (二)行政办公室接待工作特点 行政办公室接待工作具有以下特点:第一,时效性。来访人员一般都有肯定的访问期限,在不同访问事项间,也须要系统的时间支配,并做到事项间的紧密连接。其次,突然性。有些来访人员是突然抵达的,这时的接待工作就存在马上启动的问题,这种突然性的接待对组织行政接待实力是一次巨大的考验。第三,接待方案的可变性。由于来访人员有临时的访问需求或是组织接待工作因特别状况须要作出调整,接待工作中时常会出现对接待方案的变动和调整,这也就须要接待人员能够依据方案的变更而做好相关的
4、沟通、协调和服务工作。 (三)细微环节管理 行政办公室接待工作的细微环节管理确定了接待工作质量的好坏。接待工作的细微环节管理主要体现在服务的细微环节上,如:准时迎接来宾,为来宾支配舒适的客房,针对来宾的需求和个人习惯供应可口的饮食服务。如有会议或集体活动支配,还需做好现场的服务和协调工作,例如文件资料的打算和送达,会议现场的布置,设备的调试,现场茶水服务等。 三、行政办公室接待工作的主要问题 (一)安排支配不到位 由于接待工作具有肯定的突然性,很有可能会导致接待方的措手不及。这一问题尤其表现在安排工作不到位。接待方没有刚好制定出周密的接待安排,对来宾的访问行程支配、时间限制、接待人员的支配等没
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