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1、辽东学院举办国际学术会议规定辽东学院举办国际学术会议规定举办国际学术会议是促进学校教学科研和人才培养工作,提升学校国际化办学水平的重要形式。学校鼓励有关部门及二级学院积极争取主办或承办国际学术会议。为规范举办国际学术会议管理工作,提高举办国际学术会议意义及效益,特制订本规定。一一适用本规定的国际会议是指:由辽东学院主办或承办的,有国外友好大学、科研机构等学术团体参加的(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等会议。二举办国际学术会议的规定和申报程序1举办国际会议的校内审批工作由学校国际交流与合作处归口管理。2举办国际会议的申请一事一报。3严格执行事先申报制度。举办国际学术交流
2、会议等须按照学期申报计划。每年分春秋季两个学期,每个学期末申报下一个学期国际学术会议计划。即,每年的 11 月末前申报下一年度春季学期计划,6 月末前申报当年秋季学期计划。报学校国际合作与交流处。不涉及敏感政治问题的小型自然科学技术类国际会议,可不预报计划。4国际学术会议列入计划后,主办部门须将会议申请材料报学校国际合作与交流处。国际学术会议主办应填写辽东学院举办国际学术会议校内审批表,由国际交流与合作处会同学校科研处等部门会签,报分管校领导审批,完成校内会签和审批程序后,如须报省级主管部门审批,由国际交流合作处按规定报送审批或备案。5举办单位提交的申请材料应包括的内容(1)会议中、英文全称;
3、举办日期、会期、地点;主办单位、合办单位;与会人员范围、会议规模、外宾人数等。(2)会议的主题、议题和主要内容。(3)会议经费来源及列支经费预算。 (4)举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件;(5)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务。 (6)会议组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式。(7)作为主办、合办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题)。 (8)其他需要特别说明的情况。同时填写辽东学院举办国际学术会议审批表(下载地址:学校网站国际交流合作处主页)。6
4、原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。7若有台湾学者参加,举办单位须将有关背景材料和名单报学校国际交流合作处和宣传部,由国际交流合作处按照规定报送省台办审批。 8若会议的举办需学校有关部门配合,举办部门应在会前一个月向学校国际合作与交流处提交报告,由主管校领导牵头召开有关部门协调会。三经费筹集与使用1会议所需经费由举办单位自筹解决。原则上“以会养会”,应收取与会人员的注册费或通过其他渠道争取资助或赞助。举办国际会议应厉行节约,禁止赠送礼品。确需申请学校会议经费支持,应在会议预算中列出,并严格按照项目经费使用管理规定执行。2举办单位要拟定会议预算,依次报学校科研处、国际交流合作处、财务处、监察审
5、计处审定。3会议结束后,应及时进行经费结算。经费开支较大的会议,会议主办部门应及时将结算报告报送相关部门审核。四会议总结1会议结束后,举办单位要认真总结。在一个月内将书面总结及会议统计表报学校国际交流合作处,总结内容应包括: (1)会议名称、时间、地点、主题、主办单位及与会人员等。(2)详写会议学术内容,如新思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新,注意述评结合。(3)注意反映面向应用、面向市场的研发信息。(4)概括性且有意义的建议、体会、感受等。 (5)篇幅以 3000-5000 字为宜,可附少量图表,应尽可能将其中的外文译成中文.(6)如有反映会议信息动态的会议论文,也可与会议总结一同上报。 2举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向科研处汇报。3举办单位须于会后一个月内将会议的全套材料,包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相及会议报道等,报送国际合作与交流处。 由学校国际合作与交流处负责解释。二一五年三月二十日
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