ERP系统PA速查手册(PA-PO-INV-FA).doc
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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateERP系统PA速查手册(PA-PO-INV-FA)五月采购、库存业务数据补录注意事项ERP系统PA操作速查手册项目会计项目和任务项目维护1) 手工创建项目,注意复制项目后,修改项目类型,一旦项目审批或发生支出后,不能再修改项目2) 日期在项目起始日期、结束日期范围内的已审批项目才可以发生支出,不能确定项目结束日期的,请置空3) 交叉计费:需要由项目所属组织不同的组织为
2、该项目发生采购、库存业务、项目费用发票需要设置为交叉计费,一般不需要手工设置,模板中已设置4) 事务处理控制:在项目模板中定义,用来控制某些支出不可资本化,不需要手工定义(包括任务中的事务处理控制)5) 项目类型:项目类型是按OU设置的,一定要在所有OU都设置,否则省管项目可能在市公司找不到任务维护1) 任务说明:项目细化管理的需要,是成本归集和转资的依据,所有的采购、库存、应付发票、转资都是按任务处理的。一般按照地点和转资时间规划任务。2) 父任务:其下有子任务的任务为父任务,在父任务下创建其子任务时,父任务自动变为不可计费任务3) 子任务:有上级任务的任务为子任务4) 底层任务:其下没有其
3、它任务的任务为底层任务,所有底层任务都为可计费任务,不要去更改允许计费可选框5) 任务所属组织:确定了任务可以在哪个组织发生支出和转资6) 事务处理日期在任务事务处理起始日期和完成日期范围内的才可以发生支出(可以做采购、出/入库、发票业务),不能确定完成日期的,请置空7) 交叉计费:是否允许其它组织对该任务发生支出(进行事务处理)。一般不需要手工设置,从项目层默认8) 可计费任务:只有可计费任务才可以发生支出,即该任务在采购、库存、发票中被选中9) 可资本化:只有可资本化任务上的支出才可以生成资产行,作为资产成本10) 特定资产任务:该任务上可以分配资产。如果该任务上没有分配一个资产,则其上的
4、支出不能生成资产行11) 共同成本任务:该任务上不可以分配资产,其上的支出(设备支出/费用支出)都可以生成资产行,并可以分摊到其它任务的资产上12) 设备任务:为底层任务,可计费,可资本化,特定资产任务,任务地点不能用默认值。该任务可以发生设备支出,该类任务上可以分配资产,只要该任务上有一个资产,则其上的可资本化支出都可以生成资产行,如果该任务上没有一个资产,则其上的支出不会生成资产行13) 待摊费用任务:为低层任务,可计费,可资本化,共同成本任务,该任务上一般只发生费用支出,该类任务上不可以分配资产,在转资时其上的支出可以生成资产行,并分摊到其它任务的资产上。特殊情况下也可以发生设备支出,如
5、光缆,管道,这种情况下,需要手工再同等设备任务下手工定义资产。省管项目需要有一个一级的99待摊任务,存放全省的待分摊费用,能明确到具体地市的待摊费用,发生时就填写具体地市的待摊费用任务,能明确到具体地点的待摊费用,直接填写该地点下的待摊费用。14) 待分配物资任务(RCV)任务:为低层任务,可计费,不可资本化。该任务表示项目在一个库存组织中的库存金额,同时也是该项目的物料默认任务。在入库时,该任务有正支出,出库时有负支出,支出合计数为库存现有量的总金额,也等于总帐库存成本科目(一般为工程设备科目,根据项目成本组中的物料成本科目定义)的科目余额。在省管项目中(一个项目中包括多个地市公司的任务),
6、每个公司(包括省本部)下面都要有一个XX.RCV任务,不需要省待摊RCV任务;市管项目或只涉及到省公司的项目,只要有一个一级的RCV任务,在更改项目状态时一定要符合上述规范,否则自动创建的项目参数的默认物料任务会有问题。15) 手工维护注意事项:一定要通过“创建同等任务”、“创建子任务”创建任务,最顶层任务要注意任务所属组织16) 通过WBS导入工具创建或维护任务,注意程序已经限制99/999结尾的任务为待摊费用,如果任务数很多,请不要把99/199/299/899类的任务作为设备任务。17) 创建任务,一定要一次把任务创建完整,就是说要创建到最低层任务18) 项目成本组、项目参数、项目货位、
7、COA项目段在项目审批时自动创建,一般不需要手工维护,但要注意检查,特别是项目参数。报表CNC WBS结构报表:可以用来检查项目任务的项目信息成本归集简介项目成本归集库存的采购接收、库存出库、库存入/退库,应付帐款的项目费用发票、项目模块的杂项支出、支出分配(也可以看做是杂项支出)跟项目项目相关的事务处理成本,在PA中反映为支出。项目成本归集一般由系统已计划的请求/请求集自动归集,但在转资时,做了调整,需要手工运行请求集或请求归集成本。工程物料采购成本1)为项目采购的库存物资(设备/材料),采购接收时进项目货位,其成本归集到项目在该库存组织的项目参数的默认物料任务上,即XX.RCV任务上,为正
8、支出。同样,项目库存采购退货,有负的支出2)归集步骤:接收入库事务处理已核算成本后,运行成本征收管理器,工程物料采购成本传送到项目的接口表中,然后通过事务处理导入来源为“库存”的事务处理批3)成本征收错误:由于任务不可计费、不可交叉计费、没有默认物料任务等原因导致工程物料采购成本无法传送到PA,在物料事务汇总中的原因/参考标签页中的传送到项目管理系统列为错误,可以根据错误提示,修改错误后,由系统维护人员修改错误标志后,再次导入在建工程发料成本1) 通过出库单/接收直发发料到项目和任务上,在任务上有正的支出,在XX.RCV上有负的支出;通过入库单处理从项目和任务上退料,在任务上有负的支出,在XX
9、.RCV上有正的支出2) 归集步骤:接收入库事务处理已核算成本后,运行成本征收管理器,工程物料采购成本传送到项目的接口表中,然后通过事务处理导入来源为“库存杂项”的事务处理批3)成本征收错误:由于任务不可计费、不可交叉计费、没有默认物料任务等原因导致在建工程发料成本无法传送到PA,在物料事务汇总中的原因/参考标签页中的传送到项目管理系统列为错误,可以根据错误提示,修改错误后,由系统维护人员修改错误标志后,再次导入项目费用采购接收成本1) 为项目采购的费用,采购接收时直接进项目、任务,在任务上有正的支出,同样退货时,任务上有负的支出2) 运行PRC:链接供应商成本,链接收货应计参数设置为是供应商
10、费用发票成本1) 应付发票中为项目、任务发生的费用,在发票已验证和创建会计分录后,可以进项目、任务,在任务上有正的支出,同样取消分配时,任务上有负的支出2) 运行PRC:链接供应商成本,链接供应商发票参数设置为是3)注意:预付款发票不需要在分配中填写项目和任务,也不需要做采购订单省公司费用分摊1) 通过分配功能把全省或省公司需要分摊给市公司的费用分摊给各市公司,支出类型分类都选择“杂项事务处理”2) 注意:不能分摊XX.RCV,支出类型列表中如果有“工程物资默认接收”,请通知维护人员修改设置3) 注意:只有运行了汇总的成本金额才能成功执行分配。通过PRC:更新项目汇总额请求来汇总成本金额。杂项
11、支出1) 杂项支出用来把一些其他费用转到项目会计中,作为资产成本的一部分。2) 注意:杂项支出正常业务,任务不能选择XX.RCV,支出类型列表中如果有“工程物资默认接收”请通知维护人员修改设置3) 归集步骤:通过PRC:分配使用成本和杂项成本请求来计算杂项支出的分配成本和借方科目,通过PRC:将使用和杂项成本链接至总帐管理系统请求计算贷方科目,并把杂项支出的记帐凭证传送到总帐成本调整1) 采购接收成本调整:不能在PA中调整,需要在先做采购退货,再修改采购订单2) 库存发料成本调整:不能在PA中调整,在库存中通过入库单退库或杂项事务处理退库,再出库到项目3) 从应付款系统过来的项目费用发票成本调
12、整:只有项目和任务选择错误可以在PA中直接调整(选中项目支出查询界面的支出行,通过工具-传送菜单来调整,在通过PRC:分配供应商发票调整成本,和PRC:将供应商发票调整成本调整链接至应付款管理系统来归集成本和把调整传送到发票的分配行),其它都必须在应付款系统中进行冲销4) 省公司分摊成本调整:通过分配/复查分配运行来找到原来的分配运行,并冲销5) 可资本化/不可资本化:项目支出查询界面的工具菜单复核事务处理导入1) 由于支出日期、支出结束日期(必须为支出日期所在周的最后一天)不满足要求、事务处理控制、项目已关闭等原因,导致子模块的支出无法从PA接口表转成正式的PA支出,可以在复核事务处理菜单的
13、中查找拒绝状态的数据。2) 根据错误提示,修正错误后,在复核事务处理中检查,没有错误的话,保存,直到没有拒绝状态数据,再次做项目的导入即可。如果修改错误,还是有拒绝状态的数据,请系统管理员修改PA接口表中的传送标志位,再次导入支出查看支出查询1) 可以通过自定义文件夹来增加可资本化,已分组CIP列。可资本化:表示该支出可生成资产行,对特定资产任务的来源于库存杂项的设备支出(根据物料的用户类型)可以定义为资产。已分组CIP:该支出已生成资产行。2) 可通过下面报表查看支出CNC 工程物资支出明细表:查看项目的来源于库存杂项的支出,不包括RCV任务;CNC 费用支出明细表:查看项目来源于项目费用采
14、购接收、项目费用发票、杂项支出、省公司费用分摊的支出;项目状态查询1) 项目状态主要用来查看预算和实际支出比较,按层次或资产查看支出2) 注意:查看项目状态前,要先运行“PRC:更新项目汇总额”,才能保证查看到最新的支出数据。转资准备1) 在做转资准备时,不要有人对同一项目做转资操作2) 转资前要仔细检查项目、任务数据;项目支出(设备和费用,特别是设备支出)是否和现场的实物一致;设备的资产类别、用户物料类型是否正确;项目支出(不包括RCV任务)和总帐1603科目(不包括160399)余额是否一致,项目RCV任务支出和库存项目货位结存金额、总帐库存成本科目余额是否一致。不一致的需要查找原因并调整
15、。可以通过下面的报表检查和核对数据:CNC WBS结构报表、CNC 工程物资支出明细表、CNC 费用支出明细表、CNC 转资数据检查报表。3) 转资准备要根据按钮顺序依次进行,且上一个按钮提交的请求未完成之前不要进行下一按钮操作4) 资产类别维护转资准备的第一步,必须执行。如果工程物资的资产类别、用户物料类型不正确或不完善在该界面直接修改,下一步的资产定义根据该界面的信息定义资产。5) 资产定义把特定资产任务(设备任务)来源于库存杂项的未生成资产行的设备支出(FA独立物料、FA成批物料、FA汇总物料)定义为资产。等提交的请求运行结束后,通过“查看输出”按钮,检查是否有未生成资产的任务/支出。如
16、果生成的资产清单不正确,请检查工程物资支出明细、资产类别维护界面的数据,调整/修改数据归集成本后再次运行资产定义,该操作会删除以前已定义未传送到FA的资产,再重新定义资产。注意:资产定义后产生的资产清单非常重要,在转资人员确认资产清单前不要进行下面的操作,特别是转资中的生成资产行操作。 如果资产清单有问题,需要退货调整,请先退货,归集成本后再次运行资产定义。6) 维护资产信息资产信息一定维护完成,特别是资产启用日期,保管人,资产关键字。手工资产,资产名称要符合任务+虚拟资产+流水号的命名规划,否则标签号和费用分摊都会有问题。CNC 工程竣工固定资产接收明细表:和交接部门交接资产7) 资产签收资
17、产签收表示资产接收部门对PA转资资产的确认,请严肃对待8) 生成资产标签号注意:完成转资准备后,在转资完成前,不要再发生可定义为资产的设备支出。9) 再次强调:资产清单没有确认之前,不要进行下面的转资操作转资1) 在做转资时,不要有人对同一项目做转资准备和转资2) 转资要根据按钮顺序依次进行,且上一个按钮提交的请求未完成之前不要进行下一按钮操作3) 生成资产行先删除未传送到FA的资产行(未做转资确认),再把满足条件(即生成资产行参数界面的PA完成日期=投入使用日期=支出项日期)的可资本化支出生成资产行。:注意:一个特定资产任务如果没有定义资产,则该任务的支出不会生成资产行。可以通过CNC 未生
18、成资产行的支出项数据:检查哪些支出未生成资产行。对特定资产任务下由于没有定义资产而未生成资产行的,可以手工定义资产,如果该任务下不需要有资产,则把任务改为共同成本,再次生成资产行;如果是由于支出不可资本化造成的,可以通过项目支出查询界面调整为可资本化,不能调整的,请系统维护人员帮忙调整;在生成资产行/费用分摊后,未做转资确认前,资产清单有错误需要调整的,请再次运行生成资产行请求,PA完成日期,投入使用日期支出项日期,这样会删除未传送到FA的资产行,支出的已分组CIP状态为N,再去调整,然后再做资产定义4) 分配资产行把定义为资产的支出的成本分摊对应的资产上5) 费用分摊分摊前记录资产和待分摊费
19、用的成本,预分摊后检查金额是否和分摊前一致,不一致的取消分摊;分摊后,如金额错误或分摊到错误的资产,在转资确认前,可通过CNC 还原已分割分配资产行(全项目)、CNC 还原已分割分配资产行(按任务)取消分摊6) 转资确认注意:转资确认一旦执行,就可不再撤消。转资确认前,最后一次检查资产数据,成本数据是否正确,不正确的可以再调整,其中成本合计不能大于支出/资产行合计转资确认后,检查请求PRC:将资产链接至 Oracle Assets,已链接金额不能大于支出/资产行金额;如有错误,请根据拒绝原因,修正后,再做一次转资确认。7) 报表CNC 建设项目暂估交付资产明细表CNC 通信建设项目(工程)暂估
20、/正式交付使用固定资产明细表CNC通信建设项目(工程)交付使用流动资产和其他资产明细表CNC 通信建设项目(工程)交付使用资产总表CNC 建设项目初步竣工结算总表项目关闭项目已竣工决算的,且PA支出和总帐一致,RCV任务支出和库存结存、总帐库存成本科目余额一致,可以关闭项目,但不要在总帐中做任何调帐凭证。项目已付完款的,可以失效COA中的项目段。月末关帐1)检查所有事务处理已经完成,可通过“EXC:按 PA 期间列出的事务处理例外详细资料”来检查2)核对项目支出和总帐、库存是否一致,不一致的查找原因,并调整。3)关闭本月会计期,打开下一月会计期并设置为报告期常见问题分析序号问题解决1XX省在P
21、A模块中看不到某集团管项目,但又可在PO模块进行采购分配。因为该项目定义时使用的项目类型是在该省OU中没有定义,所以看不到。请使用PA超级用户职责,设置项目项目类型,功能设置一下这个项目类型。2集团项目,给XX省分配了任务,但XX省在做采购订单时分配行选择不到该项目?(省管项目,市公司选择不到)最常见的两种可能:1. 采购OU下该项目未建立成本组、项目参数,需本OU项目会计进行修正2. 项目层未设置交叉计费属性,需集团项目经理进行修正3做项目采购订单,分配行填入项目号后保存不了,提示“CNC此科目必须与项目段组合”采购OU下该项目的成本组未添加项目段,需该OU项目会计进行修正4本项目项目经理已
22、做任务分解,财务已审批通过,物资部门不能看到已分解的子任务,不能领料。该子任务未设置为可计费,请项目经理进行设置。5某合同第一次接收金额XX元能收集到项目,但第二次接收跟退货都不能收集到PA?这张订单相关费用的第一次收集来源是发票(支出查询中隐藏字段事务处理来源),所以后续的也需要开票后,才能收集到PA。6XX物资已作了领料/退料,操作过程正常,且库存量也正确,为什么在项目支出中不显示?库存操作无法及时反映到PA,一般是未作PA成本收集,或者PA成本收集出错。当用户确认在库存中作了某物料的事务处理却没有反映到PA时,可通过库存职责的“物料事务处理”功能查找物料事务处理,通过在查询条件中输入待查
23、的物料编码及发生时间范围等条件查到事务处理记录(出库、退库等),查看第三个页面“原因,参考”上“传送至项目管理系统”是否为“是”,如果是,则记录该笔交易的事务处理标识,然后在项目的支出查询中,显示隐藏字段“原始事务处理”,可找到对应的事务处理编号,如果没找到,还有一种可能是收集后还没有导入PA和导入PA被拒绝,此时可使用“复核事务处理”功能检查是否有被拒绝导入和待定导入的事务,如果是被拒绝的,就需要根据系统提供的拒绝原因,在复核事务处理中修改记录;如果是“否”,说明还未做库存成本传送;如果是“不适用”,说明没有选择发送到项目;如果是“错误”,请查看错误原因,必须针对错误原因进行源头上的修正,然
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