最新商务礼仪项目一:商务会议礼仪PPT课件.ppt
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1、项目一:商务会议礼仪任务1:公司会议礼仪任务2:商务谈判礼仪优质课程“商务礼仪”公司会议(会前)工作流程图确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单优质课程“商务礼仪”公司会议的工作流程安排公司会议的工作流程安排公司会议的会前工作流程公司会议的会前工作流程公司会议的会中工作流程公司会议的会中工作流程公司会议的会后工作流程公司会议的会后工作流程优质课程“商务礼仪”做好会议记录组织签到做好会议值班
2、保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作公司会议(会中)工作流程图优质课程“商务礼仪”公司会议的工作流程安排公司会议的工作流程安排公司会议的会前工作流程公司会议的会前工作流程公司会议的会中工作流程公司会议的会中工作流程公司会议的会后工作流程公司会议的会后工作流程优质课程“商务礼仪”撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 公司会议(会后)工作流程图优质课程“商务礼仪”会议准备工作会议准备工作的指导原则的指导原
3、则准备充分准备充分1、确保安全确保安全、组织严密组织严密、3、服务周到、服务周到优质课程“商务礼仪”2、确定会议名称确定会议名称会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会应根据会议的议题或主题来确定。议的议题或主题来确定。1、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的目的。有明确的目的。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”4、确定会议时间、会期确定会议时间、会期 会议的最佳时间,要考虑主要领导是否会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容
4、紧能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。密联系。3、确定会议规模与规格确定会议规模与规格 本着精简效能的原则本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型会议的规模有大型、中型、小型 会议会议的规格有高档次、中档次和低档次的规格有高档次、中档次和低档次公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 必备用品是指各类会议都需要的用品和必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 特殊用品是指一些特殊类
5、型的会议,例特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。特殊用品和设备。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”6、建立会议组织机构建立会议组织机构 会务组、宣传组、会务组、宣传组、 秘书组、文件组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。7、确定与会人员名单确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。议的性质、议题、任务来确定与会人员。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”9、安排会议议程与日程安排会议议程与
6、日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,对会会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。以序号将其清晰地表达出来。 8、确定会议地点确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。有时也考虑政治、经济、环境等因素。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”10、制发会议通知制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要
7、求等。议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪” 11、制作会议证件制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证 会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。会议证件的内容有会议名称
8、、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”12、准备会议文件资料准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他开幕词和闭幕词、其他会议材料等。会议材料等。公司会议(会前)准备工作优质课程“商务礼仪”任任 务务 描描 述述公司会议公司会议 会议座次安排会议座次安排 会议工作流程会议工作流程优质课程“商务礼
9、仪”公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法;小型会议的两种尊位及位次排序的方法; 大型会议中主席台排座、发言者座席、主持大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排人席位、群众席安排 ;优质课程“商务礼仪”小型会议室小型会议室优质课程“商务礼仪”公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法;小型会议的两种尊位及位次排序的方法; 大型会议中主席台排座、发言者座席、主持大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排人席位、群众席安排 ;优质课程“商务礼仪” 半圆型、课堂型。半圆型、课堂型。 中型会议室中型会议室大型会议
10、室大型会议室 礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。 优质课程“商务礼仪” 群群 众众 席席 群群 众众 席席10108 86 64 42 21 13 35 57 79 9主主 席席 台台尊位尊位发言席发言席群群 众众 席席优质课程“商务礼仪” 会场的布置会场的布置主席台主席台主席台的布置一是对称;二是要简化。主席台的布置一是对称;二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中,主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中,然后先左后右,由前至后的顺序依次排列。然后先左后右,由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右
11、排列法。会场内外的布置会场内外的布置会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。味、旗帜、花卉。 优质课程“商务礼仪”任务任务1:公司会议:公司会议任务任务2:商务谈判:商务谈判 项目一:商务会议礼仪项目一:商务会议礼仪 优质课程“商务礼仪”任任 务务 2商务谈判商务谈判 出席谈判的仪表仪态出席谈判的仪表仪态 商务谈判座次安排商务谈判座次安排优质课程“商务礼仪”(1)主座谈判的接待准备)主座谈判的接待准备 主座谈判,作为东道主一方出面安排各项谈判主座谈判,作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时,一定要在迎送、款待、场地布置、
12、座事宜时,一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备,尽量做到主随次安排等各方面精心周密准备,尽量做到主随客便,主应客求,以获得客方的理解、信赖和客便,主应客求,以获得客方的理解、信赖和尊重。尊重。 成立接待小组成立接待小组 成员由后勤保障成员由后勤保障(食宿方面食宿方面)、交通、通讯、医、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成,涉外谈判还应备疗等各环节的负责人员组成,涉外谈判还应备有翻译。有翻译。 主方谈判的接待准备主方谈判的接待准备 优质课程“商务礼仪”了解客方基本情况,收集有关信息了解客方基本情况,收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单,了解其性别、职可向客方索要
13、谈判代表团成员的名单,了解其性别、职务、级别及一行人数,以作食宿安排的依据。务、级别及一行人数,以作食宿安排的依据。 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式,以安排迎掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式,以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。优质课程“商务礼仪”拟订接待方案拟订接待方案 根据客方的意图、情况和主方的实际,拟订出接待计划和根据客方的意图、情况和主方的实际,拟订出接待计划和日程安排表。日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑。日程安排还要注意时间上紧凑。 日程安排表拟出后,可传真给客方征询意见日程安排表拟出后,可传真给
14、客方征询意见, ,待客方无异待客方无异议确定以后,即可打印。议确定以后,即可打印。优质课程“商务礼仪” 如涉外谈判,则要将日程安排表译成客方文字,日程如涉外谈判,则要将日程安排表译成客方文字,日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发,亦可将安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发,亦可将其放在客方成员住房的桌上。其放在客方成员住房的桌上。 主座谈判时,东道主可根据实际情况举行接风、送行主座谈判时,东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会,客方谈判代表在谈判期、庆祝签约的宴会或招待会,客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。间的费用通常都是由其自理的。优质课程“商务礼仪
15、”(2 2)主座谈判迎送工作)主座谈判迎送工作 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 准确掌握对方抵离的时间,主方所有迎送人员都应先准确掌握对方抵离的时间,主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。于客方到达指定地点迎候。 主方应主动到机场、车站、码头迎接,在到达前主方应主动到机场、车站、码头迎接,在到达前1515分分钟赶到。钟赶到。 对于客方身份特殊或尊贵的领导,还可以安排献花。对于客方身份特殊或尊贵的领导,还可以安排献花。 优质课程“商务礼仪” 迎接的客人较多的时候,主方迎接人员可以按身份职迎接的客人较多的时候,主方迎接人员可以按身份
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