access教程 第09章.ppt
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1、access2007教程教程 第第09章章本章要点l数据导入和导出的作用l数据导入的各种方法l可以导入的数据格式l数据导出的各种方法l可以导出的数据格式l数据导入的操作l数据导出的操作l与Office软件的协同工作 9.1 外部数据介绍 lAccess作为一种典型的开放型数据库,支持与其他类型的数据库文件进行数据的交换和共享,同时也支持与其他类型的Windows程序创建的数据文件进行交换。l当数据需要进行交换时,就需要进行数据的导入、导出等操作了。 9.2 数据的导入 l导入Access数据 l利用链接表导入数据 l导入Excel数据 l导入TXT文本数据 l按照保存的导入步骤导入数据 9.2
2、.1 导入Access数据 l新建一个数据库,并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。 第一步:打开Access 2007,选择【空白数据库】选项,并在屏幕右下角输入数据库名称为“输入导入导出示例.accdb”,如下图所示。 第二步:单击【创建】按钮,建立一个空白数据库,并自动新建了一个数据表,如下图所示。 9.2.1 导入Access数据l新建一个数据库,并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。 第三步:关闭该空白表,单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮,弹出【获取外部数据Access数据库】对话框,如下图所示。 第四步:在对话框中单击【浏览
3、】按钮,在【打开】对话框中选择“D:Access 2007学生信息简表.accdb”数据库,并且在下面选择【将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库】单选按钮,单击【确定】按钮,进入【导入对象】对话框,如下图所示。 9.2.1 导入Access数据l新建一个数据库,并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。 第五步:在【导入对象】对话框中选择要导入的数据库对象。在本例中,我们选择“学生信息表”和“学生就业表”,在【窗体】选项卡下选择“数据透视图_学生信息”窗体。 单击【选项】按钮,则在【导入对象】对话框中显示关于导入数据的选项,如下图所示。 第六步:单击【确定】按钮,即可向
4、当前数据库中导入选定的数据库对象。 9.2.1 导入Access数据l新建一个数据库,并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。 第七步:在导入数据以后,Access会继续弹出【获取外部数据】对话框,询问是否要保存该导入步骤,如下图所示。 第八步:选中【保存导入步骤】复选框,则会显示保存步骤信息框,要求用户输入必要的信息,如【另存为】、【说明】等,并且在对话框的下方,会询问是否要建立一个Outlook任务,如下图所示。 9.2.1 导入Access数据第九步:单击【保存导入】按钮,保存该导入步骤。这样就完成了从外部数据库导入数据的操作。在导航窗格中,我们可以看到已经导入的数据对象
5、,如下图所示。 l新建一个数据库,并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。 导入完成以后,在上面选定的各个数据对象就会成为当前数据库中的内容,与在本数据库中创建的对象完全相同。并且如果在【导入】选项组中选中了【关系】复选框,表关系也会一起导入。 9.2.1 导入Access数据l但是由于以下两个原因,导入的数据也可能无法正常使用。查询、窗体等数据对象导入以后,如果当前的数据库中没有它们的源数据表,将无法正常使用。宏和VBA模块导入以后,如果没有相应的窗体、报表等对象,也可能无法正常使用。 9.2.2 利用链接表导入数据 l所谓链接,就是在源文件和要建立的目标文件间建立一个映射,
6、当源文件被修改以后,修改后的结果也会同步显示到目标文件中。 9.2.2 利用链接表导入数据 l利用链接表向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Access数据。 第一步:启动Access 2007,打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。 第二步:单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮,弹出【获取外部数据通过Access数据库】对话框,并选中【通过创建链接表来链接到数据源】选项,如下图所示。 第三步:单击【浏览】按钮,在【打开】对话框中选择“D:Access 2007宏示例.accdb”数据库,单击【确定】按钮,弹出【链接表】对话框,如下图所示。 9.2.2
7、利用链接表导入数据l利用链接表向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Access数据。 第四步:在对话框中选择“联系人”表,单击【确定】按钮,完成数据的导入。用户可以在导航窗格中看到该链接表,该表前面一个小箭头,如下图所示。 双击打开“联系人”数据表,可以看到数据表中各条记录如下图所示。 打开“联系人”数据表,在数据表中增加一条记录,重新打开“数据导入导出示例.accdb”数据库中的链接表,可以看到数据记录已经发生了变化,如下图所示。 9.2.2 利用链接表导入数据l链接表和一般的数据表还有一些不同之处,在使用时要特别注意以下两点。 在导航窗格中选定链接表,按下Delete键,系
8、统会弹出如右上图所示的确认删除对话框。对话框中提示,用户删除的是数据的链接信息,而不是数据表本身。建立了链接表,那么当在表的【设计视图】中对表的设计进行修改时,就会破坏这种链接,导致数据记录的丢失。在导航窗格右击链接表,在弹出的右键菜单中选择【设计视图】选项,则会弹出如下图所示的提示框。 9.2.3 导入Excel数据 l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。 第一步:启动Access 2007,打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。 第二步:单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Excel按钮,弹出【获取外部数据Excel电子表格】对话框,如下图所
9、示。 第三步:单击对话框中的【浏览】按钮,在【打开】对话框中选择“D:Access 2007学生名单.xls”文件,并且在下面选择【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮,单击【确定】按钮,弹出【导入数据表向导】对话框,如下图所示。 9.2.3 导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。 第四步:可以看到该Excel电子表格中共有3张Sheet表,我们选择【显示工作表】单选按钮和Sheet1选项,单击【下一步】按钮,弹出选定字段名称的对话框,如下图所示。 第五步:选中【第一行包含列标题】复选框,单击【下一步】按钮,弹出指定字段对话框,单击下
10、面预览窗口中的各个列,则可以在上面显示相应的字段信息,设置字段名称、数据类型等信息,如下图所示。 9.2.3 导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。 第六步:单击【下一步】按钮,弹出设置主键对话框,选中【我自己选择主键】单选按钮,并选择“学号”字段,如下图所示。 第七步:单击【下一步】按钮,在弹出的对话框中输入数据表名称为“学生名单表”,单击【完成】按钮,弹出是否要保存导入步骤的对话框,如下图所示。 9.2.3 导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。 第八步:和上例一样,输入必要
11、的说明信息,单击【保存导入】按钮,完成导入数据和保存导入步骤。在导航窗格中可以看到,“学生名单表”已经导入。 第九步:双击打开“学生名单表”,可以看到导入的数据还是有一些混乱,如下图所示。 对导入的数据手工设置布局格式等,完成数据表的完善工作。修改后的数据表如下图所示。 9.2.4 导入TXT文本数据 l将文本数据导入 Access 的原因通常有以下两种。 有些数据格式是无法被 Access 直接识别的,但是希望在数据库中使用这些数据。可以首先将源数据导出为文本文件,然后将文本文件的内容导入到 Access 表中。使用Access来管理数据,但是定期从其他程序中接收文本格式的数据。 l导入文本
12、数据的方式,就是按照一定的数据分割符号或数据宽度,将文本中的数据自动分配到数据表中,如下图所示。 9.2.4 导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。 第一步:启动Access 2007,打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。 第二步:单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【文本文件】按钮,弹出【获取外部数据文本文件】对话框,如下图所示。 第三步:单击对话框中的【浏览】按钮,在【打开】对话框中选择“D:Access 2007工科混合班.txt”文件,并且在下面选中【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮,单击【确定】按钮,弹
13、出【导入文本向导】对话框,如下图所示。 9.2.4 导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。 第四步:可以看到数据出现乱码。单击【高级】按钮,弹出导入规格对话框,用户可以在该对话框中对文本的文件格式、编码类型等进行设置,如下图所示。 第五步:将【代码页】下拉列表框中的“土耳其文(Windows)”选项更改为“简体中文(GB2312)”,单击【确定】按钮,即可正确显示数据文件,如下图所示。 9.2.4 导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。 第六步:使用【带分割符】选
14、项,单击【下一步】按钮,弹出选择分割符对话框,用户在对话框中选择数据的分割符,在对话框的下方是预览页面,如下图所示。 第七步:单击【下一步】按钮,弹出设置字段对话框。用户在对话框中设置每一个列的字段名称、数据类型等,如下图所示。 9.2.4 导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。 第八步:单击【下一步】按钮,弹出设置主键对话框,选中【我自己选择主键】单选按钮,并选择“学号”字段,如下图所示。 第九步:单击【下一步】按钮,在弹出的对话框中输入数据表名称为“工科混合班学生名单”。单击【完成】按钮,弹出是否要保存导入步骤的对话框,如下
15、图所示。 第十步:输入必要的说明信息,单击【保存导入】按钮,完成导入数据和保存导入步骤。在导航窗格中可以看到,“工科混合班.txt”文件已经被导入。 9.2.4 导入TXT文本数据l双击打开“工科混合班学生名单”数据表,可以看到导入的数据记录,如下图所示。 9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据 l在上面示例的各个步骤中,最后一步都是提示用户是否要保存导入的步骤。单击【保存导入】按钮以后,输入必要的说明信息,完成导入步骤的保存,如下图所示。 9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据l那么保存的导入步骤有什么作用呢? 保存的导入或导出操作在Access中称之为规格。运用规格,用户能够随时重复该导入
16、或导出操作。用户不必提供任何额外的信息,就能够完成导入操作。 9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据l例如,用户可以在再次运行规格之前更改源文件或目标文件的名称,这样一来,便可以将一个规格用于多个不同的源文件或目标文件。 单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【已保存的导入】按钮,即可看到我们在上面保存的各个导入步骤,如下图所示。 选定要执行的导入操作,然后单击对话框下面的【运行】按钮,将弹出确认替代对话框,如下图所示。 9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据单击【是】按钮后,Access将自动运行上次保存的导入步骤,并按照曾经设定的参数导入数据,导入完成后,弹出如下图所示的对话框。 如果用户
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