2022年村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限 .pdf
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1、1 文 书 立 卷 操 作 程 序一、什么是文书立卷?它的意义及案卷质量要求。文书立卷,就是按照一定的要求与方法,把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。其意义在于保护文件安全, 为开展档案工作奠定物质基础, 为单位、为国家积累档案财富。案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。二、文件材料的收集、文件材料从以下八个方面收集()收集“红头文件” 。所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文,如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。()收集“白头文件” 。如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。()
2、收集本单位内部使用的文件材料。如各种会议记录、 规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。()收集证明性文件。如党、团组织关系介绍信及存根。()收集契约性文件。如协议、合同、意向书等。()收集报道性文件。如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带,本单位领导答记者问等。()收集记载性文件。如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。()收集公布性文件。如通告、公告等。、文件材料的收集应该注意问题(1)要完整、准确地收集文件。(2)收集文件必须“以我为主” ,把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。、开展文件材料收集的途径、范围名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载
3、- - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 9 页 - - - - - - - - - 2 (1)建立归档制度,定期收集文件材料(2)做好平时文件材料收集(3)从领导、分管领导、经办人手中收集材料4、区分归档和不归档文件材料(1) 了解掌握本单位制定的文件材料归档和不档归档范围(2) 逐份区分要归档和不要归档的文件材料三、文件材料的分类、组卷、确定分类方法,制定分类方案(1)根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案,村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表附后。目前村级分为:党群工作类农村工作类行
4、政综合类治保民政类(2) 将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座、确定文件材料的保管期限根据规定,文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。永久50 年以上,长期为 1650 年,短期为 15 年以下。凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。凡是反映机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。、卷内文件的排列(1)文件的一般排法原则:正文在前,底稿在后;批复在前,请示在后;原件在前,复印件在后;来文在前,复文在后;
5、转发件在前,被转发件在后,正文在前,附件在后。(2)卷内文件排法:同一具体问题的,同一任务,同一活动,同一事件,它们的问题特征一致,要按文件形成的时间顺序排列;同一性质问题相近的文件,把问题相同的文件排列在一起。如卷内文件有名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 9 页 - - - - - - - - - 3 农业、林业、水利方面的文件,按照习惯先排农业方面的文件,再排林业方面的文件,最后排水利方面的文件材料。、卷内文件的编号(编页码)卷内文件的排列确定之后, 要
6、用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号,凡有正式文字的页面,无论正面背面都要编号。、填写卷内文件目录(1) 顺序号。 即卷内文件的次序号,以文件为单位,一份文件编一个号,用阿拉伯数字填写。(2) 文号。即文件的制作机关的发文字号。填写时,要把文件的字号填全来。如“建政办2005123 号” ,不能填写成“建政办123 号” 、 “ 2005123号”或“ 123号” 。没有发文字号的文件材料则不必填写。(3) 责任者。即文件的制作机关、部门或个人。责任者一般要写全称,全称过长的可写规范性的简称。如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”,但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、
7、本院、本所、本站、本村”等。责任者过多,以填写主办单位为主,其余的单位可省略,在后面加上“等”字。(4)题名。即文件的标题。题名很明确的,照原文填写。有题名但无实质内容的应重新拟写题名,如“报告、申请、通知”等,应先填写“报告、申请、通知”,在报告的后面加上中括号,在中括号里点明是什么报告。没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。(5) 日期。日期指文件的形成的时间。手工填写卷内目录时一般可省略“年” 、 “月” 、 “日”字,如“二五年五月八日”可填写为“5.8 ” , 跨年度的文件要填全,如“二六年一月八日”应填写成“2006.1.8 ” 。用档案管理软件时录入时应为“2005050
8、8” 、 “20060108”八位数字,不足的应补“0” ,如“二 00五年十二月”应录入为“20051200 ”名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 9 页 - - - - - - - - - 4 文件没有日期的,要考证清楚后填写。(6) 页号。页号指卷内文件所在之页的编号。填写每份文件首页的文件编号,但最后一份文件必须填写起止页号,使卷内文件总页数一目了然。(7) 备注。其它需要说明的问题。、装订案卷的基本要求(1) 除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等
9、金属物。(2) 对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱;对字迹不清的文件要修复。(3) 文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。(4) 取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平,将档案卷皮的封面、封底向外翻开,用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。(5) 将档案正面朝上放在桌面上,下面垫装订板或旧书报,手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。(6) 用档案装订线装订案卷,一般采用三孔一线法。(7) 装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料、不妨碍阅读。、拟写案卷题名案卷题名就是案卷标题,是对卷内文件材料的总概括,揭示卷内文件材料的内容和成分,为查
10、找文件材料提供线索,也为编制案卷目录检索工具提供依据 . (1) 拟写案卷题名的基本要求: 一是要研究案卷的主要内容和成分;二是要有一定概括能力,把案卷的内容用简洁的文字表达出来,案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三部分组成,字数一般控制在 3040 个字以内,以不超过50 个为宜;三是用毛笔或书画硬笔书写。(2) 拟写案卷题名的基本格式对于大多数案卷来说,以问题特征为主,其格式为:责任者问题文种。如:建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -
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