[行政制度范本]行政部规章制度及流程制度.doc
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1、最新行政制度范本行政部规章制度及流程制度x公司行政制度规范 X公司行政管理制度规范 总则第一条 为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项行政工作有序进行,特制定本制度。第二条 本制度所指行政事务管理包括:公文管理、档案管理、办公物品管理、仓储管理、办公区域管理、印鉴管理、会议管理、邮箱管理、保密管理等。第一章 公文管理第三条 公文包括:公司内部发文和政府机关或上级部门签发的外部发文。第四条 公文管理包括:公文的拟办、核稿、签发、用印、传递和归档等。第五条 拟定公文时,应符合文体规范,用词恰当,标点准确,言简意赅,并用A4纸打印。第六条 发文文稿由主办部门拟定并报总经理审批、签字,在加盖
2、公司印鉴发文后,交由行政部统一管理入档。第七条 内部发文原件存至行政部公司内部发文档案;第八条 外部发文原件由行政部签收,在传阅后存至行政部公司外部发文档案;凡属公司领导收件,须及时送交相关领导。第二章 档案管理第九条 档案包括:文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、客户档案、供应商档案等;第十条 档案管理包括:档案立卷、档案归档、档案保管、档案借阅和档案销毁等。第十一条 档案立卷范围:员工信息资料;公司财务资料;会议文件及记录;总经理批文;项目申办资料和批文;招投标资料;客户信息;供应商信息;工作过程中形成的照片、光盘或书籍资料;半年度和年度总结;公司发展规划及战略报告;公司制度文本等。第
3、十二条 档案归档管理:资料须经过统一整理、科学分类后方能归档,根据分类填写档案卷宗栏目,并制定档案明细表放在档案首页以方便查询。第十三条 档案保管管理:档案所属部门保留档案原件,行政部保存复印件,并注明原件保存处。第十四条 档案借阅管理:凡属机密档案,借阅者须有上级主管领导签字批准后方可借阅;借阅者不得对借阅档案进行拆散、涂改、勾划、折叠、抽页等,更不能转借他人使用。第十五条 档案销毁管理:档案销毁由所属部门提出申请,报总经理批准后方可执行,并须由专人进行监督。第三章 办公物品管理第十六条 办公物品包括:办公家具、桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、电话、饮水机、办公用纸、电器和其他辅
4、助物品。 第十七条 办公物品管理包括:办公物品采购、领用、使用、保养维修等。第十八条 办公物品采购管理:办公物品使用部门提出采购申请,使用部门负责人在采购申请单上签字;而后报至财务部、总经理处签字后,由采购部统一采购。第十九条 办公物品领用管理:所采购办公物品由行政部统一进行统计登记;使用部门人员在填写办公物品领用登记表后,方可领用办公物品。第二十条 办公物品使用和保养维护管理:办公物品使用以节约为原则,严禁铺张浪费;凡因个人原因造成办公物品损耗或破坏的,由个人承担赔偿责任;因其他原因造成办公物品损耗或破坏的,应报行政部进行维修和更换,不得私自处理。第四章 仓储管理第二十一条 仓储物资包括:办
5、公物品和设备、礼品、产品等。 第二十二条 仓储管理包括:物资入库、物资出库、物资摆放和仓储室管理等。第二十三条 物资入库管理:由财务部和行政部验收采购物品合格后,分别由财务部填写物资入库登记表,行政部填写物资月统计表。 第二十四条 物资出库管理:物资出库必须填写物资领用登记表,并交由财务部保管;行政部根据物资领用登记表,填写物资月统计表。 第二十五条 物资摆放管理:物资摆放须分类并贴标签,集中放置;笨重物品置下方,轻薄物品置上方;出库率高的放出口附近,很少领用的放偏僻处;保留空间,确保进出库流畅。第二十六条 仓储室管理:仓储室内严禁吸烟,禁止无关人员入内,及时检查做到防火、防盗、防潮。第五章
6、办公区域管理第二十七条 在办公区域内以普通话低音量交流,禁止高声喧哗;工作时间内严禁做上网聊天、打游戏等无关工作的娱乐活动。第二十八条 上班时间应衣着整洁,不得穿短裤、短裙、背心及拖鞋等,更不得私自将与工作无关人员带入办公区域。第二十九条 保持办公区域卫生,不得乱扔杂物和随地吐痰;爱护办公区域设施,不得随意涂抹和毁坏等。第三十条 节约能源,随时注意关闭电源、水源开关;外出或下班时,应收拾好相关资料文件,关好门窗、电脑和电源。第六章 印鉴管理第三十一条 公司印鉴统一由财务部负责保管。第三十二条 公司印鉴使用管理:使用公司印鉴,须由使用人员填写用印申请表,并报使用部门负责人、行政部负责人和总经理签
7、字后方可使用;财务部印鉴管理人员须在使用人用印后填写印章使用登记表。 第三十三条 使用印鉴后的任何公文,必须由使用部门保留原件,并交行政部复印件进行统一入档,以备查询。第七章 会议管理第三十四条 公司会议包括:每周一例会和临时会议等。第三十五条 会议通知由行政部根据实际情况进行书面通知或口头通知,凡无特殊事由者,不得无故缺会。第三十六条 周一例会内容:各部门负责人汇报周工作总结、计划、问题及客户反馈意见;总经理安排本周工作重点,合理、统筹分配资源。第三十七条 行政部工作人员记录会议内容,并在会后及时填写会议纪要并整理、上报和存档。第三十八条 会议决议事项,各部门负责人须立即执行,不得拖延或敷衍
8、了事。第八章 邮箱管理第三十九条 为了加强公司对外统一规范,方便公司内部信息传递,特申请公司各部门人员邮箱。第九章 保密管理第四十条 保密资料包括:项目信息、客户信息 、供应商信息、管理信息、决策信息、人事信息、财务信息等。第四十一条 任何员工不得携带保密性资料外出游玩、参观、访友等私人活动,若因工作需要而必须携带时,须注意妥善保管。第四十二条 不得在QQ、传真机上传输公司保密资料,更不得私自将保密资料进行拷贝。第四十三条 不得在公共场所、家属亲友面前谈论公司的经营管理决策,也不得在私人信件、电话中涉及相关经营管理决策信息。附录第四十五条 本制度规范如因公司发展或存不适宜之处,各部门可提出意见
9、交由行政部修改,并报总经理批复后重新完善。第四十六条 本制度规范解释权归行政办公室,自发布之日起生效。行政部 2013年9月行政办公规范管理制度中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料版本:A行 政 办 公 规 范 管 理 制 度(编号:QT-XZ-WJ-2004-002)中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料目录(3-4) (5-6) (7-7) (8-8) (9-9) (10-12) (13-14) (15-16) (17-18) (19-21) (22-24) (25-
10、27) (28-31) (32-33) (34-45)(1) 第一章 员工工装及办公仪表规定 (2) 第二章 员工礼仪及相关规范 (3) 第三章 卡座区规范 (4) 第四章 语言规范 (5) 第五章 严禁事项及行政办公要求 (6) 第六章 公文管理制度 (7) 第七章 印章管理制度 (8) 第八章 办公物品管理制度 (9) 第九章 会议管理制度 (10)第十章 保安及保洁管理制度 (11)第十一章 安全生产及消防管理制度 (12)第十二章 保密管理制度 (13)第十三章 车辆管理制度 (14)第十四章 文件管理与控制制度 (15)第十五章 相关表格中国国际职业教育培训管理中心(http:/ww
11、w.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料行政办公规范管理制度概述:是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、 办公语言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守 的基本守则之一; 设计依据: (1)体现统一的办公作风; (2)体现严谨的办公纪律; (3)体现全员服务的协作意识; (4)体现朝气蓬勃精神面貌;第一章 员工工装及办公仪表规定第一条 工牌 (1)上班时间员工统一佩戴工作牌上岗; (2)工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外; 第二条 工装: (1)生产区域的工作人员,必须着工装工作,办公区
12、人员作便装。 (2)工装分春、秋工装各一套; (3)凡进入生产区域的其它人员,着备用工装; (4)备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里; (5)员工工装由部门负责人向行政部申请,财务部领取; (6)员工负责定时自行清洗整烫工作服,工装要保持整洁和完好无损, 如有破损或丢失,自行购买同一品质、款式、颜色、质地的工装或本人出资 由行政部组织购买; (7)不得在工作时间外穿着工装(具体情况可另定) ; (8)工装费用由公司承担,员工在离职时: 员工自收到工装后,在本公司工作一到三个月的承担工装费用的 100%,工装归员工所有; 员工自收到工装后,在本公司工作三个月到六个月的承担工装费用 的 50%,工
13、装归员工所有; 员工自收到工装后,在本公司工作六个月到一年的承担工装费用的 20%,工装归员工所有; 员工自收到工装后,在本公司工作一以上年的,工装归员工所有; 第三条 仪表端庄、整洁 (1)头发:员工头发要经常清洗,保持清洁,男性员工头发不宜太 长; (2)指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要 尽量淡色,不宜戴假甲; (3)胡子不留胡须,应经常修剪;中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料(4)口腔保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品; (5) 面部女性员工化妆
14、应给人清洁健康的印象, 不能浓妆艳抹, (不 宜用香味浓烈的香水) ,男性职员应保持面部清洁; (6)服饰清洁、方便 a 男性职员在工作场所必须着西装,打领带; 衬衫:颜色白、灰、淡蓝为主衬衫的领子与袖口不得污秽; 领带:注意与西装、衬衫颜色相配,原则上以黄、红、兰为主调; 领带不得肮脏、破损或歪斜松驰; b 女性员工 在工作场所着职业装(颜色以深色为主)不追求华丽; (7)员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装; (8)鞋子应保持清洁(以黑色为主) ,如有破损应及时修补; 第四条 姿势和动作保持优雅 (1)站姿两脚脚跟着地,脚尖离开约 45 度;腰背挺直,胸膛自然, 颈脖伸直,头微向下,使人看
15、清你的面孔;两臂自然下垂,不耸肩,身体重 心在两脚中间。 在会见客户或出席仪式时的站立场合, 或在长辈、 上级面前, 不得把手交叉抱在胸前; (2)坐姿坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好;不得傲慢地把 腿向前伸或向后伸,或俯视前方; 要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐; (3)走姿挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动;步伐稳健、轻盈、 不漫步、不跨步、不跑步;第二章员工礼仪及相关规范一、 公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意;中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料
16、二、 握手时的礼仪: (1)目视对方眼睛; (2)握手时脊背要挺直,不弯腰低头; (3)要大方热情,不卑不亢; (4)伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的; (5)异性间女性应先向男性伸手; 三、 出入房间的礼貌: (1)进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进; (2)进入后,回手关门,不能大力,粗暴; (3)进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话; (4)如有急事要打断说话,也要看住机会。而且要说: “对不起,打断您 们的谈话” ; 四、 递交物件时 (1)如递文件等,要把正面、文字朝着对方的方向递上去; (2)如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着; (3)至于刀子或剪刀等利器
17、,应把刀尖向着自己; 五、 走通道、走廊时要放轻脚步 无论在自己的公司,还是对访问的公司,在通道和走廊里不能一边走一 边大声说话;更不得唱歌或吹口哨等;在通道、走廊时遇到上司或客户要礼 让,不能抢行。 六、 物品和设备使用 (1)公司的物品不能野蛮对待,挪为私用; (2)及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时 关闭; (3)借用他人或公司的东西,使用后及时送还或归放原处; (4)工作台上不能摆放与工作无关的物品; (5)公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称; (6)未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等; 七、 电话使用 (1)电话来时,听到铃响,至少在第二
18、声铃响前取下话简; (2)通话时先问候,并自报公司、部门; (3)对方讲述时要留心听,并记下要点; (4)未听清时,及时告诉对方; (5)结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话简; (6)随时准备纸和笔; (7)通话简明扼要,不得在电话中聊天; (8)对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上 将电话交给能够处理的人; (9)在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人;中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料(10)工作时间内,不得打私人电话; 八、会议注意
19、(1)提前到会场做好准备,并将手机调整到带震状态; (2)领导入会时,应起立示意; (3)会议中不准随便出入,若有急事请假,要放轻脚步,轻轻离开; (4)他人发言时,要注意凝听,且不得在下面小声讨论,防止语言、表 情作出不礼貌的表现; 九、 接待工作 (1)在规定的接待时间内,不缺席; (2)有客户来访,马上起来接待,并让座; (3)来客多时以序进行,不能先接待熟悉客户; (4)对事前已通知来的客户,要表示欢迎; (5)应记住常来的客户; (6)接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务; 十、 介绍和被介绍 (1)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍,应该对介绍负责; (2) 直接见面介绍的场
20、合下, 应先把职位资格低者介绍给职位资格高者; 若难以判断,可把年轻的介绍给年长的,在自己公司和其他公司处 理业务关系时,可把本公司的人介绍给别的公司的人; (3)把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定; 男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别 时,若女性年轻可先把女性介绍给男性;第三章 卡座区规范旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的: 一、 办公桌:桌面可放电脑、电话、文具、茶杯等,不允许放其它无关物品。 (私中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业
21、管理内训资料人皮包、报纸等) ,保持桌面物品摆放整齐,桌面干净; 二、 电脑:置办公桌面左前角,呈 30 度贴墙(或贴卡座屏风)放置; 三、 坐椅:靠背、坐椅、一律不能放任何物品,人离开时椅子须调正贴桌放好; 四、 卡座屏内:内外侧不允许有任何张贴; 五、 垃圾篓:置办公桌子下左前角; 六、 提包/手袋:置员工抽屉或柜子内,严禁随意放置;第四章 语言规范一、 交往语言: (1)致敬打招呼你好!XX 您好!您早!早上好!早!XX 早! (2)请求协助或询问请、请问、请您、劳驾您; (3)表示感谢谢谢!多谢!中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人
22、企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料(4)打扰别人对不起!很抱歉! 二、 电话语言: (1)总机接转电话(铃响最多不得超过三次) :您好!高伦公司; (2)分机转接(铃响一次) :您好!XX 部,我是 XX; (3)替人接转电话:您好!XX 部, 对不起,XX 不在, 需要我帮您转达吗? 三 、接待语言: (1)您好! (2)能为您做点什么吗:有什么可以帮您的吗? (3)请登记! (4)请稍候! (5)请坐! (6)请允许我先通报一声; (7)对不起; (8)我立即去联系; (9)打扰您一下! (10)好的或行; (11)我帮您打听一下,待会给您回复;第五章 行政办公
23、管理要求一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、 严禁在上班时间、办公区进餐; 严禁在整个工作区域或卫生间吸烟; 严禁上班时间吃零食; 严禁工作时间串岗,大声喧哗、谈笑; 严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等; 严禁参加会议时无故早退、交头接耳等; 严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、叫小名等;中国国际职业教育培训管理中心(http:/www.chinacivc.org) 致力于个人企业管理技能认证中国国际职业教育培训管理中心 企业管理内训资料八、 会议室的使用由行政部统一协调安排,使用会议室要与行政部联系确定, 用后及时清理干净,关好电源、锁门; 九、 讲究卫生、维护环境的清洁不
24、准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物; 十、 坚持勤俭办事,节约用水、用电; 十一、 上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作内容无关的 事情,不将个人情绪带到工作中去,认真履行工作职责; 十二、 不在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调, 禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班; 十三、 工作时间不得因私事打公司长途电话,不得在公司电脑上发私人邮件; 凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报行政部批准(特殊情况 除外) ; 十四、 不得随意使用其他部门的电脑,私客未经相关人员批准,不准使用公司 电脑; 十五、 谨慎保管好各自的办公用品,未经同意,不得擅
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