档案管理制度 (2).docx
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1、档案管理制度 (2) 档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司资产管理有限公司(以下简称“公司”或“本公司”)档案管理工作, 根据中华人民共和国证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、私募 投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。 第二条档案是公司及各部门在各项工作中形成,开具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。 第三条加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有重要意义。 第二章归档范围 第四条公司档案分为以下几种 4.1 公司级证件 营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证;机构信用
2、代码证、会员证等其他证件。 4.2 法人治理结构 (1)股东会、董事会、监事会等决议及会议材料; (2)高管人员资料档案; (3)股东情况相关资料? (4)其他相关资料。 4.3 公司文书档案 4.3.1 外发文件:外发红头文件等; 4.3.2 外收文件: (1)监管部门的批文、批复、通知等; (2)上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、 办法和通知等; (3)其他金融机构的往来文件; (4)社会有关部门颁发的文件、材料和公函; (5)其他需要立卷归档的外来文件。 4.3.3 内部文件:?各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。4.4 基
3、金交易及基金清算 包括不限于:投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。 4.5 合规档案 各种风控合规报告及提示函等。 4.6 行政物业 (1)办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档,财产保险相关文档等; (2)办公家具类文档; (3)电话、安保、音视频相关文档; (4)物业管理相关文档; (5)空调、电梯相关资料; (6)办公楼消防、水系统图纸等等; (7)购置各类设备的图纸、说明书等; (8)其他需要归档的文件。 4.7 信息系统 信息系统工程建设等资料。 4.8 合同类 公司对外签订签订的协议书、合同书等。 4.9 基金业
4、务 (1)基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等; (2)基金合同、托管协议及其他有关文件; (3)基金年度报告等; (4)其他。 4.10 会计档案 (1)会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证; (2)帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿; (3)报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注; (4)审计报告、验资报告等。 4.11 人事档案 (1)履历材料 (2)自传材料 (3)鉴定材料? (4)考核材料? (5)劳劢合同 (6)参加党团组织的材料 (7)英雄模范先进事迹材料 (8)处分、取消处分以及复查材料 (9
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