2022年采购流程与采购组织 .pdf
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1、1华中科技大学管理学院采购流程与采购组织一、现代企业采购与供应管理的理念二、采购与供应管理的目标三、采购与供应管理流程四、采购组织设置五、采购控制华中科技大学管理学院一、采购与供应管理的理念1、采购的内涵2、采购职能发展的背景3、现代采购管理理念华中科技大学管理学院1、采购的内涵企业物流供应商订货接收用户123N原材料在制品成品用户用户分销中心分销中心华中科技大学管理学院? 采购与供应管理是保证生产系统高效、低耗、灵活、准时地生产合格产品的重要活动,采购与供应管理已经成为现代企业提高竞争力的重要内容。? 采购是从外部供应商获得企业生产所需的商品(包括原材料、零部件、燃料、动力、服务、设备等)的
2、过程。? 它要完成从采购申请、采购计划、采购订单至到货接收、检验入库的全过程管理。华中科技大学管理学院采购与供应职能承担职责的范围确定需求评价与选择供应商谈判与签订合同跟踪与催货验收与支付管理供应合同管理内部流程搜集资料分析供应市场开发供应战略华中科技大学管理学院? 企业经营环境的深刻变化? 横向集成、专业化发展的影响? 采购金额占销售额的比重不断增加,如IBM :1993年-35%1994年-37%1995年-40%1996年-49%1997年-50%1998年-51%1999年-52%2、采购职能发展的背景名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - -
3、 - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 15 页 - - - - - - - - - 2华中科技大学管理学院? 组织的采购能力对降低成本、提高公司核心竞争力有重要影响;? JIT 要求准时采购? 供应商资源 /战略伙伴已成为企业发展的重要条件? 物流与供应链管理的兴起:采购是供应链管理的重要一环。华中科技大学管理学院1)创造价值,增加利润: 利润杠杆效应; 资产收益率效应。3、现代采购管理理念华中科技大学管理学院税前利润 =销售收入 -总成本=单价 销售量- 单位变动成本 销售量- 固定成本总额增加税前利润的途径:? 提高价格? 扩大销售量? 降
4、低固定成本? 降低变动成本华中科技大学管理学院例:某企业总销售额 10,000,000.00 元物料和服务采购成本7,000,000.00元工资与福利 2,000,000.00元管理费用 500,000.00元因此,利润 =500,000 元。使利润翻倍、达到 100万元的方法有:将销售收入增加 100%将工资与福利减少25%将管理费用减少 100%将采购成本减少 7.1%可见,采购的经济杠杆效应明显。华中科技大学管理学院资产收益率效应? 资产收益率同样也能说明采购的重要性。除了提高利润外,采购价格的降低还会降低企业资产的基数,同样会使得资产收益率增长的幅度大于采购价格下降的幅度。? 例:假设
5、某公司的年销售额为1000万元,总开支为 950万元。公司拥有 500万元的资产,其中 200万元为库存。购入物料的成本占销售额的 50%。我们使用标准资产回报率模型,可看出如果采购价格可以全面下调5%,那么资产回报率将提高多少?华中科技大学管理学院? 可见,采购价格小幅度下降5%,可以使利润增长50%。使库存价值降为原来的95% ,以此减少了公司资产的基数,使资产周转率由原来的2.00提高到 2.04。资产回报率从原来的10% 增长到15.2% ,提高了 53% 。(925万元 )(7.5% )(190万元 )(490万元 )(2.04)(15.3% )销售额1000万元总成本950万元利润
6、 50万元销售额1000万元毛利率5%库存200万元销售额1000万元总资产500万元资本周转次数 2次资产回报率10%减除以乘以除以(75万元 )名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 15 页 - - - - - - - - - 3华中科技大学管理学院2)采购具有战略意义采购对各竞争要素的影响:TQCF战术职能(日常交易)-战略职能3)注重价格 -注重总购置成本总购置成本包括:价格成本、运输成本、检验费用、安装费用、存储成本、培训成本、支持成本、使用成本(修理
7、与调整)等;价格成本冰山说。4)短期采购技术(每次签定合同)-长期购买合同(长期的合作伙伴)5)多家供应商 -少数关键供应商华中科技大学管理学院6)只注重交易 -对供应环境作出预测7)国内 /区域寻找 -全球筛选 /评价8)供应商关系管理:竞争-合作华中科技大学管理学院传统采购与现代采购管理思想的比较传统采购现代采购采购是成本中心采购可以增加价值采购接收产品规格采购(和供应商)提出规格采购拒绝不合格材料采购避免不合格供货采购向财务或生产部门汇报采购是主要的管理职能先设计产品后询价供应商参与产品设计解决问题是供应商的责任解决问题是双方的责任价格是关键变量总成本和价值是关键变量强调目前强调战略性系
8、统独立于供应商系统可以同供应商的系统集成谈判是成功 /失败型谈判是双赢的大量的供应商=安全大量的供应商=失去机会大量的存货 =安全大量的存货=浪费信息就是力量分享信息是非常有价值的华中科技大学管理学院1、总的概述? 在恰当的时间、以合理的价格、恰当的数量和良好的质量,从合适的供应商处采购物料、服务和设备。( 5R)二、采购与供应管理的目标华中科技大学管理学院目标的细分? 提供稳定的物料流和服务流? 控制存货,使存货投资和损失保持最小? 保持并提高供应质量? 加强供应商关系管理,确保供应的连续性? 以最低的总成本获得所需的物料和服务? 同其它职能部门保持牢固的合作关系,确保组织效率? 提高公司的
9、竞争力。华中科技大学管理学院2、制定采购与供应目标的影响因素采购与供应职能的目标其他职能的目标企业使命与目标采购与供应政策企业战略企业政策各种约束内部发展的需要名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 15 页 - - - - - - - - - 4华中科技大学管理学院企业战略保证产品线 X 的零部件供应:? 有效供应水平应该不低于 99.5 %。? 对生产的拖延不能超过一天。? 华中科技大学管理学院其他职能的目标与其他职能相关的目标的例子: “为研究与开发部门提供
10、关于主要供应商在支持公司产品设计和利用市场上最新出现的新材料等方面的能力提供实时化建议”。华中科技大学管理学院与内部发展需要相关 的目标的例子为了采购活动的全面计算机化 在未来 12个月内与供应商的电子商务联系,不能低于60% 。内部发展的需要华中科技大学管理学院好的采购与供应目标?与较高层次的目标和战略相关远大又现实清晰、具体并且可以衡量可以与基准相比与其他目标一致华中科技大学管理学院3、常用的目标? 常用目标包括以下几个方面:质量;可交付性;成本;客户服务与响应性。? 这些目标与公司的产品竞争要素是相联系的华中科技大学管理学院1、一般流程? 完成从采购申请、采购计划、采购订单至到货接收、检
11、验入库的全过程管理。三、采购与供应管理流程名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页,共 15 页 - - - - - - - - - 5华中科技大学管理学院?一般流程日常仓储管理日常仓储管理验收入库验收入库采购申请采购申请批准采购申请批准采购申请采购计划采购计划采购计划批准采购计划批准领用与出库领用与出库上架、保养、清洁、统计、盘点等采购作业管理采购作业管理合并按计划报购按订货点报购零星报购选择供应商下达采购订单供应商管理数量质量验收单据核对发票支付、订单关闭入库或直接
12、发放华中科技大学管理学院物料需求订单订单确认送货记录收货记录付款发票订单副本应承担的义务送货采购&供应职能生产职能供应商财务职能华中科技大学管理学院?主要环节确定需求分析供应市场制定供应战略评价与选择供应商谈判与签订合同跟踪与催货验收与支付记录华中科技大学管理学院主要环节? 提出需求(采购申请)提出需求的部门包括:生产部门、设备检修部门、销售和广告部门、仓库、办公室等使用部门应明确:需要什么、需要多少、何时需要紧急订单小额订单。华中科技大学管理学院? 准确地描述需求准确地描述需求是采购部门和使用者的共同职责早期的交流对需求的确认至关重要统一描述规范对所需物料加以完整地描述,明确需求数量和需求日
13、期形式:规范的采购申请表、移动采购申请表、物料请购单等。华中科技大学管理学院? 评估与选择供应商? 确定价格和采购条件询价招投标? 发出采购订单形式多种多样主要内容:编号、发单日期、供应商名称和地址、采购物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款以及各种约束条款等。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页,共 15 页 - - - - - - - - - 6华中科技大学管理学院? 跟踪和催货跟踪是按照预先确定的跟踪接触日期,对采购订单进行例行追踪,以确保供应商
14、能够履行其货物发运的承诺。跟踪的形式:走访、电话、传真、email 等;催货是对供应商施加压力,使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误的订单及货物的发运。华中科技大学管理学院? 验收目的:确保发出订单所采购的货物已经实际到达,检查所达到的货物是否完好无损,检查货物数量和质量是否符合要求,确保有关文件和资料进行登记和移交。质量验收是难点,应明确产品验证体系。JIT 采购有助于减少甚至取消验收环节。? 支付货款要求三证齐全:采购订单、发票、验收单对发票要进行审核? 记录:将与采购有关的文件和资料进行汇集和归档,更新有关记录。华中科技大学管理学院2、采购制度与工作程序? 明确采购政
15、策与程序? 指定各级权限? 明确工作内容与规范? 相关部门和人员共同参与制定? 装订成册,人手一本? 不断修订和完善。华中科技大学管理学院3、采购流程的优化:一个案例福特汽车公司北美财务部采购付款流程华中科技大学管理学院原来的流程采购部供应商储运部财务部采购订单采购订单副本货物验收单发票货款华中科技大学管理学院重新设计后的流程采购部供应商储运部财务部通过电子手段发送采购订单采购订单数据货物收货确认数据电子支付中央数据库名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页,共 15
16、页 - - - - - - - - - 7华中科技大学管理学院收益:? 原来:需要核查订单副本、货物验收单、发票中的 14项数据是否相符才能付款,三证核查花费了大量的人力和时间。? 重新设计后:只需从中央数据库中查询三项数据:零部件名称、数量、供应商代码即可决定付款。华中科技大学管理学院收益:? 原来:负责应付帐款的人员500多人,计划裁员 20%。? 重新设计后:负责应付帐款的人员125人,实际裁员 75%。华中科技大学管理学院收益:? 原来:订单与验收单难以吻合,付款不能及时准确,物料管理工作复杂,财务与业务数据难以一致。? 重新设计后:订单与验收单自然吻合,付款及时而准确,财务与业务数据
17、完全一致,物料管理工作规范与简化。华中科技大学管理学院? 优化的基本思路: BPR(Business Process Reengineering)? 我国一般将 BPR译为业务流程重构或业务流程重组。华中科技大学管理学院? 推荐读物M.Hammer. Reengineering Work :Dont Automate ,Obliterate. Harvard Business Review, 1990M. Hammer , J. Champy. Reengineering the Corporation . 1993华中科技大学管理学院4、几种新型的采购作业流程? 电子化协同采购 :通过 In
18、ternet 将供应链上的合作伙伴连接在一起,实时进行信息共享和业务协同,完成采购工作。包括: 采购计划协同; 采购订单的执行协同。? JIT 采购:供应商在需要的时间,向需要的地点,以可靠的质量,向需方提供需要的物品。与传统的采购流程相比,它减少了订单下达、催货、验收入库、出库等环节。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页,共 15 页 - - - - - - - - - 8华中科技大学管理学院? B-to-B 在线采购 :采购人员通过 Internet 在全球范围
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