董-事-会-会议-文-件-制作-的-标-准(完整版).docx
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1、 -集团成员企业董事会会议文件制作标准(完整版)一、目的与适用范围(一)为了进一步规范-集团所属企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本标准。(二)本标准适用于-集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。二、董事会文件内容要求(一)-集团所属企业董事会会议文件包括但不限于以下文件:1. 会议通知; 2. 托付其他董事代为出席的授权托付书; 3. 会议签到簿; 4. 会议议程; 5. 议案及其附件; 6. 董事会会议纪要及决议。 (二)会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:事项内容通知内容 召开的时间、地点和方式 召集人 议程 联系方式 发出通知的日期 留意事项 召集人署名时限
2、 定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达 临时会议的通知依据企业实际状况敏捷支配 章程另有规定的按章程规定执行方式 电子邮件 邮政寄送 专人递交对象董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员(如有)附件 送达通知的同时,原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件收集证明文件 应于送达同时,形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。(三)授权托付书(参见附件三)应当载明:1. 托付人和受托人姓名、身份证号码; 2. 授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等; 3. 授权时效; 4. 托付人签字。 (四)会议签到簿(参见附件四)内容包括会议
3、名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。(五)会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程支配等。(六)董事会议案包括但不限于以下文件(部分议案文本参见附件六):类型议案新设公司董事会 选举董事长 聘任或者解聘公司总经理及确定其酬劳事项,并依据总经理的提名确定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人及其酬劳事项 批准阶段性工作报告 阶段性财务预、决算方案 制定或修改基本管理制度 其它特殊重大事项存续公司董事会 审议总经理年度工作报告 经营支配和投资方案 年度财务预、决算方案 商业支配书 利润安排和弥补亏损 组织架构设置方案 确定聘任或者
4、解聘公司总经理及其酬劳事项,并依据总经理的提名确定聘任或者解聘公司其他高管及其酬劳事项 制定公司的基本管理制度 设置分支机构 变更注册资本 融资方案 合并、分立、解散和变更公司形式 修改章程 制定公司重要管理制度 章程规定的其它职权事项(七)议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应实行一事一文。(八)会议纪要(参见附件七)应当记载内容如下: 1. 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质; 2. 会议通知状况及董事出席、托付出席、缺席的状况,会议列席人员; 3. 会议议程; 4. 议案汇报人的汇报看法; 5. 董事发言要点; 6. 每一决议事项的表决方式和结果,包括
5、投弃权和反对票的董事姓名; 7. 列席监事与列席总经理的看法; 8. 其它须要记录的状况。 (九) 董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:1. 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质; 2. 会议通知状况及董事出席、托付出席、缺席的状况,会议列席人员; 3. 决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。 董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相对应的董事授权托付书。决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序(参见附件九)。(十)纪要与决议的区分纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区分如
6、下:类型主要内容数量备注纪要会议全过程和结果的要点全部议案必备,用于内部存档备查决议经探讨后,法定多数通过的确定单一议案对外办理审批、登记、备案,及集团内部账务处理等相关事项所需(十一) 供应董事会会议运用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。(十二)签署于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊状况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。留意事项:1. 文件为数页,须页签。 2. 受他人托付代行签字的,应署【受托人名字】+“代”字样,并附授权托付书。 3.三、会议命名规则各企业董事会届数
7、通常为3年或4年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:类型规则举例定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议临时会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议四、董事会文件制作与归档要求(一)#集团对所属企业董事会会议文件制作的基本要求:内容完整、文字精确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整齐。(二)会议文件页面基本参数设置采纳Microsoft Office Word 2003软件默认设置参数:1. 纸张大小:A4;宽度21 cm/高度29.7cm; 2. 页面
8、设置:页边距上2.54cm/下2.54cm/ 左3.17cm/ 右3.17cm;行距1.5倍; 3. 装订线:0cm,装订线位置为左侧; 4. 方向为纵向; 5. 页眉距边距:1.5cm 页脚距边距:1.75cm; 6. 两端对齐,段前0行,段后0行,行距1.5倍,段落间不空行,段落间距为零,不加任何背景色; 7. 字体:宋体。 (三) 除“标识”或特殊要求及用途外,文件全部文字一律采纳黑色、简体字。(四)在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下,提案人可以采纳相互引证的方法,对各相关部分的内容进行适当的技术处理,以避开重复和保持文字简洁。(五)议案正文应以文字说明为主,表格、图片展示为
9、辅。图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的,可做成附件。(六)附件的制作要求如下:附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的,在装订时,应在不影响阅读的前提下,将其折叠在A4纸页面范围内,以保持会册外观整齐规范;假如附件较多,也可以另行装订成册。装订成册后的附件,其封面可以比照会册封面样式制作,并在封面中心加注“附件”字样。(七) 会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、托付其他董事代为出席的授权托付书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。(八) 每次董事会会议档案应当单独装订成册,依据董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久
10、保存。会议档案须附书目(参见附件十一)。(九) 企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。 方请报送办公室统一管理。(十) 公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。五、执行时间本标准自颁发之日起执行。附件一、会议通知附件二、回执附件三、授权托付书附件四、会议签到簿附件五、会议议程附件六、董事会会议议案附件七、会议纪要附件八、会议决议附件九、临时会议决议附件十、会册封面附件十一、书目附件一关于召开_公司第_届董事会第_次会议的通知各位董事:兹确定召开_公司第_ _届董事会第_次会议。现将有关内容通知如下:一、主持人:二、召开时
11、间:_年_ 月_日三、召开地点:四、参会人员:人员名单五、列席人员:(一)监事:人员名单(二)会议记录人员(三)公司邀请的其他人员六、拟审议事项:(一)议题描述;(二)议题描述;(三)议题描述;(四)议题描述;(五)议题描述;(六)议题描述;(七)议题描述;(八)议题描述;(九)议题描述;(十)七、留意事项:(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面托付其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未托付其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。(二)请参与会议的人员带齐身份证原件、复印件。(三)请填写回执 、授权托付书(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议
12、联系人。(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前批阅会议的全部议案,并尽可能在会前形成一样看法。八、联系方式:姓名: 地址: 电话:传真:特此通知,敬请准时出席会议。_公司召集人签名: _年_月_日附:一、会议回执;二、授权托付书。附件二回 执_有限公司:关于公司召开第 届董事会第 次会议的通知已收悉。本人拟亲自/托付代理人 出席本次会议。签署: 日期:二 年 月 日附注:一、请用正楷书写中文全名。二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。三、托付代理人出席的,请附上填写好的授权托付书(见附件三)。附件三授权托付书兹托付 先生/女士(身份证号码: )代表本人,出席 公司第 届
13、董事会第 次会议,并代为行使表决权。本授权托付书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。托付人签名:托付日期:二 年 月 日附件四_公司第_届董事会第_次会议签到簿_年_月_日出席会议董事签到:姓名职务有效证件号码签字栏列席会议人员签到:姓名职务有效证件号码签字栏附件五会议议程会议时间:_年_月_日会议地点:会议主持:参会人员:董事会成员列席人员:(一)监事:(二)董事会秘书:(三)公司邀请的其他人员:议程及支配:一、董事/托付代理人等参会人员入场、签到。二、主持人介绍到会人员,宣布大会起先。三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。四、审议关于的议案 发言人五、审议关于的议案 发言人六
14、、审议关于的报告 发言人七、审议 发言人八、与会董事签署会议决议和会议记要。附件六议案_关于_的议案各位董事:提议,(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、托付事项)。(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。以上,请予审议。附:1、支持资料或文件二 年 月 日议案_年度工作报告及_年经营支配各位董事:提议,批准以下 年度工作报告及 年经营支配。一、上年度董事会决议执行状况(针对上一年度企业董事会(包括定期会议和临时会议)作出的重要决议,逐项说明执行状况)二、主要经营指标完成状况项目0年实际(1) 10年实际(2)0年预算(3)0年实际(4)差异%(4)(
15、2)(4)(3)1、销气量(万M3)其中:工业用气2、报装收入(万元)3、报装成本(万元)4、发展户数(户)5、净利润(万元)6、供销差率 2(以文字形式简要分析增长或削减的缘由)三、重大事项报告(对 年度公司在平安生产、工程建设、财务管理、用户发展、客户服务、制度建设、人力资源等方面发生重大事项作出说明)(一)工程项目建设状况包括:管理制度存在的问题、改善支配及执行状况;人员素养培训存在的问题、改善支配及执行状况;年度支配完成状况,管网改造、建设项目及运行管理年度支配及执行状况、在建工程状况(可依据状况以表格形式表示)。其中管网工程可以表格形式列出,如:项目名称地点起止日期设计压力管材/管径
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