计算机应用基础 中文Excel 2010电子表格处理软件.ppt
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1、计算机应用基础,第4章 中文Excel 2010电子表格处理软件,4.1 EXCEL 2010概述,Excel 2010是Office 2010的一个组件,是一个性能优越的电子表格软件,以表格和图表的形式组织和管理数据,而且方便数据的查找。 Excel 广泛应用于财务、统计、数据分析领域,为日常数据处理带来很大的方便。本章主要通过任务驱动的方式来介绍Excel 2010的基本概念、基本操作、图表操作、数据管理等功能。,4.1 EXCEL 2010概述,Excel 2010的启动与退出操作同Word 2010类似,第一次启动Excel 2010后,系统自动建立一个名为Book1的空工作簿,供用户
2、添加内容,工作界面如下图所示,Excel 2010窗口由快速访问工具栏、选项卡、功能区、标题栏、单元格名称栏、状态栏、编辑栏、列号、行号、滚动条、视图按纽、缩放控件和工作表窗口等组成。,4.1 EXCEL 2010概述,4.2成绩表的设计与制作,如下图所示是下面各项任务所要处理的学生成绩表,我们将对学生成绩表从建立到数据输入、格式设置、工作表的编辑、页面设置、打印、成绩表的统计与分析、函数应用、数据清单的建立、数据排序、数据筛选、分类汇总、图表制作等进行分别处理。,4.2.1 任务一 工作簿的建立,工作簿就是一个Excel文件。当启动Excel后,Excel将自动创建一个新的工作簿文件,简称工
3、作簿,例如book1.xlsx,注意扩展名是.xlsx。一个工作簿由一个或多个工作表组成,系统一般默认为三个工作表,一个工作簿最多可包括255个工作表。 工作表是工作簿中编辑二维表格的场所。每个工作表的列标题(列号)用字母A表示,共256列,行标题(行号)用数字165536表示。为了区分不同的工作表,每个工作表都有一个名称显示在工作表标签上,如sheet1、sheet2、sheet3既为工作表名,用户可以根据表格内容更改工作表表名。每打开一个Excel就打开了一个工作簿,工作簿如同一个本子,而工作表如同本子里的一张张页面。,4.2.1 任务一 工作簿的建立,单击“桌面”上Excel图标或点击“
4、开始”菜单“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Excel 2010”,打开Excel窗口,也可以单击“文件”|“新建”打开如下图所示的对话框,可选择所需要的模板创建一个新的工作簿。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,1单元格 单元格是Excel工作表中的矩形框,是工作表的基本元素,单元格中可以存放文字、数字和公式等信息,当前单元格是选中的单元格,单元格是深色的其它单元格颜色是浅色的。 2单元格区域 单元格区域是工作表中的矩形区域,进行数据处理时,常用到多个单元格中的数据(单元格引用),一组连接在一起的单元格组成一个矩形区域,称为单元格区域。标示方法:“左
5、上角单元格标示:右下角单元格标示”。例如:选中区域A1.C3 表示由A1、A2、A3、B1、B2、B3、C1、C2、C3单元格组成的矩形区域,A1.C3 中的冒号必须是半角英文符号。 3数据类型 Excel中常用的数据类型包括数字、文本、日期、时间等常量数据,以及公式、批注、超链接等类型。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,1输入文本: 文本数据主要包括数字、文本及符号等内容,一个单元格最多可以输入255个字符。默认情况下,文本在单元格中是左对齐,数字是右对齐。 (1)直接输入文本 (2)在一个单元格中输入多行文本 (3)在多个或不连续的单元格,输入数据 (4)输入文本形式的数字: (5
6、)单元格复制、剪切,粘贴:,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,2输入时间和日期: Excel能够识别常用的时间和日期格式,如果输入日期,输入格式可以是“年-月-日”,“年/月/日”等格式,如果输入时间,输入格式可以是“时:分:秒”,“时:分”等格式,Excel能识别出一个有效的日期和时间格式,在单元格内以右对齐显示,如果不能识别,则输入的内容被视为文本,以左对齐方式显示。用户可以自己设置日期和时间的格式,单击“开始”|“数字”功能区右下角的按钮,弹出“设置单元格格式”窗口,选择“数字”选项卡中的 “日期”和“时间”选项卡进行设置。如果在单元格中输入当天的系统日期可以按【Ctrl+;】组合
7、键,输入当前的系统时间按【Ctrl+Shift+;】组合键。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,3输入公式: 在单元格中输入公式,必须以“=”开头。先选择公式计算后结果所在的单元格,然后直接输入“=”,再输入表达式,如下图所示,然后回车或点击编辑栏的“ ”就可以把结果输入到I3单元格。如果公式编辑错误可以点击编辑栏中的“ ”重新输入。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,在单元格内输入“=”在Excel中可以有“参照”的功能,如在下图中Sheet2工作表的B3单元格中有“恭喜你”三个字,要求把这三个字用公式的方法放到Sheet1工作表中的B5单元格中,注意不是要复制,而是要求用公式。
8、方法是在Sheet1的B5单元格中输入“=”,然后选择Sheet2工作表的B3单元格,此时B3单元格四周是闪烁的虚线,再回车,就可以把Sheet2中B3单元格中的内容放到Sheet1工作表中的B5单元格中,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,“参照”功能的另一个用处,如在“学生成绩表”工作簿中已经有“成绩表”工作表,现在在Sheet2中制作一个“选修课成绩表”,当然学号、姓名等基本信息和“成绩表”中一样,那么在“选修课成绩表”工作表中的基本数据可以采用复制的方法,现在我们用参照的方法也可以,先在“选修课成绩表”中选择“姓名”列的B3输入“=”,然后回到“成绩表”中选择B3,回车后就把“成绩
9、表”中B3单元格的内容“马援”参照到“选修课成绩表”中B3单元格了,最后点填充柄填充即可,其它数据参照一样。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,4输入函数: 可以使用函数对单元格数据进行计算,如SUM求和,先把光标放在计算结果要放的单元格,然后按公式编辑栏中的“ ”按钮,进入插入函数对话框,进行操作。如果要计算的单元格区域正确,选择“确定”按钮就可以把结果计算出来,如果选择的单元格区域不正确,可以在参数Mumber1中重新输入正确的区域或按“ ”按钮回到工作表中选择单元格区域,再回车回到函数窗口确定就可以了。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,5. 输入序列数据: 如果在单元格中输
10、入的是序列数据,如:星期一、星期二.或2,4,6,8.等有规律的数据,可以使用Excel的自动填充数据的功能,填充的内容可以是Excel提供的自定义序列,也可以是数字、文本、文本与数字的混合形式、公式、函数,更可以是根据需要自己定义的序列。 如我们在输入“成绩表”时“姓名”列一般是不变的,那么就可以把学生的姓名作成一个自定义序列,以后只要输入其中一个学生的姓名就可以利用填充的方法把其他学生的姓名填充出来。 自定义序列的步骤如下:,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,6. 数据的有效性: 使用数据有效性可以控制用户输入到单元格的数据或值的类型,保证数据
11、的有效而不至于输入的数据错误。例如,将数据输入限制在某范围列表限制选择、输入序列、限制日期或时间的范围等。 使用列表限制选择 在某些单元格中需要输入固定格式的数据,如“学生成绩表”中“性别”字段,因为“性别”只有“男、女”,如果手动输入可能会输入错误,而不会进行错误检查,就会出现“性别”是其他内容的情况。可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表,进行选择性输入,可以保证输入数据的正确性,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,先选定“学生成绩表”中“性别”字段下的单元格区域C4:C18,单击“数据”选项卡,在“数据工具”组中,单击“数据有效性”按钮下的向下箭头,选择“数据有效性”命令,打开“数据
12、有效性”对话框。单击“设置”选项卡,并单击“允许”右侧的下拉按钮,从中选择“序列”选项。在“来源”方框中输入序列的各元素:男,女,注意男女中间的逗号必须是西文的逗号,再单击“确定”返回。 在“学生成绩表”中“性别”字段下的单元格,当选中时会出现一个下拉按钮,单击此按钮,在弹出的下拉列表中就可以选择刚才输入的序列,而不需要进行手动输入了。实际上凡是在数据输入时固定的数据都可以做成序列。,4.2.2 任务二 在工作表中输入数据,限制数据的输入范围 在“学生成绩表”中,学生的各科成绩应该在一个范围内如0100分之间,如果不进行限制就可能输入超出正常分数范围的情况了,就需要通过数据有效性进行限定设置。
13、,4.2.3 任务三 工作表格式的设置,1选择编辑区域: 不管是对单元格还是对工作表的操作,都要首先确定操作对象。包括: (1)选择单元格: 用鼠标直接点击工作表中要进行操作的单元格。 (2)选择单元格区域: 如果是连续的单元格区域,就用鼠标拖动选择连续区域,如果连续区域很大,也可以先选择连续区域的第一个单元格,然后按住Shift,再点击连续区域右下角最后一个单元格即可。 如果是不连续区域,首先选择一个单元格,然后按住Ctrl键不松,用鼠标点击其它不连续单元格即可。 (3)选择整行或整列: 用鼠标在行标题或列标题上直接点击,即可选中该行或该列,在行标题或列标题上拖动鼠标可以选择多行或多列,也可
14、以结合Ctrl键选择不连续的多行或多列。 (4)选择整个工作表: 选择整个工作表可以利用Ctrl+A组合键,也可以单击行标题和列标题交叉处的“全选”按钮 可以快速选择整个工作表。,4.2.3 任务三 工作表格式的设置,2编辑单元格: (1)插入一行(列)和插入单元格: 先选择准备插入的单元格位置,再选择“开始”功能区中的“插入”下的下拉按钮,在 “插入”对话框中选择插入的选项。可以在事先选择的单元格位置选择插入的类型。可以是插入一行或一列。如果事先选择单元格是连续多个,则插入所选相同数量的单元格或行列。 (2)调整单元格的行高和列宽: 为了适应数据的长度和宽度以及排版的美观,需要对行高和列宽进
15、行调整,有以下三种方法。 简单的方法是直接用鼠标拖动行标题或列标题的边界,此时鼠标变成一个黑色双向箭头,按住鼠标左键拖动就可以改变成所需的行高或列宽。 先选择需要调整的行或列,再选择“开始”功能区中的“格式”按钮下的下拉按钮,在联级菜单下选择“行高”或“列宽”,在弹出的对话框中输入数据即可。 选定整行或整列(单击行号或列号),单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“行高”,“列宽”命令,同样会弹出相应的对话框,输入合适的数值即可。,4.2.3 任务三 工作表格式的设置,(3)移动和复制单元格: 移动和复制单元格的基本方法在前面已经介绍,这里主要介绍“选择性粘贴”,因为在以后的操作中选择性粘贴非常
16、重要。,4.2.3 任务三 工作表格式的设置,(4)删除或清除单元格数据: 在编辑过程中,如果要删除单元格数据,首先选择需要删除内容的单元格区域,然后按Del键或其它方法的删除方法(同复制方法)。还有一个重要的方法,在“开始”功能区中“清除”按钮,在下拉菜单中可以根据需要选择要清除格式、内容、批注等。 (5)设置单元格格式 单元格格式包括数字类型、对齐样式、字体样式、边框样式、单元格底纹和单元格保护。 选中需要进行设置的单元格区域。 选择“开始”功能区中的“格式”按钮命令,打开“设置单元格格式”对话框,或单击鼠标右键,在弹出的功能菜单中打开“设置单元格格式”对话框进行设置。,4.2.3 任务三
17、 工作表格式的设置,4.2.4 任务四 工作表的编辑,1添加工作表: 在Excel中,一个工作簿默认有三个工作表,用户可以根据需要添加更多的工作表。 方法一:在“开始”功能区中选择“插入”按钮的下拉按钮,选择“插入工作表”命令,Excel将在当前工作表前插入一个新工作表,被插入的工作表标签依次命名为“Sheet4”,“ Sheet5”等。 方法二:用鼠标右击工作表标签,在选定的工作表标签上右击鼠标,在弹出的功能菜单中选择“插入”命令,在弹出的“插入”对话框中选择插入的类型是工作表,确定即可。 方法三:直接用鼠标单击工作表标签最右侧的 按钮,可以直接插入新工作表。 方法四:也可以改变工作簿的默认
18、工作表的数目,在“文件”功能区中下选择“选项”命令,出现“选项”对话框,单击“包含的工作表数”的数值框,输入想要的工作表数目,下次打开时就会出现相应数目的工作表。,4.2.4 任务四 工作表的编辑,2重命名工作表: 直接用鼠标双击要重命名的工作表标签,进入编辑状态输入新的工作表名称,回车即可,如把Sheet1改名为“学生成绩表”。也可以用鼠标右键点击工作表标签,在弹出的功能菜单上选择“重命名”为工作表改名。 3删除工作表 如果要删除某个或多个工作表,可以先选择要删除的工作表标签,然后用鼠标右键点击工作表标签,在弹出的功能菜单中选择删除命令即可。也可以先选择要删除的工作表标签,然后在“开始”功能
19、区中选择“删除”按钮下的“删除工作表”命令即可。 4移动和复制工作表 用户可以在工作簿内移动(复制)工作表,也可以将工作表移动(复制)到其它工作簿中。,4.2.4 任务四 工作表的编辑,5保护工作表: 工作表建好以后,为了防止重要的数据被改动或复制,用户可以利用Excel提供的保护功能,对单元格、工作表或工作簿采取保护措施。 (1)单元格的保护:先选择要保护的单元格区域,在“开始”功能区的“单元格”组中单击“格式”按钮下的向下箭头,出现快捷菜单,选择“设置单元格格式”命令,在对话框中单击“保护”选项卡,再选择“锁定”。 (2)工作表的保护,在“开始”功能区的“单元格”组中单击“格式”按钮下的向
20、下箭头,出现快捷菜单,选择“保护工作表”命令,在弹出的“保护工作表”对话框,用户可以选择要保护的内容, 只有保护工作表后,对单元格的保护设置才会有效。,6工作表窗口的拆分与冻结: (1)工作表窗口的拆分:当表格行数或列数较多时,在一个屏幕窗口无法全部显示完整,可以在不隐藏行或列的情况下,在一个屏幕窗口自由的移动窗口内容进行编辑。 先选择要进行窗口拆分的工作表,选择要拆分的表内的位置,再选择“视图”功能区中的“拆分”命令按钮,就可以实现对工作表的拆分,可以根据需要拆分成两个或四个窗口,要取消拆分,再单击“拆分”命令按钮就可以了。 (2)工作表窗口的冻结:冻结窗口是为了在移动滚动条时,始终保持某些
21、行或列在可视区域内可见,被冻结的部分一般是标题行或列,既表头部分。先选择要进行窗口冻结的工作表,选定一个单元格(一般是标题行或列的后一个),再选择“视图”功能区中的下的“冻结窗口”命令按钮,对该单元格上方和左方的列进行冻结。 在“冻结窗口”命令按钮的下拉菜单中,还有“冻结首行”和“冻结首列”命令,也可以根据需要进行冻结,要取消以上的冻结,只需要再次执行该命令即可。,4.2.4 任务四 工作表的编辑,4.2.4 任务四 工作表的编辑,7共享工作簿 共享工作簿是为了使多个用户在网络中,同时在一个工作簿中工作,加快表格中数据输入速度。在保存更改记录时,对产生的冲突立即做出适当的处理。 (1)单击“审
22、阅”选项卡,在“更改”组中单击“共享工作簿”按钮,打开“共享工作簿”对话框, (2)在“编辑”选项卡中,单击“允许多用户同时编辑”复选框,在“高级”选项卡中,对“修订”、“更新”、“用户间的修订冲突”等进行设置,,4.2.5 任务五 页面设置与预览打印,1页面设置。 (1)纸张大小 打开“学生成绩表”工作表后,单击“页面布局”选项卡,在功能区的“页面设置”组中单击“纸张大小”按钮,打开的下拉菜单中选择纸张类型,在工作表中会出现分页线(竖虚线) (2)纸张方向 单击“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,单击“纸张方向”按钮,在打开的下拉菜单中选择纸张方向。 (3)纸张页边距 单击“页面布局”选
23、项卡,在“页面设置”组中,单击“页边距”按钮,在打开的下拉菜单中选择页边距的需要形式。也可以在“页面设置”组中,单击右下角的辅助按钮 ,打开“页面设置”对话框,在该对话框的“页边距”选项卡中,设置页边距与居中方式。,4.2.5 任务五 页面设置与预览打印,4.2.5 任务五 页面设置与预览打印,2、打印设置 (1)打印区域 单击“页面布局”选项卡,在“工作表选项”组中,单击右下角的辅助按钮 ,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,在“打印区域”右侧,单击 按钮,进行打印区域的选择。 (2)打印标题: 表格的标题及列标题通常在每一页都要打印出来,在“页面设置”的“工作表”选项卡中,单击“
24、顶端标题行”或“左端标题行”右侧的按钮,进行标题行区域的选择。如果所选中的顶端标题行由若干整行组成,通过拖动行号进行选择,而不仅是顶端标题行所包含的数据区域。,4.2.5 任务五 页面设置与预览打印,3、定义页眉页脚: 如果要打印的表格有多页,通常在页眉或页脚区设置每页要显示的信息,如工作簿名、工作表名、页码、日期、时间等。 在“页面设置”对话框中,单击“页眉/页脚”选项卡。单击“自定义页眉”按钮,打开“页眉”对话框,在左中右其中一个位置输入页眉的内容。再单击“自定义页脚”按钮,打开“页脚”对话框,设置页脚的内容,可以插入页码等内容。,4.2.5 任务五 页面设置与预览打印,4.文档预览 在页
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