宗圣集团管理制度汇编试行行政制度类征集意见稿 2.doc
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1、北京宗圣兴业集团有限公司管理制度汇编(试 行)二一三年六月前 言为使集团公司在经营管理、行政管理、人力资源管理、财务管理等方面保持一致性,使各项工作有法可依、有章可循,逐步实现科学化、标准化、国际化集团公司的管理目标,同时提高集团公司对所属公司的服务和管理水平,全面提升集团工作效能,特编制本制度汇编(试行版)。本制度汇编由集团总裁办、人力资源中心、财务管理中心、法律事务中心、审计监察中心等集团十大中心共同编制。本制度汇编为试行版本,集团各所属公司应在本制度汇编原则性框架内结合本地区、本公司实际,制订实施办法或细则,并报集团审核、审批或备案。为使各项管理制度更科学、更合理、更切合企业运营实际,欢
2、迎集团各部门、各所属公司在试行过程中踊跃提供改进意见和建议,并请于 月 日前将修订意见书面提交至集团总裁办,我们将根据改进意见不断完善集团各项管理制度。目 录第一部分 行 政 管 理 制 度1员工行为规范2公文管理制度7档案管理制度21车辆管理制度40固定资产管理制度49办公用品管理制度55办公设备管理制度60计算机网络设备使用管理制度71接待管理制度76印章管理制度84名片管理制度90保密管理制度94第二部分 工 作 管 理 制 度97工作计划与总结管理制度98会议管理制度104出差管理制度110合同管理制度120第三部分 财 务 管 理 制 度139财务管理制度140货币资金管理制度161
3、费用报销制度171第四部分 人力资源管理制度178招聘与录用管理制度179试用期管理制度180员工离职管理182员工考勤与休息休假管理制度184劳动合同管理制度190培训管理制度191薪酬管理制度194员工福利管理制度196奖惩管理制度197第一部分 行 政 管 理 制 度员工行为规范主责部门集团公司制度编号执行日期2013年 月 日备 注 员工行为规范第一章 总 则第一条 为维护北京宗圣兴业集团有限公司(以下简称“集团公司”)良好的办公秩序,规范员工日常行为,创造良好的企业形象和办公氛围,保持舒适、整洁、有序的办公环境,特制定本制度。第二条 本制度适用于集团公司及所属公司全体员工。第二章 基
4、本原则第三条 员工道德规范诚实守信、遵纪守法;遵章守制、勤勉敬业;履行责任、优质高效;务实创新、团结协作; 忠诚企业、廉洁奉公。第四条 员工仪容仪表规范员工着装原则:端庄、大方、整洁、得体、便于工作。上班期间,男士需着正装,除特殊情况外,正式会议、对外接待期间需系领带;女士上班期间需着职业装。男士不蓄留胡须、长发,女士不得烫染不符合办公要求的发型,不浓妆艳抹以及使用浓烈的香水。办公时间内应保持饱满的精神状态,坐立行走姿态端庄、严谨。保持健康、快乐的心情,避免将生活中的烦恼带入办公场合,微笑面对同事及任何来访者。第五条 办公礼仪规范使用敬语,注意在各种场合的言谈举止,维护良好的公司形象。接待来参
5、观、访问、洽谈的客人及办事人员,要热情大方,彬彬有礼,来访客人需由被访者本人或者被访者安排相关同事到前台迎接并全程陪同,不得让客人自行进入或离开办公区域。电话铃响后请及时接听(电话铃响不得超过三声),先说“宗圣兴业,您好!”。接听电话应简单明了,尽量小声,以免影响其他同事办公。如部门同事不在办公区时,最近者应主动代接电话,待同事返回时告知。进入领导办公室时,应主动敲门示意,在征得同意后,方可进入。第六条 办公环境规范员工的办公室或办公工位由行政管理中心统一安排,如需调整或使用他人及空置的办公位时,须经行政管理中心批准后方可调整。员工办公桌面上只允许摆放办公必需品,严禁摆放与工作无关的各类物品和
6、资料,办公桌面上的电脑设备、文件架、电话、水杯、日历等物品要摆放整齐,保证桌面卫生整洁。午休、外出和下班时要把桌面物品整理好,应及时将座椅归位,文件放入文件架(柜)中,重要的文件资料一律存放于有锁具的文件柜中。办公隔断上严禁张贴与工作无关的相片、图片及资料,电脑的桌面背景必须文明健康。员工个人办公桌面的卫生由员工自行清扫,保持个人办公区域的整洁卫生,不得在个人办公区域内乱堆乱放各类物品和乱扔废纸杂物。在开放办公区办公的员工应主动将手机调成震动状态或将铃声调至适当音量,以免影响其他同事办公。接待来访、业务洽谈应在指定区域或洽谈(会议)室进行,以免影响他人办公,具体操作按照会议室管理办法执行。最后
7、离开办公区域的人员,应随手关掉办公区域的所有电灯、空调等设备的电源,并关好办公室的门窗。独立办公室的员工如短时间离开办公室时,应自觉关闭灯具、空调以及电脑显示器,节约资源。办公区域内空调控制开关由行政管理中心统一设置,员工不得擅自更改参数。未经允许,禁止带领亲友或其它与公司业务无关的人员进入办公区域。第七条 办公秩序规范员工在公共办公区域内禁止吸烟,违者每次处以200元罚款;如发现客户在公司公共区域内吸烟时,应进行有效劝阻。员工在工作时间内如因工作需要离开办公区域时,应经上级主管领导同意,并在前台处员工外出登记表上进行登记,工作事务处理完毕后,应及时返回;超出出勤时间不能及时返回的,应以电话的
8、形式征得上一级领导同意,并于次日在员工外出登记表上进行补签确认。工作时间内,严禁浏览与工作无关的书籍、报刊、网站和做与工作无关的事。员工在办公区域或公共区域时应注意自身形象,严禁窜岗、聚众聊天、勾肩搭背、嬉笑打闹,如有事离开座位时应主动将去向以及预计返回时间告知同事。办公室电话仅限于工作联系,员工不得利用公司的电话拨打个人私话以及与工作无关的电话;禁止使用传真机拨打私人电话。正确使用办公区域内的各类公用设备和物品(如:饮水机、传真机、碎纸机、复印机、公用打印机等),不得违反设备的操作流程和注意事项。节约办公费用,养成良好的节约习惯。节约纸张,除对外文件或特殊要求外,原则上所有办公用纸均需双面使
9、用,不合要求的复印件、打印件可留作草稿纸用或裁成便条做临时记事用等,不得出现浪费的现象。第三章 附则 第八条 本制度自颁布之日起开始实施。第九条 本制度由集团公司行政管理中心负责制定、修订和解释。附件:员工外出登记表附件一: 员工外出登记表北京宗圣兴业集团有限公司 员工外出登记表日期事由外出地点外出时间外出人签字返还时间部门负责人签字外出人签字返还时间备注第一部分 行 政 管 理 制 度公文管理制度主责部门集团公司制度编号执行日期2013年 月 日备 注公文管理制度第一章 总 则 第一条 为使北京宗圣兴业集团有限公司(以下简称“集团公司”)公文处理工作标准化、制度化、程序化,提高公文处理工作的
10、效率和公文质量,结合本公司实际情况制定本制度。第二条 本制度所称公文是指集团公司及所属公司在经营管理等活动中形成的或国家机关、社会团体、企事业单位传送给集团公司及所属公司的各类正规和非正规公务文书。第三条 本制度适用于集团公司及所属公司。第四条集团公司公文的收、发、盖章、编号、传阅、存档等相关工作归口部门为集团公司行政管理中心。 第二章 公文种类 第五条 公文的种类集团公司公文的种类按其性质、收者与发者的隶属关系主要分为四大类:(一)上行文1、请示:适用于向监管部门、上级单位或领导请求指示和批准。2、报告:适用于向监管部门、上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。
11、(二)下行文1、通知:适用于发布公司规章制度、人事任免、转发有关单位的公文、传达或要求下级单位周知或者执行的事项。2、批复:适用于答复请示事项。3、规定:适用于对某一类型事项作出的安排,要求有关部门、人员遵照执行。4、决定:适用于公司对重要事项或重大行动作出的决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。5、决议:适用于公司经会议讨论通过的重要决策事项。6、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法,阐明工作活动的指导原则。7、通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。(三)平行文 1. 函:适用于公司内部各同级单位之间相互商洽工作、询问和答复问
12、题,或向业务协作关系单位提出要求或答复。2. 合同、协议:集团公司、所属公司或被授权的业务部门需按照合同法及集团合同管理制度等有关规定,与公民、法人和其他组织签署的应承担民事责任的法律公文。(四) 非正规公文前述公文均为正规公文。非正规公文指不采用红色文头、发文字号等格式、不需加盖公章的公文,如公司内部使用的会议纪要、内部通知、工作报告、审批表单、文件阅办单等。 第三章 公文格式第六条 公文格式从格式上将公司目前的公文主要分为四大类,即红头文件、内部通知、会议纪要、工作报告。其他公文格式如集团公司无固定要求可按照一般惯例书写。(一) 红头文件1、适用范围:主要用于印发集团公司内部的制度、重要工
13、作计划、机构和人事异动以及对外的报告、请示、函件等重要文件。集团公司所有的红头文件须抄报集团公司决策层领导。2、红头文件格式基本规定:公司红头文件由集团公司全称、发文字号、标题、主送机构、正文、印章、发文时间、附件等部分组成。(1) 集团公司全称规范:红色字体,宋体加粗,39字号,居中。(2) 发文字号(由发文机构代字、年号、编号组成)规范:黑色字体,宋体,4号字;“*字”为集团各职能部门的代号,年号使用表示、文件编号使用四位数数顺序编写。 (3) 标题:黑体,小二号或三号。标题应当准确、简要地概括文件的主要内容,一般应标明公文种类,除印发规章制度和批转文件外,一般不加书名号,如“关于下发红头
14、文件格式的通知”。 (4) 主送机构:宋体,四号字体。 (5) 正文:宋体,四号字体。 (6) 附件:文件如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。 (7) 印章:公司文件落公司全称并盖章,部门文件落部门全称并盖章。 (8) 发文时间:宋体,四号字体;数字均采用大写方式。(9)页边距2:2(二) 内部通知 适用范围:主要用于集团部门之间或集团与所属公司之间内部日常事务性工作的沟通、联络、知会。例如各部门之间工作的相互知会和通告,或集团公司与所属公司、所属公司相互之间的非正式的知会、通告、业务沟通往来等所使用的文本。(三) 会议纪要适用范围:主要用于记录集团公司或各部门重要工作会议的主要内容与决
15、议的文本。(四)工作报告适用范围:主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第七条 公文密级集团公司公文的密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级,具体密级参见集团公司保密管理制度,公文密级由拟办部门提出。 第四章 公文撰写规范 第八条 公文撰写规范(一)公文内容应符合国家有关法律、法规,公文撰写规范需符合集团公司公文管理的相关制度,如无明确规范要求的公文,撰写需符合一般惯例。 (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,文字精练,字词规范,标点明确,篇幅力求简短。(三)人名、地名、数字、引文准确。
16、引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。(四)公文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“1.1”,第五层为“1.1.1 ”。(五)公文应当使用国家法定计量单位。(六)文内使用非规范化简称,应当先用全称,再加以说明。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外,应一律使用阿拉伯数字。 第九条 各部门公文经行政管理中心审核发现在格式或内容上存在较大错误的,退回原
17、部门重新拟文。 第五章 公文处理程序第十条 公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅办 、公文反馈与跟踪等四个阶段。(一)公文签发 1、签发权限:(1)以集团公司名义发出的红头文件、内部通知等公文需由主办部门拟定并报送至集团公司行政管理中心文控专员,由行政管理中心审核后执行签发程序,由集团公司总裁或常务副总裁签发。(2)集团各直属公司之间或集团各中心与各项目公司部门之间的内部通知需由分管副总裁/所属公司总经理签发。 2、签发方式:以集团公司名义行文的公文,经审批后,加盖集团公章(或电子授权章),由行政管理中心文控专员扫描并发传给相关人员参照执行。报集团行政管理中心备案存档。
18、(二)公文分送1、公司主要采用签收、传真、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下,分送公文应采取签收方式(对公司秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送)。采用其它方式分送公文,分送人应做好跟踪、记录工作。2、收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口,应立即通知发文机构,并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。3、相关人员在工作中,应积极、准确、快捷地处理公文事务,并严格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。 (三)公文阅办 1、集团公司正式公文发文的程序是:主办部门起草公文(填写文件阅办单)行政管理中心审核并统一编号分管领导批示如需要
19、,有关部门负责人会签总裁签批行政管理中心盖章、归档发文。 2、集团公司收文办理程序为:行政管理中心收文登记编号(填写文件阅办单)行政管理中心负责人签署意见分管领导批示按批示交有关部门办理行政管理中心催办办理完毕归档。一般的请示,领导批示后将原件返还请示单位执行,不再行文批复;重大业务或人事任免请示,需要正式行文批复。 3、所属公司向集团公司报文程序:所属公司起草公文(填写文件阅办单)所属公司领导批示行政管理中心审核有关部门负责人会签总裁签批。(四) 公文反馈与跟踪行政管理中心接到公司领导批示后,应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门(同时保存批示件的复印件)。 (五) 公文处理时限除有专门规定外,
20、公文的处理时限一般为2个工作日,每个审核、审批环节的时限为1个工作日,紧急公文需即时处理。 第六章 公文清理存档销毁第十一条 公文清理存档销毁 (一) 公文办理完毕后,应当根据国家有关法规和公司档案管理制度的规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 (二) 归档范围内的公文,应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映集团公司的主要工作情况,便于保管、查找和利用。 (三) 公文复印件作为正式文件使用时,应当加盖单位公章证明,视同正式文件妥善保管。 (四) 集团公司人事档案、财务档案归相关职能部门保管,其他档案、资料等由行政管理中心存
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