文书档案归档制度文件.docx
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1、鹤壁文化旅游集团办公室关于印发?鹤壁文化旅游集团档案管理制度?的通知各子公司、集团各部门:经集团领导同意,现将?鹤壁文化旅游集团档案管理制度?印发给你们,请认真贯彻执行。2021年3月25日鹤壁文化旅游集团档案管理制度一、总那么1、为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效保护及利用档案,为公司开展效劳,特制定本制度。2、公司档案,是指本公司从事经营、管理以及其他各项工作活动中,但凡已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料,以及获得的各类证书、奖物等,均应及时按规定移交档案室,归档保存。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整公文上各种附件一律不准抽存,结案后
2、及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二、 文件材料的收集管理1、各子公司指定专人负责档案管理工作。2、坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专兼职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 3、凡本公司缮印发出的公文含定稿和两份打印的正件及附件、批复请示、转发文件含被转发的原件一律由办公室统一收集管理。 4、一项工作由几个部门参及办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。三、归档范围1、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结领导人讲话、典型发
3、言、会议简报、会议记录等。2、上级机关发来的及本集团有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、方案等文件材料。3、本公司对外的正式发文及有关单位来往的文书。4、本公司的请示及上级机关的批复。 5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。6、本公司的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。7、企业股东、执行董事、监事形成的文件材料。8、本公司及有关单位签订的合同、协议书等文件材料。9、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料;干部、党员花名册及年报等。10、组织机构变更后作废的旧印章,也应归档保存。11、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。12、本公司的
4、历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。上级颁发的各种证书、奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。建立工程档案归档范围细那么查看附件1;旅行社业务归档细那么查看附件2四、归档要求 1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、凡本公司形成的文件,必须一式两份连同底稿一并归档。正件及附件、印件及定稿、请示及批复、转发文及原件、多种文字形成的同一文件等,均为一卷,不得分开。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最
5、后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。6、凡属于归档范围内的文件材料或实物,由承办人员书列清单送交综合档案室,经档案人员当面核对无误后,双方签字或盖章,各存一份清单。7、档案管理人员要根据档案整理工作的原那么和分类方法,对接收的文件材料或实物进展整理立卷归档,一般情况要在六月底前完成此项工作。五、归档时间 1、文书档案办理完毕后即刻归档。2、财务档案在财务年度终了后,由财务部门整理立卷,第二年6月之前移交档案部门。3、工资清册由人事部门整理立卷,第二年6月之前移交档案部门。4、设备档案安装完毕后,技术资料及安装调试记录材料一
6、并归档。六、档案管理员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整及平安。七、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者要填写“借阅单,报主管人员批准后,方可借阅,其中机密级别以上档案借阅要由主管副经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周,到期归还,如需再借,应办理续借手续。3、对借出档案,必须严格保密,不准泄露档案材料内容。档案管理人员要定期催还,发现损坏、丧失或逾期未还,应写出书面报告,报领导处理。4、借阅档案必须保护,保持整洁,严禁涂改,注意平安和保
7、密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管副总经理批准方可摘录和复制。八、本制度即日起开场执行。附件1:建立工程档案管理制度附件2:旅行社档案管理制度附件3:档案销毁制度附件4:档案保密制度附表1:公文处理签范本附表2:档案封面范本附表3:档案封底范本附表4:档案目录范本附表5:档案卷内目录范本附表6:归档登记表范本附表7:借阅登记表范本附表8:文件发放表范本附件1:一、建立工程档案的归档范围1、综合性文件。包括工程建议书批复及工程建议书立项报告、建立用地系列材料、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。2、土建、安装质量保证资料。包括
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