采购部各岗位工作制度.doc
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1、采购部各岗位工作制度 第一条 目的为规范化管理,明确各岗位工作流程及工作职责,从而有效地提高工作效率,使工作开展有条理地进行,而制定本制度。 第二条 适用范围适用于采购部各岗位:经理(副经理)、主管(副主管)、采购员、采购内勤,采购部组织机构图详见附表1。 第三条 部门经理(副经理)工作流程、岗位说明、岗位职责、奖惩规定 (一)工作流程审核采购订单、采购合同/协议。审核采购付款计划单。审核首营品种、首营企业材料。指导部门业务工作开展。根据公司业务需求制订部门人员分工。部门日常管理(采购管理、业务检查、培训,召开部门会议等)。供应商及商品日常管理(采购渠道的开发、淘汰、互转,商品补充、替代、淘汰
2、)。赠品库存清理管理。每月定期清理赠品库存,并做出处理意见。商品销售分析管理。每月定期对商品、新进商品做分析,了解商品销售动态,以利于调整采购方向。库存商品分析管理。每月定期对近效、滞销、不动销商品分析,以及对超上限商品分析,并做出处理意见,及销售部沟通促销。及各部门的工作配合、协调、沟通,通力合作。按GSP要求,完成年度采购计划,协助质管部完成年度质量评审。严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。(二)部门经理(副经理)岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条 根据公司业务需求制订部门人员分工,带领部门人员开展采购业务
3、工作。第1条 根据公司经营品种,合理分配采购业务。在系统明确商品及供应商的采购员,便以考核及跟踪管理。带领部门人员开展采购业务工作。第2条 首营企业、首营品种的审核。第2条 (1)对采购员初审的首营企业、首营品种资料,以及填写的首营企业/首营品种审批表做审核并签名。 (2)严格执行首营企业、首营品种管理制度的要求,开展首营工作。第3条 采购订单、采购合同(协议)的审核。第3条 (1)审核采购员日常制订的采购订单,审核价格、数量、采购渠道。(2)审核采购员签订的采购合同、年度合同、年度协议。对有异条款指出,返回采购员再次沟通,或参及沟通达成合作。(3)重要合同、协议参及洽谈合作。必要时请示领导参
4、及洽谈、沟通达成合作。(4)严格执行公司合同审批流程,方可开展业务。第4条 采购付款计划单(付款审批表)的审核。第4条 (1)审核部门各类付款方式的付款计划单。(2)付款计划单审核时应注意内容有:付款方式、付款日期、应付金额、合作的其他条件兑现,不符合不审核排款。 (3)每笔付款计划单应附有一一对应的增值税发票,增值税发票未到不排款(预付款除外,预付款跟踪发票到位)。 (4)付款计划按付款流程要求执行。第5条 部门日常管理。第5条 (1)商品缺货抽查管理。按现行的缺货考核执行。(2)滞销商品的管理。按现行的滞销商品考核执行。(3)商品分类管理。按二、八法原则分类,划分出ABC类商品管理。(4)
5、供应商档案资料管理。对临近3个月内到期的供应商资料做催收管理。跟进采购员催收情况,对不齐全的供应商不开展采购业务。(5)退货区商品的退出管理。每月定期清理到期退货的商品,检查采购员的退货执行情况。(6)合同、协议、各类制度文件的存档管理。检查内勤人员的资料存档情况,要求按年度,及文件类别归整存档。(7)召开部门周会及月度总结会,传达公司会议精神及工作安排事项。(8)对部门人员进行业务培训指导,每月定期召开采购业务培训会,每季度以循环的方式对GSP采购管理条款及公司各类制度的学习培训。对公司新下发的文件制度立即组织学习。(9)采用不定期随机抽查的方式对部门人员进行岗位操作检查,有偏差的指出纠正。
6、 第6条 供应商及商品日常管理。第6条 (1)新品、新供应商的引进审核。按新品、新供应商引进流程办理。(2)采购渠道合理开发、厂商互转、以及淘汰。 (3)供应商合作关系的维护。 (4)商品的补充、替代以及淘汰,及销售部沟通会议定。 第7条 赠品库存清理管理。第7条 (1) 每月定期清理赠品库存,对赠品做出处理意见,意见分为四种:继原方案促销。退回供应商。 销售部门促销用。 行政部支配用。 (2)汇总处理意见表,发销售部门做相应处理,如是给行政部支配用的移交行政部。第8条 库存商品分析管理。第8条 每月定期对近效、滞销、不动销商品分析,以及对超上限商品分析,汇总处理意见表,对能退回供应商的商品做
7、退回处理,不能退回的召开采销沟通会加强促销。同时汇总产生原因,以利于日后采购把控。第9条 商品销售分析管理。第9条 (1)每月定期对商品、新进商品做分析,了解商品销售动态,以利于调整采购方向。 (2)采用环比的方式取数据做商品销售分析,销售分析结果表应含商品销售上涨部分,下滑部分,正常范围部分,销售两极端部分内容,取值标准视管理需要定。(3)分析结果后对部门人员进行业务培训,指导采购思路。 第10条 及各部门的工作配合、协调、沟通,通力合作。 第10条 及各部门的工作配合、协调、沟通,通力合作。如是发起部门视工作的轻、重、缓、急情况,必要时采用联络单的方式发起。如是配合部门应有回馈,总之工作有
8、始有终。 第11条 按GSP要求,完成年度采购计划,协助质管部完成年度质量评审。第11条 按GSP要求,质管部要求标准,完成年度采购计划,协助质管部完成年度质量评审。 第12条 严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理及安排。 第12条 严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。奖惩规定第1条 凡违反岗位职责第2条1次,按其制度管理条款进行经济承担。 第2条 凡违反岗位职责第3、4条其中1条每1次,当月岗位工资按90%计发,违反2次按80%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。 第3条 凡违反岗位职责第5条第(5)(7)(8)(9)款其中1款每1次,当月岗
9、位工资按95%计发,违反2次按90%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第4条 违反第7、8、9条中1条每1次,当月岗位工资按95%计发,违反2次按90%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第四条 部门主管(副主管)工作流程、岗位说明、岗位职责、奖惩规定 (一)工作流程配合、协助部门经理开展采购业务工作。及供应商签订采购合同、采购协议。办理首营品种、首营企业,初审材料,并填写首营审批表。新品洽谈、引进。采购订货(商品询价、采购订单、订单到货跟进、价格变动系统维护、部门商品订货跟踪检查)。日常专项事务(1、对接销售部门提出的商品需求。2、分析补充品、替代品种目录。3、缺货率考核、滞销考核。4
10、、供应商资料补齐。5、退货办理等)。对库存商品做处理意见。每月定期对近效、滞销、不动销商品做出处理意见,以便部门负责人汇总意见及销售部沟通促销。对赠品库存做处理意见。每月定期对赠品库存清理,并做出处理意见。跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考,以利于调整采购方向。经理不在岗时代理部门经理日常管理。严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。(二)部门主管(副主管)岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条 配合、协助部门经理开展采购业务工作。第1条 配合、协助部门经理开展采购业务工作。服从公司及部
11、门领导的工作安排。按岗位工作职责,按操作流程开展工作。第2条 新品、新供应商的洽谈、引进。第2条 (1)对供应商提供或销售部门提出商品需求或采销部沟通会需补缺品种做洽谈、引进。(2)对供应商寻找合作或采购部寻找合作或同行引见的供应商做洽谈合作。必要时邀请经理或请示领导参及洽谈、沟通达成合作。(3)按新品、新供应商引进流程办理。(4)新品、新供应商需经公司领导审批后方能开展合作。第3条 办理首营品种、首营企业,初审材料,并填写首营审批表。第2条 (1)收集首营企业、首营品种资料,初审资料,以及填写的首营企业/首营品种审批表并签名。(2)严格执行首营企业、首营品种管理制度的要求,开展首营工作。第4
12、条 及供应商签订采购合同、采购协议。第3条 (1)及分管的供应商洽谈、沟通并签订采购合同、采购协议。(2)重要合同、协议,邀请经理,必要时请示领导参及洽谈、沟通达成合作。(3)严格执行公司合同审批流程,方可开展业务。第5条 采购订货(商品询价、采购订单、订单到货跟进、价格变动系统维护、部门商品订货跟踪检查)。第5条 (1)每笔采购都要做商品询价、比价,择优采购。(2)完成名下商品采购订单的系统操作,订单日期及到货有合理的在途时间。(3)订单到货的跟进,跟进每笔订单到货情况。(4)商品价格调整。遇到商品价格变动时,在系统上做售价维护,按商品价格维护流程执行。(5)部门商品订货跟踪检查。跟进检查部
13、门采购员的订货情况,落实应采商品的订单完成,到货检查。第6条 日常专项事务(1、对接销售部门提出的商品需求。2、分析补充品、替代品种目录。3、缺货率考核、滞销考核。4、供应商资料补齐。5、退货办理等)。第6条 (1)对接销售部门提出的商品需求,及时补充货品,有信息回馈销售部门。补货时间要求:原则上本省市内采购2天内到货,本省市外采购3-5天内到货。省外采购5-7天内到货。如新品采购顺加审批流程时间,首营制度中明确3天内流程审核完毕。(2)每月汇总采购缺货的商品明细,罗列出需补充品、替代品种的目录,待召开采销沟通会,会议明确结果再开展采购。(3)商品缺货考核。按现行的缺货考核执行。(4)滞销商品
14、考核。按现行的滞销商品考核执行。(5)供应商档案资料补齐。对名下临近3个月内到期的供应商资料做催收,对不齐全的供应商不开展采购业务。(6)每月定期清理到期退货的商品,按期退货。(7)按合同约定时间制付款审批表。按付款流程执行。(8)预付款的跟进。预付货款货品及发票到位的跟进。发票原则要求货到30天内到位,如有特殊情况应做说明并说明的时间内跟进到位。(9)议返利追交。按协议返利时间追交返利到位。如有特殊应做说明并在说明的时间内完成。(10)提货通知单的跟进。跟进每笔提货通知单,确认司机提货回仓。(11)协助经理召开部门周会及月度总结会,传达公司会议精神及工作安排事项。(12)协助经理对部门人员进
15、行业务培训指导,GSP采购管理条款学习,及公司各类制度的学习培训。第7条 对赠品库存做处理意见。第7条 每月定期清理赠品库存,并做出处理意见。第8条 对库存商品做处理意见。每月定期对近效、滞销、不动销商品做出处理意见,部门负责人汇总意见及销售部沟通促销。第8条 每月定期对近效、滞销、不动销商品,以及超上限商品做出处理意见。对能退回供应商的商品做退回处理,不能退回的及销售部沟通促销,并分析产生原因,以利于日后采购把控。第9条 跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考,以利于调整采购方向。第9条 跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考,以利于调
16、整采购方向。 第10条 经理不在岗时代理部门经理日常管理。 第10条 (1)经理不在岗时代理部门经理日常管理。 (2)及各部门的工作配合、协调、沟通,通力合作。 第12条 严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理及安排。 第12条 严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。奖惩规定第1条 凡违反岗位职责第2条1次,按其制度管理条款进行经济承担。 第2条 凡违反岗位职责第2(2)、3、4条其中1条每1次,当月岗位工资按90%计发,违反2次按80%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第3条凡违反岗位职责第5条第(1)款,经查证,主观原因采购(同一批号,产品没
17、涨价的情况下)属没做询价采购产生的差价损失由采购当事人承担,客观原因除外(客观原因指:付款问题产生、应急采购等产生。采购员对产品进价异动部分应有注明采购说明,以便核实)。第4条凡违反岗位职责第5条第(4)(5)款其中1款每1次,当月岗位工资按95%计发,违反2次按90%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第5条 违反第6(1)(2)(5)(6)(8)(9)(10)条中1条每1次,当月岗位工资按95%计发,违反2次按90%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第6条 违反第7、8、9、10条中1条每1次,当月岗位工资按95%计发,违反2次按90%计发,违反3次当月岗位工资按0元计发。第五条 采
18、购员工作流程、岗位说明、岗位职责、奖惩规定(一)工作流程及供应商签订采购合同、采购协议。办理首营品种、首营企业,初审材料,并填写首营审批表。新品洽谈、引进。服从部门经理/主管的工作安排,开展采购业务工作。采购订货(商品询价、采购订单、订单到货跟进、价格变动系统维护)。日常专项事务(1、对接销售部门提出的商品需求。2、缺货率考核、滞销考核。3、供应商资料补齐。4、退货办理等)。对赠品库存做处理意见。每月定期对赠品库存清理,并做出处理意见。跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考,以利于调整采购方向。对库存商品做处理意见。每月定期对近效、滞销、不动销商品做出处理意见,部门
19、负责人汇总意见及销售部沟通促销。严格执行公司各项管理规定,服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。(二)采购员岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条 服从部门经理/主管的工作安排,开展采购业务工作。第1条 服从公司及部门领导的工作安排。按岗位工作要求,有条理的进行采购业务工作。第2条 新品、新供应商的洽谈、引进。第2条 (1)新品、新供应商的洽谈、引进。(2)按新品、新供应商引进流程办理。第3条 办理首营品种、首营企业,初审材料,并填写首营审批表。第2条 (1)收集首营企业、首营品种资料,初审资料,以及填写的首营企业/首营品种审批表并签名。(2
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