财务系统操作手册.doc
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1、第一章 客户端安装GS5.0采用客户端的登陆方式。所以,首先要对客户端进行安装。安装步骤如下:1.1设置浏览器在工具Internet选项里设置IE可信站点,选择安全可信站点,点击站点。填写财务软件服务器地址,点击添加。对该区域中的所有站点要求服务器验证前面的勾不要勾上,点击关闭。然后点击自定义级别,把关于ActiveX的选项都选成启用,确定退出。1.2安装客户端访问应用服务器的网址http:/ 218.247.157.107/cwbase。出现以下界面: 点击测试网速,若出现3颗星以上,则可以使用在线安装。若5颗星可以在线完整安装。否则请使用下载安装。使用在线完整安装。点击后自动进行安装。浏览
2、器中出现如下界面时,表示已完成安装:此时可以关掉浏览器,桌面上会出现客户端的启动图标:双击启动客户端,选择实例名、日期,填写用户密码进入。1.3登录软件安装好客户端后,显示如下界面(如图1.1.1)高级 图1.1.11.3.1、设置服务器地址操作方法:1)点击图1.1.1中所示窗口中的按钮【高级】,显示如图1.1.2界面。设置服务器地址 图1.1.22) 点击图1.1.2中所示窗口的按钮【设置服务器地址】,显示图1.1.3的界面。 图1.1.33)如果这里没有服务器地址和客户端目录,则输入;如果有,直接点击确定。 注意:安装GS5.0财务软件客户端后,只有首次登陆需要设置服务器地址,在服务器地
3、址不变情况下,以后登陆不需要再重新设置服务器地址。1.3.2、用户登陆 设置完服务器地址后,显示如下界面(图2.1.1)图 1.2.1【用户】【密码】输入密码【业务日期】默认为系统日期。可以修改,修改方法有两种:方式一:在填写处直接修改方式二:单击 ,选择要输入的日期。 图1.2.21.3.3、用户修改密码点击修改密码按钮,出现如图1.2.2所示的窗口修改密码 图1.2.1 图 1.2.2注意:口令设置要求为至少6位。首位可以是字母,也可以是数字。1.3.4、切换岗位1、用户与岗位用户:在本系统中指的是登陆系统的账号。用户与岗位相关联。岗位:岗位是确定工作职责的,一个用户可以对应一个岗位,也可
4、以对应多个岗位。例如一个用户兼有合并公司的会计主管和普通公司的会计主管两个岗位。一个用户拥有哪些岗位要根据他的工作职责来确定。2、如何切换岗位 当一个用户拥有多个岗位时,就需要根据工作职责的不同来切换岗位。岗位 图3.2.11)点击如图 3.2.1图示中的【岗位窗口】,即可看到岗位列表。2)双击 ,选择相要切换的岗位。注意:合并公司的岗位只能进行查询,基本的账务处理如制单等要在普通公司的岗位进行。2.3系统管理2.3.1基本定义用户:在本系统中用户指的是登录系统的账号,用户要与岗位关联,一个用户可以关联多个岗位,一个岗位也可以关联给多个用户。岗位:岗位用于人员岗位划分;在本系统中分为两类,一类
5、是“系统岗位”,一类是“组织岗位”;系统岗位主要用于系统管理员(不属于任何单位),组织岗位主要用于各单位人员岗位划分;岗位主要用于确定操作用户的数据权限。岗位要与职责关联,岗位与职责之间是多对多的关系,即:一个岗位可以关联多个职责,一个职责也可以关联给多个岗位。职责:职责用于功能授权(所谓功能授权,指的是给职责授予拥有某个功能菜单的权限,具体表现为登录系统后显示哪些功能菜单)。职责与用户通过岗位挂接起来。职责和岗位也是多对多的关系。用户、岗位、职责的关系及定义过程如下图所示:2.3.2职责维护 功能简述:定义操作人员所拥有的功能权限,具体是指操作人员可以使用哪些功能菜单。 操作用户:系统管理员
6、(拥有8888岗位权限的用户) 功能位置:基础管理系统管理职责维护 操作说明:1、进入功能。左侧显示的是职责的分类,中间显示的是具体职责信息项目说明【编号】: 职责的编号,在系统内具有唯一性,职责编号不允许重复。【名称】: 职责的名称。【描述】: 对职责所对应功能的详细描述。【分类】: 职责的所属分类。【状态】: 职责当前状态,绿色表示当前为可以使用状态,红色表示职责为停用状态。操作说明【新增】:新增加一个职责,点击后会弹出职责维护选项卡,在其中维护职责信息。【复制】:复制选中的职责,复制后可对复制后所得职责的信息进行修改,从而得到想要的职责,如果几个职责十分相似的话可以使用此功能。【编辑】:
7、对已存在的职责进行相关信息的修改,其中职责编号是不可以修改的。【删除】:删除选中的职责(注意事项:如果职责已被授权给岗位,则系统不允许删除,需先取消与相关岗位的授权后方可删除)。【授权】:对职责进行功能授权,只有对职责进行了功能授权,此职责才会有已授权的相应的功能菜单。【创建到模板】:将已经建好的职责创建成一个模板,方便以后利用模板快速创建职责。【从模板创建】:从现有的模板里进行快速创建职责的操作。【查询】:在快速查询文本框中输入职责的编号或者名称,点击查询,可模糊查询符合条件的记录。 2、新增职责点击上图中【新增】按钮项目说明【编号】:填写新增职责的编号,此处应按照集团的编号规则进行维护。【
8、名称】:填写新增职责的名称。【分类】:选择新增的职责属于哪个职责分类。【描述】:对该新增职责进行相应的描述,可省略。【有效期】:选择职责的有效期限,如果选择【不限】,则表示此职责永久有效;如果选择【设置开始日期】,则表示此职责需要在某一天起开始生效;如果选择【设置截止日期】,则表示此职责在某一天时失效;如果选择【设置开始、截止日期】,表示此职责在某段时间范围内生效。【停用】:如果选上此项,则当前新增职责会被处于停用状态。填写完基本信息后,切换到组织范围选项卡项目说明【全局职责】:选中全局职责,表示该职责能被分配给所有岗位;如果要局限某几个单位的岗位分配,可以添加适用的组织范围。【添 加】:添加
9、该职责所能进行操作的单位名称。【删 除】:在该职责维护的单位中删除选中的单位。填完基本信息和组织范围两个选项卡后点击【确定】。授权岗位选项卡此处不用维护,在【岗位维护】功能中维护。3、授权 选中新增加的职责,点击【授权】如上图,在左边待分配的业务操作栏中选择要赋予该职责的功能权限,然后点击将其选中到右面已授权的业务操作栏中。选择完毕后,点击【确定】。4、职责维护完毕。说明:职责由集团公司统一定义。例如:超级系统管理员、集团基础数据管理、系统管理员、会计、出纳、项目管理。根据各职责不同赋予的功能模块不一样。2.3.3岗位维护 功能简述:定义模块相关的岗位,岗位确定了客户能够进行操作的数据权限。
10、操作用户:系统管理员(拥有8888岗位权限的用户) 功能位置:基础管理系统管理岗位维护 操作说明:1、 进入功能项目说明:【编号】: 岗位的编号,在系统内具有唯一性,岗位编号不允许重复。【名称】: 岗位的名称。【类型】: 岗位的类型,说明岗位是系统岗位还是组织岗位。【所属组织】: 如果是系统岗位,这里显示为空,因为系统岗位不属于任何单位;如果是组织岗位,则这里指的是为岗位划分的组织。【创建者】: 显示创建岗位的用户【创建日期】:创建岗位的日期。操作说明:【新增】:新增加一个岗位,点击后会弹出岗位维护选项卡,在其中维护岗位信息。【复制】:复制所选中的岗位,复制后可对复制后所得岗位的信息进行修改,
11、从而得到想要的岗位,如果几个岗位十分相似的话可以使用此功能。【编辑】:对已存在的岗位进行其相关信息的修改,其中岗位编号是不可以改的。【删除】:删除所选中的岗位。【数据授权】:赋予新增的岗位操作具体数据的权限。【查询】:在快速查询文本框中输入岗位的编号或者名称,点击查询,可模糊查询符合条件的记录。2、 新增岗位 点击上图中【新增】项目说明:【编号】:填写新增岗位的编号,此处应该按照集团规定的编号规则进行填写。【名称】:填写岗位的名称。【类型】:选择新增加岗位的类型: 组织岗位:对应相关单位,能操作相关单位数据的岗位。 系统岗位:只能操作系统基础数据而不能操作具体单位的数据的岗位,像8888的岗位
12、。 此处一般选择组织岗位即可。【组织】:上面选择了组织岗位之后,在这个地方就要定义该岗位的对应单位,即该岗位能操作哪个单位的数据。【描述】:对该岗位进行简要的描述,可省略。【职责范围】:定义此岗位对应哪些职责,即可以操作哪些职责所包含的功能。【添加】:添加该岗位所对应的职责。【删除】:删除选中的已包含的职责。维护完上述信息之后,点击【确定】即可,授权用户选项卡此处不用维护,在【用户维护】功能中维护。3、数据授权选中要授权的岗位,点击【数据授权】项目说明【名称】:此处选择要分配哪个模块的数据权限,选中之后下面会自动列出该模块中包括的数据权限的类别,例如图中选择的名称是科目,下面就显示出科目权限。
13、【授权分配】:此处列出了左面选中的数据权限的类别所包含的具体的数据权限,从上图中可以看出,此处列出了所有的科目,在这可以更加明细的划分数据权限。此功能默认的是自动保存的,在选择完数据权限后直接点击【关闭】即可。2.3.4用户维护 功能简述:定义进行操作的用户。 操作用户:系统管理员(拥有8888岗位权限的用户) 功能位置:基础管理系统管理用户维护 操作说明:1、 进入功能项目说明【编号】:用户的编号,也就是登录的账号,系统不允许重复,此为必填项。【名称】:用户的名称,此为必填项。【描述】:对用户信息的详细描述,此项可以保持为空。【默认组织】:如果用户关联了多个组织,这里显示的是用户登录后默认隶
14、属的组织。【状态】:用户当前状态,绿色表示当前为可以使用状态,红色表示用户为停用状态。操作说明【新增】:新增加一个用户,点击此按钮会弹出用户维护选项卡,在其中填入相应的用户信息。【复制】:复制选中的用户,复制完成后可以对复制得到的用户的基本信息进行修改。【编辑】:对已定义好的用户信息进行修改,用户编号不允许修改。【删除】:删除已经存在的用户。【设置密码】:设定用户的登陆密码。2、新增用户点击上图中的【新增】项目说明【编号】:填写用户编号,此处要按照集团编号规则填写。【名称】:填写用户名称。【描述】:对新增用户进行简要的描述。【组织范围设置】:设置该用户可以操作哪些单位的数据。【选择】:点击此处
15、可选择组织范围。然后切换到身份验证选项卡:此处只需要在【密码设置】处填入该用户的初始密码,其他信息默认即可。然后切换至授权岗位选项卡,项目说明:【添加】:点此添加该用户所具有的岗位。此处可供选择的岗位是在基本信息选项卡中定义的组织范围中的单位所包括的所有的岗位。维护完上述选项卡后,点击【确定】。其他选项卡默认即可。4、用户维护完毕。说明:用户编号规则:前四位数采用岗位、人员编号规则里的规定,后面采用3位流水号。 小结:系统管理员建立岗位、用户的步骤为: 1) 新增岗位,编号和名称按照规则输入,组织选择该项目部,职责选择会计或者出纳,保存。 2)对新增岗位进行数据授权,将基础数据、总账、报表、固
16、定资产下的所有项目复选框选中。 3)建立用户。编号和名称按照规则输入,组织范围选择所在项目部,选中用户和密码,点击配置,输入密码;授权岗位选择第二步建立的岗位,保存即可。第二章 财务初始篇财务初始流程图进入总帐系统建立私有会计科目设置个人、部门、私有的单位、专项、产品信息余额初始凭证类型选择凭证制单、批准、复核、记账帐表查询、银行对帐、转帐凭证平衡检查、月末结转形成辅助帐页3.1、增加私有科目模块:【总账】 功能菜单:【基础数据】-【科目定义】进入该功能后,左边科目列表会显示系统中已经存在的科目,这些科目包括两种情况,一种是集团在初始设置中统一定义的,下级公司必须采用的科目,这些科目包括全部一
17、级科目和部分明细科目,这些集团设置的公有科目在【维护单位】处没有任何显示,对于这些科目各单位可以直接使用。还有一种科目是其他下级公司和本公司根据需要增加的私有科目,选中这些科目后,【维护单位】处显示增加科目的公司名称。本公司根据财务核算的需要和集团科目设置的统一要求,设置私有科目,完善本公司的科目体系。图2.1.1操作步骤:增加私有科目的方式一:自行增加本公司需要的科目如果想为某个科目设置下级科目,选中该科目后点击【下级增加】输入下列内容后点击保存;如果想为某个科目设置同级科目,点击【同级增加】,输入下列内容后点击【保存】。【科目编号】集团规定的科目结构,点击【下级增加】或【同级增加】后,系统
18、会自动形成科目编号。【科目名称】在此输入增加科目的名称。如果需要还可以设置助记码、期末结平检查和日记帐:【助记码】:给科目自定义的代码,首位必须是字母,做凭证时可直接录入科目的助记码,代替科目编号,简化录入。【期末结平检查】:成本损益类、费用类科目可进行设置。在进行月末结账时,系统自动检查是否结平,若有未结平科目,则提示。【日记帐】:如果有科目有查询日记帐的需要,可以设置科目的【日记帐】属性,单击单选框,选中即可其他项目说明:【科目属性】:即账户类别。确定科目是属于资产类、负债类、所有者权益类、成本类还是损益类。明细科目会自动继承上级科目的科目属性,保持默认即可。【科目性质】:该选项是对于明细
19、科目而言的,有三个选择项可供选择:普通科目、借方栏目和贷方栏目。设置成栏目利于结转,例如我们将管理费用的下级科目设置成借方栏目,那么,在结转管理费用的时候,就可以做如下的分录:借:本年利润贷:管理费用 (后面直接将一级科目的总额结转,而不是一个一个明细结转)【余额方向】:账户余额的方向,如资产类科目其余额方向一般在借方。【现金科目】:现金科目设置有三个作用:(1)必须将现金、银行存款科目设置为现金或银行存款,否则不能查询出纳的有关账页。(2)如果使用软件的现金流量表模块编制现金流量表,确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目,否则不能得到现金流量的相关数据。(3)用于货币资金赤字告警,通过该
20、选项确定货币资金科目。以上项目保持系统默认设置即可。增加私有科目的方式二:引用其它公司设置的私有科目如果其它公司设置私有科目,本公司在核算过程中也需要,可以将其引用过来使用。方法如下:选中要使用的科目后,点击【引用】按钮。增加科目的注意事项:遇到科目名称重复时,使用【引用】功能引用其他单位已经录入过的科目。各单位在增加私有科目,会遇到其他单位已经增加该科目的情况出现,科目名称相同或大致相同,如果科目名称相同,系统会提示科目名称重复,不能保存。当本单位增加某个私有科目时,可以使用“过滤查找”功能确定该科目是否已存在。如图3.1.2所示: 图2.1.2引用其他单位私有科目时,可引用某一级科目,也可
21、同时引用多级其他单位的私有科目。但需注意:若同时引用多级其他单位的私有科目,必须自上而下逐级引用,不可越级,不可只引用明细科目而不引用其上级科目。增加科目的权限控制集团会统一规定下级公司在每个一级科目下允许增加明细科目的级次权限,即是否允许下级公司增加私有科目,以及允许在哪一级上增加私有科目,如果集团不允许增加某一级次上的私有科目时会给与提示。科目的使用、修改权限其他下级单位增加的私有科目,在此本功能中也可看到。但本单位在科目使用时(如制单时),只能看到、使用集团统一设置的科目、本单位设置的私有科目和引用过来的私有科目。本单位只对本单位增加的私有科目有维护的权限可以删除和修改。不能改变公有科目
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