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1、采购与供应链管理实务,任务一 掌握采购的概念与范围 任务二 认识采购的地位与作用 任务三 明确采购的要求与基本任务 任务四 熟悉采购的模式与分类,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,知 识 目 标 1、掌握采购的概念与范围; 2、认识采购的地位与作用; 3、明确采购的要求与基本任务; 4、熟悉采购的模式与分类。 技 能 目 标 1、了解采购的内涵与外延; 2、学会采购任务的落实; 3、掌握采购模式的确立与种类的划分; 4、熟悉采购的基本理论知识。,项目一 认识采购工作,1、这三家健身中心经理“联合”起来拒绝接受新的采购体系的原因是什么? 2、如果你是萨莉,将会如何应对这种局面? 3、对
2、本案例你有什么体会?,项目一 认识采购工作,集中采购的优势与阻力,导入案例,分析:,任务一 掌握采购的概念与范围 任务分析一:了解采购的内涵与外延 (一)采购的内涵 1、狭义的采购 狭义的采购(purchase):指限于以“购买”(buying)的方式,由买方支付对等的代价,向卖方换取物品的行为过程,即所谓的“一手交钱,一手交货”或“银货两讫”。 在狭义的采购之下,买方一定要先具备支付能力,即货币,才能通过换取他人的物品来满足自身的需求。,项目一 认识采购工作,2、广义的采购 广义的采购(procurement):指除以购买的方式占有物品以外,还可以通过租赁、借贷和交换等途径取得物品的使用权来
3、达到满足需求的目的。 (1)租赁。(2)借贷。(3)交换。(4)征收。 采购是以各种不同途径,包括购买、租赁、借贷、交换及征收等方式,取得物品或劳务的使用权或所有权,以满足使用的需求。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,互动讨论,广义采购与狭义采购有哪些区别?,全面理解采购的内涵: 1、采购是从资源市场获取资源的过程 2、采购是商流过程和物流过程的统一 3、采购是一种经济活动,是企业经济活动的主要组成部分,项目一 认识采购工作,(二)采购的外延 1、供应(supply) 供应是指供应商或卖方向买方或顾客提供物品或劳务的过程。 2、订购(order) 订购是指采购下订单的过程。 3、前
4、期采购(initial purchasing) 前期采购是指采购过程中下订单之前的相关工作,如确定采购需求、选择供应商、签订合同等。,项目一 认识采购工作,4、后期采购(after purchasing) 后期采购是指采购过程中自下订单开始以后的相关工作,如下订单、跟单、过程控制等。 5、战略采购(strategic purchasing) 战略采购是指在宏观范围内确立采购资源,建立最优供应商体系及战略伙伴关系等。 以上相关概念的定义范围及关系如图1-1所示。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,互动讨论,为什么企业的有些物品需要加工定制?,任务分析二:确定采购的
5、范围 采购的范围是指采购的对象或标的。 (一)有形的物品 1、主要原材料 主要原材料系指直接用于生产的原材料,是构成产品最主要的成分。 2、辅助原材料 在产品制造过程中,除主要原材料外所耗用的材料均属辅助原材料,简称辅料。,项目一 认识采购工作,3、机具及设备 机具及设备系指制造产品的主要工具或提供生产环境所必不可少的设施。前者如生产钢板所需的轧机,生产钢筋混凝土所用的搅拌机,生产轴承滚珠所用的磨床等;后者如生产集成电路的无尘室的除尘设备,生产各种疫苗的无菌室的除菌设备等。 4、办公用品 办公用品系指凡办公室、生产线人员在文书作业中所需的设施及任何其他杂项购置,如桌、椅、本、笔、账册、计算机、
6、打印机及茶具、扫把、时钟等。,项目一 认识采购工作,(二)无形的劳务 1、技术 技术系指能够正确操作或使用机器、设备、原料等的知识、能力、技能。 2、服务 (1)售前服务。系指卖方在交易前提供产品的资讯,包括产品说明、操作示范、制作过程或材料规范、参观设施等。 (2)售后服务。系指卖方提供机器、设备的安装或修护、操作或使用方法的教育训练、运送及退换物品等。例如表1-1中的第十三项交通设备维修及第十五项厂房设备维修就属此类项目。,项目一 认识采购工作,(3)专业服务。系指选聘律师、管理顾问、建筑师、会计师、电气工程师、广告设计师以及程序设计人员等专业人员所提供的特殊服务。例如表1-1中的第五项广
7、告发包即属此类。 (4)后勤服务。系指日常作业性质的服务,包括资讯传达、膳食服务、搬运、清洁、警卫等。 (5)工程发包。包括厂房、办公楼等建筑物的建设与维修以及配套管理工程、空调工程、保温工程、动力配线工程、仪表安装工程、给排水工程等。例如表1-1中的第十五项厂房设备及工程发包即属此类项目。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,互动讨论,1、主要原材料与辅助原材料的区别是什么? 2、采购的对象是否只限于有形的物品?,任务实施:正确进行采购物品分类 (一)按采购物品模块分类 采购物品分类及其策略的形成是采购工作专业化形成的基础。1983年Kraljic提出了采购物品分类模块,为该工作的形
8、成提出了一套普遍被人们接受的方法。 依据不同采购物品的重要性及供应风险,可将其分为战略采购物品、瓶颈采购物品、集中采购物品以及正常采购物品,如图1-2所示。,项目一 认识采购工作,战略采购物品,是指价值比例高、产品要求高、重要程度高、保证供应率要求高,同时又只能依靠个别供应商供应的物品,如汽车制造厂需要采购的发动机和变速器、电视机厂需要采购的彩色显像管、计算机厂需要采购的微处理器等。 瓶颈采购物品是指价值比例虽然不高但供应保证程度难以预测的物品,如油漆厂用的色粉、食品行业需要的维生素等。 集中采购物品是指那些价值比例虽然较高但很容易从不同的供应商处购得的物品,如化工、钢铁、包装等原材料。 正常
9、采购物品包括办公用品、维修备件、标准件以及其他价值低、有大量供应商的物品。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,(二)按80/20规则进行采购物品分类 根据上述分类,针对不同的物品应采取不同的采购策略,同时,采购工作精力分配也各有侧重,科学的做法是遵循80/20规则,即重要的少数和次要的多数的原则。它包括以下含义:一是通常数量或种类占80%的采购物品只占有20%的价值(次要的多数),而剩下20%的物品数量或种类则占有80%的价值(重要的少数);二是在采购总量或总品种中有50%的物品的价值在2%以上。80/20的特性为采购物品策略的制定提供了有益的启示。也就是采购工作的重点应放在价值占8
10、0%而数量只占20%的物品上,这些物品即为采购物品分类模块中的战略采购物品和集中采购物品(亦称A类物品)。此外,有50%的物品数可不予重视,其运作好坏对成本、生产等的影响甚微(亦称C类物品)。以上分析如图1-3和表1-2所示。,项目一 认识采购工作,(三)采购物品分类策略 1、战略采购物品建立长期伙伴关系 2、集中采购物品集中竞价 3、瓶颈采购物品确保供应 4、正常采购物品系统化采购 采购物品的分类及策略如表1-3所示。,项目一 认识采购工作,(四)工业品采购与消费品采购的区别 工业品采购是指企业为了取得经营所需物品而按一定代价与外部进行的业务活动。它包括提出采购需求、选定供应商、谈妥价格、确
11、定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款的全过程。 它不同于消费品市场采购,消费品市场的采购活动往往是个人行为,而工业品采购的主体通常是企业、机关等单位或机构。二者无论在采购的目的、动机,还是在采购决策与特点等方面都存在着明显的区别。具体概括为表1-4。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,互动讨论,1、为什么企业的采购动机与个人不同? 2、为什么采购是企业与个人必须从事的活动?,任务二 认识采购的地位与作用 任务分析一:明确采购的地位 1、采购的价值地位 采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分,采购是企业管理中“最有价值”的部分。 在工业企业的产品成本构成中
12、,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比例随行业的不同而不同,在30%90%之间,平均水平在60%以上。,项目一 认识采购工作,从世界范围来说,对于一个典型的企业,一般采购成本(包括原材料、零部件)要占60%,工资和福利占20%,管理费用占15%,利润占5%。 在中国的工业企业中,各种物资的采购成本要占到企业销售成本的70%。而现实中,许多企业在控制成本时将大量的时间和精力放在不到总成本40%的企业管理费用及工资和福利上,而忽视其主体部分采购成本,往往是事倍功半、收效甚微。,项目一 认识采购工作,2、采购的供应地位 从供应的角度来说,采购是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。 在工业企业
13、中,利润是同制造及供应过程中的物流和信息流流动速度成正比的。 从整体供应链的角度来看,供应商提高其供应的可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率,可以极大地改进工业企业的管理水平。 此外,随着经济一体化及信息全球化的发展,市场竞争日益激烈,顾客需求的提升驱使企业按库存生产,而竞争的要求又迫使企业争取按订单生产。在整体供应链管理中,“即时生产”是缩短生产周期、降低成本和库存,同时又能以最快的交货速度满足顾客需求的有效做法,而供应商的“即时供应”则是开展“即时生产”的主要内容。,项目一 认识采购工作,3、采购的质量地位 质量是产品的生命。采购物料不只是价格问题(而且大部分不是价格问题),更多的是
14、质量水平、质量保证能力、售后服务、服务水平、综合实力等方面的问题。 一般企业都将质量控制按时序划分为采购品质量控制、过程质量控制及产品质量控制。 由于产品中价值的60%是经采购由供应商提供的,毫无疑问,产品的质量很大程度上受采购品质量控制(简称IQC,即Incoming Quality Control)的影响。 采购不但能够减少所采购的物资或服务的价格,而且能够通过多种方式增加企业的价值。,项目一 认识采购工作,任务分析二:了解采购管理的作用 (一)直接作用 (1)可以通过实际成本的节约显著提高营业利润。 (2)通过与供应商一起对质量和物流进行更好的安排,采购管理能为更高的资本周转率作出贡献。
15、 (3)通过科学的采购流程管理,能够对企业的业务流程重组及组织结构的改革作出贡献。 (4)提供信息源的作用。,项目一 认识采购工作,(二)间接作用 (1)产品标准化。 (2)减少库存。 (3)增强柔性。 (4)对产品设计和革新的贡献。 (5)提高企业部门间的协作水平。,项目一 认识采购工作,任务三 明确采购的要求与基本任务 任务分析:明确采购的要求 采购必须围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来开展工作,因此采购的要求也就是应遵循的原则,即要“适价”、“适质”、“适量”、“适地”和“适时”(简称“5R原则”)。,项目一 认识采购工作,(一)适价原则 一个合适的价格往往要经过以下
16、几个环节的努力才能获得: 1、多渠道获得报价 2、比价 3、议价 4、定价 经过上述三个环节后,双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价。,项目一 认识采购工作,(二)适质原则 在日常的采购作业中要安排部分时间去推动供应商完善品质体系及改善、稳定物料品质。 来料品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的。 (三)适量原则 物料采购量过大会造成过高的存货储备成本与资金积压;物料采购量过小,则采购次数增多,采购成本提高。控制适当的采购量(即适量)是非常必要的。,项目一 认识采购工作,(四)适地原则 天时不如地利。 越来越多的企业在选择供应商时甚至在建厂之初就考虑到“群聚效应”,即在周边地区寻找企业所
17、需的大部分供应商。 综览全国,至少有两个地区已形成明显的“群聚”优势:一个是珠江三角地区,包括广州、东莞、深圳、中山、惠州、顺德等城市;另一个是上海及江浙地区,后者在进入21世纪后更显出了勃勃生机。 (五)适时原则,项目一 认识采购工作,任务落实:掌握采购的基本任务 (一)保证企业所需物品与服务的正常供应,以便使本企业的生产及其他经营活动顺利进行 (二)不断改进采购过程及供应商管理过程,以提高原材料质量 (三)控制、减少所有与采购相关的成本,包括直接采购成本和间接采购成本,项目一 认识采购工作,(四)建立可靠、最优的供应商配套体系 (五)利用供应商的专业优势,促使供应商积极参与产品或过程开发
18、(六)管理控制好与采购相关的文件及信息 (七)建立和维护本企业、本公司的良好形象,项目一 认识采购工作,任务四 熟悉采购的模式与分类 任务实施一:掌握采购模式的种类 采购模式是采购主体获取资源或物品、工程及服务的途径、形式与方法。 当采购计划确定以后,采购模式的选择就显得格外重要。它直接决定着企业能否有效地组织、控制物品资源,以保证其正常生产和经营以及较大利润空间的实现。采购模式的选择主要取决于企业制度、资源状况、环境优劣、专业水准、资金情况和储运水平等。,项目一 认识采购工作,(一)现货采购、远期合同采购和期货采购 按采购方式的发展历程,采购方式可划分为: 1、现货采购 现货采购是指商品交换
19、中即期实现货币转化为商品的购买行为。 2、远期合同采购 远期合同采购是指供需双方为稳定供需关系、实现商品购销而签订远期合同的采购方式。 3、期货采购 期货采购是采购者在交易所买入标准化的、受法律约束的期货合约,在未来的某时刻、某地点,按期货合约规定购入货物的采购方式。,项目一 认识采购工作,(二)分散采购与集中采购 在企业内部,按采购权限可将采购方式分为分散采购与集中采购。这是企业从资源、环境和制度角度出发,根据自身管理制度、成本、效率、采购数量、组织状况等所做出的采购方式决策。 1、分散采购 分散采购就是企业将采购权分散到各个分支机构(包括分店、分厂、分公司等),由各分支机构在核定的商品资金
20、定额范围内,直接向供应商采购商品。,项目一 认识采购工作,2、集中采购 集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构,统一组织和实施企业所需物品的采购业务。集中采购比较适合于物流一体化的建设。 集中统一的商品采购是实现规范化经营的前提和关键。 集中采购的优势: 首先,集中采购有利于提高企业与供应商谈判的议价能力。 其次,集中采购有利于降低商品采购成本。 最后,集中采购有利于规范企业的采购行为。,项目一 认识采购工作,(三)直接采购与间接采购 按采购主体完成采购任务的途径,采购方式可分为: 1、直接采购 直接采购是指采购主体自己直接向物品供应单位(一般指生产厂家)进行采购的方式。 目前,绝大多
21、数企业均使用此类采购方式。 2、间接采购 间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式,也称委托采购或中介采购。委托流通企业采购是目前经营活动中最常用的间接采购方式。企业闲置物品串换或资源交换,也可算作间接采购方式。,项目一 认识采购工作,(四)招标采购与协同采购 招标采购是指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求,邀请众多投标人参加投标,并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。凡符合资格规定的供应商,均可参加竞标,以当众开标为原则。报价最低者优先得标。 招标采购在公开、公正、公平和竞争性方面具有优势,使得招标采购作为一种比较理想的方式,为世界各国及各种经济组织所推荐。 协同采
22、购是指企业内部各部门以及与外部协同进行的采购作业方式。,项目一 认识采购工作,(五)单一来源采购 单一来源采购是一种没有竞争的采购方式。采购实体在适当条件下向单一的供应商征求建议或报价来采购货物。 单一来源采购的适用条件一般有: (1)招标失(1)招标失败。 (2)采购标的来源单一。 (3)紧急采购时效的需要。 (4)就供应合同而言,在原供应商替换或扩充供应品的情况下,更换供应商会造成不兼容或不一致的困难。,项目一 认识采购工作,(5)在采购涉及国防或国家安全并确定单一来源采购为最适当的采购方法,或出于经济发展、就业、国内优惠等政策考虑的情况下,也可选用单一来源采购。 (6)谈判采购。 (7)
23、战略采购。 (8)电子采购。电子采购又称网上采购、在线采购。简单地说,电子采购就是运用互联网等信息技术的采购活动,它通过信息技术来增强采购的管理能力。,项目一 认识采购工作,任务实施二:熟悉采购类型的划分 (一)按采购商品的品种性质分类 按采购商品的品种性质可将采购分为: 1、常规品采购 2、紧缺品采购 3、生鲜品采购 4、时令品采购,项目一 认识采购工作,(二)按采购主体分类 按采购主体的不同进行分类,可将采购分为: 1、私人采购 2、团体采购 3、企业采购 4政府采购。又称统一采购或公共采购,是指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要,在财政的监
24、督下,以法定的方式、方法和程序(按国际规范一般应以竞争性招标采购为主要方式),从国内外市场上为政府部门或所属公共部门购买所需货物、工程和服务的行为。,项目一 认识采购工作,(三)按采购技术分类 按采购技术可将采购分为传统采购和现代采购。 1、传统采购 这种采购以各个单位的采购申请计划为依据,以填充库存为目的,管理比较简单、粗放,市场反应不灵敏,库存量大,资金积压多,库存风险大。 2、现代采购 (1)定量订货法采购。 (2)定期订货法采购。 (3)MRP采购。MRP(Material Requirement Planning) (4)JIT采购。 (5)供应链采购。 (6)电子商务采购。,项目一
25、 认识采购工作,(四)按采购职能的范围和目标分类 按采购职能的范围和目标可将采购分为: 1、商业领域采购 商业领域采购是为了转售而进行的采购和储存货物。 2、公共领域采购 公共领域采购是指中央和地方政府以及其他公共服务部门为了向公众提供公共服务而进行的采购。 3、制造业采购 制造业采购是为了制造、加工货物或材料而进行的采购。,项目一 认识采购工作,项目一 认识采购工作,互动讨论,1直接采购有哪些优势? 2单一来源采购的适用条件一般有哪些?,项目一 认识采购工作,案例分析,制造业集团统一采购模式,1、惠普公司为什么由分散采购转为集中采购? 2、惠普公司是通过什么方式进行直接采购的?,分析:,请同
26、学们5人一组,进入某一企业,深入实际,进行市场调查,收集第一手资料,试将该企业的采购物品按80/20规则分类,并将其划分为战略采购品、集中采购品、瓶颈采购品和正常采购品。 该任务利用周六或周日休息时间完成,完成后上交书面调研材料。,项目一 认识采购工作,课 外 训 练,一、名词解释 采购 现货采购 远期合同采购 期货采购 招标采购 协同采购 单一来源采购,项目一 认识采购工作,思考与练习,二、单项选择题 1.采购是( )过程和物流过程的统一。 A.商流 B.资金流 C.信息流 D.人力资源 2.生产企业采购的目的在于取得一定的( )价值,满足生产的需要。 A.交换 B.使用 C.欣赏 D.收藏
27、 3.流通企业采购的目的是为了获取更多的( )价值,即货币的增值,是为了转卖而购买。 A.使用 B.欣赏 C.交换 D.收藏 4.消费品市场品种规格繁多,形态各异,商品琳琅满目,挑选余地很大,所以,需求价格弹性也相对( )。 A.较小 B.较大 C.中等 D.以上都不对,项目一 认识采购工作,三、多项选择题 1.广义的采购除了购买方式外,还可以通过( )等途径来完成。 A.租赁 B.借贷 C.交换 D.征收 2.消费品采购的目的主要是为了满足个人需求,以取得一定的( )价值等。 A.交换 B.使用 C.欣赏 D.收藏 3.按采购主体的不同,可将采购分为( )采购。 A.私人 B.团体 C.企业
28、 D.政府 4.按采购职能的范围和目标,可将采购分为( )采购。 A.零售业 B.商业领域 C.公共领域 D.制造业,项目一 认识采购工作,四、判断题 1.采购就是通过各种途径取得物品使用权的过程。( ) 2.从世界范围来说,对于一个典型的企业,一般采购成本(包括原材料、零部件)要占60%左右。( ) 3.按照商品供求规律,商品需求量与价格呈正向变动。( ) 4.需求者对商品的依赖程度越低,则该商品的市场需求就越缺乏弹性。( ),项目一 认识采购工作,五、简答题 1.如何理解采购的内涵? 2.如何确定采购的范围? 3.采购的基本要求是什么? 六、论述题 1.试论采购的基本任务。 2.如何进行采
29、购模式分类?,项目一 认识采购工作,任务一 设置采购机构 任务二 组建采购队伍 任务三 制定采购管理制度,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,知 识 目 标 1、了解采购机构设置的影响因素; 2、掌握采购机构的内部设置; 3、掌握采购人员应具备的综合素质; 4、掌握采购管理制度建设的范围。 技 能 目 标 1、树立采购人员具备的思想观念; 2、学会采购组织管理层次及隶属关系构架; 3、学会采购人员招聘与培训的方法; 4、懂得采购管理制度的制定与维护。,项目二 组建采购机构,1、这家公司在采购中遇到了突然变故,你认为谁应该负这个责任? 2、案例中的公司出现的问题是组织制度方面的问题,还是
30、采购人员素质方面的问题? 3、如果你是小强,将如何处理后面的事情?,采购中遇到的突然变故,导入案例,分析:,项目二 组建采购机构,任务一 设置采购机构 任务分析:采购机构设置的影响因素 (一)企业自身的规模 (二)业务经营的范围 (三)市场供应的状况 1、市场供应的态势;2、供应点的分布情况。 (四)采购人员的素质 (五)信息传递形式与速度 (六)企业内部各部门的配合程度 (七)其他因素,项目二 组建采购机构,互动讨论,影响采购机构设置的因素有哪些?,项目二 组建采购机构,任务实施一:确认采购机构隶属的管理层归类 采购机构隶属哪个管理层,最主要看管理层对采购工作的重视程度。 (一)采购机构隶属
31、的管理层架构 1、采购机构隶属于生产部门(生产副总经理负责) 其主要职责是协助生产工作顺利进行,如图2-1所示。 采购机构隶属于生产部,比较适合“生产导向”的企业,其采购功能比较单纯,而且物料价格也比较稳定。,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,2、采购机构隶属于行政部门(行政副总经理负责) 这种架构模式下,采购机构的主要功能是获得较优惠的价格与付款方式,以达到财务上的目标,如图2-2所示。 当生产规模庞大,物料种类繁多,价格经常需要调整,采购工作必须兼顾整体企业产销利益的均衡时,将采购机构隶属于行政部门就比较合适。,3、采购机构直接隶属于总经理督导 这种模式提升了采购机构的地位与执行
32、能力,如图2-3所示。此时,采购机构的主要功能在于获得降低成本的效益,使得采购机构成为企业制造利润的另一种来源。 这种类型的采购机构,比较适合于生产规模不大,但物料或商品在制造成本或销售成本中所占的比率比较高的企业。采购机构隶属于高级管理层,使它扮演直线功能而非参谋功能的角色。,4、采购机构隶属于资材部门(或物资管理部门,由资材或物资副总经理负责) 其主要的功能在于配合生产制造与仓储单位,完成物料的补给作业,无法特别凸显采购的角色与职责,甚至可能降为附属地位,如图2-4所示。 这种类型的采购机构,比较适合物料需求不易管制,需要采购组织经常与其他相关单位沟通、协商的企业。,(二)与采购机构隶属关
33、系的确认相适应的情况 1、采购机构的设置应同企业的性质和规模相适应 2、采购机构的设置应同企业的采购目标、方针相适应 3、采购机构的设置应同企业的管理水平相适应,项目二 组建采购机构,任务实施二:设置内部采购机构 (一)采购机构的内部设置形式 1、按业务过程分工设置的组织形式 此组织形式按照采购业务过程,把采购计划的制订、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式适合采购量大、采购物品品种较少、交货期长的企业采用,要求部门内各成员密切配合。其具体形式如图2-5所示。,2、按物品类别设置的组织形式 不同的物品有不同的特点,按物品的类别可将采购部门划分为不同的采
34、购小组,每一小组分别承担物品采购计划的制订、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务。这种形式适合于所采购物品繁杂的企业采用。图2-6为某制造企业按物品的类别划分的采购机构的形式。,3、按采购地区设置的组织形式 企业采购的货源来自不同的地区,可以是本地,也可以是外地,可以是国内,也可以是国外。可以按采购地区的不同,将采购机构分为不同的小组,每个采购小组承担一系列的采购业务。其具体形式如图2-7所示。,4、按采购物品的价值设置的组织形式 如表2-1、图2-8所示。 A类物品价值高,是重要的物品,具体表现在: (1)价值高,采购合理与否直接影响采购成本。 (2)要确保其货源的质量,因其
35、关系到企业经营风险的大小,一般交由采购主管负责。 B、C类物品价值不高,可交给一般采购人员负责。,5、混合式组织形式 不同的企业有不同的特点,企业一般以系列的物品、地区、价值、业务等为基础,混合式构建组织形式,并形成不同的混合式组织形式,如图2-9、图2-10所示。,项目二 组建采购机构,探索园地,调查某公司采购机构的类型,画出机构图并分析其特点。,项目二 组建采购机构,(二)设置采购机构要注意的问题 要使采购工作高效而顺利地开展,保证商品供应不间断,企业经营业务正常运转,必须建立一个强有力的采购机构。 在实际工作中,设置采购机构应注意以下问题: 1、精干高效 2、责、权、利相结合 3、协调统
36、一、步调一致 4、灵活掌握、适应性强,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,互动讨论,在采购机构的设置中, 责、权、利相结合能起到什么作用 ?,任务二 组建采购队伍 任务分析一:采购人员应树立的思想观念 现代采购人员应该树立以下思想观念: (一)战略观念 (二)经济观念 (三)市场观念 (四)竞争观念 (五)服务观念 (六)创新观念,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,互动讨论,采购人员的观念对采购人员 的工作有哪些影响?,任务分析二:采购人员应具备的综合素质 采购人员应具备以下几方面的素质: (一)思想品德素质 (1)胸怀坦荡,大公无私。 (2)有很强的工作责任心和敬业精神。
37、(3)树立良好的职业道德,把企业的利益放在首位,严格把好进货关。 (4)具有承受压力的能力。,项目二 组建采购机构,(二)知识素质 采购人员应具备的知识素质如图2-11所示。,项目二 组建采购机构,(三)能力素质 知识不等于能力。国外心理学家的研究表明,要办好一件事,知识起的作用只有1/4,而能力的作用是3/4,可见能力更为重要。 采购人员应具备的能力归纳为: 1、分析能力 2、协作能力 3、表达能力 4、成本分析和价值分析能力 5、预测能力,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,互动讨论,一名合格的采购人员应具备哪些素质?,任务实施:采购人员的招聘与培训 (一)采购人员的招聘 就目前来
38、看,采购人员的招聘有企业内部招聘与企业外部招聘两个途径,各个企业招聘采购人员的办法虽然不尽相同,但基本上可以用四句话来概括,即“公开招聘、自愿报名、全面考核、择优录用”。 企业招聘采购人员可以使用以下具体方法:,项目二 组建采购机构,1、观察法 这种方法适用于企业内部进行的选拔,企业领导可以根据平时对手下员工的了解,观察其日常的工作表现,结合采购工作的具体要求,把适合从事采购工作的员工充实到采购队伍中来。 这种方法只适合在小范围内运用,前提条件是领导必须坚持公正的原则,且对手下员工有比较全面的了解。,项目二 组建采购机构,2、测试法 测试法是指运用科学的方法和经验对应聘者进行客观鉴定的各种方法
39、的总称。 这种方法适应面较广,既可用于企业内部招聘,也可用于对企业外部人员的招聘。 具体的测试方法很多,主要有以下几种: (1)心理测试。 (2)知识测试。 (3)情景模拟。,项目二 组建采购机构,3、自荐法 自荐法是指应聘者根据自己的特长、爱好,结合企业对采购人员的要求,如果认为自己完全能够胜任采购工作,可以向企业相关部门毛遂自荐。 这种方法虽然原始,但自荐者往往工作努力,敬业爱岗,工作绩效非常出色。,项目二 组建采购机构,(二)采购人员的培训 1、采购人员培训的原则 (1)学用结合。 (2)解决好工学矛盾。 (3)结合成人教育的特点。 (4)培训形式灵活多样。 2、采购人员培训的形式 专家
40、上课、看录像、参观、利用业余时间自学、以老带新等。,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,情景模拟,由学生扮演采购业务的应聘人员和主考官,现场模拟对采购人员的招聘工作。,任务三 制定采购管理制度 任务分析:采购工作需要管理制度 采购管理制度是指以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。 企业采购管理制度的制定应体现以下几个方面的特性: (一)严肃性 (二)可行性 (三)文字化 (四)相对稳定性 (五)协调性,项目二 组建采购机构,任务实施:制定采购管理制度 采购管理制度主要包括采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。 (一)采购领导制度 采
41、购领导制度,即采购决策制度,是指按采购什么、采购多少、什么时间采购等决策权属于哪一级来制定的领导制度。 采购领导制度具体有三种:,项目二 组建采购机构,1、集中制 采购的决策权集中于总公司,其他分公司或分厂无权采购,适用于小企业或分公司(分厂)较集中的企业采用。集中制的特点是: (1)采购数量大,能享受数量折扣,降低进价。 (2)集中采购,统筹安排,可节约大量人力、物力、财力。 目前一些连锁店大都采用这种决策制度,例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。,项目二 组建采购机构,2、分散制 分散制将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业,其分公司(分厂)分散在各地,且企业的各分公司
42、(分厂)所需的物资差异较大时,常采用这种制度。采用这种制度能充分调动分公司(分厂)的积极性,减少了内部物资的调拨手续,但不利于采购资金的统一管理,浪费人力、物力、财力,无法享受价格优惠,使进价较高。,项目二 组建采购机构,3、混合制 若企业的分公司(分厂)所需的物品相同,且采购金额较大,由总公司统一采购;对于各分公司(分厂)间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品,则由分公司自行采购。这样,一方面能使采购资金较合理地统一管理,另一方面又能调动各分公司(分厂)的积极性,及时满足经营的需要。,项目二 组建采购机构,(二)经济责任制度 经济责任制度是按照客观经济规律的要求,以提高经济效益及服务质量为
43、目标,科学地确定相关部门、人员的经济职责、利益和权力的一项管理制度。 采购部门的经济责任制度通常通过以下几方面制定: 1、岗位责任制 岗位责任制是按照采购部门内部多个岗位制定的规章制度,它是指规定每一岗位的工作人员享受的权利与承担的责任,从而将责任与权利有机地结合起来。岗位责任制的最大特点是将多种规章制度的规范要求体现在不同岗位的每个人的工作上,所以岗位责任制是采购制度的中心环节。,项目二 组建采购机构,采购部门的人员应承担的职责有: (1)采购主管和计划人员的职责。制订采购计划;制定和修订采购制度;统筹安排采购资金;监督和考评采购人员,并指导其工作;合同的审议和管理;决策购进业务活动,以提高
44、经济效益;组织领导采购人员搜集市场信息,预测可供货源及其发展趋势,为企业主管领导当好参谋;指导采购人员与供应商搞好关系。 (2)一般采购人员的职责。进行货源、价格、服务等的市场调查;与供应商谈判,确定有关事项,如价格、质量、交货期及结算条件等;催货;处理退货、索赔;发票的核对与付款;办理物品入库手续;与供应商建立良好关系;搜集调拨信息,预测可供货源及其发展趋势,供领导决策参考;节省购进费用支出,提高企业经济效益。,项目二 组建采购机构,2、采购费用承包制 这是采购部门加强经济核算的一种形式,在实际工作中,许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平,造成采购环节经济效益低下,从而影响了整个企业经济
45、效益的提高。 采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上,只允许其在规定的费用内活动,从而控制采购费用支出。 实际操作过程中,可以用相对数来控制。,项目二 组建采购机构,3、奖惩制度 在制定奖惩制度时应注意两点:一是把握好“刺激度”。即拉开档次,不搞平均主义,要奖得高、罚得重,使奖惩措施真正起到激励的作用。二是要注意多种奖惩方法相结合。 根据心理学理论,人的需求是多方面的,物质奖励只能满足职工物质方面的需要,过分强调物质刺激,会产生“一切向钱看”的错误观念,其作用必然有限。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合,如精神鼓励(评先进、表扬、提干等)。对于惩罚来说也是如此,可
46、以罚款,亦可行政处分,甚至开除公职等。,项目二 组建采购机构,(三)监督制度 严格的监督是以科学的考核依据为基础的。 在实际工作中,监督的方法包括三种:一是由采购负责人对各部门组织和职工个人采购业务执行情况进行纵向检查;二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查;三是个人自查。在制定监督制度时,要注意把握两个方面:一是对权力的使用和监督,即检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象;二是对应负责任的监督与检查,即检查责任是否落实到每个单位、每个人,以及是否有职责不清、相互推诿的现象。,项目二 组建采购机构,(四)民主管理制度 实现民主管理制度是社会主义企业的本质要求,社会主义企业是建立在公有制
47、基础上的,职工是企业的主人,均享有民主权利。 制定民主管理制度,要求:一方面,在采购部门内部提倡民主的作风,一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算,要动员大家讨论。另一方面,也应广泛征求企业其他部门的意见,采纳他们的合理化建议,特别是销售部门、市场开发部门的意见。,项目二 组建采购机构,任务落实:维护采购管理制度 (一)贯彻与落实 只有认真贯彻执行企业的规章制度,才能在采购工作中做到讲原则、出实效。 (二)修改与完善 建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作,这是一个长期的过程,各种制度需要不断地完善,以体现其科学性。同时,强调各种采购制度之间的协调,各种
48、制度互相配合,共同构建现代企业采购制度体系,这样的规章制度才能真正发挥其效用。,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,互动讨论,1、建立采购管理制度的必要性和重要性是什么? 2、科学合理的采购管理制度会给企业采购工作 带来哪些益处?,案例分析,1、某电器制造公司的采购部门要采购的对象有机电产品和金属材料两大类,采购部门分为机电组和金属组,在每一组内分计划组和采购组,详见图2-12。,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,(1)该公司采购部门的组织机构属于什么类型? (2)这种类型的采购机构有何优缺点?,分析:,项目二 组建采购机构,项目二 组建采购机构,2、小张是某公司的采购人员,
49、在采购的岗位上已任劳任怨地干了十多年,在这十多年中,他与许多供应商打过交道,并且与不少供应商建立了较好的关系,逢年过节,这些供应商会对小张有所“表示”,少则一份挂历,多则几百元不等的现金,小张对这些“表示”也笑纳,但小张有个原则,从不向供应商张口要什么,小张的观点是:在“不牺牲公司利益”的情况下,获得供应商的“好处”也没什么关系。,(1)你如何看待小张的行为? (2)善意的“表示”和贿赂之间的分界线是什么?,分析:,班级晚会采购设计方案制作 总体要求: 1. 写清晚会采购设计的目的、意义、手段、方法等 2. 资金来源,每人出资50元,采购后要节余200元 3. 晚会上涉及到的一切物品要列表 4. 出节目的要评出奖项给予鼓励 5.分组讨论研究制作方案 6. 采购的价格要与沃尔玛等超市的商品价格相符 7. 方案制作后各组派代表到前台讲解方案,由同学们评出先后顺序,最后由老师点。,课 外 训 练,项目二 组建采购机构,一、名词解释 采购人员素质 采购管理制度 采购领导制度 采购费用承包制,思考与练习,项目二 组建采购机构,二、单项选择题 1.一般来说,企业采购机构的大小与企业自身的规模成( )关系。 A.正比 B.反比 C.不成比例 D.以上都不对 2.一般来说,采购人员素质高、业务熟练、工作能力强、效率高,采购队伍可( )些。 A.大 B.小 C.中等 D.以上都不对 3.
限制150内