住房公积金业务档案管理标准(征求意见稿).docx
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1、UDC 中华人民共和国行业标准 P CJJ149-20 备案号J-20住房公积金业务档案管理标准Management standard of housing provident fund business archives(征求意见稿)20-发布 20-实施中华人民共和国住房和城乡建设部 发布II中华人民共和国行业标准住房公积金业务档案管理标准Management standard of housing provident fund business archivesCJJ149-20批准部门:中华人民共和国住房和城乡建设部施行日期:20年 月 日中国 出版社202 北 京目次1总则12术语2
2、3基本规定34形成与收集45整理与归档65.1整理65.2归档76保护与保管86.1保护86.2保管86.3保管期限97鉴定与销毁108利用与开发119统计与移交1210信息化建设1310.1一般规定1310.2基本功能1410.3档案数字化1710.4安全管理17附录A 住房公积金行政执法档案归档范围19附录B 住房公积金诉讼和行政复议档案归档范围20附录C 住房公积金电子档案管理信息系统接口字段21本标准用词说明27引用标准名录28附:条文说明1 总则1.0.1 为加强和规范住房公积金业务档案管理,提高业务档案信息化建设水平,制定本标准。1.0.2 本标准适用于住房公积金管理中心及其分支机
3、构、受委托银行的住房公积金业务档案管理工作。1.0.3 住房公积金业务档案管理工作,除应符合本标准外,尚应符合现行国家、行业标准的规定。492 术语2.0.1 住房公积金业务档案 housing provident fund business archives住房公积金管理中心及其分支机构、受委托银行在住房公积金归集、提取、行政执法、个人住房贷款、项目贷款、诉讼和行政复议、资金管理等业务开展活动中,直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.0.2 住房公积金电子档案 housing provident fund electronic archives 住房公积金业务
4、办理过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的, 记录和反映住房公积金业务办理事项的,具有凭证、查考和保存价值并以数字格式归档保存的电子文件。2.0.3 电子档案管理信息系统 electronic archives management information system对住房公积金业务档案进行收集、归档、编目、管理、处置、保存和提供利用的计算机信息系统。2.0.4 住房公积金业务档案元数据 housing provident fund business archives metadata 描述住房公积金业务办理过程中产生的电子文件、电子档案的内容、业务背景、结构及其管理过程的数据
5、字段,简称“元数据”。3 基本规定3.0.1 住房公积金管理中心应加强住房公积金业务档案管理,建立业务档案工作机制,健全业务档案管理制度。3.0.2 住房公积金管理中心应加强档案信息化建设,有效保护和利用住房公积金业务档案。3.0.3 住房公积金管理中心应与符合营业资质、保密资质要求的档案服务企业签订协议,委托进行档案数字化、档案整理、档案管理咨询、档案开发与利用、档案销毁服务、档案信息化服务,约定服务范围、质量和技术标准等内容,明确住房公积金管理中心对于档案数据的所有权,并对受托方进行监督。3.0.4 住房公积金管理中心业务部门应负责业务材料的收集、整理和立卷工作,主要负责人为本部门落实相关
6、工作要求的第一责任人。3.0.5 住房公积金管理中心应明确业务档案管理部门,设置业务档案管理岗位,负责指导业务材料收集、整理和立卷,并负责业务档案归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作。3.0.6 住房公积金管理中心业务档案管理部门应定期向本单位负责人报告业务档案管理情况。3.0.7 住房公积金管理中心应定期对业务档案管理人员进行培训和考核,以适应业务档案管理工作的发展需要。4 形成与收集4.0.1 住房公积金业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录应属于住房公积金业务档案的收集范围。4.0.2 住房公积金管理中心应依据相关文件要求,结合业务工作流程,
7、制定住房公积金业务资料的归档范围和档案保管期限表。归档范围的确定,应符合国家对住房公积金业务活动的监管要求,维护行业利益和住房公积金所有者的合法权益,同时应符合下列要求:1 归集业务档案归档范围,应符合现行国家标准住房公积金归集业务标准GB/T 51271的规定。2 提取业务档案归档范围,应符合现行国家标准住房公积金提取业务标准GB/T 51353的规定。3 行政执法业务档案归档范围应包含立案材料、送达材料、调查材料、结案材料、处理材料等,并应符合附录 A要求。4 个人住房贷款业务档案归档范围,应符合现行国家标准住房公积金个人住房贷款业务规范GB/T 51267的规定。5 项目贷款业务档案归档
8、范围,应符合现行国家标准住房公积金支持保障性住房建设项目贷款业务规范GB/T 50626的规定。6 诉讼和行政复议业务档案归档范围应包含法律文书、证据材料等,并应符合附录 B要求。7 资金管理业务档案归档范围,应符合现行行业标准住房公积金资金管理业务标准JGJ/T 474的规定。 4.0.3 住房公积金业务档案同时满足下列条件时,可仅以电子形式保存,形成电子档案: 1 形成的电子档案来源真实有效、程序规范、要素合规,由计算机等电子设备采集、形成、办理、传输和存储;2 使用的业务系统能够准确、完整、有效接收和读取电子业务资料,能够输出符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 188
9、94归档格式的电子业务资料;3 使用的电子档案管理信息系统能够有效接收、管理、利用电子档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立电子档案与相关联的其他纸质档案的检索关系;4 业务系统和电子档案管理信息系统能够有效保障电子档案真实、完整、可用、安全。4.0.4 住房公积金业务档案的形成与收集应在业务办理过程中采集齐全、完整的电子文件及其元数据,形成来源真实的电子档案。确需留存纸质业务资料的,应同时收集纸质档案。4.0.5 住房公积金业务主管部门应指定专人按照有关程序和要求,遵循住房公积金业务办理规律和特点,对本部门形成的住房公积金业务纸质资料和电子文件进行收集、整理,定期向档案工作管理部门或者档案
10、工作人员移交,集中管理。5 整理与归档5.1整理5.1.1 住房公积金业务档案整理应遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同保管价值,便于保管和利用,并应符合下列要求:1 住房公积金业务档案整理,应符合业务经办的规律和特点,按业务类别逐笔进行。业务档案可采取纸质和电子档案两种形式,按照档案业务类别、保管期限和形成的机构、时间顺序归档。住房公积金管理中心应实施业务档案数字化管理。2 归集、提取业务档案可采取按“件”或“卷”方式进行整理。采取按“件”整理的应符合现行行业标准归档文件整理规则DA/T 22的规定;采取按“卷”整理的应符合国家档案立卷整理的规定。3 行政执法档案,一案一
11、卷,应以每个案件从立案至结案的办理材料组为一卷,案卷应体现卷内文件材料特征、材料整理情况和相关责任人信息,符合国家档案整理立卷的有关规定。4 个人住房贷款档案,应以借款合同为单位,按贷款受理、审查、批准、签约、发放和贷后管理等组卷,符合国家档案立卷整理的有关规定。5 项目贷款档案,应以项目为单位,按借款人资料、建设项目资料、抵押资料、审核审批资料、合同协议、会计凭证类资料、资金监管、贷后管理、检查报告等组卷,符合国家档案整理立卷的有关规定。6 诉讼和行政复议档案,一案一卷,应自应诉通知或复议通知至最终判决文书的办理材料组为一卷,如诉讼和复议为同一案件,一并归档。案卷应体现卷内文件特征、材料整理
12、情况和相关责任人信息,符合国家档案整理立卷的有关规定。7 住房公积金业务资金管理材料作为会计档案管理的,应符合国家档案立卷整理规定。5.1.2 住房公积金管理中心应制订统一的业务档案分类方案,一经确定,应保持一致,不得随意变动。不同种类、载体或形式的档案的分类方法应协调呼应,便于档案的统一管理和利用。5.1.3 业务档案分类方案应采用种类、年度、机构、业务办理日期等分类项进行复式分类。5.1.4 住房公积金业务档案应逐卷或逐件编制档号。档号应指代单一,体现档案来源、种类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应符合现行行业标准档号编制规则DA/T 13、归档文件整理规则DA/T 22的
13、规定,不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应。各地住房公积金管理中心应根据当地情况,对本单位各类业务档案按业务类别合理设置门类代码。5.1.5 住房公积金业务档案应编制检索工具,满足检索需要,应符合现行行业标准档案著录规则DA/T 18的规定进行著录,与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。5.2归档5.2.1 住房公积金业务档案经业务部门整理完毕后,应及时向档案工作管理部门归档。具体归档时间可根据业务工作特点确定,除国家另有规定外,最迟不应超过次年12月31日。住房公积金业务档案中涉及会计档案的,可隔年移交。5.2.2 归档时交接双方应根据归档目录清点核对,并履行交接手续。仅保存电子档案
14、的,应随办随归,履行登记手续,记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。5.2.3 纸质和电子文件同步归档的,在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案,应符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 18894的要求。6 保护与保管6.1保护6.1.1 住房公积金管理中心宜分别设置档案办公用房、档案整理用房、阅档室和档案库房,也可按照办公、整理、查阅等基本功能分区设置。6.1.2 住房公积金管理中心档案用房和办公用房应根据当地业务量及档案管理方式合理设置。6.1.3 档案库房基础设施建设应有利于住房公积金业务档案安全保管、
15、科学防护。6.1.4 电子文件及电子档案的存储场所,应符合现行国家标准电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 18894的规定。6.1.5 住房公积金管理中心可通过政府购买服务的方式,委托具有专业资质档案公司寄存、管理本单位住房公积金业务档案,对外包公司的管理具体可参照现行行业标准档案保管外包服务管理规范DA/T 67的规定。6.1.6 住房公积金管理中心应加强对外包档案公司营业资质、保密资质、基础硬件证明文件的审核,对外包公司的档案库房建设情况进行审验,并应符合现行行业标准档案馆建筑设计规范JGJ 25的规定。6.2保管6.2.1 住房公积金管理中心应根据业务档案类别和载体的不同进行分类保管
16、,制定档案保管应急预案,保证业务档案和存储介质实体的安全、完整和可用。6.2.2 档案库房应绘制档案存放示意图,置于显要位置。根据库房布局和档案分类方案,装具使用顺序为从左到右,自上而下。6.2.3 业务档案工作人员应监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转。6.2.4 档案库房温度应为14-24,相对湿度为45%-60%,并可配备恒温恒湿调控系统。6.2.5 业务档案工作人员应定期巡查库房,清点档案数量、检查保管状况,发现档案有破损、虫蛀、受潮、褪色或字迹模糊等情况时,及时处理;应定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题及时处理;应
17、建立检查和处理情况台账。6.2.6 业务档案工作人员应及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应保持档案内容的完整,尽量维持档案的原貌。档案修复前应做好登记和检查工作,必要时进行复制备份,做出修复说明。6.2.7 住房公积金管理中心应为业务档案工作人员配备劳动保护用品,避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。6.2.8 住房公积金管理中心应妥善保管房屋权属证明、房屋他项权利证明、抵押权预告登记证明、权利质押证明等重要物品及单证,可设置专门的档案库房或保险柜进行存放。6.2.9 住房公积金管理中心应妥善保管电子档案数据,制定完善的备份方案和策略,定期对电子档案及其元数据、电子
18、档案管理信息系统及其配置数据、日志数据等进行备份。6.3保管期限6.3.1 住房公积金业务档案应分类别、按期限进行有针对性地保管。6.3.2 住房公积金业务电子档案宜永久保管,无对应电子档案的纸质档案应根据业务类别进行保管,并应符合下列要求:1 归集业务纸质档案,保管期限应不少于30年;2 行政执法、诉讼和行政复议纸质档案,应按照文书类档案要求进行保管;3 项目贷款纸质档案,应保管至贷款还清后5年;4 提取业务和个人住房贷款业务纸质档案,应符合现行国家标准住房公积金提取业务标准GB/T 51353、住房公积金个人住房贷款业务规范GB/T 51267的规定。7 鉴定与销毁7.0.1 住房公积金管
19、理中心应定期对已达到保管期限的业务档案进行鉴定与处置,并应符合下列要求:1 档案销毁前应成立业务档案处置鉴定小组,对已达到保管期限的档案提出处置意见。鉴定小组通常由档案分管领导、档案管理部门(办公室)领导、档案形成部门(业务处室)负责人、档案管理人员、业务部门指定的档案管理兼职人员等相关人员组成。必要时邀请档案鉴定专家参与,鉴定小组由分管领导任组长。2 应建立档案处置协调机制,指定有关部门负责协调鉴定与销毁过程的相关工作。协调工作宜由档案管理部门负责。3 业务档案鉴定审查程序应符合国家有关规定。4 鉴定小组鉴定意见应记录在案,并形成业务档案鉴定报告,鉴定人员应在鉴定报告上签字,鉴定报告应永久保
20、存。5 应对仍需继续保存的档案重新设定保管期限,对超过保管期限且无保存价值的业务档案应按照程序予以销毁。业务档案的处置应本着严谨、科学、客观、慎重的原则。7.0.2 经鉴定可销毁的业务档案,应按以下程序予以销毁:1业务档案销毁前,应编制销毁清册,清册应列明拟销毁档案的档号、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,并按照销毁审批程序报请审核批准。2 鉴定小组成员应在档案销毁清册上签署意见。3 业务档案的销毁应由档案管理部门组织,并与档案形成部门共同派员监销。监销人负责销毁档案的清点与核对,并在档案销毁清册上签字,销毁清册应永久保存。4 业务档案销毁场所应符合有关保密规定和要求。8
21、 利用与开发8.0.1 住房公积金管理中心应开展业务档案利用工作,建立健全档案利用制度。8.0.2 住房公积金管理中心应根据业务档案的内容、利用者和保存方式,规定不同的利用范围、权限和审批手续。8.0.3 住房公积金管理中心应按相关规定将可开放的业务档案对社会和个人提供检索和查询服务,保障公民和组织依法利用档案的权利。适用对象及范围可符合下列要求:1 缴存单位可查阅本单位的业务档案。2 缴存职工可查阅本人的业务档案。3 国家行政机关、司法机关可根据相关规定查阅业务档案。4 其他部门或社会组织等可依法或根据国家相关规定查阅业务档案。8.0.4 住房公积金管理中心宜分别规范电子档案、纸质档案的档案
22、查阅流程。8.0.5 利用业务档案应履行查阅手续,进行利用登记和利用效果反馈记录。业务档案工作人员应对利用活动及时跟踪和监督。8.0.6 住房公积金管理中心应推进业务档案信息开发工作,促进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。住房公积金管理中心应在权限范围内利用电子档案开展工作,档案借阅应以提供电子档案为主。8.0.7 住房公积金管理中心应加强对档案数据和信息的开发利用,运用信息抓取、大数据分析等方式扩展业务档案开发的力度和深度。8.0.8 住房公积金管理中心应在业务办理过程中实现对电子档案的循环利用,避免电子文件、电子档案的重复采集。9 统计与移交9.0.1 住房公积金管理中心应建立完善统计工
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