公共技术中心仪器设备档案管理制度.doc
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1、公共技术中心仪器设备档案管理制度一、总则1引言为加强公共技术中心仪器设备类档案(以下简称设备档案)工作,更好地发挥仪器设备档案在我校教学、科研、后勤等各项工作中的作用,根据中华人民共和国档案法、科学技术档案工作条例和高校档案工作规范,结合本校实际情况,制定本办法。2.设备档案工作的基本原则2.1凡作为学校固定资产的仪器设备、在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造报废等全部活动过程中直接形成的、具体保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。2.2设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。2.3设备档案管理按照分
2、级归档、妥善保管、充分利用的原则,设立设备档案分室的单位,应有符合档案管理要求的库房和设备,并配备一名专(兼)职档案员应相对稳定,如有变更要及时向校档案馆备案。2.4设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整,准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。2.5要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校的科技进步和经济建设服务。3.设备档案归档范围3.1归档原则3.1.1归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修,改造各个环节中形成的文件材料,
3、必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。3.1.2归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到报废的全过程,保证完整、准确、系统。3.1.3归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。3.1.4凡作为学校固定资产的价值10万元(含10万元人民币)以上的设备,其档案均需归档。价值在10万元以下的仪器设备,其档案由使用单位保存和管理。3.2归档的主要内容和重点3.2.1归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试,运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附表一。3.2.2归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10
4、万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。3.2.3本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。3.3不归档的文件材料3.3.1上级普发(非专指高校)、不办的文件;3.3.2未定稿的管理性文件材料;3.3.3未生效的合同、协议书;3.3.4重分文件、校内单位发来的文件;3.3.5无查考价值的一般性函件;3.3.6仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。4.仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程4.1设备文件材料的形成与积累4.1.1实设处、各学院和有关单位是学校设备文件材料的形成积累、汇
5、总部门,应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。4.1.2 10万元以上仪器设备,从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口实设处立卷归档,并由各使用单位负责收集、积累、过程结束后原件移交实设处,其中部分技术性文件,使用单位可复印留用。10万元以下仪器设备由使用单位负责收集、积累、过程结束后立卷归档。4.1.2仪器设备档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案室移交案卷目录。4.1.3学校档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。4.1.4学校各级设备使用单位的负责人,要认
6、真抓好设备文件材料的形成、积累、管理的工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。4.1.5设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。4.1.6设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。4.2整理组卷4.2.1设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、实设处的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。4.2.2在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。4.2.3将最能反映设备购置概况的文
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