02-会议管理手册(DOC35)1167.doc
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1、会议管理理手册编 号:效力级别别:适用范围围:编制中心心:版次:密 级:页 数:生效日期期:签 发:修订信息息档案修订时间间修订版次次主要修订订(概述述)签发人第一章 手册编编制说明明一、 手册说明明本手册用用以规范范广州AAA房地产产开发有有限公司司(以下下简称“公司”)在房地产产经营开开发过程程中两类类重要会会议(经经营管理理工作会会议和项项目开发发决策会会议)的的召开标标准,通通过指引引性的文文字说明明,明确确各级会会议的目目的、召召开时间间、组织织部门、参与部部门、上上会资料料、输出出成果等等要素,指指导会议议的召开开,保障障公司经经营管理理工作的的有效开开展和项项目开发发的有序序推进
2、。本手册是是公司运营营管理体体系的构构成文件件,共包包括四个个部分:1. 手册编制制说明:本部分分就编制制本手册册的目的的、手册册的主要要内容框框架、手手册中涉涉及的会会议范畴畴、主要要关键词词等做出出说明,是是阅读和和使用本本手册的的指南。2. 会议组织织管理:本部分分从组织织保障的的层面概概述了各各相关中中心在会会议管理理体系中中承担的的职责,包包括会议议体系规规划、会会议组织织、会议议参与、会议决决议跟踪踪等,以以方便对对第四部部分会议议标准的的理解。3. 会议名录录管理:本部分分列出了了公司现现阶段应应重点关关注的会会议名录录,其中中包括经经营管理理工作会会议和项项目开发发决策会会议。
3、4. 会议标准准管理:本部分分针对“会议名名录管理理”中的会会议,依依次明确确了各类类会议召召开的目目的、召召开时间间、组织织部门、参与部部门、上上会资料料、输出出成果等等信息。二、 手册调整整与修改改1. 公司应根根据发展展战略和和环境变变化的要要求,每每年由集集团计划划运营中中心牵头头组织对对本手册册的适用用性、有有效性和和保障作作用做出出评价,并并根据运运行评估估结论适适时提出出调整修修订方案案;本手手册内容容确定后后在一定定阶段内内应保持持相对的的稳定。2. 当公司战战略、管管控模式式、项目目开发模模式、相相关中心心/部门职责责设置、权责设设计或业业务流程程发生较较大变化化时,应应及时
4、修修订本手手册。三、 手册特定定用语说说明房地产企企业的会会议分为为三大类类,其中中前两类类为本手手册关注注的重点点内容,各各专业中中心内部部可自行行组织定定期的专专业研讨讨会,但但此类会会议不属属于本手手册关注注的重点点。1. 经营管理理工作会会议:公公司管理理层参与与,多为为定期召召开,关关注公司司整体经经营和管管理层面面各类问问题的解解决,包包括战略略规划、经营指指标讨论论、重大大工作安安排、人人事安排排、体系系制度调调整,及及其他需需要上升升到高管管层面讨讨论的工工作问题题等。 2. 项目开发发决策会会议:相相关领导导、部门门、专业业参与,着着眼项目目开发线线条上的的关键点点,通过过多
5、专业业讨论、评审等等方式,完完成项目目开发思思路、开开发方案案、重大大技术方方案、成成果等的的确认,推推进项目目整体运运营,确确保项目目计划和和总体经经营目标标的达成成。3. 其他类会会议:房房地产企企业除上上述两类类会议之之外的其其他会议议,又可可细分(a)部门门、部门门内/部门间间的日常常工作沟沟通会、周例会会、专业业研讨会会等,着着眼于解解决具体体问题,尚尚没有上上升到运运营决策策层面;(b)行政政事务类类会议,包包括但不不限于各各类迎送送往来的的接待会会、公共共宣传会会、新闻闻媒体发发布会等等。此类类会议管管理可参参考本手手册通用用管理标标准进行行管理。第二章 会议组组织管理理一、 集
6、团计划划运营中中心1) 负责公司司部分经经营管理理类和项项目运营营决策类类会议的的体系规规划、标标准制定定等工作作;2) 对本中心心发起和和组织的的公司层层面的经经营管理理工作会会议和项项目开发发决策会会议,履履行会议议准备、会议召召集、会会议组织织、会议议记录、会议纪纪要(含含决议)的的整理与与发布、会议决决议事项项跟踪等等职能;3) 对其他中中心、地区公公司拟召召开的经经营管理理工作类类和项目目运营决决策类会会议履行行提醒职职能;4) 监控地区区公司经经营管理理工作类类和项目目运营决决策类会会议的召召开、决决议执行行;5) 对其他中中心、地区公公司报送送的经营营管理工工作类和和项目运运营决
7、策策类会议议纪要和和相关档档案(副副本)进进行统一一管理。二、 集团综合合管理中中心1) 负责会议议的会议议登记、会议室室调度、会前硬硬件准备备(如视视频系统统、投影影仪、白白板等)、会务服服务(如如茶水、订餐等等)等工工作;2) 负责会议议前后的的会议室室整理清清洁工作作(会议议组织部部门予以以配合);3) 督促各单单位按时时报备相相关事项项。三、 地区公司司计划运运营岗1) 负责组织织本地区区公司层层面的经经营管理理工作会会议和项项目开发发决策会会议,履履行会议议准备、会议召召集、会会议组织织、会议议记录、会议纪纪要(含含决议)的的整理与与发布、会议决决议事项项跟踪等等职能;2) 对地区公
8、公司其他他部门拟拟召开的的经营管管理工作作类和项项目运营营决策类类会议履履行提醒醒职能;3) 对地区公公司其他他部门报报送的经经营管理理工作类类和项目目运营决决策类会会议纪要要和相关关档案(副副本)进进行统一一管理。四、 总部各中中心、各各地区公公司1) 组织本中中心、本本地区公公司内部部会议或或参与相相关会议议。2) 组织会议议的中心心、地区公公司应开开展的工工作:a) 发出会议议通知;b) 组织相关关中心准准备上会会资料;c) 召开会议议、安排排会议记记录、控控制会议议议程,达达到召开开会议的的目的;d) 在会后整整理和报报送会议议纪要、跟进会会议决议议执行情情况。3) 当会议不不能按计计
9、划规定定如期召召开时,及及时发起起延期或或调整申申请。4) 会议参与与的中心心、地区公公司:认认真做好好会议准准备,履履行本中中心、地地区公司司建议/评审职职责。 五、 各级领导导1) 根据本手手册规定定,各级级领导主主持或参参与相关关会议;2) 当会议组组织中心心发起会会议延期期或调整整申请时时,该会会议的会会议决策策人进行行审批;3) 根据工作作的实际际情况,可可对参会会人员进进行适当当调整,需需于会前前报会议议决策人人批准。第三章 会议名名录管理理本手册管管理和规规范的会会议共有有23类,其其中经营营管理工工作会议议7类,项项目开发发决策会会议16类。除除此之外外的其他他会议,各各部门亦
10、亦应按照照业务流流程要求求和实际际工作需需求适时时召开,保保证各项项工作顺顺利开展展。本手手册会议议名录如如下:一、 公司经营营管理工工作会议议名录序号公司经营营管理工工作会议议会议议题题组织部门门1中长期发发展规划划评审会会评审公司司中长期期发展规规划集团计划划运营中中心2公司年度度大会总结年度度经营目目标完成成情况,评评审下年年度经营营计划,确确定各地地区公司司的年度度目标责责任书并并签订集团计划划运营中中心3半年度经经营计划划会总结上半半年经营营工作,提提出下半半年工作作思路及及重点举举措集团计划划运营中中心4集团月度度运营例例会协调解决决公司月月度运营营中的重重要问题题集团计划划运营中
11、中心5集团周运运营例会会协调解决决公司每每周运营营中的重重要问题题集团计划划运营中中心6地区公司司月度运运营例会会协调解决决地区公公司月度度运营中中的重要要问题地区公司司计划运运营岗7地区公司司周运营营例会协调解决决地区公公司每周周运营中中的重要要问题地区公司司计划运运营岗二、 公司项目目开发决决策会议议名录序号项目决策策会议会议议题题组织部门门1项目立项项会评审项目目内部立立项报告告集团土地地储备中中心2项目定位位评审会会评审项目目定位报报告集团营销销管理中中心3概念设计计评审会会评审概念念设计成成果集团研发发设计中中心4项目投资资决策会会评审项目目可行性性研究报报告集团土地地储备中中心5方
12、案设计计评审会会(含示示范区方方案设计计评审)评审方案案设计成成果(含含示范区区方案设设计成果果)集团研发发设计中中心6项目启动动会对项目前前期资料料进行交交底,初初步确定定项目开开发策略略、评审审项目运运营目标标书(含含一二级级计划节节点)集团计划划运营中心心7工程管理理策划方方案评审审会评审项目目工程管管理策划划方案地区公司司工程管管理部8景观方案案设计评评审会景观方案案设计成成果集团研发发设计中中心9营销整体体方案评评审会评审项目目营销整整体方案案集团营销销管理中中心10合约规划划评审会会评审项目目合约规规划方案案集团招采采管理中中心11总包定标标决策会会对入围的的总包单单位进行行评定标
13、标集团招采采管理中中心12目标成本本评审会会评审施工工图版的的目标成成本集团成本本管理中中心13开盘方案案评审会会评审首期期开盘方方案集团营销销管理中中心14物业移交交沟通会会沟通制定定物业移移交验收收方案地区公司司工程管管理部15集中交付付方案评评审会评审集中中交付方方案地区公司司营销策策划部16项目后评评估大会会评审项目目后评估估报告集团计划划运营中中心第四章 会议管管理标准准一、 通用会议议管理标标准1. 会议申请请1.1 各类会议议组织部部门根据据工作计计划和工工作进展展情况,适适时发起起会议,明明确会议议拟召开开日期,拟拟定会议议通知,经经该会议议决策人人审批后后发放会会议通知知至参
14、会会人员。1.2 会议决策策人应审审核会议议召开的的必要性性、时效效性、充充分性:1.2.1 必要性:根据工工作计划划和会议议体系规规定,审审核有无无必要召召开此会会及是否否与其他他会议合合并召开开;1.2.2 时效性:根据项项目计划划节点和和工作计计划要求求,审核核相关会会议召开开的时机机是否适适当及会会议召开开的效果果能否保保证;1.2.3 充分性:根据会会议标准准要求,审审核各项项会议安安排是否否考虑周周到,有有无重要要事项遗遗漏,是是否满足足召开的的要求。11.11.21.3 会议申请请应在1个工作作日内完完成,对对未通过过审核的的会议申申请,会会议决策策人应将将意见及及时返回回会议组
15、组织部门门,并协协助处理理相关问问题。1.4 若会议组组织部门门非因计计划调整整等原因因(如临临时的工工作变动动、人员员出差、不可抗抗因素等等),不不能及时时召开相相关会议议;或在在会议召召开申请请虽已审审查通过过,但因因突发原原因不能能按时召召开时,应应及时发发起会议议延期或或调整通通知。1.5 对延期或或调整的的会议,在在阻碍因因素消除除时适时时发起或或重新发发起会议议。2. 会前准备备2.1 会议申请请审核通通过后,会会议组织织部门组组织完成成会前的的各项准准备工作作。2.1.1 会议组织织部门进进行会议议室申请请,并根根据本手手册会议议标准与与各参会会部门协协调、明明确到会会人员。2.
16、1.2 会议组织织部门最最迟于会会议召开开日期至至少2天前以以邮件形形式发出出会议通通知,明明确会议议主持人人、参会会人员、准备资资料、会会议召开开时间、会议室室安排等等内容。会议组组织部门门应同时时发送一一份会议议通知给给集团计划划运营中中心(集团公公司级会会议)/地区公公司计划划运营岗岗(地区公公司级会会议)以以作备案案存档。2.1.3 需要参参会人员员在会前前先行参参阅的资资料,应应一并以以会议通通知附件件形式发发出,并并在会议议通知中中加以明明确,各各参会单单位应在在会前组组织阅读读并在规规定时间间前反馈馈意见。2.1.4 会议汇报报部门应应将汇报报材料按按会议要要求准备备完毕后后,在
17、会会议前2天提交交会议组组织部门门。2.1.5 会议召开开前1天,会会议组织织部门应应将所有有上会资资料收集集整理完完毕,并并准备会会议所需需的各类类资料。各类资资料准备备要求如如下:1) 对文字类类资料,会会议组织织部门打打印或分分发电子子版本给给各与会会领导和和参会部部门负责责人或指指定人员员。2) 对多媒体体资料,会会议组织织部门应应在会议议召开当当天将其其拷入使使用电脑脑,并确确认相关关软件能能够正常常使用。3) 对图片资资料及其其它实物物资料,会会议组织织部门应应妥善存存放并于于会议召召开前携携带至会会议室。4) 各类会议议资料的的分发,应应遵循公公司保密密工作及及知识管管理的相相关
18、规定定。2.1.6 会议若需需召开多多轮,自自第二轮轮起,每每次会议议召开前前,会议议组织部部门应将将准备资资料中与与此前版版本的差差异与调调整之处处进行说说明。2.2 会议组织织部门在在会前应应通知会会务保障障部门(集团综合管理中心/地区公司人力行政部),做好会议的各项后勤服务及保障工作。对于重要会议,会务保障部门应安排人员协助会议召开,网管做好会议设备调试和使用支持工作。2.3 对提交决决策会议议审议的的资料或或初步成成果,各各中心、地区公公司应提提前组织织本中心心/部门与接接口中心/部门人人员进行行充分、细致的的评审和和沟通,并并就多数数问题达达成一致致意见,未未通过中中心/部门内部部及
19、跨中中心/部门评审审的资料料或初步步成果不不能提交交公司决决策会议议评审讨讨论。2.4 会议组织织部门应应在会前前收集各各参会部部门的议议题,并并进行汇汇总整理理,与会会议主持持人沟通通并就拟拟讨论议议题事项项达成一一致,未未事前明明确的会会议议题题一般不不作为会会议内容容。会议议议题的的提前明明确可保保证会议议召开时时主题明明确,便便于会议议时间的的安排和和保证重重要事项项的决策策效果和和质量。3. 会议过程程管理3.1 会议召开开前,会会议组织织部门汇汇同集团团综合管管理中心心/地区公公司人力力行政部部做好会会议前各各项准备备工作,包包括但不不限于:桌椅摆摆放、会会议签到到表放置置、白板板
20、放置、投影仪仪/激光笔笔等电子子设备检检查、茶茶水准备备、上会会资料打打印等。集团综合合管理中中心/地区公公司人力力行政部部应定期期巡查会会议设备备,确保保会议投投影仪、激光笔笔等会议议设备正正常使用用。3.2 会议应按按时召开开,与会会人员不不得无故故缺席,如如需请假假,需提提前征得得会议主主持人同同意并指指派替代代人员,否否则以缺缺勤处理理。会议议进行过过程中,与与会人员员不得迟迟到早退退,并应应遵守会会场秩序序,关闭闭手机或或将手机机调成振振动,不不得在会会场内打打电话、睡觉、聊天或或做与会会议无关关的事情情。3.3 会议进行行过程中中,会议议组织部部门负责责会议记记录,并并应协助助主持
21、人人掌握会会议议程程(当会会议主持持人不是是来自会会议组织织部门,或或为公司司相关领领导时);各参会会人员应应充分发发挥能动动性,积积极参与与各议题题的讨论论与审议议;会务务保障部部门负责责会议中中的勤务务保障工工作(茶茶水续添添、订餐餐等)。3.4 会议主持持人应掌掌握会议议时间,引引导会议议议题,确确保会议议效率。3.5 会议中针针对相关关议题应应达成决决议,对对一次会会议不能能达成最最终决议议的(如如设计阶阶段的各各项评审审决策会会),会议应应明确后后续跟进进措施、责任部部门/岗位、解决时时间等,对对多部门门配合事事项应达达成明确确承诺。此类决决议性内内容应在在会议纪纪要中明明确反映映。
22、3.6 会议结束束后,会会议组织织部门协协助会务务保障部部门进行行会场清清理工作作,对遗遗漏在会会议室,关关乎机密密决策的的文件资资料,应应逐一整整理带离离或销毁毁。4. 会议后续续工作4.1 会议记录录及会议议纪要4.1.1 会议纪要要编制人人员原则则上应安安排具备备必要的的专业知知识、文文字组织织能力较较强、领领悟能力力及逻辑辑分析能能力强,熟熟悉公司司业务状状况及运运作流程程的人员员。4.1.2 本手册所所涉及的的各类会会议均需需由会议议标准中中列明的的组织部部门指定定专人完完成会议议记录及及会议纪纪要的编编制、会会签和审审批工作作。4.1.3 会议记记录、纪纪要内容容要求1) 须按照公
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