论文-采购与付款的内部控制(13页DOC).docx
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1、最新资料推荐关于BSD酒店企业采购与付款的内部控制摘 要随着外资服务行业的不断驻入我国,我国酒店行业的竞争异常激烈。各个酒店都在为自己寻找出路。大部分酒店选择了降低成本以求稳步发展。采购环节虽然不直接服务于客户,但采购质量的好坏将直接影响到酒店的正常经营。根据酒店出现食材不新鲜的投诉后,总经理携各部门经理做出全面调查。我根据国内外正规采购程序和企业内部控制指引的规定,结合酒店采购管理中出现的问题提出几点建议。分别从采购员的选择、岗位的安排、职责分工、采购程序的规范和供应商的管理几方面全面探讨了改善酒店采购管理控制的思路,科学的管理制度结合实际,酒店的采购肯定会更上一个新的台阶。关键词:成本控制
2、,采购员,付款,改善ABSTRACTWith continued foreign investment in service industries into China, the China hotel industry is fiercely competitive. All hotels find a way out for themselves. Most hotels have chosen to reduce costs in order to grow steadily. Procurement chain, while not directly serve customers,
3、but the quality is good or bad purchase will directly affect the normal operations of the hotel. Ingredients according to the hotel there is not fresh complaint, general manager with the department manager to make a full investigation. Normal procurement procedures in accordance with international a
4、nd internal control guidelines, combined with the hotel management in the procurement problems a few suggestions. Separately from the buyers choice, job arrangements, division of responsibilities, procurement procedures of the specification and supplier management aspects of a comprehensive study to
5、 improve the control of the hotel procurement management ideas, scientific management system with reality, the hotel and it will be on the procurement to a new level. KEYWORDS: cost control, buyers, payment, improve 朗读显示对应的拉丁字符的拼音字典最新精品资料整理推荐,更新于二二年十二月二十七日2020年12月27日星期日13:29:51目 录前 言1第1章酒店采购中出现的问题31
6、.1 现代企业制度的概述31.1.1 现代企业制度的定义31.1.2 现代企业制度的基本特征31.2改善采购与付款制度的目标51.2.1 会计管理视角转变51.2.2 会计管理重心移位61.3 现代企业制度下的会计管理模式的内容71.3.1 适应现代企业特点的财务管理机制71.3.2 适应现代企业特点的会计管理机制71.3.3 适应现代企业特点的审计监督机制7第2章 现代企业制度和会计管理模式的现状及原因分析82.1 我国现代企业制度实施过程中的问题82.2 我国会计管理模式存在的问题8结 论24致 谢25参考文献26前 言随着我国改革开放的不断深入,外资旅游企业不断进入中国市场,跨国经营和国
7、际标准管理将全面参与中国酒店业的市场竞争,我国酒店业正面临着前所未有的危机和挑战。面对更加激烈的国际竞争,各酒店业提出创新项目,降低成本,提高效率,加速发展,各自寻找生存及盈利的出路。降低成本是酒店业发展的根本出路,大部分管理人员会考虑人员成本、经营成本、管理成本而忽略了采购成本的重要性。酒店采购管理工作是酒店成本控制的一个重要环节,采购工作虽然不直接向客人提供服务,但采购工作的好坏将直接影响到整个酒店向客人提供服务的质量,因此,做好酒店的采购工作的管理不仅能提高酒店的服务质量,还有利于提高酒店的经济效益。撰写本文的目的是通过案例分析采购过程中出现的问题,发现酒店企业内部控制中存在的不足,然后
8、针对问题完善企业采购与付款的内部控制制度,加强采购管理以实现企业的经营目标。第1章 酒店采购中出现的问题BSD酒店分设中式宴会厅、零点厅、多功能厅、快餐厅,共设有1000多个餐位。酒店拥有标准间、单人间、豪华套间、商务房等各类型客房。房间清洁卫生,各项服务设备一应俱全,长期经营下酒店拥有大批优质的老客户,也不断吸引着新客人。但是酒店里最近渐渐多了客人关于食材不新鲜的投诉建议,还有客人需要的东西酒店里没有。出现这种情况不仅影响酒店的经营,还将会影响到公司的整体信誉,所以引起管理人员的特别关注。经过分析,问题聚焦在食材的供应上。管理部门从采购部开始调查。首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工,
9、仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程,我们很快找出了公司在采购环节上存在的问题, 初步总结如下: 1. 采购工作缺乏计划性。 采购计划是整个采购工作的起点,而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例,依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率,从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库部分存货过多,甚至出现有些商品存放时间超过保质期而无法使用的现象,而且大大增加了库存成本,还有随时变动数量的商品准备不足或过多。2. 审批环节多、效率低。 酒店为了加强内部管理,建立了相当多的审批环节。一般来讲,从使用部门提出申请开始,需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对
10、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准,部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。而且在支付环节为赶进度签发紧急支票,还容易产生错误和重复支付。 3. 采购员权力监督不够。酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例,在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后,采购员通过电话询问主要供应商价格,并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果,并确定最终供应商的选择,其权力仅受采购经理的约束,操作过程缺乏透明度,且没有采购部以外的监督。 4. 订单不规范。 酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店
11、内部员工的,但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。酒店目前的订单往往采用电话等方式,由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高,但也存在一定的风险。电话下单时不能确认要采购商品的质量标准,收货部门最终检验货物质量时难以把握,有可能因此与供应商发生争执。 5. 信息沟通不畅。酒店采购信息沟通不畅,主要表现在两个方面: 采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单, 可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员,同一样物品不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购商品带来了难度。 采购信息的反馈方面。使用
12、部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈,这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。 6. 缺乏对供应商的管理。 酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竞争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视 “三方比价” ,通过供应商的多头竞争,从中选择价格最低的作为合作者。总结起来其主要缺点表现为:6.1信息闭塞。在采购过程中,采购部为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最合适的供应商,往往会保留一些私有信息,因为如果给供应商提供的信息越多(心理价格等) ,供应商的竞争筹码就越大。而供应商也会在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。这样,采购、供应双方都不进行有效的信息沟通,这就
13、造成非信息对称的博弈过程。6.2对供应商的考核不科学。对供应商的供货质量、交货期、交货数量无规范的记录和统计,缺乏对供应商供货能力的后续评价体系。缺乏科学的供应商的考核,酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加,难以正真把握好货物的质量。6.3与供应商缺乏长期合作关系。通常情况下,公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系,过分注重三方比价和价格的谈判,不利于与供应商建立新型的长期合作关系,影响供应商的合作积极性,进而影响采购流程中的质量控制。第2章 改善采购与付款制度的目标经过对酒店采购问题的探讨,然后根据国内外先进的酒店采购控制流程、内部会计控制制度以及抱着对公司经营负责的态度,针对问题完善做
14、出了以下几点目标:1.制定采购计划和采购预算;2.分级授权,提高采购效率;3职责分工,提高员工素质;4加强对采购与验收环节的控制;5规范采购涉及到的单据和付款事项;6加强对供应商的管理。第3章 采购计划和采购预算的制定合理的采购计划是一项成功采购业务的基础。有一个合理的计划,采购的流程才能清晰的让采购员去执行,让酒店的经营顺利运行。之前公司没有注意到这点,由仓库员根据库存量决定采购量,是不科学的。比如某天客户定了婚宴等宴会或者某公司预订的会议及会餐,这种情况,食材就会比平时用量大;还有像旅游旺季比如最近的牡丹花会的举行,就会有大批游客来菏,客房需求采购量也会加大,而再以平时的库存量估计,必定会
15、有库存的短缺状况出现,反之淡季时还有可能出现存货的囤积,加大了库存成本。那么针对BSD酒店我认为应该做出的改进:1.缩短采购周期,每日编制采购计划。快餐和宴会每天的食材比如蔬菜、海鲜、鸡鸭鱼肉等必须新鲜,而且使用量大,各部门负责人每天晚上根据平时用量和第二天的订餐情况以请购单的形式,列明名称、申购数量、规格等报给采购员,由采购员与供应商联系询价,询价后填好市场调查价格交给酒店负责人即总经理审批,审批后才可以购买。2.提高库存管理水平。不仅编制每日采购计划,还要编制月度采购计划,比如大料、台布、床品等都放入仓库不必每天进货,有仓管员管理,这些商品的采购不仅只有各部门的请求做决定,仓管部门负责人还
16、要根据库存量、储存成本、采购成本等因素计算出采购经济批量,做好采购计划。作为公司的一员,应该为公司的利益着想,即以较少的资金投入来换取相对较多的投资回报。3把握原材料的季节性和原材料的价格变动趋势适时采购。蔬菜的时令性比较强,客人都喜欢天然种植比较新鲜的菜品,所以适时采购比较重要。然而有些材料在市场冲击下价格变动比较大,比如去年的“蒜你狠”、“豆你玩”、“姜你军”等风波中,这些食品的价格一直在上涨,适时大批购买囤积变得可行。制定计划时可以防止盲目采购,造成原料的积压、变质腐败和资金积压。第4章 分级授权,提高采购效率采购部门应该合理安排各个岗位和部门工作人员,依据本酒店的规模和经营状况,我们选
17、择了简单的组织安排。岗位包括:1.采购部经理。采购部经理主要负责采购部的运作和与其他部门的紧密合作,采购部经理还要合理运用资金,努力安排在降低公司采购成本的基础上,保证满足公司运营供应的需要。2采购部科长。科长主要负责安排每日的采购计划以及长期月度采购计划。协调内部工作并对内部工作人员进行控制和管理。对每个采购员的工作及采购的物品及询价情况要定期审查 对大的采购项目要亲自参与、货比三家,保证质量,给上级及使用部门做决策提供准确的信息和依据掌握每项物品的付款的期限和时间,不能出现提前付款,多付款的情况,对每项付款要认真核对,保证其准确性 经常与使用部门及仓库沟通,保证库存合理,不积压,不断档负责
18、建立采购资料、合同等采购档案,并妥善保存 经常进行市场调查,掌握各类物品的价格动态,及时调整进货价格渠道,在保证质量的前提下,做到价廉物美对采购过程中出现的难于解决的问题及时向财务总监汇报每季度组织召开一次采购例会,对采购中出现的问题及时与各部门沟通,健全完善采购制度3.采购员。他是采购业务的执行者,他会根据各部门制定的采购计划来进行采购工作。他不仅要非常熟悉每项物品的进货渠道、质量要求、价格等,还要能够认真审核各部门送来的采购申请单,如果有不清楚的应该及时与天蝎申请单的部门沟通并以认真负责的态度货比三家,在保质的情况下询出最低价格,之后将申请单转交给采购部经理复核。由于采购业务量多,所以我们
19、设置了六个人来合作。部门的采购申请经过部门经理审查、部门总监同意、仓库审核、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准,每一个环节都突出了酒店内部管理的严格控制,减少采购员或其他人员的暗箱操作。但是审批级次过多,一个审批下来可能要一俩天时间,大大降低了采购效率。支付时也存在这种问题,如果出现某批紧急采购,请购单的审批和支票的审核工作会有很长时间。采购部门会请求签发紧急支票,录入计算机一般会在业务之后时间一段时间,之后两份支票可能会重复录入而出现重复支付的问题。这种业务看来很是无稽之谈,但在实际业务中却频繁发生。小额发票数额不大,积少成多将会影响到公司的利益。出现这种情况是因为业务采购权全部集中到总
20、经理一人手中,但是一个人的知识面和精力有限,他也不能掌握酒店采购的每一个环节和每一项采购内容。而且我们经常发现一种现象,把请购单发到总经理那里时,总经理看到已经有各个部门的签字盖章,他以相信自己员工的态度也跟着签字而没有仔细看请购单内容,这样的话,虽然我们有很多级次的审批却不能达到真正的监督管理。那么我们可以将采购业务金额区间和不同供应商分成不同等级,然后分级授权给采购部经理和采购部科长。根据采购部门个岗位人员对采购活动的每个环节每项业务的熟悉程度,相信他们不仅会胜任这份工作,还会的到心理上的激励而更加努力工作。此外,通过年度的考核,也可以有效地约束部门职员的权利。第5章 职责分工,提高员工素
21、质员工是公司的一大财富,员工的精神状态和对公司的忠诚度对公司的经营产生很大影响。1.目前酒店采购部门出现的问题主要有:1.1 有些采购人员的选择不恰当。有些领导或上级部门捎带他们身边的人进来做采购员,他们的采购能力不能保证,不但缺乏相关知识,信息不灵,责任心不强,图省事采购前不能货比三家,季节差价掌握不准,长此以往,漏洞会越来越大,加大了酒店经营成本。有裙带关系的庇护,这些人把采购当成简单的买东西,而没有正规的根据采购流程去办事,采购单、订货单、验货单、支票等,从来不关注这些单据的重要性,经常出现混乱,以致月底不能与供应商明细对账,还有可能出现重复支付的状况,损害公司利益。1.2 有些采购人员
22、以权谋私。不光出现公司领导的亲人朋友,部分酒店管理人员与采购人员走的很近,充当着这些采购员的保护伞,他们肆无忌惮的联系劣质货源掺入优质商品里,以此取得回扣捞提成。出现问题后由管理人员的打理,便大事化小,小事化了。上月发现海鲜不新鲜的举报后,经过调查,就是因为这些人的暗箱操作。他们根据订单去采购海鲜,跟供应商达成协议,高额购进一批有问题的鱼虾蟹,然后从供应商那里取得回扣。这批海鲜不得过长时间储存,以致上到酒桌上的海鲜不新鲜,遭到投诉后,还要赔偿客户来挽回公司颜面。如果没有遇到投诉,这些问题被隐秘的重复发生着,积少成多,公司的资金就这样白白浪费。这些采购员的行为严重损失公司利益,用错一人,损失几十
23、万是常有的事。据统计有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中,日积月累不是一个小数字。2一个完善的公司管理体系不能允许采购如此损害公司利益,否则公司很难在如此激烈竞争的酒店行业中长久立足,因此我们提出几点改进建议:2.1 精选采购人员。采购人员通常是由综合素质比较高,责任心比较强,能够鉴别商品优劣,懂得商品相关知识的人去担任。那么我们2.1.1不能选用领导亲属担任采购人员,上级部门指派的人最好也不用,根据以上出现的问题,我们得知,一旦出现问题,处理起来很棘手。从公正出发,有损上级人员的面子,也会影响自己在公司的低位及形象;从自身利益出发,这些问题一件件不处理,让这些采购人员的行为更加迅
24、猛,不仅有损公司利益,也让其他采购人员脱离正轨,公司管理制度名存实亡。2.1.2不能选用之前在别处做过采购,来后百般要求再干的人。这样的人不仅熟悉采购各环节和各项内容,连暗箱操作也是轻车熟路。2.1.3不能采纳有过劣迹的人。采购是个“良心活”,采购人员整天面对很多诱惑,许多供应商想尽办法与采购人员拉关系,回扣绝对少不了,这就要求采购人员凭着良心办事,面对金钱的诱惑处之坦然。这些采购人员不是那么容易得到。因此我们选择采购员时首先要选择他们的素质和品德,采购员的知识和经验与素质相比都是次要的,对产品的了解可以在公司慢慢了解,经验可以在采购中慢慢摸索,而为人正直,不受小恩小惠诱惑的心态不是后天形成的
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