超市采购管理手册(DOC 64)1411.docx
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.采购管理手册目 录第一章 采采购的概概念和基基本职责责3一、采购的的概念3二、采购人人员基本本职责和和权限4三、如何成成为一个个合格的的采购5第二章 采采购部门门组织架架构和规规章制度度6一、采购部部门组织织架构(见见附图)6二、各部门门职责7三、采购部部规章制制度12第三章 商商品结构构的组合合和调整整15一、商品结结构的设设计原则则和商品品政策15二、如何选选择商品品25三、商品结结构的调调整27四、新商品品的引进进管理29五、滞销商商品的淘淘汰34第四
2、章 供供应商管管理39一、供应商商守则和和基本资资料39二、谈判41三、议价49四、合同50第五章章 商品的的日常管管理63一、商品订订价63二、商品资资料的录录入和维维护73三、商品订订货75第一章 采采购的概概念和基基本职责责一、采购的的概念采购是零售售业态的的“灵魂”,如果果一个地地址合适适,装修修精美的的卖场,却却没有商商品销售售,那它它也就失失去了存存在的意意义。采采购部门门就像是是“兵工厂厂”,前台台的营运运部门是是否能够够打“胜胜仗”,就就看采购购部门是是否能够够源源不不断的提提供精良良的“弹弹药”。任任何一个个企业存存在的基基本目的的只有一一个:“盈利利”,对对于一个个现代的的
3、超市来来说,要要在保持持低价形形象以吸吸引顾客客提高销销售的前前提下,获获取足够够自己生生存下去去的利润润,采购购部门的的责任重重大。因因而,在在给“采购”定一个个准确的的概念之之前,我我们先来来了解采采购的日日常工作作内容。n 根据市场的的需求状状况确定定卖场销销售的商商品结构构。为什什么要根根据市场场需求来来确定商商品结构构?这个个问题不不用做过过多解释释,采购购人员首首先在开开始进入入角色之之前,就就要牢牢牢树立这这个观念念,过去去的采购购库库存销售的的采购流流程,是是不能真真正抓住住顾客“钱夹”的,做做为一名名超市的的采购人人员,只只有依循循销售库存存采采购这样样的采购购流程,才才能够
4、使使采购回回来的商商品能够够为顾客客所接受受,才能能使他们们乐意拿拿出“钱夹”来购买买。根据据市场需需求、顾顾客喜好好来选择择商品,调调整商品品的工作作,不仅仅在开业业前要做做,在开开业后也也要经常常做,这这样才能能使我们们的商品品结构永永远对顾顾客有吸吸引力,永永远保持持活力。n 为公司争取取最大的的利益而而与供应应商谈判判。良好好的品质质、最优优惠的价价格、对对卖场有有利的付付款方式式、大力力度的促促销支持持、洽当当收取的的营业外外收入、合合理的折折扣组合合等因素素的综合合,就能能使公司司获得最最大利益益。但要要避免走走极端,把把供应商商搜刮得得太苦,必必然会影影响到双双方的合合作,公公司
5、的最最大利益益要建立立在“双羸”的基础础上。n 为不同的商商品订立立合理的的价格。何何谓“合理”?是不不是全部部低价?又或是是全部高高价?答答案是“否”。合理理的售价价应该是是针对不不同商品品的敏感感度、便便利度等等因素,分分别订价价,敏感感度高的的商品,售售价要低低,甚至至是亏本本销售。敏敏感度低低的商品品,要适适当的调调高一些些毛利,该该赚的钱钱还是要要赚。要要经常性性的进行行售价检检讨工作作。n 保持合理的的库存水水平。超超市的经经营特点点是“薄利多多销”,因而而为了不不出现缺缺货、断断货而影影响销售售,适当当的保留留一些商商品的库库存很有有必要,但但是如果果库存金金额过大大,又必必然会
6、导导致流动动资金减减少,造造成总体体资金的的紧张。因因而提高高库存管管理水平平就很有有必要,使使库存既既能保证证销售,又又不会造造成资金金的积压压。n 主要促销计计划的制制定和落落实。促促销是超超市吸引引客流,提提高销售售的有力力武器,采采购部门门做为主主要的促促销策划划和管理理部门,要要制定出出一个年年度性的的促销计计划和促促销方案案,并且且针对不不同的阶阶段、不不同的主主题、不不同的卖卖点落实实好这些些方案。n 新商品的开开发和引引进。根根据商品品的生命命周期理理论,一一个商品品想要“永不落落伍”是不可可能的,而而且由于于竞争的的因素,老老商品的的毛利水水平较低低,因而而新商品品的不断断开
7、发,就就成为了了采购部部门的一一个日常常性工作作。综上所述,采采购人员员的每一一项工作作,无不不紧紧围围绕着卖卖场的种种种利益益。因此此我们把把“采购”定义为为“通过一一系列的的方式和和手段,组组织到适适当的商商品供顾顾客购卖卖,以实实现卖场场利益最最优化的的有组织织活动。”二、采购人人员基本本职责和和权限商品采购关关系着整整个公司司营运,这这个环节节没把握握好,就就会造成成满盘皆皆输。所所以商品品采购的的责任非非常重大大,做为为一名采采购人员员不应该该只着眼眼于采购购进货,而而且还应应该考虑虑商品的的“推销”和“利润”。同时时采购人人员为了了能够顺顺利的开开展工作作,还必必须获得得一定的的权
8、力,否否则有责责无权,就就会难以以达到公公司的各各项指标标。1、采购的的基本职职责n 负责公司毛毛利指标标的达成成。采购部部门是创创造经营营利润的的部门,商商品售价价的制定定,营业业外收入入的收取取等,无无不和最最终的总总体利润润息息相相关。因因而保证证所采购购商品之之盈利能能使公司司正常运运转下去去,是采采购部门门义不容容辞的责责任,同同时也是是首要的的责任。n 负责公司业业绩指标标的达成成。业绩绩主要是是受来客客数和客客单价这这两个指指标的影影响,而而这两个个指标又又在一定定程度上上受商品品结构,促促销,价价格等因因素的影影响,因因而要想想达成公公司的业业绩指标标,采购购人员就就要把影影响
9、来客客数和客客单价的的各项工工作做好好,想方方设法的的提高这这两项指指标的水水平。n 公司商品库库存的控控制。商商品是由由采购部部门引进进的,虽虽然在引引进后的的主要订订货工作作是由营营运部门门来做的的,但是是采购人人员还是是很有必必要对于于商品的的库存金金额、库库存数量量等进行行控制。因因为对于于合同的的情况、有有关的商商品信息息(货源源是否稳稳定、季季节性的的提价,包包装的更更改等)营营运部门门毕竟不不是很了了解。n 公司商品回回转的控控制。商商品回转转的控制制,实际际上就是是对商品品结构的的控制,如如果商品品回转快快,就意意味着商商品适销销对路,资资金周转转得快,库库存结构构合理。反反之
10、就会会影响到到公司的的正常运运作。n 市场情报的的搜集和和分析。做做为采购购人员,要要不断的的了解和和掌握最最新的商商品知识识、销售售趋势、竞竞争状况况、消费费时尚等等信息,并并在比较较分析后后不断调调整自已已的工作作思路和和工作方方法,并并对公司司的总体体的经营营策略、经经营技巧巧、经营营理念等等方面进进行合理理化的建建议。2、采购的的权限n 决定供应商商的新增增、更改改、清退退。n 决定商品的的引进,商商品进价价的最终终确定,商商品售价价的制定定。商品品销售单单位的最最终确定定。n 新商品的开开发,和和营运部部门一起起确定淘淘汰旧商商品的名名单。n 商品最低订订货量的的设定、负负责新品品的
11、首次次订货、负负责促销销商品的的订货。n 与供应商进进行谈判判,签订订合同,收收取营业业外收入入。n 对于商品的的陈列向向营运部部门提出出建议,但但决定权权在营运运部门。n 主要促销方方案、促促销方式式的确定定。三、如何成成为一个个合格的的采购综上所述,有有了权力力,有了了责任,采采购人员员就可以以开展工工作了,但但是有句句俗语说说得好“入入门易、学学精难”,要要想成为为一个合合格的采采购,不不是学个个一两天天就能实实现的,只只有在实实践中不不断地分分析总结结和再学学习,才才能够不不断提高高,不要要学了个个皮毛,尾尾巴就翘翘到天上上去了,这这种态度度是万万万不可取取的。那那么,如如何才能能成为
12、一一个合格格的采购购呢?以以下是几几点建议议:n 操守廉洁。采采购,是是一个非非常敏感感的岗位位,也是是一个非非常考验验人的岗岗位,供供应商为为了达到到各种目目的,往往往会采采取各种种方法来来拉拢你你,如果果你意志志薄弱,或或是贪图图小利,那那么你就就很难成成为一个个合格采采购。公公司有各各种指标标来考核核采购人人员,如如果达不不到的话话,那么么你的位位子也是是保不住住的,而而且“要想人人不知,除除非已莫莫为”。操守守廉洁,是是做一个个采购的的基本准准则。有有一句话话是这样样说的:“做事可可以失败败,做人人不可以以失败”。能力差差一些,通通过实践践可以提提高,品品质如果果不行,那那么连实实践的
13、机机会都没没有。n 掌握市场。市市场是不不断变化化的,消消费者的的需求也也是不断断变化的的。现代代的社会会日新月月异,瞬瞬息万变变。“秀才不不出门,也也知天下下事”,注定定会在现现实中碰碰壁。采采购人员员如果不不去了解解市场变变化,被被淘汰的的将是你你自己,只只有“知已知知彼”,才能能“百战百百胜”。n 精打细算。超超市的综综合毛利利比百货货大楼低低,而且且租金、人人事等经经营成本本又要远远远高于于便利店店、农贸贸市场。因因而精打打细算,开开源节流流,想方方设法降降低经营营成本就就成为了了一项很很重要的的工作,采采购部门门在其中中可以发发挥很大大的作用用,抠进进价、多多收取一一些营业业外收入入
14、、多获获取一些些扣率、最最大限度度的廷长长付款的的期限、节节约各种种管理费费用等等等,都是是采购部部门应做做的工作作。n 积极认真,讲讲究速度度和效率率。采购购部门是是整个公公司的灵灵魂,养养成积极极认真的的工作态态度,速速度和效效率并重重的工作作方法,对对于顺利利完成采采购工作作是非常常必要的的。采购购部门的的工作内内容多,工工作范围围大,接接触的人人和信息息量也很很多,如如果没有有一个积积极认真真的工作作态度去去对待这这些问题题,那么么就容易易出现张张冠李戴戴,指鹿鹿为马这这类的事事情。同同时要学学会工作作有计划划性,先先处理重重要的、关关健的工工作,要要合理的的分配时时间,不不断提高高自
15、己工工作的速速度和效效率。n 创新求进。商商场如战战场,不不进则退退,商场场上不会会有永远远的赢家家,也不不会有永永远的输输家。如如果墨守守陈规,不不思进取取,那么么今天的的巨人可可能就是是明天的的病夫。根根据实际际情况的的变化,不不断更新新自己的的经营思思路、工工作方法法、商品品结构、商商品价格格等。才才不会落落后于别别人。n 适应性强。采采购是一一个机动动性很强强的岗位位,也是是一个劳劳心劳力力的工作作。比如如和不同同的供应应商谈判判,要根根据他们们的不同同特点,进进行不同同的准备备,采取取不同的的方式。在在面对他他们时,你你要扮演演的是国国王、演演说家、艺艺术家、理理论家、小小市民等等多
16、重角角色的一一种或是是多种。你你会经常常加班,经经常学习习新的知知识,工工作节奏非常常快,非非常消耗耗体力和和脑力,如如果没有有较强的的适应能能力,你你就很难难做好采采购工作作。n 团结协作。人人不能脱脱离群体体而生活活,个人人的力量量是有限限的,不不可能会会有无所所不能的的天才。在在现代的的超市业业态中,强强调的是是标准化化、专业业化、简简洁化;强调的的是各个个环节的的合理分分工,紧紧密配合合,要想想依靠个个人的力力量去做做好全部部工作,是是不可能能实现的的。做为为采购人人员,要要善于和和同事分分工协作作,和谐谐共处,凡凡事以公公司的大大局为重重,以公公司的利利益为前前提,尤尤其注重重团队合
17、合作和团团队精神神。第二章 采采购部门门组织架架构和规规章制度度一、 采购部门组组织架构构(见附附图)二、各部门门职责在这个组织织架构图图中,不不同规模模的超市市可以对对其进行行适当删删减,如如果是一一家小型型的超市市,可以以不设采采购主管管这一层层,另外外采购员员一职也也可以不不用分得得这么细细,比如如生鲜只只设两个个人,食食品也只只设三个个人,百百货则设设置两人人。如果果是一家家大卖场场或是大大规模的的连锁超超市,由由于品项项多或业业务比较较繁忙,为为了加强强对采购购工作的的管理,也也可以适适当再增增加一些些人员,比比如可以以在品项项较多、销销售较好好的采购购组设置置两名采采购员,或或是在
18、每每名采购购员下面面再设置置一名采采购肋理理。但不不管怎样样取舍,采采购的组组织架构构必须能能够保证证采购工工作的正正常开展展,同时时又必须须兼顾到到工作的的效率和和管理的的费用。不不要出现现采购人人员每天天都从早早忙到晚晚但还是是有做不不完的工工作的事事情,也也不要出出现一件件工作经经过一个个星期层层层传递递还是没没做完的的情况。管管理的目目的是为为了更有有效的整整合企业业内的各各种资源源,以最最符合企企业利益益最大化化的流程程和路径径,去实实现企业业的各种种指标。采采购组织织架构的的最终确确定也必必须符合合这个要要求。我我们在前前面已经经绍了采采购人员员的基本本职责,下下面详细细介绍一一下
19、各个个岗位的的职责:1、采购经经理的职职责n 服从总经理理指挥,执执行公司司制定的的各项总总体规划划,确保保公司经经营方向向的正确确性,全全面主管管公司的的采购工工作,领领导采购购人员共共同完成成公司下下达的各各项任务务指标,并并对各项项任务指指标的完完成情况况负有直直接责任任。n 负责采购人人员的纪纪律管理理,维护护公司形形象,保保障公司司利益,以以身作则则,在采采购人员员中树立立正气和和培养奉奉献精神神。严守守公司的的各种商商业机密密。n 将公司下达达给采购购部门的的各项指指标分配配给各部部门,并并监督跟跟综执行行情况,经经常组织织采购人人员进行行分析研研讨,及及时纠正正工作偏偏差,保保证
20、各项项指标的的顺利完完成。n 商品结构的的总体设设计,定定期组织织采购人人员进行行商品结结构的调调整,并并审核和和最终确确认新品品的引进进和旧品品的淘汰汰。n 确定供应商商管理的的相关规规定,流流程,确确定与供供应商的的合作方方式,签签约政策策,相关关费用的的收取标标准等方方面的具具体方案案,审核核并最终终确认采采购员与与供应商商签订合合同的有有效性。并并监督合合同的执执行情况况。n 制定采购部部门的年年度促销销计划,指指导和监监督采购购人员实实施计划划,并组组织采购购人员对对每次促促销活动动的效果果做分析析总结,以以不断提提高促销销活动的的效率。n (在没有配配送中心心的情况况下),和和营运
21、部部门紧密密配合,确确保库存存的合理理性,督督促采购购人员及及时处理理不良库库存,并并有权追追究由于于库存不不合理给给公司造造成损失失的直接接责任人人。n 制定采购部部的奖惩惩条例并并报公司司审批执执行,并并有权依依此对采采购部人人员进行行奖罚。n 密切注意各各种信息息的收集集、分析析和整理理,并根根据分析析整理的的结果对对采购部部的各项项工作 进行调调整。n 协调采购部部门和其其它部门门的关系系,并及及时将采采购部的的相关情情况和其其它部门门做双向向沟通。n 定期与供应应商进行行交流,从从中发现现问题,解解决问题题,并对对公司的的相关政政策做详详细解释释。n 和财务部门门确定每每月的付付款总
22、额额,并审审批特别别请款单单。n 定期组织采采购人员员进行业业务培训训和业务务学习,不不断提高高采购人人员的专专业水平平和业务务能力。n 对于采购主主管和各各部门采采购人员员提出的的各项合合理化建建议,以以及须审审核批复复的各项项工作,必必须在限限期内答答复。n 每周做出下下周采购购部门的的工作计计划表,根根据采购购主管(采采购员)预预交并经经过自己己修改的的工作计计划表,检检查采购购主管(采采购员)每每日的工工作进度度,并在在工作日日记上填填写当日日采购部部的工作作进度,督督促采购购主管(采采购员)按按时完成成各项工工作,并并及时纠纠正计划划实施过过程中出出现的偏偏差,同同时不断断培养采采购
23、主管管(采购购员)工工作的计计划性,提提高整个个采购部部门工作作的效率率和有效效性。2、采购主主管的职职责n 服从采购经经理指挥挥,协助助采购经经理执行行公司的的各项总总体规划划,主管管本部门门的采购购工作,确确保本部部门经营营方向的的正确性性,领导导本部门门人员完完成采购购经理下下达的各各项任务务指标,并并对本部部门的各各项任务务指标完完成情况况负有直直接责任任。n 负责本部门门人员的的纪律管管理,维维护公司司形象,保保障公司司利益,以以身作则则,在本本部门员员工中树树立正气气和奉献献精神。严严守公司司的各种种商业机机密。n 将采购经理理下达给给本部门门的各项项指标分分配给各各采购员员,监督
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