为进一步规范外宾接待工作.doc
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1、为进一步规范外宾接待工作,提高外宾接待水平,根据有关政策和国际礼仪要求,制订本实施细则。一、外事接待工作的一般程序1.接到接待外宾的工作任务后,要尽可能详细地了解外宾的基本情况,弄清楚其来意,以及抵达的日期、地点。2.会同或配合外事部门,拟订出详细的接待计划,报请有关领导审定。3.根据领导批准的接待方案,组织有关部门或单位准备好翻译、会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。4.事先安排好参观、考察的地点和路线,组织有关单位作好各方面的准备。5.根据外宾的身份,安排好住处。6.根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。7. 安排好外宾的陪同人员及用车。8.外宾抵达时,安排有关人员前往迎
2、接。9.同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。10.安排有关领导会见外宾,事先确定好会见时间和地点。11.根据有关规定和外宾的身份,安排有关领导人出面宴请,事先确定好标准和席位。12.按活动日程,具体组织承办或安排有关单位组织会谈、参观、考察、访问等项活动。13.如需要,通知公安部门做好外事安全保卫工作。14.安排好必要的文娱、体育活动。15.安排外宾游览当地风景名胜。16.重要外事活动应组织安排新闻报道工作。17.如确需跟外宾交换或互赠礼品、纪念品,应事先做好准备。18.为外宾预订车、船票或飞机票。19.外宾临走前,应按规定作好接待经费的结算。20.安排有关领导或工作人员为外宾送行。21
3、.接待工作结束后,应作出接待总结,呈报有关领导或外事部门。二、外事接待工作程序中的标准化规范化要求(一)接待任务的职责和分工。我区的外宾来访有三种:一是区领导邀请,二是省、市等上级部门指派接待,三是外宾自访。区外事部门统一归口管理全区外宾接待工作,负责组织安排需区级领导参加的外事活动,安排经邀请访问的外宾。区人民政府各部门需区级领导正式会见、宴请外宾,应报区外事部门审核,由区外事部门按程序报批,原则上不得以部门名义向区人民政府报送接待请示。不涉及区级领导出面的外宾接待活动,接待单位向外事部门备案,自行安排接待事宜。 接到迎宾任务后,一定要充分掌握迎宾对象的基本状况。来宾尤其是主宾的个人简况。例
4、如,姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度,等等。必要时,还需要了解其婚姻、健康状况,以及政治倾向与宗教信仰。在了解来宾的具体人数时,不仅要务求准确无误,而且应着重了解对方由何人负责、来宾之中有几对夫妇,等等。来宾此前有无正式来访的记录。如果来宾,尤其是主宾此前前来进行过访问,则在接待规格上要注意前后协调一致。无特殊原因时,一般不宜随意在迎宾时升格或降格。来宾如能报出自己一方的计划,例如,来访的目的、来访的行程、来访的要求等等。在力所能及的前提之下,应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求,尽可能地对对方多加照顾。(二)一定要详尽制定迎接来宾
5、的具体计划,可有助于使接待工作避免疏漏,减少波折,更好地、按部就班地顺利进行。接待计划包括来访团组和重要人物的背景资料,来访的目的、要求,应遵循的接待方针,以及迎送、会见、宴请、食宿、交通、新闻报道、活动日程等内容。需区级领导参加的重要外事活动,外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访,接待单位应提前7个工作日提出接待计划,经外事部门审查,报分管区领导和主管外事工作的区领导审批。重要经贸团组(需区级领导会见、宴请的)洽谈、涉外经贸签约活动,由外经贸局、区外办联合制定方案,报分管、主管外事工作的区领导审批,最
6、后确定迎宾规格等具体问题。最主要的是迎宾规格的确定。根据对等接待原则,外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访,由正区级领导出面接待,并由相关副区级分管领导陪同。其他外宾可由其他区级分管领导根据正区级领导批示迎送。经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访,由对口部门负责人迎送。(三)根据领导批准的接待方案,组织有关部门或单位准备好翻译、会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿,形成后经外事部门审查,报分管区领导和主管外事工作的区领
7、导审批。区级正职领导出席的高规格、重大外事涉外活动的现场翻译工作,接待单位应当提前告知区外事部门,由区外事部门统筹安排。一般性外宾团组来访活动的翻译工作原则上由接待单位自行安排。重要涉外活动使用的,或对旅顺对外形象产生一定影响的有关名称和会标、横幅、说明牌、宣传物品等标识物的外文翻译文字,应当提请送区外事部门审核。(四)事先安排好参观、考察的地点和路线,组织有关单位作好各方面的准备。(五)根据外宾的身份,安排好住处。如果外宾要在本地住宿,要在我区做好安排汽车,预定住房的工作。在迎接外宾时,在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到,可印好住房、乘车表,或打好卡片,在客人刚到达时,及时发
8、到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达。这既可避免混乱,又可以使客人心中有数,主动配合。住房可由我方安排分配后,再征求客人意见;也可将房间位置图提前交给对方,请对方自行安排。 通常迎候人员应陪同来宾一同前往住宿处。到达后,不要马上安排其他活动,要给外宾留下充足的洗澡、更衣、休息的时间。迎候人员可暂时离去,走前应告诉外宾下一步的活动计划,并求得其同意。应当为外宾留下主人的电话号码,以便为之提供及时帮助。 接待住宿安排根据客人的身份、人数、性别、年龄、身体状况、生活习惯和工作需要来酌情安排,选择宾馆要根据接待经费预算、宾馆实际接待能力、口碑与服务质量、周边环境、交通状况、安全条件等因素来考虑,基本
9、生活需要如空调、热水、卫生间、电话、电视、娱乐、购物及办公、会议设施要符合要求,要让来宾产生“宾至如归”之感,体贴入微、善解人意,但要以不妨碍对方私生活为准、以不限制对方个人自由为限、以不影响对方休息为度。(六)根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。要根据外宾所在国、所信仰宗教的禁忌,合理安排伙食,要熟悉欧美、伊斯兰、日韩等国家的饮食习惯,避免不愉快事情的发生。(七)安排好外宾的陪同人员及用车。陪同要讲究规格、自始至终。外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访,由相关副区级分管领导或外事办主任陪同
10、参观。经贸、科技、文化、体育界等团体或民间组织以考察、洽谈、观光等为目的的来访,由对口部门负责人陪同。要首先了解外宾的综合情况,明确接待方案,熟悉全过程,注意各个环节的衔接。参观访问中,指定的陪同人员不能过多,中途不得换人或不辞而别。要对客人有问必答,但不能随意越权许诺。外宾和陪同人员共同乘坐双排五座轿车时,其座次排列可分作两种具体情况。其一,由主人开车,通常以副驾驶座为上座,其他座位的座次由尊而卑依次应为后排右座、后排左座、后排中座。其二,由专职司机开车。一般以后排右座为上座,其他座位的座次由尊而卑依次应为后排左座、后排中座、前排副驾驶座。客人抵达后,从机场到住地,以及访问结束,由住地到机场
11、,如果主人陪车,应请客人坐在主人的右侧。上车时,最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。遇客人先上车,坐到了主人的位置上,则不必请客人挪动位置。出入轿车,如果陪同者与来宾出行,宾主不同车时,一般应陪同者座车在前,来宾座车居后;宾主同车时,则大都讲究陪同者后登车、先下车,来宾先登车,后下车。(八)外宾抵达时,安排有关人员前往迎接。要预先由双方约定清楚,明确抵达时间和停留时间,并在来宾启程前后再次予以确认。 1、机场等交通工具停靠站迎宾 如需要在机场等交通工具停靠站迎接来宾,参加迎送外宾人员提前30分钟到达迎宾地点,参加迎送外宾人员一般安排2至3人。外国政要、党宾、议员和相当于
12、地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访,由副区级分管领导或区外办主任及相关对口单位主要领导亲自到场迎接,客人与迎接人员见面时,互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾,可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。客人初到,一般较拘谨,主人宜主动与客人寒暄。接到外宾后,参加迎候的人员要及时通知所有迎候人员做好相关准备。如安排献花,须用鲜花,并注意保持花束整洁、鲜艳,忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环,或者送一、二枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握
13、手之后,将花献上。如来宾系贵宾,宾主互相介绍后,可进入机场、港口、车站的贵宾接待室,请贵宾稍事休息,也可请来宾直接乘坐事先安排好的交通工具,前往会见或住宿处。接到来宾后,在步出迎接地点时,迎宾人员应主动为来宾拎拿行李。不过,对于来宾手中的外套、提包或是密码箱,女宾的手提包则没有必要主动要求为之拎拿。指派专人协助办理入境手续和行李提取手续等事宜。重要代表团,人数众多,行李也多,应将主要客人的行李先取出(最好请对方派人配合,及时送往住地,以便更衣。)在迎接外宾的整个过程中,迎候人员应始终面带微笑,以表示欢迎之意,不要故作矜持,一语不发。其他地点迎宾 2、遇有外国元首等极重要的贵宾前来我区,将视具体
14、情况,与相关部门协商后确定迎宾地点。(九)同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。(十)安排有关领导会见外宾。1、会见、会谈的准备工作 (1)需由正区级领导出面会见的,由外事部门拟定参与会见人员名单、会谈话稿、外宾背景资料,报参加会见的主要领导审定。出席人数和人员,一般与接待的团组规模、规格相称。安排好会见具体内容,详细了解会见、会谈双方的姓名、职务、会见、会谈的目的。同时要主动了解对方具体安排(人员、时间、地点),并通知已方和对方出席人员,将会见、会谈时间、地点、主方出席人、具体安排、注意事项通知对方。(2)准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员名称。我方参会人员应提前20分钟前到达
15、。(3)会见、会谈场所应安排足够的座位。会谈如用长桌,事先排好座位,现场放置中外文座位卡。会见时一般应有中外文对照的欢迎标牌或横幅。(4)视情可安排扩音器。(5)会议室、贵宾室要达到以下要求:注意光线。应以自然光源为主,人造光源为辅,切勿使光线过强或过弱。招待来宾,尤其是接待贵宾的房间最好面南。如阳光直射,则可设置百叶窗或窗帘予是调节。使用人造光源时,不要以之直接照射来宾。 注意色彩。招待来宾的现场,通常应当布置得既庄重又大方。特别是主要装潢、陈设的色彩,有意识地控制在一两种之内,最好不要令其超过三种。在选择招待现场的主色调时,要选用让人安静的颜色。 注意温度。室温以摄氏24左右为最佳。 注意
16、湿度。 注意安静。 注意卫生。在待客的房间之内,一定要保持空气清新、地面爽洁、墙壁无尘、窗明几净、用具干净。 注意陈设。要务求实用,要以少为佳,要完整无缺,特别是要避免出现来宾国禁忌的花草、颜色、图案和数字。(6)备饮料(茶水、咖啡或冷饮)。2、会见、会谈的程序(1)外国政要、党宾、议员和相当于地市级以上外宾、有较大影响力的企业、社团负责人、为发展国家与地区友谊做出突出贡献的重要友人等外宾来访,由正区级领导及相关陪同人员在政府大楼门口迎候;其他外宾由区外事办主任及对口单位负责人在政府大楼门口负责迎候,参加会见的区级领导在将举行会谈的会议室门前迎候;重要经贸团组(需区级领导会见、宴请的)洽谈、涉
17、外经贸签约活动,由区外经贸局局长、区外办主任在政府大楼门口负责迎候,参加会见的区级领导在将举行会谈的会议室门前迎候。迎宾人员在接待来宾时,为之亲自带路,或是陪同对方一道前往目的地。在宾主双方并排行进时,引导者应主动在外侧行走,而请来宾行走于内侧。若三人并行时,通常中间的位次最高,右侧的位次居次,左侧的位次最低。宾主之位此时可酌情而定。在单行行进时,循例应由引导者行走在前,而使来宾行走于其后,以便由前者为后者带路。在出入房门时,引导者须主动替来宾开门或关门。此刻,引导者可先行一步,推开或拉开房门,待来宾首先通过。随之再轻掩房门,赶上来宾。出入无人控制的电梯时,引导者须先入后出,以操纵电梯。出入有
18、人控制的电梯时,引导者则应后入先出,在引导来宾时,切勿一味沉溺于高谈阔论,免得令来宾走神(2)会面介绍,宾主握手。介绍介绍时,如客人是贵宾(国家元首),或大家都熟悉的知名人物,就只将主人向客人介绍。介绍主人时要把所在单位、具体部门、担负职务以及完整姓名等四项基本内容说清楚。介绍到具体人时,应有礼貌地以手示意。如双方并不认识,则由礼仪人员将我方迎候人员中身份最高者介绍给客人中身份最高者,再由我方迎候人员中身份最高者,率先将我方迎候人员按依照其职务、身份的具体高低,由高而低依次介绍给客人,然后由客人中身份最高者,将客人按依照其职务、身份的具体高低,由高而低依次介绍给主人,若宾主早已相识,则不必介绍
19、,双方直接行见面礼即可。握手与外宾握手时,一般主人先向客人伸手,身份低的不要主动向身份高的伸手,男性不要主动向女宾伸手。名片 递上名片 把自己的名片递给外国人时,有四点注意事项。其一,应当起身站立,递到对方手中 。其二,应当使用双手,或者使用右手。其三,应当以文字正面面对对方。其四,应当注意顺序。通常,双方交换名片时,应由位低者首先递上自己的名片;当一人与多人同时交换名片时,则应当由尊而卑或者由近而远依次而行。 接受名片 接受名片的基本讲究有五:其一,应当起身站立,或迎向对方。其二,应当使用双手或者使用右手。其三,应当在接过名片后将其认真捧读一遍。其四,应当将其必恭必敬 地收好。其五,应当随后
20、回敬对方一枚自己的名片。 用于涉外交往的名片,一般不宜印上本人照片、格言警句或私宅电话号码,并且不应当在其上涂涂改改,加加减减。接受外宾的名片时,不宜当面将其置于桌上、裤袋之内,或是将其交给他人传阅。 称呼对一般成年男子,称先生;对已婚女子或有地位的女士称夫人;对未婚或不明婚姻情况的女子,称小姐。这些称呼亦可冠以姓名或职衔,如XX先生、XX小姐。对部长以上的男女官员,可酌情称阁下、先生,并冠以职衔。对知识分子或有博士学位的人,称职衔,或同时冠以姓氏或加先生。(3)、合影留念。安排合影,应事先制作合影图,主人居中,两端由主方人员把边。起身时,第一件事应是扣西装扣子。在正式场合中外双方人员合影时,
21、一般讲究以右为上,居中为上,前排为上。 即合影可使中方人员居左,外方人员居右;双方人员各自按照身份的高低,由中央向两侧分别排列。若一排排列不开时,可排成数排,但以前排位次为最高。 (4)入座、会见、会谈。座次安排:正式谈判举行双边正式谈判时,若谈判桌在室内横放,则客方人员应面门而坐,主方人员应背门而坐。除主宾、主人居中对面而坐外,双方的其他人员应依其具体身份的高低,各自先 右后左、自高而低地分别就座在自己的上司一方。按惯例,双方的翻译应分别在主宾、主人右侧的第一个位置上就座。若谈判桌在室内竖放,则应以进门时方向为准,右侧请客方 人员就座,左侧则由主方人员就座。 签字仪式 举行签字仪式时,接待单
22、位应事先与对方商定并准备好相关文本,并准备小国旗、背景板、签字用具、酒水等,助签人员、服务人员和记者应做好相关准备。举行双边签字仪式时,签字桌往往在室内横放,双方人员应在室内面对正门位于签字桌之后并排排列。双方签字人员通常应居中而坐,客方签字人员居右,主方签字人员居左 。双方的其他随员各自站立于己方签字人员身后。 举行多边签字仪式时,签字桌仍在室内横放,签字席仍须面对正门,但只设一个。各方人员均应在室内面对签字席、背对正门就座。正式签字时,各方签字人员应以所在国家名称打头英文字母排列顺序,依次走上签字席就座签名,随后退回原处。 如签字仪式需要悬挂国旗,则双方国旗位置为以右为上,左为下,客在右,
23、主在左。国旗不能够倒悬,一些国旗因字母和图案原因,不能竖挂。有的国旗竖挂则另外制旗。会见客人会见客人时,标准的作法应为主人与主宾在室内面对正门并排而坐,主宾居右,主人 居左。宾主双方的其他随员则应分别在自己的上司一侧依其职务的高低依次排开。倘若主人与主宾在室内不是面对正门,而是在正门的右侧或左侧并排就座时,通常讲究以远为上“或者居中为上,即要么以距门远者为上位,要么以居中而坐者为上位。 会见、会谈 会见、会谈时,主人要起身相迎;盛情款待,一是要让座于人。二是要代存衣帽。三是要斟茶倒水。为来宾上饮料时,还须注意干净卫生保证供应。四是殷勤相助。认真专注。与来宾交谈时,务必要认认真真地洗耳恭听,聚精
24、会神,切不可一心二用,所答非所问。千万不要在招待来宾时忙于处理其他事务。万一非得中途暂时离开一下,或是去接一下电话,事先别忘记要向来宾表示歉意。最好不要在同一时间内在同一地点接待来自不同地方的人士。要是遇上了这种情况,可按“先来后到”的顺序接待,也可以安排其他人员分别予以接待。 与外国人交谈时,应对具体选择的话题认真地加以斟酌。 忌选的话题 以下三类话题,不宜在同外国人交谈时选择。其一,格调不高的话题。其二,非议他人的话题。其三,涉及隐私的话题。宜选的话题 与外国人交谈时,选择下述三类话题。一般均不会出现问题。其一,交往对象所擅长的话题。其二,轻松愉快的话题。其三,格调高雅的话题。(5)记者采
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