办公室事务管理(第二版)(21世纪高职高专精品教材·现代秘书.pptx
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1、21世纪高职高专精品教材现代秘书系列办公室事务管理(第二版)胡鸿杰 主编中国人民大学出版社目 录n第一章 绪 论n第二章 办公室环境n第三章 常规办公室工作n第四章 办公用品管理n第五章 办公效率及时间管理n第六章 办公室信息资源管理n第七章 档案管理第一章绪 论n我们正处于一个变幻莫测的时代,社会价值取向日趋多元化,尤其是伴随着信息时代的到来,我们作为社会组织的一员,不得不与办公室发生着各种各样的联系;办公室这个古老而又现代的机构在一个组织中将扮演怎样的角色,将发挥怎样的作用,势必影响我们的工作和生活。本书将帮助你认清信息时代办公室的地位及其在组织中的作用,并将使你在未来的办公室管理中居于有
2、利的地位。第一节 办公室及其功能n一、社会组织的基本类型n(一)直线式组织n(二)职能式组织n(三)直线参谋式组织n (四)直线职能参谋式组织n(五)委员会式组织n(六)矩阵式组织二、办公室的基本功能及其特征n(一)办公室的基本功能n1.从社会组织的整体看,办公室是管理工作的中心,处于枢纽地位。n2.从社会组织的结构看,办公室是社会组织内部承上启下的联络部,处于中介地位。n3.从社会组织的外部看,办公室是社会组织通向社会的门面,处于窗口地位。(二)办公室基本功能的特征n1办公室基本功能的行使具有综合性。n2办公室基本功能的行使具有程序性。n3办公室基本功能的行使具有终局性。第二节 办公室管理的
3、实施维度n一、办公室的性质n(一)从属性n(二)补充性n(三) 管理性二、办公室的职能n(一)计划n(二)组织n(三)协调n(四)控制三、办公室事务n办公室事务就是围绕办公室的管理职能而实施的业务活动。对于任何一个组织来说,不论其规模和性质如何,其办公室的基本业务活动都是一样的。比如:归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的,比如:打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。四、本书的主要内容n本书主要围绕办公室日常事务管理展开,主要是通过理论和实践的分析,找到更有效地完成办公室事务的方法和一些必要的技
4、巧,让未来的秘书工作者能更加方便、省时和快捷地完成工作。第二章办公室环境n第一节 办公环境及其优化n一、办公环境概述n(一)办公环境的概念n办公环境,或称为办公室环境,它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合,从广义上说,它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境;从狭义上说,办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境,它包括人文环境和自然环境。n(二)办公环境的分类n1社会环境n2职能环境n3工作环境二、工作环境的优化n(一)筹建办公室应该考虑的因素n1确定办公用房的产权形式n2合理地选择办公地址n3设计适宜的内部结构n(二)按照需求进行办公布局n1开放式布局n2封闭式办公布
5、局三、保持办公环境的整洁有序n(一)办公室清洁有序n1保持自己的办公区域整洁干净n2保持自己负责的公共区域整洁干净n(二)办公室办公设备放置合理有序n1设备物品要放置适当,摆放有序n2公用物品要摆放有序第二节 办公环境的维护和管理健康与安全是办公室环境维护和管理的最主要的方面,因为健康与安全的工作环境给予工作人员的不但是身体上的安全,更是一种精神上的安全感,这种环境使员工们情绪稳定,没有后顾之忧,有利于工作效率的提高。一、识别办公室安全隐患n(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患,如离开办公室前不锁门。n(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患,如光线不足或者光线刺眼。n(3)办公家具
6、方面的隐患,如电脑键盘桌面过高,难以用正确的姿势操作。n(4)办公设备及操作中的隐患,如电线磨损裸露。n(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患,如站在带轮子的椅子上举放物品。n(6)工作中疏忽大意造成泄密的隐患,如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。n(7)火灾或消防中的隐患,如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。二、正确处理安全问题n(一)实施和监督安全运营n1安全生产法规的种类n2安全生产的意义n3在遵循以上规定的基础上,企业还要实行安全生产管理责任制n(二)进行安全检查,改进工作环境n作为秘书人员,在了解以上有关安全生产的知识之外,在自己的工作中还要定期对办公环境和办公设备进行安全检查,及时发现和
7、排除隐患,做好风险防范。三、办公室信息安全n(一) 秘书应该做好信息安全工作n1文件保密n2会议保密n3科技保密n(二) 具体的信息安全工作方法n1口头信息安全n2纸面信息的安全n3电子信息的安全四、 正确处理突发事件n (一)紧急情况的应对策略 n(1)火灾。(2)炸弹威胁。(3)人员伤害或者疾病。n(二)紧急情况记录常识n事故应该立即报告给上级或者安全主管,具体要求填写事故情况记录表和工伤情况报告表,证人和事故涉及的人员有可能也需要完成证人记录。n事故情况记录表通常记录下面的信息:事故日期;事故地点;事故涉及人员;事故的证人;事故过程的概述和填写事故记录表的人员签名。n如果事故中有人受伤,
8、涉及的每个人都要填写一份工伤情况报告表,准确记录受伤人的信息、伤情和处理情况。重要术语n环境 办公环境 办公布局 办公室安全 信息安全 口头信息 纸面信息 电子信息 紧急情况复习思考题n1试分析办公室面临的环境。n2工作场所的布局有哪几种形式,你所在的组织采用的是什么样的布局?你怎样评价这种布局?工作场所的开放式布局的优、缺点各是什么?你认为对这种布局进行哪些方面的修改,才能使其更加完善?n3办公桌的布置主要包括哪些方面的内容?n4列举在办公室的危险隐患,并陈述应采取的预防措施。n5办公室信息安全工作有哪些内容?n6在面临突发的紧急情况时,该采取哪些有效的措施来应对?第三章常规办公室工作n第一
9、节 办公室电话通讯n一、接打电话原则要求n(一)清楚准确n(二)简短高效n(三)安全保密n(四)提高警惕n(五)文明礼貌二、接打电话的基本礼仪n(一)语言表达n(二)动作表现n(三)声音语调n(四)时间控制n(五)场合选择三、拨打电话的程序与技巧n(一)准备工作n1打电话前先将要点整理好;n2了解电话的使用方法,熟悉电话号码。n(二)拨打电话n1正确拨号; 2主动自我介绍; 3准确陈述内容; 4耐心解答疑问; 5要求对方复述; 6礼貌告别对方。n(三)整理记录n秘书对打出的电话都应该记录在案,并根据通话内容的变动程度及时进行补充整理,以备日后查考。四、接听电话的程序与技巧n(一)接听准备n(二
10、)接听电话n1迅速摘机; 2主动自报家门; 3辨明对方身份; 4听记对方陈述; 5及时提出疑问; 6复述来电内容; 7礼貌告别对方; 8轻轻放下听筒。n(三)整理记录n一般来话内容通常先记在便条或者记录本上,在通话结束后应该及时地进行整理,重要通话应该填写在专门的“电话记录单”或者“电话处理单”上。重要的电话内容应立即向主管上司汇报,电话记录单应保存备查。五、正确处理通话过程中出现的问题n(一)线路中断n(二)通话时受到干扰n(三)没有时间谈话n(四)很难对付的电话n(五)正确转接打给上司的电话六、话费控制n(一)电话计费方式n(二)电话付费方式n(三)如何节约和控制电话费用支出第二节 印章和
11、介绍信管理n一、印章的管理n(一) 印章概述n印章,即图章,有时也称为“印信”,是指国家机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。n1印章的效用和地位n(1)标志作用。(2)权威作用。(3)证明作用。(4)凭信作用。n2印章的式样n印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。n3印章的种类n(1)正式印章。(2)专用印章。(3)缩印。(4)钢印。(5)领导人手章。(6)个人名章。(7)校对章。(8)戳记。(二)印章的管理使用n1印章的刻制n2印章的颁发n3印章的启用n4印章的保管n5用印的原则和要求n6印章的停用n7印章的存档和销毁二、介绍信的管理n(一)介绍信的
12、基本知识n1介绍信的作用n2介绍信的种类n(二)介绍信的管理使用n1介绍信的填写要求n2介绍信的印制和保管n3介绍信的开具n4介绍信的使用三、建立完善的印信管理制度n案例32公司印信管理规定n为加强对公司印章、介绍信的管理,规范印章、介绍信的使用程序,特制定本规定。n一、本规定的适用范围为公司全体员工n二、印章的使用和管理n1公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理,财务专用章、银行留有印鉴的私章由财务部专人分别保管。n2印章管理人应妥善保管印章,未经批准,不能把印章交给他人管理使用。n3公司印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖。任何人不能擅自使用印章。n4印章管
13、理人在使用印章前必须认真检查审批程序,对于不合法或不符合审批手续的用印,印章管理人有权提出异议或拒绝让其使用。如遇特殊情况,印章管理人应经请示批准后方可加盖印章。n5印章管理人对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公司、人事任免等重大事项,须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后,方可加盖印章。n6印章原则上不准携带出公司,如确有工作需要借用公章,应填写公章借用登记表,经总经理批准签字后方可借出使用,使用人在使用期间应对公章负全权责任,使用后应及时归还印章管理人。n7对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章的,应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。n三、介绍信的使用和管
14、理n1公司介绍信由总经理指定专人集中保管。n2需开具单位介绍信者,报经部门主管审批后交由介绍信管理人统一填写并加盖公章后交给使用者。n3介绍信保管人在开具介绍信时应严格审查,对于不符合规定或手续不齐全的,可拒绝办理并要求其补办相关手续后再予以办理。n4如情况变化,介绍信领用人应立即向部门主管报告,通知介绍信管理人并及时采取相应措施。n5原则上不允许在空白介绍信上加盖公章,如确有工作需要,须经总经理签字批准并办理领用登记手续,未使用的空白介绍信应交回介绍信管理人及时销毁。如发现加盖公章的空白介绍信丢失,领用人应立即向部门主管报告,通知介绍信管理人并及时采取相应措施。n6介绍信存根应妥善保管,由介
15、绍信管理人按保密要求归档。n7对于以欺诈手段使用介绍信的应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。n四、其他n1本规定解释权和修改权归行政部。n2本规定自颁布之日起实施。第三节 值班管理n一、值班工作概述n值班,是指各类企事业单位,在一段时间内,由专人担负处理全部工作的方n式和制度。作为办公室的一项重要事务,值班工作具有明显的岗位责任性质。(一) 值班工作的特点以及意义n1值班工作的特点n(1)连续性。(2)应急性。n2值班工作的意义n(1)值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞,是一个单位的枢纽工作,起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,起着保证上级重要指示及时传达,保证本单位发生的重
16、大紧急事情能够及时反映、及时处理,保证工作顺利进行的作用。n(2)由于值班工作要经常应急处理一些重要工作,在一定意义或者一定程度上来说,值班工作代表了本单位的工作,值班人员是本单位的总代表。(二) 值班工作的职责和内容n1 值班工作的职责n(1)通讯联络。(2)承办各种交办的事项。(3)负责公务接洽和来访接待工作。(4)处理突发事件。(5)安全保卫。(6)编排总值班表。n2值班工作的主要内容n(1)记好值班电话记录。(2)记好值班接待记录。(3)记好值班日志。(4)做好信息传递。(三)值班工作的组织形式与要求n1值班工作的组织形式n(1)设有专门的值班机构,通常称值班室或总值班室,配备专职值班
17、人员,负责本机关或者本单位的全部值班工作。n(2)首长电话值班室。n(3)工作人员轮流值班,主要做好节假日的值班工作。n(4)专兼职值班相结合的形式,即白天有专人值班,晚上由工作人员轮流值班,平时由专人值班,节假日由工作人员轮流值班。2值班工作的要求n(1)确立服务思想。n(2)树立严谨、热情、周到的工作作风和时效观念。n(3)增强组织纪律观念,做好保密工作,严格遵守各项规章制度。n(4)值班人员有一个良好的工作作风,努力做到:搞清楚发生问题的具体情况,对没有把握的问题,处理要慎重;待人要热情;办事要考虑周密;传递信息要及时、准确。n(5)有较高的理论政策水平和一定的业务能力。n(6)要有健康
18、的身体和良好的精神状态以及较强的应急反应能力。3值班资料的要求nn(1)电话簿。n(2)值班工作所涉及的机关、单位,特别是上下级单位的机构设置、职责分工、办公地址、领导分工等情况。n(3)常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期表等。n(4)本单位当前中心工作的计划安排、领导批示、开展程度、存在问题等有关资料。n(5)有关的文件资料。二、做好值班工作n(一) 建立完善的值班管理制度n1信息处理制度; 2岗位责任制度; 3安全、保密制度;4交接班制度; n5 请假制度。n(二) 编制值班表n1值班表的用处; 2值班表的项目。n(三)合理处理值班过程中的问题n1接待来访客人n(1)对待已经预约的来访
19、者。(2)对待不速之客。(3)对待不受欢迎的客人。n2处理突发事件和临时任务n(1)接受任务。(2)具体办理。(3)办毕汇报。第四节 小额现金管理n一、现金管理中的会计知识n(一)现金的收入和支出n1现金的种类; 2现金收入和支出; 3现金超缺;4现金制和应计制; 5零用现金。n(二)旅行资金n1信用卡和旅行支票; 2快汇和外币;3费用记录和付款凭单制。n(三)现金管理方法n(1)现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。n(2)必须按规定手续填写,付款凭证经审批后收付款项,严禁白条抵库。n(3)每日记账,日清月结,账面余额要与库存金额相符。n(4)现金收入不得坐支,应
20、该及时送存银行,当现金不足时,再另行提取。n(5)现金使用范围:发放工资及劳动报酬,支付备用金、差旅费等费用,1 000 元以下的零星开支。n(6)出纳员负责现金保管,执行现金管理办法。二、管理零用现金n(一)零用现金的设立n(二)零用现金的管理程序n(1)秘书必须建立一本零用现金账簿,清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额;支出现金的日期、用途;零用现金凭单编号、金额、余额等。有的还应该在账目上进行分析,了解花销的情况和去向。n(2)内部工作人员需要使用和领取零用现金时,应填写“零用现金凭单”,提交花销的项目和用途、日期、金额。n(3)秘书要认真核对零用现金凭单,经授权人审批签字后,方可将现
21、金支付给需用者。n(4)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致,然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。n(5)每当支出一笔现金,秘书均须及时在零用现金账簿上记录。n(6)当支出大的费用到一定数额后或月末,秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。(三)注意事项n(1)秘书人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。在管理办公室的零用现金时,不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”,而是应该严格遵守办公程序和财务制度,依照国家法律以及相应的财会管理制度进行现金管理。n(2)秘书保管备用金,应把办公室的开支记录下来,以便
22、了解办公开支的情况,也可以作为资料存查。秘书应该养成良好的随手记录的习惯,以免因为忘记了某一些开支而导致现金出现缺口,造成不必要的损失。n(3)秘书在管理办公室零用现金的过程中,应该严格按照规章制度办事。在向有需要的申请者支付零用现金、用手中的零用现金报销一些开支的时候,应该严格按照相应的程序,做到该有的文件和单据完整齐全,再给予支付或者报销。而绝对不能够由于个人关系比较亲近而省去相应的手续,这样的行为于自己、于别人、于公司都是没有益处的,应当尽量避免。n(4)现金管理涉及公司的部分收支问题,应该制定严格的制度来加以保证。所制定的制度应该是依照国家颁布的有关现金管理的规章制度和管理办法,结合公
23、司的实际情况来加以制定,以更好地贯彻落实。三、商务费用报销n(一)商务费用报销的对象n(1)企业工作人员国内外出差的费用,经常由秘书办理或协助办理。n(2)上司到外地开会的交通费。n(3)工作人员外出办公所需要的资金,可以提前向财务部门提出申请以领取。(二)商务费用报销的工作程序n(1) 申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况,并亲自签字。n(2) 该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。n(3) 在进行商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方获取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。n
24、(4) 商务工作结束,申请者应将发票附在“出差报销单”后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的,在提交票据和报销凭单后,方可返还现金。n(5) 如果实施商务工作时,计划的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出的部分才可得到报销。n重要术语n电话系统 值班表 印信管理 零用现金管理复习思考题n1秘书应该如何处理打给上司的电话?n2简述值班工作的内容,并且说明它的制度要求有哪些。n3简述报销商务费用的具体步骤。n4练习填写出差报销表。n5简述正确的管理使用印章的方法。n6如何看待盖有公章的空白介绍信的使用。
25、第四章办公用品管理n第一节 常用办公设备管理n一、常用的办公设备和办公用品n(一)识别办公用品及易耗品n1常用的办公用品及易耗品的种类n(1)纸簿。(2)笔尺。(3)装订用品。(4)归档用品。(5)办公设备专用易耗品。n2常见的办公用品n(1)A4和B5或A3和B4文件纸。(2)备忘录或便条。(3)信封。(4)标签。(5)复写纸。(6)装订机和订书钉。(7)修正液、纸带和纸。(8)打印机墨盒。(9)留言便笺。(10)各类文件夹和塑料袋。(11)铅笔和圆珠笔。(12)胶带、细绳和牛皮纸。(13)剪刀。(14)打孔机。(15)日期戳。(16)曲别针、大头针、小夹子。(17)橡皮圈。(18)笔记本、
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