会展服务-会易环宇科技.ppt
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1、会展服务会展服务-会易环宇科会易环宇科技技1 1 会展经济概述会展经济概述l l1.1会展的概念l l会展是会议和展览的统称,两者有时合并举办,有时分开举行。从广义角度说不仅包括会议(Meeting)和展(Exhibition),还包括奖励旅游(Incentive)和大型活动(Convention)以及与之相关的运输、广告、交通等行业,是会议、旅游、大型活动和展览的概称(MICE)。1.21.2会展经济发展概况会展经济发展概况 会展经济作为市场经济发展的产物,目前已经会展经济作为市场经济发展的产物,目前已经会展经济作为市场经济发展的产物,目前已经会展经济作为市场经济发展的产物,目前已经成为一个
2、朝阳产业,它每年以数千亿美元的强劲成为一个朝阳产业,它每年以数千亿美元的强劲成为一个朝阳产业,它每年以数千亿美元的强劲成为一个朝阳产业,它每年以数千亿美元的强劲地发展,调整着第三产业结构的比重,对世界经地发展,调整着第三产业结构的比重,对世界经地发展,调整着第三产业结构的比重,对世界经地发展,调整着第三产业结构的比重,对世界经济、政治产生巨大的影响,它包括会议、展览、济、政治产生巨大的影响,它包括会议、展览、济、政治产生巨大的影响,它包括会议、展览、济、政治产生巨大的影响,它包括会议、展览、奖励旅游和大型活动以及相关的运输、广告、交奖励旅游和大型活动以及相关的运输、广告、交奖励旅游和大型活动以
3、及相关的运输、广告、交奖励旅游和大型活动以及相关的运输、广告、交通等行业,具有消费数额大、持续时间长、计划通等行业,具有消费数额大、持续时间长、计划通等行业,具有消费数额大、持续时间长、计划通等行业,具有消费数额大、持续时间长、计划性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大的特点和优势,被人们称为的特点和优势,被人们称为的特点和优势,被人们称为的特点和优势,被人们称为“具有经济建设的加具有经济建设的加具有经济建设的加具有经济建设的加速器和助推器速器和助推器速器和助推器速
4、器和助推器”、“触摸世界的窗口触摸世界的窗口触摸世界的窗口触摸世界的窗口”、“经济经济经济经济发展的大马力发动机发展的大马力发动机发展的大马力发动机发展的大马力发动机”等,尤其是高规格的会展,等,尤其是高规格的会展,等,尤其是高规格的会展,等,尤其是高规格的会展,不仅具有巨大的经济效益,而且还因媒体和公众不仅具有巨大的经济效益,而且还因媒体和公众不仅具有巨大的经济效益,而且还因媒体和公众不仅具有巨大的经济效益,而且还因媒体和公众的关注而大大提高举办地的知名度,具有巨大的的关注而大大提高举办地的知名度,具有巨大的的关注而大大提高举办地的知名度,具有巨大的的关注而大大提高举办地的知名度,具有巨大的
5、社会、政治效应。社会、政治效应。社会、政治效应。社会、政治效应。1.3会展经济的影响l l会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而发生的各种经济关系,如参与主体的费用支付和各类会展发生的各种经济关系,如参与主体的费用支付和各类会展发生的各种
6、经济关系,如参与主体的费用支付和各类会展发生的各种经济关系,如参与主体的费用支付和各类会展企业的工资、利润、税收等。企业的工资、利润、税收等。企业的工资、利润、税收等。企业的工资、利润、税收等。l l会展活动衍生出来的经济现象。如会展活动给酒店、餐饮、会展活动衍生出来的经济现象。如会展活动给酒店、餐饮、会展活动衍生出来的经济现象。如会展活动给酒店、餐饮、会展活动衍生出来的经济现象。如会展活动给酒店、餐饮、交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会,这种经济现交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会,这种经济现交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会,这种经济现交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会,这
7、种经济现象通常被称为会展业的象通常被称为会展业的象通常被称为会展业的象通常被称为会展业的“经济带动效应经济带动效应经济带动效应经济带动效应”。l l会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家与卖家的成交,经贸洽谈会促成的外商投资等。与卖家的成交,经贸洽谈会促成的外商投资等。与卖家的成交,经贸洽谈会促成的外商投资等。与卖家的成交,经贸洽谈会促成的外商投资等。l l为促进会展业的发展而引发的经济活动。由于会展业能促为促进会展业的发展而引发的经
8、济活动。由于会展业能促为促进会展业的发展而引发的经济活动。由于会展业能促为促进会展业的发展而引发的经济活动。由于会展业能促进主办地的经济增长,提升知名度和美誉度,不少城市都进主办地的经济增长,提升知名度和美誉度,不少城市都进主办地的经济增长,提升知名度和美誉度,不少城市都进主办地的经济增长,提升知名度和美誉度,不少城市都把会展为列为重点发展产业乃至把会展为列为重点发展产业乃至把会展为列为重点发展产业乃至把会展为列为重点发展产业乃至“支柱产业支柱产业支柱产业支柱产业”,并在基础,并在基础,并在基础,并在基础设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方面做出相应设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方
9、面做出相应设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方面做出相应设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方面做出相应的决策和投资。的决策和投资。的决策和投资。的决策和投资。1.4 会展类型l l按展会性质,可分为贸易、消费和宣传三种。按展会性质,可分为贸易、消费和宣传三种。l l 贸易性的展览会是为产业举办的展览,主要目贸易性的展览会是为产业举办的展览,主要目的是交流信息、洽谈贸易。这种性质的展览一般的是交流信息、洽谈贸易。这种性质的展览一般每年或每半年举行一次,每次持续每年或每半年举行一次,每次持续3434天,有时天,有时可达可达710710天。天。l l 消费性展览是为公众举办的展览,基本上都是
10、消费性展览是为公众举办的展览,基本上都是展出消费品,目的是直接销售,这种展览一般选展出消费品,目的是直接销售,这种展览一般选择在周末举行,有的持续择在周末举行,有的持续3434天。展览性质多是天。展览性质多是消费性质的展览。消费性质的展览。l l 宣传类展会主要是成就展、精神文明展、教育宣传类展会主要是成就展、精神文明展、教育展等。展等。2 2 会展的服务工作会展的服务工作l l会展活动是一种短期的社会交往活动,少则几个会展活动是一种短期的社会交往活动,少则几个会展活动是一种短期的社会交往活动,少则几个会展活动是一种短期的社会交往活动,少则几个小时,多则数月,时间虽不太长,但毕竟是一种小时,多
11、则数月,时间虽不太长,但毕竟是一种小时,多则数月,时间虽不太长,但毕竟是一种小时,多则数月,时间虽不太长,但毕竟是一种有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动,有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动,有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动,有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动,涉及的面相当之广,需要协调的关系非常之多。涉及的面相当之广,需要协调的关系非常之多。涉及的面相当之广,需要协调的关系非常之多。涉及的面相当之广,需要协调的关系非常之多。l l秘书如何协助领导确保会展活动的协调有序、高秘书如何协助领导确保会展活动的协调有序、高秘书如何协助领导确保会展活动的协调有序、高秘书如何协助领
12、导确保会展活动的协调有序、高效,一个强有力的领导管理组织机构和一套相应效,一个强有力的领导管理组织机构和一套相应效,一个强有力的领导管理组织机构和一套相应效,一个强有力的领导管理组织机构和一套相应的活动规则及机制,是必不可少的。的活动规则及机制,是必不可少的。的活动规则及机制,是必不可少的。的活动规则及机制,是必不可少的。l l秘书要提供最佳的服务,积极配合领导运用科学秘书要提供最佳的服务,积极配合领导运用科学秘书要提供最佳的服务,积极配合领导运用科学秘书要提供最佳的服务,积极配合领导运用科学的决策、规划、组织、沟通和控制手段,以最佳的决策、规划、组织、沟通和控制手段,以最佳的决策、规划、组织
13、、沟通和控制手段,以最佳的决策、规划、组织、沟通和控制手段,以最佳的时间、最低的成本和最高的效率,合理配置会的时间、最低的成本和最高的效率,合理配置会的时间、最低的成本和最高的效率,合理配置会的时间、最低的成本和最高的效率,合理配置会展资源,实现会展活动目标的过程。展资源,实现会展活动目标的过程。展资源,实现会展活动目标的过程。展资源,实现会展活动目标的过程。2.1会展服务的具体内容会展服务的具体内容 1 1 1 1、会展人力资源调配、会展人力资源调配、会展人力资源调配、会展人力资源调配 现代管理,人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员现代管理,人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员现代管
14、理,人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员现代管理,人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计划,为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。划,为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。划,为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。划,为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。2 2 2 2、会展的广告宣传、会展的广告宣传、会展的广告宣传、会展的广告宣传 (1 1 1 1)会展活动本身的广告宣传。该项活动
15、是会展营)会展活动本身的广告宣传。该项活动是会展营)会展活动本身的广告宣传。该项活动是会展营)会展活动本身的广告宣传。该项活动是会展营销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段,是主办销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段,是主办销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段,是主办销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段,是主办者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。(2 2 2 2)参展商、客商和赞助商的广告管理。在会展活动)参展商、客商和赞助商
16、的广告管理。在会展活动)参展商、客商和赞助商的广告管理。在会展活动)参展商、客商和赞助商的广告管理。在会展活动过程中,参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行过程中,参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行过程中,参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行过程中,参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。广告宣传。广告宣传。广告宣传。3 3 3 3、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标,、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标,、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标,、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标,向参展商提供包装、运输、通关、搬运、
17、仓储、布展、撤向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务,以最低物流成本达到参展商所满展等一系列的物流服务,以最低物流成本达到参展商所满展等一系列的物流服务,以最低物流成本达到参展商所满展等一系列的物流服务,以最低物流成本达到参展商所满意的服务水平意的服务水平意的服务水平意的服务水平 。2.1会展服务的具体内容会展服务的具体内容4 4 4 4、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工作。、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工作。、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工
18、作。、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工作。会展服务包罗万象,会展的成功多半来自一流的会展服务包罗万象,会展的成功多半来自一流的会展服务包罗万象,会展的成功多半来自一流的会展服务包罗万象,会展的成功多半来自一流的服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众,服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众,服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众,服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众,甚至还包括媒体记者,服务的内容为与会者、参甚至还包括媒体记者,服务的内容为与会者、参甚至还包括媒体记者,服务的内容为与会者、参甚至还包括媒体记者,服务的内容为与会者、参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采
19、访、展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面。具制作等各方面。具制作等各方面。具制作等各方面。5 5 5 5、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交
20、一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交往活动,信息既是会展活动的起点,又是会展活往活动,信息既是会展活动的起点,又是会展活往活动,信息既是会展活动的起点,又是会展活往活动,信息既是会展活动的起点,又是会展活动的终点。动的终点。动的终点。动的终点。2.1会展服务的具体内容会展服务的具体内容6 6 6 6、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动的现场管理,、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动的现场管理,、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动的现场管理,、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动的现场管理,秘
21、书要积极配合做好的工作有:会场布置、报到与签到,秘书要积极配合做好的工作有:会场布置、报到与签到,秘书要积极配合做好的工作有:会场布置、报到与签到,秘书要积极配合做好的工作有:会场布置、报到与签到,每天开闭馆,安排参展单位工作人员的作息时间,布展、每天开闭馆,安排参展单位工作人员的作息时间,布展、每天开闭馆,安排参展单位工作人员的作息时间,布展、每天开闭馆,安排参展单位工作人员的作息时间,布展、撤展以及办理展品进、出馆手续,负责场馆的安全、卫生撤展以及办理展品进、出馆手续,负责场馆的安全、卫生撤展以及办理展品进、出馆手续,负责场馆的安全、卫生撤展以及办理展品进、出馆手续,负责场馆的安全、卫生和
22、噪声等方面的管理。和噪声等方面的管理。和噪声等方面的管理。和噪声等方面的管理。7 7 7 7、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理,秘书在会展、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理,秘书在会展、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理,秘书在会展、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理,秘书在会展期间要采取积极的措施做好保密工作,凡涉及到有关商业期间要采取积极的措施做好保密工作,凡涉及到有关商业期间要采取积极的措施做好保密工作,凡涉及到有关商业期间要采取积极的措施做好保密工作,凡涉及到有关商业秘密的展品、项目,展出和洽谈时应注意保密,防止失密、秘密的展品、项目,展出和洽谈时应注意保密,防止失密、秘密
23、的展品、项目,展出和洽谈时应注意保密,防止失密、秘密的展品、项目,展出和洽谈时应注意保密,防止失密、泄密的事件发生。会展保密种类按秘密性质分有:国家秘泄密的事件发生。会展保密种类按秘密性质分有:国家秘泄密的事件发生。会展保密种类按秘密性质分有:国家秘泄密的事件发生。会展保密种类按秘密性质分有:国家秘密、商业秘密、组织内部秘密;按秘密等级分有:绝密、密、商业秘密、组织内部秘密;按秘密等级分有:绝密、密、商业秘密、组织内部秘密;按秘密等级分有:绝密、密、商业秘密、组织内部秘密;按秘密等级分有:绝密、机密、秘密、内部秘密;按秘密存在的方式分有:口头类机密、秘密、内部秘密;按秘密存在的方式分有:口头类
24、机密、秘密、内部秘密;按秘密存在的方式分有:口头类机密、秘密、内部秘密;按秘密存在的方式分有:口头类秘密、文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘秘密、文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘秘密、文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘秘密、文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘密、技术类秘密等。密、技术类秘密等。密、技术类秘密等。密、技术类秘密等。2.2 2.2 会展管理的原则会展管理的原则1 1 1 1、依法规范原则、依法规范原则、依法规范原则、依法规范原则l l会展业是市场经济发展到一定阶段的产物,作为会展业是市场经济发展到一定阶段的产物,作为会展业是市场经济发展到一
25、定阶段的产物,作为会展业是市场经济发展到一定阶段的产物,作为一种经济活动,会展必须纳入法制化、规范化管一种经济活动,会展必须纳入法制化、规范化管一种经济活动,会展必须纳入法制化、规范化管一种经济活动,会展必须纳入法制化、规范化管理的轨道。理的轨道。理的轨道。理的轨道。2 2 2 2、准备充分原则、准备充分原则、准备充分原则、准备充分原则l l任何一次成功的会展活动,都是建立在充分准备任何一次成功的会展活动,都是建立在充分准备任何一次成功的会展活动,都是建立在充分准备任何一次成功的会展活动,都是建立在充分准备基础上。基础上。基础上。基础上。3 3 3 3、分工协调原则、分工协调原则、分工协调原则
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