《高级简报技巧》.ppt
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1、高级简报技巧高级简报技巧课程设置课程设置(一)何谓简报(一)何谓简报(二)简报的组织、计划与准备(二)简报的组织、计划与准备(三)现场简报实用技巧(三)现场简报实用技巧(四)简报实施过程(四)简报实施过程(五)重点总结(五)重点总结n简报(Presentation)是企业人在商业社会中不可缺少的重要工作。现今有人又称为群体沟通或媒体沟通。n广义的简报,是双向交谈以创造共同目标创造共同目标,或解决双方问题的沟通行为。通过陈述、分析、佐证、结论以促进沟通,达成共识,或经由问题、交换观点、归纳而延续合作关系。(一)何谓简报(一)何谓简报n调查研究发现,不管什么形式和什么内调查研究发现,不管什么形式和
2、什么内容的演讲容的演讲,其中有五个至关重要的元素,其中有五个至关重要的元素,所有的听众都期望通过演讲:所有的听众都期望通过演讲:获取信息、获取知识评估、确认观念与信念增加信心被感染、被激励享受娱乐事实事实=中高级主管的上班时间4群体沟通(会议、简报、听简报)占504个别沟通(电话、面对面)占45事实事实=口头 vs.文字沟通41小时口头报告40页文字4比起文字,口头报告更能w快速接触一群人(效率)w增进说服力(效果)事实事实=新一代人类的信息来源4电视、电影、网络、广播、漫画4视觉听觉娱乐事实事实简报沟通上司赏识上司赏识下属信服下属信服顾客观感顾客观感领导能力领导能力管理效能管理效能工作资源工
3、作资源。成功简报的基础=正确的心态4单纯的报告?会发音的机器人、行尸走肉4责任:说服听众!冲击听众!4需要:自我驱动!(二)简报的组织、计划与准备(二)简报的组织、计划与准备1、简报的组织、简报的组织n通常组织简报会议,我们必须考虑通常组织简报会议,我们必须考虑7个常规问题:个常规问题:WhyWhatWhenWhoWhereHowHow manyWhy-为什么要简报?为什么要简报?n为什么要举办这样的简报?为什么要举办这样的简报?n举办简报的理由及动机何在?举办简报的理由及动机何在?What-简报的内容是什么简报的内容是什么?n需要简报些什么内容?需要简报些什么内容?n简报哪些项目?简报哪些项
4、目?n要达到什么标准?要达到什么标准?Who-应该邀请什么人?如何邀请?应该邀请什么人?如何邀请?n什么人要参加简报?什么人要参加简报?n什么人来做简报?什么人来做简报?n应具有什么样的资格与条件?应具有什么样的资格与条件?n以下一些因素必须考虑以下一些因素必须考虑简报的目标简报的目标投资与回报投资与回报同参会者之间的关系同参会者之间的关系参会者对公司、产品、推广代表的态度参会者对公司、产品、推广代表的态度即往参加同类会议的历史即往参加同类会议的历史When-选择什么时间?时间的长短选择什么时间?时间的长短n何时举办?何时举办?何时通知?何时通知?何时准备简报所需材料?何时准备简报所需材料?n
5、为达到简报的目标,决定简报会议的时间应下为达到简报的目标,决定简报会议的时间应下列因素;列因素;u主办部门的意见主办部门的意见u工作习惯工作习惯u假期假期u其它活动其它活动Where-选择什么地点?选择什么地点?n简报场所的设备如何?简报场所的设备如何?n桌椅、投影机等相关设备是否齐备?桌椅、投影机等相关设备是否齐备?n可容纳多少人?可容纳多少人?n简报地点会影响会议是否顺利进行和参会者对简报简报地点会影响会议是否顺利进行和参会者对简报者、简报者公司、产品、推广代表的印象,所以必者、简报者公司、产品、推广代表的印象,所以必须考虑下列因素须考虑下列因素:u参会者的人数、文化层次与特点参会者的人数
6、、文化层次与特点u公司的形象公司的形象u简报者的需求、简报内容简报者的需求、简报内容u会场的大小、环境及设备条件会场的大小、环境及设备条件u交通的方便与否交通的方便与否How-简报如何进行?简报如何进行?n用什么方法与方式来简报?用什么方法与方式来简报?n简报的计划与准备简报的计划与准备n简报的内容设置简报的内容设置n视觉材料的设计与运用视觉材料的设计与运用n实施简报实施简报How many-多少?多少?n多少容量?多少容量?n多少费用?多少费用?n多少时间?多少时间?n能容纳多少人聆听简报?能容纳多少人聆听简报?n简报需要多少时间?简报需要多少时间?上述七项问题可采用策划清单进上述七项问题可
7、采用策划清单进行归纳,这样一来将会使你:行归纳,这样一来将会使你:u加强计划性加强计划性提高总体策划能力;提高总体策划能力;u加强条理性加强条理性提高工作效率,节省人提高工作效率,节省人力、物力及时间;力、物力及时间;u避免遗漏避免遗漏提高简报质量;提高简报质量;u准备应急措施准备应急措施确保简报顺利进行。确保简报顺利进行。2、简报的计划、简报的计划1)研究分析听众,确立机会与需求)研究分析听众,确立机会与需求n什么人出席?他什么人出席?他(她她)们的背景情况(文化们的背景情况(文化层次、经历、经济收入水平)?层次、经历、经济收入水平)?n谁是你的支持者?谁是你的反对者?谁是你的支持者?谁是你
8、的反对者?n听众想知道什么?听众想知道什么?n听众最有可能提出的问题是什么?听众最有可能提出的问题是什么?n你打算如何处理这些疑问?你打算如何处理这些疑问?n你打算告诉听众什么信息?你打算告诉听众什么信息?听众听众n听众的基本信息u性别、公司、工作、职位、年龄等u与简报内容建立关系n听众的特性 u为什么会来听我们简报?u想从简报中得到什么?u简报内容能否符合其需求?听众人数有多少?n听众对主体的熟悉程度 u所有人都熟悉,还是只有部分人熟悉?u背景、教育程度、工作性质之同质/异质性听众听众n愈了解简报的对象,简报成功的机会就愈高,请多了解观众的背景。u听众是谁?他们在乎谁的意见?为什么?u听众为
9、什么来听这场简报?目的为何?u对於简报的主体,听众了解多少?u听众的同质性为何?异质性为何?2)确立简报主题与重点、收集研究资料)确立简报主题与重点、收集研究资料简报的主题与重点:简报的主题与重点:n在一个简报中,主题通常只有一个。在一个简报中,主题通常只有一个。n在简报中,听众所能接受的信息通常为四在简报中,听众所能接受的信息通常为四到五条,超过这个范围会减低接受效果。到五条,超过这个范围会减低接受效果。n忌内容过多,缺乏重点。忌内容过多,缺乏重点。收集研究资料前应明确:收集研究资料前应明确:n什么是你已经熟悉的内容什么是你已经熟悉的内容n什么是你不熟悉的内容什么是你不熟悉的内容n什么是参会
10、者熟悉的内容什么是参会者熟悉的内容n什么是参会者不熟悉的内容什么是参会者不熟悉的内容3)选择、编排简报内容)选择、编排简报内容简报的标题:简报的标题:n概括反映简报的内容,吸引听众的注意力。概括反映简报的内容,吸引听众的注意力。n简短明快,句子不要太长,措词不要太深奥。简短明快,句子不要太长,措词不要太深奥。选择内容的原则选择内容的原则n选取符合主题的资料内容选取符合主题的资料内容n选取真实、可靠、具体的资料内容选取真实、可靠、具体的资料内容n选取新鲜、有趣的资料内容选取新鲜、有趣的资料内容n选取符合自已身份的资料内容选取符合自已身份的资料内容 编排内容过程中需要考虑的问题:编排内容过程中需要
11、考虑的问题:n全面性:包括最新情况全面性:包括最新情况n重点性:针对顾客所需,强调关键问题重点性:针对顾客所需,强调关键问题n逻辑性:把内容分类或按逻辑顺序渐进逻辑性:把内容分类或按逻辑顺序渐进n连续性:首尾呼应或中间过渡连接连续性:首尾呼应或中间过渡连接n对比性:将类似的产品或事物进行比较对比性:将类似的产品或事物进行比较4)简报的结构)简报的结构n开场白开场白 Tell them what you will tell themn中间部分中间部分 Tell themn结束语结束语 Tell them what you have told them5)简报的时间分配)简报的时间分配你的简报时间
12、有多长?你的简报时间有多长?以以20分钟简报为例分钟简报为例n开场白开场白 1015%(23分钟)分钟)n主要内容主要内容 5060%(1012分钟)分钟)n讨论与答疑讨论与答疑 2030%(46分钟)分钟)n结束语结束语 510%(12分钟)分钟)n对时间的控制对时间的控制始终在你的桌上放只钟或手表利用计时器掌握休息时间允许有时间讨论3、简报的准备、简报的准备n知识境界:树与林、广与深n知识来源:无所不在n搜集知识:随时停看听、动脑动手1)简报)简报PPT的内容设计的内容设计订定主题订定主题n主题不好,观众提不起兴趣,不能投入n好的主题帮你确定出范围,甚至目标观众n主题的吸引力也不可少,故需
13、加些创意订立大纲的好处:订立大纲的好处:o帮助你有逻辑、有系统的组织要表达的意念;o帮助你分析要点o若有突发事件,你仍可根据大纲随机应变精简的大纲分为三部分:总结引言内容总言之:要 精精、简简1.开场白2.有关资料重点一:首要有关资料 次要有关资料重点二:首要有关资料 次要有关资料重点三:首要有关资料 次要有关资料1.重点概要2.谢幕词编写内容编写内容开场白开场白:够吸引,引发观众兴趣内容:内容:与简报目标一致 从观众的角度考虑 设计参与性学习活动 结构要循序渐进结尾结尾:表达你对他们的期望,让观众 印象深刻,记住所讲内容2)PPT 制作的注意事项制作的注意事项nKISS原则(Keep It
14、Simple and Stupid)n文字的使用 n字体大小n标体的使用n勿用标点符号 n缩写的使用n数字的使用n关联信息的使用n图表的使用 n动画的使用 n信息来源n简报设计的原則是KISS(Keep It Simple and Stupid)。其实准备简报内容和写文章是一样的,订好题目后,先列出大纲,把重要的观念和关键字的关連性架构出来,接下来再加上创意,以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。n简报设计的原則uKISS:Keep It Simple and StupidF订好题目F列出大纲F架构重要观念和关键字的关連性F加上创意F以视觉工具辅助说明数据图表动画n文字的使用u善用Power
15、Point的简报设计范本uMagic Seven原則F(7士259)n字体大小u字体要大、行数要少 u字体大,行数自然,当然就符合Magic Seven原則!u字型:細明、标楷简报字体要多大简报字体要多大这是12点的字,您看得到吗?这是14点的字,您看得到吗?这是16点的字,您看得到吗?这是18点的字,您看得到吗?这是20点的字,您看得到吗?这是24点的字,您看得到吗?这是28点的字,您看得到吗?这是32点的字,您看得到吗?这是36点的字,您看得到吗?这是40点的字,您看得到吗?这是44点的字,您看得到吗?这是48点的字,您看得到吗?大标体用大标体用4444点粗体标楷体点粗体标楷体n标体1是3
16、2点,再加粗,很清楚再加粗,很清楚u标体2是28点,再加粗,也很清楚再加粗,也很清楚F标体3是24点,再加粗,还算清楚再加粗,还算清楚标体4用20点,再加粗,再小就看不到了再加粗,再小就看不到了n标体的使用标体的使用u标体是每张投影片的主軸u简洁有力地传达每张投影片的重点u最好是以59个字来说明u每张投影片就是大小标体的組合,也就是概念的串联n勿用标点符号勿用标点符号 u投影片就是大小标体的組合u以符号、字型字体等分段组织u尽量少用括号F特别是在标体上若加上括号就好象在大庭广众咬耳朵一样,如果在大标体中真的觉得有加括号的必要,那就把它放到次層标体中,这样可以让我们的标体简洁有力 n缩写的使用缩
17、写的使用 u英文缩写字可以让简报内容更精简,更专业u缩写的效果只有对非常熟悉主体的人才有用 n数字的使用数字的使用 u数字会说話,善用数字来支持我们的观点或是论证 u投影片中宜以精确数字呈现u口述時,宜使用近似值,因为近似值容易记忆容易联想 数字的魅力数字的魅力n如果我们把全球人口压縮成只有100人的部落u57个亞洲人,21个歐洲人,14个美洲人,8个非洲人 u52个男人,48个女人 u30个白种人,70个非白种人 u30个基督徒,70个非基督徒u89个异性恋者,11个同性恋者 u6个人将拥有全部财富的59%,而且这6个人全部来自美国 u80个人的居家生活不甚理想,50个人营养不良,1个人即将
18、死亡,1个人即将生产u70个文盲,1个人拥有大专学历,1个人拥有电脑数字的魅力数字的魅力 n如果您今天早上醒来時还算健康,恭喜您,因为有一百万人将活不过一星期。n如果您不曾经历战爭的危险、被监禁的寂寞、被凌虐的痛苦、或是饥寒交迫,恭喜您,您比5亿人还好命。n如果您可以参加宗教活动而不必担心被骚扰、逮捕、凌虐、或死亡,恭喜您,您比30亿人还自由。n如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、还有地方住,恭喜您,您比全世界75%的人还富有。n如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、还有一些零錢,恭喜您,您是全世界前8%的有錢人。n如果您的双亲都还健在而且沒有离婚,您算是幸运兒。n您可以读这篇文章,那是双重幸运:有人
19、想到您这个朋友,而且有20亿人根本不识字。n关联信息的使用 u信息透过时间和空間的关联,更具意义u流程图、组织图、时间表、timelines,都可以让信息更为生动uVisio是很好的辅助工具 n图表的使用u表胜於文,图胜於表u图表自己就能说故事u图表只須标体,勿再加上文字解释图表内容。u重要的信息,要讲的内容打在备忘稿中。公司主要股东(截至公司主要股东(截至2002年年12月月31日)日)序号股东名称 持股数量(股)比例(%)股份性质 1深圳市福田投资发展公司 65,200,000 24.15国家股 2深圳控股有限公司 50,400,000 18.67境外法人股 3深圳市中科讯实业有限公司 2
20、2,400,000 8.30法人股 4南方证券有限公司 13,255,237 4.91流通股 5深圳市深业投资开发有限公司 11,200,000 4.15法人股 6深圳市投资管理公司 11,000,000 4.07国家股 7美国UT斯达康有限公司 11,000,000 4.07境外法人股 8深圳市方兴达建筑工程有限公司 8,800,000 3.26 法人股 9青岛港务局西港公司 2,916,731 1.08 流通股 10裕隆证券投资基金 1,738,190 0.64 流通股 用图表说话 目前,房地产开发资金主要有:企业自有资金、银行资金、私募资金等三种方式。其中银行资金所占比例接近67%,如图
21、所示。可见,从我国房地产开发资金构成来看,我国房地产开发商资金实力较弱,针对风险较高的房地产市场对银行资金依赖程度过大,使得一旦房地产市场风险加剧,将会引起银行等金融机构潜在的金融风险,这说明房地产企业融资渠道单一,房地产金融融资体系不合理,不能满足房地产金融市场的发展。比较美国的房地产开发资金构成,一些数字就更能说明问题。美国房地产开发资金中,银行贷款只占15%左右,企业自有资金占70%,私有资金占15%。如图所示:我国房地产业发展还处于发展的初级阶段,即主要以开发商资金驱动为特征的运行阶段,在向市场经济转型过程中,一些深层次的矛盾和问题还尚待解决。因此,在银行信贷政策的调整,会对房地产行业
22、带来一定的影响。用图表说话17.6%8.9%73.5%据统计,截止2003年4月,房地产贷款余额达到1.8357万亿元,占商业银行各项贷款余额的17.6%。个人住房贷款余额达到9246亿元,占商业银行各项贷款余额的8.9%,用于房地产企业开发贷款和个人住房消费贷款余额合计为26.5%。单位:亿元单位:亿元商业银行各项贷款总额为商业银行各项贷款总额为104301104301亿元亿元用图表说话100%17.6%8.9%26.5%据统计,截止2003年4月,房地产贷款余额达到1.8357万亿元,占商业银行各项贷款余额的17.6%。个人住房贷款余额达到9246亿元,占商业银行各项贷款余额的8.9%,用
23、于房地产企业开发贷款和个人住房消费贷款余额合计为26.5%。用图表说话用图表说话n动画的使用 u用大饼图、直條图等来呈现统计数字 u用大饼图、直條图等来呈现统计数字 知之阶梯知之阶梯Ladder of Understanding资料资料(data)-Paul Evan Peters,Director of the Coalition for Networked Information信息信息(information)知识知识(knowledge)智慧智慧(wisdom)2022/11/455知识管理的要素知识管理的要素文化文化(Culture)过程过程(Process)信息、内容与经验信息、内
24、容与经验(Information,Content,and Experianec)科技科技(Technology)知识管理知识管理n信息来源 u应尊重智慧财产权,注明资料来源 F引用信息的权威性F彰显我们的专业u建立自己的凤格,将信息来源固定安排在投影片的固定地方 u採用标准书目格式知识管理观念的釐清知识管理观念的釐清落实落实组织学習组织学習善用善用知识庫知识庫彰显彰显组织价值组织价值资料来源:Marianne Broadbent.“The Phenomenon of Knowledge Management:What Does It Mean to the Information Profes
25、sion?”http:/www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html管理管理信息流信息流讲义讲义n讲义提供u演讲是无形的服務,讲义是有形的强化u从彩色到黑白,遗漏了什么n发送時机u演讲前u演讲后n清楚易读u每頁二、三张为原則文件操作导入PP模板与制作母版另类保存及打印PP的方法PPT与PPS的转换几个常用的快捷键菜单栏及工具栏特殊效果处理超级链接与文本链接插入图片动画及声音画面切换艺术字处理特大字处理调整行距练习练习nPowerPoint排练的功能3)书面简报的组织、架构及格式內容 A.组织:u你的想法u希望客戶採取的行动步骤u对客戶之
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