办公事务管理规定.docx
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1、办公事务管理规定1. 总则u 为确保固安九鼎建筑有限责任公司(下称“公司”)办公事务正常、有序,以适应公司做精、做实、做强的要求,特制订本制度。1.1办公事务管理制度组成u 办公秩序u 办公礼仪u 工作交往接待1.2适用范围u 本规定适用于公司本部及各项目部2. 办公秩序2.1办公环境u 公司所有员工享有爱护办公设备、维护办公秩序,营造和保持一个整洁、安静、和谐的办公环境,并同时形成浓厚学习氛围的权利和义务;u 员工要爱护办公电脑,使用完毕后确保关机,电脑系统或软件出现严重问题时一定要通知生产办公室,由生产办公室与集团公司行政办公室联系处理,不得自行处理;u 保持个人办公桌的整洁,办公桌上不允
2、许摆放与工作无关的物品。注意公共卫生,分类处理废弃物品;u 严禁在办公区就餐、吸烟,以保持办公区域空气的清新与流通;u 上班时间内接私人电话不宜超过三分钟,不得拨打私人电话,集团公司行政办公室定期公布员工电话清单;u 上班期间禁止大声喧哗;通话时尽量压低声音,以不影响他人办公为前提;u 如外出办事,因周知领导或其他同事以保持联系,本部门其他员工应主动代接电话并记录事项,以免电话铃声影响其他员工工作或贻误工作;u 上班时间内禁止上网查看与工作内容无关信息、网上聊天、玩游戏等。2.2公共设施u 自觉爱护办公区内所有办公设备、用品,如出现故障,应及时与生产办公室联系,禁止自行拆卸、修理或带出公司;u
3、 应严格按照公司规定使用办公室房间、办公桌、衣柜、文件柜、档案库房等,提倡合用,减少空间浪费。预留的办公桌、椅、柜未经许可不得私自占用;u 使用本部大会议室时至少提前一天请与集团行政办公室联系预定,并进行会议室使用登记,填写会议室使用单,注明是否需要拍照、摄像、投影、水果、鲜花等服务(未注明视作不需要)。临时使用大会议室时由行政办公室根据实际情况直接办理。2.3考勤u 正常工作时间:周一至周六,上下班时间以集团行政办公室通知为准,提倡提前10分钟到达办公室,做好当天工作准备,延迟5分钟离开,整理办公用品;u 公司执行刷卡考勤制度,上下班刷卡考勤,具体要求见考勤制度。2.4安全、保卫u 公司本部
4、安全保卫由三中安保部负责,项目部办公区原则上不设保安,由项目值班人员做好安全保卫工作。u 最后离开办公室的加班人员,需做好关掉室内用电设施和走廊照明灯具,并锁好门。u 休息日、节假日加班时严禁将非公司人员带入办公区域。u 随时注意自己周围的电源插座,防止进水、漏电等,如发现非正常情况应及时通知行政办公室。u 妥善保管公司财物、重要资料、印章及个人贵重物品。3. 办公礼仪3.1准则u 公司倡导谦逊做人、礼貌待人、诚实为人、友善助人的处事原则。3.2服饰、举止u 公司所有员工上班应做到服饰整洁、庄重,言谈举止端庄、大方、亲切、热情,以此展示公司员工良好的精神风貌。u 公司本部办公区域人员,每周一至
5、周五工作时间内,男性员工需穿皮鞋,着正装;女性职员需穿皮鞋、着职业女装;如无特殊活动,每周六不做硬性规定。项目员工,如到公司开会或汇报工作需严格按照此规定执行。u 前台接待文员接听电话时,应报公司全称,吐字清晰,语言流畅、礼貌、热情、亲切。本部前台文员工作时间内不能离开岗位,如外出办事,须由其他职员替岗,替岗人员也应时刻注意自己的对外形象。u 一般前来办事的人员由前台文员或相关部门员工负责接待。接待人员对客人要热情、礼貌、落落大方。3.3公司重大活动(仪式、庆典等)u 公司重大活动实行预算制,由主办部门编制重要活动策划书,集团行政办公室、财务部及分管财务领导、业务主管领导审核,必要时需经公司董
6、事长批准。u 工程开工、封顶、竣工仪式一般由项目部主办,集团行政办公室配合。u 公司周年庆典及其它大型活动一般由集团行政办公室主办,各部门、项目部相关人员协办及支持。各相关人员组成筹备小组,负责仪式、庆典活动的策划、组织、实施等事宜。u 举办单位必须提前5天将重要活动策划书送相关协办单位。u 邀请上级单位领导和公司领导出席的活动,主办单位可在集团行政办公室协助下发放正式邀请函,并附活动程序及相关背景材料(出席会议的主要领导、项目概况等)。u 邀请公司领导提前3-5天请示并发出邀请函。u 邀请有关省市领导、相关政府职能部门人员在请示公司领导同意后,需提前10-15天发出邀请函。u 拍照、摄像由主
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