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1、钢坯采购管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司采购行为,规范资源采购程序,加强内部控制,减少资金占用,保证采购质量,控制采购价格,提高采购效率,明确经济责任,确保生产经营持续稳定,依据相关规定制定本制度。第二条 采购计划管理的原则。采购行为要与公司决策保持一致,符合公司的经营目标原则。根据生产计划要求,采购行为以满足生产、销售需要原则。经济效益合理性及利润最大化原则。第三条 本制度适用于公司钢坯采购的所有作业。第二章 部门职责采购要为生产、销售实现提供物品保证。生产预测决定采购计划,采购计划要为生产提供原料保证,资金计划与采购计划指标有着相互依存、相互促进相互制约的关系。第四条 钢坯的采购计
2、划根据营销中心、生产管理中心提供已预定的销售订单清单销售预测计划及排产计划而制定。第五条 生产管理中心负责制定钢坯需求清单,并注明钢坯的需求期限。第六条 仓储运输部负责提供物料的外仓库存数量及库存报表,原料车间提供厂内库存报表。第七条 采购部负责对已批准的采购计划单的进行采购预算、执行。第八条 财务部负责采购预算及采购费用支出的审核,资金部负责钢坯款如期支付。第三章 采购计划编制要求第九条 采购部门在编制采购计划时的依据。采购部门在钢坯采购时,首先必须了解市场销售计划、钢坯需求时间、钢坯需求量、钢坯库存情况。在做采购计划前,进行充分市场调研,要充分了解行业发展状况,竞争对手采购策略和供应商情况
3、。 历史采购数据和经济数据及上期执行情况,可作为下一次采购计划制定的依据。公司的资金供应能力及时效。根据公司现有资金,银行放贷情况及经济大环境,确定到货付款时间及数量。第十条 采购计划的编制原则。合理化原则。编制的采购计划要实时结合公司的及时支付能力。适度超前原则。编制采购计划时要充分考虑到钢坯的现实需求与前瞻需求,在公司财力允许的情况下,对市场发展进行预判,适度进行战略采购。合理分流原则。编制采购计划时需按照轻重缓急分为不同的交货地点,货物需求去向,对特定产地的钢坯,在价格合理的前提下,要确保优先安排采购。提高采购整体效益原则,综合考虑各方面的利益,务求效益最大化,保证整体效益最优化。第十一
4、条 采购计划的内容。采购钢坯的数量、技术规格、参数及要求。采购钢坯的价格及供应商。填单日期、要求完成时间、计划完成时间、实际到货时间。采购计划单中的物品信息手写无效;如需更改,更改人须在更改处签字。计划单与生产部提出申请单相对应。第四章 采购计划的编制第十二条 由于市场预测的不确定性,计划采购远粗近细的原则编制,年度采购计划的内容主要把握整体的采购方向及预计进度,起到指导性作用。依据年度采购计划,可适度发展供应商战略合作伙伴,签订长期协议,确定重点供应商计划等。第十三条 季度采购计划是年度采购计划细化,根据月度生产计划进行汇总和年度采购计划进行编制,季度计划应把握中短期业内外需求的发展方向。第
5、十四条 月度采购计划是具体的采购计划,根据生产部门提供的需求计划和财务部门的资金供应能力,具体确定下月的采购量以及到货期。第十五条 采购计划的编制程序采购部门按照生产管理中心提供的各个子公司生产计划编制钢坯采购计划,进行汇总后作出采购计划,经部门审批后呈送公司分管副总裁,批准后传送财务部门。月度钢坯采购计划应在上月底前制定;季度钢坯采购计划应在上一个季度结束前制定;年度钢坯采购计划应在上年度结束前制定。无采购计划或者未按规定权限审核批准的,不得进行采购,财务部不得支付货款。第十六条 采购部根据已生效的计划单,在规定时间内向供应商发出订货需求,当有可供钢坯时,需预判市场发展动向并确定采购量及交货
6、期,并对合同进行及时的跟踪。第十七条 采购人员未能按采购进度采购时,填写“采购进度异常报告”,注明异常的原因及建议处理方式,经运营管理中心副经理分管副总裁审核后转送请购部门,根据请购部门的意见拟定对策进行处理。第五章 采购授权审批第十八条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。严禁未经审批的采购与付款业务。第十九条 采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。第二十条 对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级部门报告。第二十一条 根据规定的职责权限和程序对采购合同申请进行审核、审批。采购计划的审批流程:采购部经理
7、根据生产和销售的部门需求提出计划及采购,依次经过运营管理中心总经理,集团资金经理,集团财务中心总经理审核后,由分管经营副总裁批准后施行。 采购合同审批流程:根据公司发布的相关合同审批制度进行采购合同的审批。第二十二条 付款的审核流程。财务会计对采购业务的单据凭证(根据不同业务的请款,单据凭证包含但不限于以下类型:船舶到港证明、装船通知书、合同复印件、供应商余额明细、提货通知书、发票原件、贴息确认函件、往来对账函件)进行审核,具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确。付款审批流程:根据公司发布的相关付款审批制度进行付款审批。如遇合同有逾期付款制约的条款,采购
8、业务员必须要在付款单据上详细说明应付款时间。审核无误后付款凭证,交由相应财务部门办理货款支付,并及时通知采购员联系供应商。第六章 钢坯验收第二十三条 采购的钢坯到达后,采购人员应办理相应的交接手续,并配合相关部门对采购的钢坯进行验收作业。第二十四条 根据不同检验结果均需要在质量检验函规定的时间内做以下两个方面处理。检验合格的钢坯,技术质量能源部需向采购部门出具检验合格业务函。验收不符合标准的钢坯,技术质量能源部需标记分类堆放,并出具不符合质量标准的检验业务函,提出相应的处理意见,并保持钢坯原样直到采购部反馈处理方式。若供应商需抽样化验则须质量管理部门及原料车间配合相关工作。第二十五条 磅差处理
9、。采购部根据仓储运输部提出的磅差处理请求,核实相应数据的真实性后,根据合同要求与供应商协商处理磅差。第七章 退货管理第二十六条 验收后,采购部根据技术质量能源部的质检报告及处理意见,经采购部经理,技术质量能源部,生产管理中心审批后,经运营中心总经理批准后方可退货/降价处理。第二十七条 采购业务在钢坯退回/降价处理后,应及时追收相应款项。第八章 质保书及发票管理第二十八条 业务部门在钢坯验收、付款后协助财务部门进行对账,并及时向供应商追收相关发票及质保书。第二十九条 采购部收到供应商发票后,采购员将供应商发票与系统到货数据进行比较,确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额等是否相符,核对无误后交财务会计。第三十条 财务会计签收钢坯发票后,对发票及相应的NC单据进行复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。第三十一条 采购部收到供应商质保书后,采购员将质保书的实际支数与NC的数据进行比较,确认钢坯数量、产地等是否相符,核对无误后交相应公司的质管部。第九章 附则第三十三条 本制度解释权归集团公司运营管理中心所有。第三十二条 本制度自颁布之日起执行。 广州市裕丰企业集团有限公司 二一二年三月六日
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