岳阳市建设工程档案管理规定.docx
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1、岳阳市建设工程档案管理规定岳阳市建设工程档案管理规定第一条 为了进一步规范我市建设工程档案的编制、验收与移交工作,确保档案完整、精确和刚好报送,依据建设工程质量管理条例(国务院令第 279 号)、房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理方法 (住房和城乡建设部令第 2 号)、 城市建设档案管理规定(建设部令第 90 号)、城市地下管线工程档案管理方法(建设部令第 136 号)、城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2011)和建设工程文件归档规范(GB/T50328-2014)等规定,结合我市实际,制定本规定。其次条 我市行政区域范围内新建、改建、扩建的建设工程的建设工程档案编制、验收与移
2、交等有关活动,以及对建设工程档案实施监督管理的,适用本规定。第三条 本规定所称建设工程,是指土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程(含市政基础设施工程)。本规定所称市政基础设施工程,是指城市道路、公共交通、供水、排水、燃气、热力、园林、环卫、污水处理、垃圾处理、防洪、地下公共设施及附属设施的土建、管道、设备安装工程。本规定所称建设工程档案,是指在工程建设活动中干脆形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。第四条 市住房和城乡建设局作为市人民政府建设行政主管部门,负责我市行政区域内的建设工程档案监督管理工作,市城建档案管理处负责详细实施日常工作。
3、各县级建设行政主管部门负责本行政区域内的建设工程档案监督管理工作。第五条 建设单位应当严格根据档案管理的规定,刚好收集、整理建设工程各环节的文件资料,建立、健全建设工程档案,并在建设工程竣工验收后,刚好向当地建设行政主管部门或者其托付的城建档案管理机构(以下简称城建档案管理机构)移交建设工程档案。第六条 城建档案管理机构应当对建设工程档案的立卷归档工作进行监督、检查和指导。在工程竣工验收前,应对建设工程档案进行预验收;预验收合格的,出具认可文件。第七条 建设单位在办理工程报建手续时,必需与当地城建档案管理机构签订建设工程档案报送责任书,并明确分管负责人,确定经城建档案管理机构培训取得合格证的档
4、案员,填写建设工程档案终身责任制登记表,明确相关责任。第八条 建设工程档案的形成和积累应当纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。第九条 建设工程档案应当随工程建设进度同步形成,不得事后补编。第十条 建设单位应当按下列流程开展建设工程档案的整理、归档、验收和移交等工作:(一)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应当明确竣工图的编制单位,相关档案的编制套数、费用和担当单位,以及质量要求和移交时间等内容。(二)收集和整理工程打算阶段形成的文件,并进行立卷归档。(三)组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的档案文件的形成、累积和立卷归档工作。(四)收集和汇总勘察
5、、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案文件。(五)收集和整理竣工验收文件,进行立卷归档。(六)在组织工程竣工验收前,提请当地城建档案管理机构对建设工程档案进行预验收;当地质量平安监督机构在审查建设单位的竣工验收方案时,应当核查城建档案管理机构出具的工程档案认可文件。(七)对列入城建档案管理机构接收范围的建设工程档案,建设单位应当在工程竣工验收后 3 个月内,向当地城建档案管理机构报送一套符合规定的建设工程档案(见附件一);当地质量平安监督机构在办理工程竣工备案手续时,应当核查城建档案管理机构出具的建设工程档案接收文件。第十一条 勘察、设计、施工和监理等单位,应当刚好将本单位形成的档案文件立卷后
6、向建设单位移交。第十二条 建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对建设工程档案进行预验收,在取得岳阳市建设工程档案预验收看法书(见附录 D)后再组织竣工验收。第十三条 建设工程档案验收程序:(一)建设单位向当地城建档案管理机构提出预验收申请并递送申请材料,受理机构在 2 个工作日内对申请材料进行初审。(二)初审通过后 2 个工作日,城建档案管理机构派员对档案实体进行预验收。对不合格的,向建设单位提出书面整改看法,整改合格后出具岳阳市建设工程档案预验收看法书。(三)竣工验收合格后 3 个月内,建设单位将全套完整建设工程档案报送城建档案管理机构进行正式验收并移交,受理机构在 5 个工
7、作日内进行审验。(四)验收不合格的,城建档案管理机构下达限期整改通知书,建设单位在规定期限内完成整改后,报受理机构复验;验收合格的,由受理机构出具岳阳市建设工程档案接收和移交证明书,并在建设工程竣工验收备案表上签署看法。第十四条 建设工程档案预验收须要提交的材料:(一)岳阳市建设工程竣工档案预验收申请表(附录 E)(二)*工程竣工档案移交书目及编制说明(包括声像档案的电子版)第十五条 建设工程档案正式验收须要提交的材料:(一)*工程竣工档案移交书目及编制说明 (二)岳阳市建设工程声像档案移交验收审核表(附录 G)(三)全套建设工程档案 第十六条 建设工程停建、缓建的,档案可暂由建设单位保管。撤
8、销单位的档案,应当向上级主管机关或者当地城建档案管理机构移交。第十七条 对改建、扩建和重要部位修理的建设工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等变更的,建设单位应当重新编制建设工程档案,并在工程竣工验收合格后 3 个月内向当地城建档案管理机构报送。第十八条 工程竣工验收备案前,建设单位必需将初审整改后的一套完整建设工程档案报送当地城建档案管理机构,申领岳阳市建设工程档案接收和移交证明书(见附录 F)。城建档案管理机构在建设工程竣工验收备案表上签署看法。第十九条 建设工程竣工验收后 3 个月内,建设单位未按规定向城建档案管理机构报送建设工程档案的
9、,依照建设工程质量管理条例等规定予以惩罚。其次十条 城建档案管理机构工作人员在工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊,构成犯罪的,依法追究刑事责任;尚不构 成犯罪的,依法赐予行政处分。其次十一条 本规定自发文之日起施行。归档文件及其质量要求1.对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。2.工程文件的详细归档范围应符合国家有关规范和附录工程竣工文件书目(另行成册)的要求。3.声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2011)、建设工程文件归档规范(GB/T50328-2014)和本
10、规定附件二的要求。4.建设工程电子文件的归档要求另行规定。5.建设单位报送的建设工程文件应当符合下列要求:5.1 归档的纸质工程文件应为原件。5.2 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工和监理等标准的规定。5.3 工程文件的内容必需真实、精确,与工程实际相符合。5.4 工程文件应采纳碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得运用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应运用激光打印机,不应运用色带式打印机、水性墨水打印机和热敏打印机。5.5 工程文件应字迹清晰,图样清楚,图表整齐,签字盖章手续完备。5.6 工程文件中文字材料幅面
11、尺寸规格宜为 A4 幅面(297mm×210mm)。图纸宜采纳国家标准图幅。6.工程文件编制应符合下列要求:6.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管与利用。6.2 一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷。6.3 不同幅面的工程图纸,应统一折叠成 A4 幅面(297mm×210mm),应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以 W 形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以 W 形折叠,并使标题栏露在外面。6.4 案卷不宜过厚,文字材料和图纸厚度一般不超过20mm。6.5 案卷内文件不应重份,印刷成册的工程文件
12、宜保持原状。6.6 整理时要去掉金属物,小于标准尺寸规格的进行托裱,可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上,文件右边与白纸右边靠齐,托裱时运用浆糊。6.7 文字材料应按事项、专业依次排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的依次排列。6.8 图纸应按专业排列,同专业图纸按图号依次排列。6.9 当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面。6.10 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从1起先。页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角
13、,背面在左下角;折叠后的图纸一律在右下角。6.11 成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原书目可代替卷内书目,不必重新编写页码。6.12 卷内书目、卷内备考表、案卷内封面宜采纳 70g 以上白色书写纸制作,幅面应统一采纳 A4 幅面。6.13 卷内书目的编制应符合下列规定:6.13.1 卷内书目排列在卷内文件首页之前,式样宜符合本规定图例一的要求。6.13.2 序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从1 依次标注。6.13.3 责任者应填写文件的干脆形成单位或个人。有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用等代替。6.13.4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号,或设备、
14、工程代号。6.13.5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时,应依据内容拟写标题,拟写标题外应加符号。6.13.6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期。日期中年应用四位数字表示,月和日应分别用两位数字表示。6.13.7 页次应填写文件在卷内所排的起始页号,最终一份文件应填写起止页号。6.13.8 备注应填写须要说明的问题。6.14 卷内备考表的编制应符合下列规定:6.14.1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样宜符合本规定图例二的要求。6.14.2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷状况的说明。6.14.3 立卷
15、单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名;年、月、日应按立卷、审核时间填写。6.15 案卷封面的编制应符合下列规定:6.15.1 案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采纳内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规范图例三的要求。6.15.2 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。6.15.3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。6.15.4 案卷题名应简明、精确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、分部工程或专业名称及卷内文件概要内容、外文资料的题名及主要内容应译成中文。6
16、.15.5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。6.15.6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。6.15.7 保管期限应依据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长。6.15.8 密级应在绝密、机密、隐私三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级。6.16 案卷采纳不装订用内封皮包装的形式。6.17 案卷装具一般采纳案卷盒的形式,卷盒应采纳无酸纸制作,并保持前后一样。7.竣工图编制应符合下列要求:7.1 竣工图的编制形式 7.1.1 应在盖有设计单位出图章
17、、注册设计师印章和施工图审查专用章的施工蓝图上进行绘制。7.1.2 设计没有变更,在本条(1)款的图上加盖竣工图章后作为竣工图。7.1.3 局部设计有变更的,在本条(1)款的图上进行修改、补充,并注明修改依据,加盖竣工图章作为竣工图。 7.1.4 凡结构、工艺、平面布置有重大变更或变更部分超过图面 1/3 的,应当依据设计变更文件等重新绘制竣工图,并同时报送一套(1)款的施工图。7.2 竣工图的修改、注记 7.2.1 竣工图必需与工程实物相符,与设计变更通知单等有关资料一样,全部修改内容必需修改到位。绘制竣工图必需符合制图规范,做到图样清楚和字迹工整。绘制与注记要用碳素墨水。7.2.2 对于少
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